Polisi Cyfryngau Cymdeithasol

Cyflwyniad
Diffinio’r Cyfryngau Cymdeithasol
Ymddygiad
Diogelwch a Chydymffurfio
Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb

Cyflwyniad:

Nod y Polisi Cyfryngau Cymdeithasol yw egluro’r hyn y mae Prifysgol Aberystwyth yn ei ddiffinio fel defnydd derbyniol o gyfleusterau rhwydweithio cymdeithasol electronig. Gellir defnyddio rhwydweithio cymdeithasol yn fewnol i hybu lefelau cyswllt ac yn allanol i helpu i hyrwyddo brand, enw da a mentrau. Er bod y Brifysgol yn croesawu cyfraniadau i’w chymuned trwy gyfrwng y cyfryngau cymdeithasol, mae angen sicrhau bod cyfraniadau o’r fath yn cael eu gwneud mewn modd parchus nad yw’n diystyru urddas pobl eraill, nac yn peryglu cydymffurfiaeth y Brifysgol â rhwymedigaethau cyfreithiol.

Mae’r polisi hwn yn manylu ynghylch y safonau sy’n ddisgwyliedig gan staff y Brifysgol pan fyddant yn cyfathrebu drwy gyfrwng safleoedd cyfryngau cymdeithasol ar y we. Ei nodau eraill yw rhoi canllawiau clir i staff ar safonau derbyniol o ran cyfathrebu a defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol mewn capasiti proffesiynol a phersonol yn ystod oriau swyddfa neu fel arall a chynorthwyo rheolwyr llinell i reoli perfformiad, yn ogystal â diogelu’r Brifysgol rhag bod yn atebol am weithredoedd ei staff. Bydd yn cynorthwyo staff i wahaniaethu rhwng eu defnydd preifat a phroffesiynol ac i gydymffurfio â’r gyfraith ar wahaniaethu, difenwi, gwarchod data ac iechyd a lles cyffredinol eu cyd-weithwyr. Mae’n berthnasol i unrhyw aelod o staff a gyflogir gan y Brifysgol gan gynnwys staff llawn- a rhan-amser, staff dros dro a staff asiantaeth, hyfforddeion neu leoliadau gwaith, a hefyd i gontractwyr neu ymgynghorwyr. Mae canllawiau cyfryngau cymdeithasol y Brifysgol i fyfyrwyr hefyd ar gael ar https://www.aber.ac.uk/cy/socialmedia/onlinesafety/

Mae’r polisi’n awgrymu safonau arfer gorau ar gyfer rhwydweithio cymdeithasol, a hefyd yn nodi’n eglur beth yw’r mesurau disgyblu a’r systemau monitro a sut y gellid eu defnyddio.

 Diffinio’r Cyfryngau Cymdeithasol:

At ddiben y polisi hwn, mae’r cyfryngau cymdeithasol yn cynnwys unrhyw fath o fforwm rhyngweithiol ar-lein sy’n caniatáu i bobl gyfathrebu â’i gilydd, yn ddi-oed neu fel arall, neu i rannu data mewn amgylchedd y gellir ei weld yn gyhoeddus. Mae hyn yn cynnwys fforymau cymdeithasol ar-lein megis Facebook, LinkedIn, Tumbler, WhatsApp a Twitter, blogiau personol a safleoedd rhannu fideos/delweddau megis YouTube, neu unrhyw gyfleuster neu borth cyfathrebu ar-lein arall sy’n bodoli ar hyn o bryd neu y gellid ei greu yn y dyfodol. 

Ein ffordd o feddwl:

Mae’r Brifysgol yn croesawu cyfraniadau gan ei chymuned gyfan i sianelau cyfryngau cymdeithasol ac mae’n croesawu’r ffaith fod pobl yn rhyngweithio â’r Brifysgol ac â’i gilydd mewn meysydd megis astudio yn y Brifysgol, ymchwil, newyddion, digwyddiadau ac unrhyw weithgareddau eraill sy’n ymwneud â myfyrwyr, staff neu gyn-fyfyrwyr.

Mae’r Brifysgol hefyd yn cydnabod bod staff eisiau cael mynediad i safleoedd cyfryngau cymdeithasol allanol ond mae’n ofynnol ganddi fod yr holl gyfathrebu ar rwydweithiau cymdeithasol yn barchus o’r Brifysgol, ei staff, ei myfyrwyr, ei hymwelwyr a’i chymuned.

 Defnydd addas o gyfryngau cymdeithasol:

Caniateir i staff wneud defnydd rhesymol ac addas o wefannau cyfryngau cymdeithasol ar gyfrifiaduron y Brifysgol yn ystod eu gwaith, ar yr amod nad yw hyn yn amharu ar eu dyletswyddau. Ni ddylai gweithgarwch rhwydweithio cymdeithasol amharu ar brif gyfrifoldebau swydd yr aelod o staff. Ni ddylai staff dreulio gormod o amser yn defnyddio safleoedd cyfryngau cymdeithasol pan fyddant yn y gwaith a dylent gyfyngu eu defnydd personol i amseroedd egwyl swyddogol megis amser cinio neu wrth deithio rhwng apwyntiadau.

Mae’r Brifysgol yn cydnabod ei bod yn bosibl y bydd staff eisiau defnyddio eu dyfeisiau cyfathrebu eu hunain megis ffonau symudol i gyrchu’r cyfryngau cymdeithasol tra byddant yn y gwaith. Fodd bynnag, dylent gyfyngu’r defnydd hwn i amseroedd egwyl swyddogol megis amser cinio neu pan fyddant yn teithio rhwng apwyntiadau. Lle bynnag y bo modd dylid newid gosodiad dyfeisiau o’r fath fel eu bod yn ‘fud’.

Wrth ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol mewn capasiti personol rhaid i staff fod yn ymwybodol, os ydynt yn gwneud sylwadau annoeth neu’n postio deunydd ansensitif a hithau’n amlwg eu bod yn aelod o staff, eu bod mewn perygl o niweidio enw da’r Brifysgol. Felly, rhaid cael gwahaniaeth clir bob amser rhwng defnydd busnes a defnydd preifat o’r cyfryngau cymdeithasol. Mae staff sy’n defnyddio safleoedd cyfryngau cymdeithasol at ddibenion personol neu ddomestig yn cael eu hatgoffa y dylent wneud hynny mewn modd cyfrifol a’u bod yn atebol am eu cynnwys a’u hymddygiad eu hunain. Mae aelodau o staff yn cael datgan eu bod yn gweithio i’r Brifysgol ond ni ddylai eu henw proffil ar-lein personol eu hunain gynnwys enw’r Brifysgol. Dylai staff a chanddynt gyfrifon cyfryngau cymdeithasol personol fod yn ofalus ynghylch pwy sy’n gallu gweld eu proffil ac ymddwyn yn unol â hynny. 

Oni bai bod aelod o staff yn rhwydweithio’n gymdeithasol at ddiben penodol busnes y Brifysgol megis marchnata neu ddibenion addysgol yn unol â’r diffiniad o’u rôl, fe’u gwaherddir rhag ymuniaethu â’r Brifysgol at ddibenion masnachol neu bersonol. Ni ddylai aelodau o staff honni nac awgrymu eu bod yn siarad ar ran y Brifysgol oni roddir caniatâd iddynt wneud hynny gan Grŵp Gweithredol y Brifysgol. Mae hyn yn cynnwys defnyddio logos, enwau brand, sloganau neu unrhyw rai o nodau masnach eraill y Brifysgol.

Rhaid i staff sy’n trafod eu gwaith ar wefannau cyfryngau cymdeithasol gynnwys ar eu proffil ddatganiad megis ‘Fy safbwyntiau i yn unig a fynegir ar y safle hwn ac nid ydynt yn adlewyrchu safbwyntiau fy nghyflogwr.’

Ni ddylid defnyddio cyfeiriad ebost y Brifysgol wrth gofrestru mewn capasiti personol ar safleoedd cyfryngau cymdeithasol. Dim ond wrth gofrestru at ddiben busnes y Brifysgol y caniateir ei ddefnyddio. Mae polisi ebost y Brifysgol ar gael ar https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/email/.

I staff sy’n dibynnu ar y cyfryngau cymdeithasol am y newyddion diweddaraf, gwybodaeth a negeseuon ynghylch y sector addysg uwch, mae defnydd mwy rheolaidd yn dderbyniol os yw’n rhan o’u rôl neu eu dyletswyddau neu os cawsant gyfarwyddyd gan eu rheolwr llinell.

Dylai staff sy’n ymwneud yn benodol â rhwydweithio cymdeithasol er mwyn hyrwyddo’r Brifysgol ddefnyddio’r mesurau diogelu canlynol:

Sicrhau bod gan y neges ddiben a budd i’r Brifysgol

Cael caniatâd gan eu rheolwr llinell cyn cychwyn ar ymgyrch gyhoeddus gan ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol

Sicrhau bod yr Adran Gyfathrebu a Materion Cyhoeddus yn cael gwybod a’u bod wedi cymeradwyo’r cynnwys cyn iddo gael ei gyhoeddi ar-lein

Sicrhau nad yw’r cynnwys yn dwyn anfri ar y Brifysgol na’i chymuned, yn torri cyfrinachedd neu hawlfraint nac yn gwneud unrhyw beth y gellid ei ystyried yn wahaniaethol, yn dramgwyddus neu’n ddifrïol.

Yn ogystal, mae Cynllun Iaith Gymraeg y Brifysgol yn ei gwneud hi’n ofynnol i ohebiaeth â’r cyhoedd fod yn ddwyieithog neu yn yr iaith y mae’r derbynnydd yn ei ffafrio. Dylai cynnwys ar y cyfryngau cymdeithasol ddilyn yr egwyddor hon ar yr ystyr y dylai unrhyw gyfrifon Prifysgol cyffredinol corfforaethol e.e. Facebook ar gyfer Darpar Fyfyrwyr ac Ymgeiswyr, neu gyfrifon Twitter y Gwasanaethau Gwybodaeth, fod naill ai’n ddwyieithog neu fod â chyfrif ar wahân ar gyfer y ddwy iaith. Yn achos cyfrifon mwy penodol e.e. safleoedd Facebook staff academaidd unigol, yna gellir defnyddio’r naill iaith neu’r llall neu’r ddwy. Anogir safleoedd adrannol i ddefnyddio’r Gymraeg yn ogystal â’r Saesneg pryd bynnag y bo’n ymarferol bosibl. 

Dylai staff sy’n ymwneud â rhwydweithio cymdeithasol at ddibenion addysgol, ymchwil neu wybodaeth ddefnyddio’r mesurau diogelu canlynol:

Cael caniatâd priodol gan staff uwch yr adran neu’r Athrofa cyn defnyddio rhwydweithio cymdeithasol at ddibenion o’r fath a sicrhau bod unrhyw oblygiadau moesegol wedi cael eu hadolygu a’ch bod wedi ymdrin â hwy

Sicrhau bod gosodiadau preifatrwydd neu osodiadau eraill priodol (os ydynt yn berthnasol) wedi cael eu defnyddio ar gyfer trafodaethau grŵp

Sicrhau nad yw’r cynnwys yn dwyn anfri ar y Brifysgol na’i chymuned, nac yn torri cyfrinachedd na hawlfraint nac yn gwneud unrhyw beth y gellid ei ystyried yn wahaniaethol, yn dramgwyddus neu’n ddifrïol.

 Ymddygiad:

Mae staff yn cael eu hatgoffa bod cyfrifoldeb cyffredinol arnynt o ran cyfrinachedd, ymddiriedaeth ac ymddygiad derbyniol tuag at gyd-weithwyr a bod hyn yr un mor berthnasol i ffurfiau cyfathrebu electronig ag i unrhyw ryngweithio cymdeithasol arall. Dylech gyfeirio at bolisïau eraill y Brifysgol megis y polisïau ar Iechyd a Lles ac Iechyd a Diogelwch er mwyn cael rhagor o wybodaeth. 

Mae gan y Brifysgol bolisïau Cydraddoldeb ac Urddas a Pharch yn y Gweithle y dylid glynu atynt bob amser er mwyn sicrhau amgylchedd gweithio sy’n gadarnhaol ac yn ddiogel. Dylai staff fod yn ymwybodol o’r modd y maent yn rhyngweithio â defnyddwyr eraill y cyfryngau cymdeithasol a’r angen am barch a chwrteisi bob amser. Gall sylwadau yr ystyrir eu bod yn amhriodol fod yn fath ar wahaniaethu, bwlio a/neu aflonyddu ac ymchwilir iddynt dan y fframwaith polisi priodol. Gwaherddir hefyd sylwadau yr ystyrir eu bod yn ddifenwol (yn enllibus). Pan fydd honiadau’n cael eu cadarnhau, mae’n bosibl y bydd camau disgyblu yn cael eu cymryd, a gallai hyn gynnwys diswyddo yn achos honiadau difrifol eu natur.

Mae bwlio yn cwmpasu unrhyw ymddygiad y gellir ei ddisgrifio fel ymddygiad tramgwyddus, bygythiol, maleisus neu sarhaus, neu gam-drin neu gamddefnyddio grym drwy ddulliau y bwriedir iddynt danseilio, bychanu, pardduo neu niweidio’r derbynnydd/derbynwyr. Gellir diffinio aflonyddu yn gyffredinol fel ymddygiad digroeso a gall ymwneud ag unrhyw nodwedd warchodedig gan gynnwys oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas/partneriaeth sifil, beichiogrwydd/mamolaeth, hil, crefydd/cred, rhyw neu dueddfryd rhywiol. Mae’n cynnwys hefyd unrhyw un o nodweddion personol yr unigolyn a gall fod yn barhaus neu’n ddigwyddiad untro.

Gwaherddir unrhyw fath o wahaniaethu, aflonyddu, bwlio, enllibio, difenwi, iaith anweddus, cam-drin neu anlladrwydd mewn unrhyw fath o gyfathrebu ar gyfryngau cymdeithasol (gan gynnwys data, delweddau neu ddolenni i ddeunyddiau o’r fath). Gwaherddir ymdrechion bwriadol i niweidio enw da unrhyw gyd-weithiwr yn y gwaith a gallant arwain at gamau disgyblu. Anogir staff i grybwyll eu pryderon wrth yr awdur neu wrth yr Adran Adnoddau Dynol yn y lle cyntaf gan ddefnyddio’r ffurflen yn Atodiad 1. Er bod y Brifysgol yn deall yr hawl i breifatrwydd a rhyddid mynegiant, rhaid iddi hefyd ystyried niwed personol a niwed i enw da a all effeithio ar eraill ac ar y Brifysgol.

Os bydd unrhyw ddefnyddwyr yn mynd yn groes i’r polisi hwn gellir atal, monitro neu ddileu eu mynediad GG. Mae’n bosibl y bydd gofyn i staff ddileu postiadau ar y rhyngrwyd y bernir eu bod yn torri’r polisi hwn. Gall methu â chydymffurfio â chais o’r fath arwain at gamau disgyblu ynddo’i hun.

Yn achos unrhyw amheuaeth neu adroddiad fod y polisi hwn wedi’i dorri, mae’r Brifysgol yn cadw’r hawl i fonitro defnydd rhyngrwyd yr aelodau unigol o staff https://www.aber.ac.uk/cy/is/about/regulations/. Dylai staff fod yn ymwybodol y gellir, mewn llawer achos, olrhain cynnwys sy’n cael ei lwytho ar y we yn ddienw yn ôl i’w darddiad. Mae’r Brifysgol o’r farn bod y rhesymau dilys dros fonitro defnydd o’r rhyngrwyd yn cynnwys amheuon fod aelod o staff wedi bod yn defnyddio gwefannau cyfryngau cymdeithasol pan ddylai fod wedi bod yn gweithio, neu ei fod wedi gweithredu mewn ffordd arall sy’n groes i’r polisi hwn neu i bolisïau eraill y Brifysgol. Anogir rheolwyr llinell i ymdrin â materion, yn gyntaf, ar lefel isel cyn codi materion yn fwy ffurfiol dan y polisi GG. 

Rhaid i staff beidio â defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol fel fforwm i leisio eu cwynion am eu swydd, eu cyd-weithwyr na’u cyflogwr. Dylid codi materion o’r fath yn unol â’r Weithdrefn Gwyno neu unrhyw un o adnoddau eraill y

Brifysgol e.e. y Rhaglen Gymorth i Staff, yr adran AD, cynrychiolydd Undeb Llafur ac ati. 

Gwaherddir lladrata hunaniaeth, h.y. dynwared defnyddiwr arall ar fforwm cyfryngau cymdeithasol er mwyn sarhau rhywun yn ddienw, lawrlwytho cynnwys anghyfreithlon neu anaddas neu er mwyn cael gwybodaeth bersonol bwysig. Ymdrinnir â gweithredu o’r fath dan weithdrefnau disgyblu y Brifysgol ac, os caiff ei brofi, gall fod yn achos o gamymddwyn difrifol.

 Diogelwch a Chydymffurfio

Rhaid i’r holl staff gydymffurfio bob amser â’r gyfraith o ran iechyd a diogelwch a defnyddio technoleg e.e. dylai staff fod yn ymwybodol o’r angen i gael     egwyl   yn        rheolaidd oddi     wrth     offer    TG.

Rhaid i staff gydymffurfio bob amser hefyd â’r gyfraith o safbwynt eiddo deallusolhawlfraint a gwarchod data am ganllawiau cydymffurfio). Dylai staff barchu hawliau perchnogaeth cynnwys ar-lein a dylent sicrhau’r caniatâd priodol i ailddefnyddio deunydd. At hynny, o ran cyfraniadau at safleoedd rhwydweithio cymdeithasol, ni ddylai staff fyth geisio cyflwyno gwaith pobl eraill fel eu gwaith eu hunain, boed rhain yn fân sylwadau neu’n weithiau mwy sylweddol.

Wrth ddefnyddio gwefannau cyfryngau cymdeithasol, mae’n bwysig fod staff yn ymwybodol o’r risgiau ac yn cymryd camau i’w diogelu eu hunain a’u gwybodaeth bersonol (gweler y cyngor cyffredinol ar wefan y Gwasanaethau Gwybodaeth). Ni ddylai staff fyth ddatgelu eu cyfrinair Prifysgol wrth unrhyw un a rhaid iddynt ofalu bob amser eu bod yn cadw eu gwybodaeth mewngofnodi yn breifat. Gallai postio gwybodaeth bersonol o bosibl arwain at sylw digroeso a gallai hyd yn oed gyfrannu at dwyll hunaniaeth.

Dylai staff fod yn ymwybodol, wrth iddynt gyrchu gwefannau cyfryngau cymdeithasol gan ddefnyddio cyfleusterau’r Brifysgol, y bydd rheolau a rheoliadau y Gwasanaethau Gwybodaeth mewn grym (gweler y Rheoliadau a’r Canllawiau ar https://www.aber.ac.uk/cy/is/about/regulations/). Dylai staff fod yn ymwybodol, os bydd unrhyw gyfrineiriau’n cael eu peryglu, y gallai defnyddwyr eraill y safle bostio sylwadau a allai adlewyrchu’n wael ar y sawl sy’n berchen ar y cyfrif. Mewn achosion o’r fath, rhaid cysylltu â’r Ddesg Gymorth GG a’r safle cyfryngau cymdeithasol cyn gynted â phosibl er mwyn rhoi gwybod bod cyfrif wedi’i beryglu.

Ni ddylai gwybodaeth sy’n eiddo i’r Brifysgol gael ei thrafod ar safleoedd cyfryngau cymdeithasol, ac ni ddylid cyfeirio ati yno, hyd yn oed mewn negeseuon preifat rhwng aelodau o’r safle a chanddynt fynediad awdurdodedig i’r wybodaeth.

Mae llawer o gyfleusterau rhwydweithio neu gyfryngau cymdeithasol ar-lein yn caniatáu i ddefnyddwyr osod lefelau preifatrwydd. Mae’n bwysig fod staff yn ymwybodol o sut mae rhain yn gweithio ac yn cydnabod pwysigrwydd rhoi gosodiadau addas ar waith. Dylai staff adolygu eu gosodiadau preifatrwydd yn rheolaidd er mwyn sicrhau eu bod yn addas.

Rhaid i faterion yr ystyrir ei bod er lles y cyhoedd eu datgelu gael eu codi yn unol â Pholisi Chwythu Chwiban y Brifysgol er mwyn manteisio ar y mesurau diogelu a  geir dan Ddeddf Datgelu er  Lles y  Cyhoedd 1999.

Peidio â chydymffurfio:

Rhaid i’r holl staff ddarllen y polisi hwn a chydymffurfio ag ef. Dylai staff nodi y gall unrhyw achos o dorri’r polisi hwn arwain at roi trefn ddisgyblu’r Brifysgol ar waith. Gallai torri’r polisi hwn mewn modd difrifol – er enghraifft achosion o fwlio cyd-weithwyr neu weithgarwch ar gyfryngau cymdeithasol sy’n achosi niwed difrifol i enw da’r Brifysgol – os câi ei brofi, fod gyfystyr â chamymddwyn difrifol a gallai arwain at ddiswyddo. 

Dylai unrhyw aelod o staff a ddaw’n ymwybodol o ddefnydd amhriodol o fforymau cyfryngau cymdeithasol fel yr amlinellir yn y polisi hwn gysylltu’n ddi-oed â’r Adran Adnoddau Dynol, gan roi lluniau sgrin o’r safle cyfryngau cymdeithasol perthnasol os oes modd. Bydd aelodau o staff sy’n rhoi gwybod am weithgarwch o’r fath yn aros yn ddienw.

 Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb:

Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnwys y Cynllun Cydraddoldeb Strategol yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i harferion. Gwnaed asesiad o effaith y polisi hwn ar gydraddoldeb yn unol â’r polisi hwn.

Adolygu’r Polisi

Bydd Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o’r polisi hwn er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r gyfraith ac ymarfer da. Bydd pob adolygiad yn cynnwys ymgynghori ag undebau llafur cydnabyddedig, a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i’r pwyllgor perthnasol priodol, Grŵp Gweithredol y Brifysgol a’r Cyngor os bydd angen.  

Fersiwn 1.1

Dyddiad Adolygiad Diwethaf: Mai 2014

Dyddiad Adolygiad Nesaf: Mai 2015