Gweithdrefn ar gyfer Ymchwilio i Gamymddwyn wrth wneud Ymchwil

Cyflwyniad
Proses Anffurfiol
Y Weithdrefn
Y Cam Rhagarweiniol
Y Cam Sgrinio 
Cam yr Ymchwiliad Ffurfiol 
Adolygu
Y Gymraeg – Hawliau Gweithwyr
Atodiad 1
Atodiad 2

Cyflwyniad  

Y mae’r Weithdrefn hon yn fecanwaith i archwilio honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil. Yn hyn o beth fe’i lluniwyd i ddarparu ffordd  hwyluso archwiliad llawn i faterion a allai fod yn gymhleth mewn ymchwil a all godi mewn sefyllfaoedd lle y gallai camymddwyn fod wedi digwydd. 

Mae’r weithdrefn hon yn dilyn y canllawiau ar gyfer Gweithdrefn ar gyfer Ymchwilio i Gamymddwyn wrth wneud Ymchwil, sef gweithdrefn a gyhoeddwyd gan Swyddfa Unplygrwydd Ymchwil y Deyrnas Unedig (UKRIO) ym mis Awst 2008. Ei hamcanion yw sicrhau bod modd rhoi sylw priodol i faterion camymddwyn wrth wneud ymchwil, ymchwilio’n effeithiol iddynt a galluogi panel annibynnol i gynhyrchu adroddiad sy’n fodd i’r Brifysgol ei ddefnyddio’n sylfaen, i gychwyn cymryd camau priodol. 

Bydd egwyddorion Tegwch, Cyfrinachedd, Unplygrwydd, Atal Anfantais, a Chydbwysedd, fel y’u diffinnir yn Atodiad 1, yn hydreiddio’r broses o ddefnyddio’r Weithdrefn hon. 

Datblygwyd y camau a amlinellir yn y Weithdrefn hon er mwyn ymchwilio i weithredoedd neu ddiffyg gweithredu a ddiffinnir yn Atodiad 2 fel camymddwyn wrth wneud ymchwil. 

Proses Anffurfiol 

Mewn gwaith ymchwil, gall sefyllfaoedd godi a allai ymddangos fel camymddwyn ond sydd mewn gwirionedd yn ganlyniad naill ai i gamddealltwriaeth neu i anghydfod rhwng unigolion. Mae’n bosibl y gellid cyfryngu neu ddatrys gwahaniaethau o’r fath ar lefel unigol neu leol a dylid ystyried ac ymchwilio i’r llwybr hwn pan fo’n briodol, cyn cychwyn ar gamau ffurfiol y Weithdrefn hon. Pan fo’n briodol, dylid ystyried cyfleoedd i ddatrys materion trwy gyfryngu. Gellir hefyd ystyried dewisiadau am gyflafareddu mewnol a/neu allanol a/neu broses o ddatrys anghydfod. Mewn sefyllfaoedd o’r fath, dylid parhau â rhan ffurfiol y Weithdrefn yn unig os ystyrir bod y llwybr anffurfiol yn amhriodol, o ganlyniad i natur ddifrifol yr honiadau, neu os gwrthodwyd y dewis i gyfryngu a/neu gyflafareddu neu os bu’r camau hyn yn aflwyddiannus.  

Gellir gwneud hyn trwy; 

  1. gysylltu â’r unigolyn a cheisio dod o hyd i ffordd o ddatrys y mater ar y cyd;
  2. cysylltu â’r Dirprwy Is-Ganghellor Cyfadran/Pennaeth Adran a gofyn iddo ef/iddi hi fod yn gyfryngwr rhwng y ddau unigolyn wrth geisio datrys y mater;
  3. chwilio am gyfryngiad trwy gyfryngwr yn y Brifysgol neu mewn chwaer-sefydliad, sydd wedi’i hyfforddi gan ACAS.

Y Weithdrefn 

Dylid cyflwyno pob honiad o gamymddwyn wrth wneud ymchwil, boed drwy Gwynion y tu mewn neu’r tu allan i Brifysgol Aberystwyth, i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol.

Er y gellir gwneud honiadau cychwynnol yn ddienw, er mwyn bwrw ymlaen â’r honiad, rhaid i’r Achwynydd wneud cyflwyniad ysgrifenedig ffurfiol, yn gyfrinachol os dymunir hynny, i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol. Gyda’r cyflwyniad ysgrifenedig, dylid cyflwyno unrhyw dystiolaeth ategol sydd ar gael i’r Achwynydd.

Caiff sefyllfaoedd nad yw’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ystyried eu bod yn ddifrifol eu hadolygu gan ymgynghori â’r Deoniaid, a’u datrys drwy drafodaeth anffurfiol a/neu gyflafareddu a/neu broses o ddatrys anghydfod, heb fod angen cynnal ymchwiliad ffurfiol iddynt. Gall y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol  holi UKRIO a yw’r broses honno’n briodol yn achos honiad penodol. 

Caiff honiadau sydd â’r potensial i greu gwrthdrawiad buddiannau i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol eu cyfeirio i sylw enwebai’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, a’r enwebai hwnnw wedyn fydd yn gweithredu’r Weithdrefn. Mae’n ofynnol i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ddatgan unrhyw wrthdrawiad o’r fath. Caiff yr Achwynydd a’r Ymatebydd godi gyda’r Is-Ganghellor unrhyw bryderon a all fod ganddynt fod gan y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, o bosibl, fuddiannau sy’n gwrthdaro ag ymdrin â’r honiadau’n deg. Os bydd yr IsGanghellor neu ei (h)enwebai yn cytuno bod yno wrthdaro buddiannau go-iawn, bydd yn gofyn i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol gyfeirio’r ymchwiliad i’w (h)enwebai.

Y Cam Rhagarweiniol 

Mewn llythyr at yr Achwynydd i’w hysbysu o’r Weithdrefn a gaiff ei dilyn, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cydnabod yn ffurfiol iddo/iddi gael unrhyw honiad o gamymddwyn wrth wneud ymchwil.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn adolygu natur yr honiadau drwy gyfeirio at y diffiniad yn Atodiad 2 o gamymddwyn wrth wneud ymchwil. Os yw’r honiadau y tu allan i’r diffiniad, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cyfleu i’r Achwynydd yn ysgrifenedig:

  • y rhesymau pam nad oes modd defnyddio’r Weithdrefn hon i ymchwilio i’r honiadau;
  • pa broses (os oes un) ar gyfer ymdrin â chwynion a allai fod yn briodol ar gyfer ymdrin â’r honiadau; ac
  • i bwy y dylid rhoi gwybod am yr honiadau.

Os bernir bod yr honiadau’n dod o fewn y diffiniad, bydd y Weithdrefn yn symud ymlaen i’r cam nesaf fel yr amlinellir ym mharagraff 10. 

  • Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol Gweithredu yn rhoi gwybod i’r canlynol fod honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil wedi dod i law ar ddyddiad penodol ac yr ymchwilir iddynt gan ddefnyddio’r Weithdrefn hon:
  • Yr Is-Ganghellor
  • Y Gyfarwyddwr Adnoddau Dynol

Caiff yr unigolion uchod y wybodaeth a ganlyn yn gyfrinachol: 

  • enw’r Ymatebydd;
  • enw’r Achwynydd;
  • manylion pob ffynhonnell o gyllid mewnol ac allanol;
  • manylion pob un sy’n cydweithio, yn fewnol ac yn allanol, ar yr ymchwil dan sylw;
  • manylion eraill sydd, ym marn y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yn briodol.

Os yw’r honiadau’n ymwneud â sefyllfaoedd y mae angen cymryd camau yn eu cylch ar unwaith i rwystro achosi rhagor o risg neu niwed i’r staff, cyfranogwyr neu bersonau eraill, dioddefaint i anifeiliaid neu ganlyniadau amgylcheddol negyddol (os gallai hynny fod yn groes i’r gyfraith neu syrthio islaw safon arferion da), bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cymryd camau priodol yn syth i sicrhau dileu unrhyw berygl, gweithgarwch anghyfreithlon, risg posibl neu risg go-iawn.

Gall fod angen hysbysu’r awdurdodau cyfreithiol neu’r awdurdodau rheoleiddio os yw gweithgarwch honedig o bosibl yn anghyfreithlon neu’n wirioneddol anghyfreithlon a/neu’n achosi perygl i bersonau, anifeiliaid a/neu’r amgylchedd. O gael yr hysbysiad hwnnw, gall fod gofyn i’r Brifysgol gydymffurfio ag ymchwiliad a arweinir gan gorff cyfreithiol neu gorff rheoleiddio, ac fel rheol bydd yr ymchwiliad hwnnw’n cymryd blaenoriaeth dros y Weithdrefn hon a all fod yn rhaid ei gohirio neu ei gorffen yn ddiweddarach pan fydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn gwybod canlyniadau’r ymchwiliad allanol.

Os yw’r honiadau’n cynnwys ymddygiad y gall bod angen ymchwilio iddo yn unol â phroses ddisgyblu y Brifysgol, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cymryd camau i weithredu’r broses ddisgyblu honno. Gall y Weithdrefn barhau ochr yn ochr â’r broses ddisgyblu ond fe all fod rhaid ei gohirio a’i chwblhau’n ddiweddarach.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ystyried statws cytundebol yr Ymatebydd a’r manylion cytundebol sy’n benodol berthnasol i’r prosiect(au) ymchwil sy’n ymwneud â’r honiad(au).

Os nad y Brifysgol yw cyflogwr yr Ymatebydd, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn hysbysu cyflogwr yr Ymatebydd o’r honiadau.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol hefyd yn ystyried a yw’r prosiect ymchwil y mae’r honiadau ymwneud ag ef yn cynnwys rhwymedigaethau cytundebol sy’n ei gwneud hi’n ofynnol i’r Brifysgol gymryd camau penodedig os ceir honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil, ac yn sicrhau y caiff unrhyw oblygiadau o’r fath eu cyflawni.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn rhoi gwybod i’r Ymatebydd, mewn cyfarfod cyfrinachol y bydd aelod o staff yr Adran Adnoddau Dynol yn bresennol ynddo, fod honiadau wedi’u gwneud o gamymddwyn wrth wneud ymchwil a’u bod yn ei gynnwys ef/yn ei chynnwys hi. Yn y cyfarfod, cyflwynir crynodeb ysgrifenedig o’r honiadau i’r Ymatebydd ynghyd â chopi o’r Weithdrefn hon. Gall yr Ymatebydd ddod â chydweithiwr neu gynrychiolydd o’i (h)undeb llafur i’r cyfarfod. Os gwneir yr honiadau yn erbyn mwy nag un Ymatebydd, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn rhoi gwybod i bob unigolyn ar wahân.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn sicrhau y caiff pob gwybodaeth a thystiolaeth berthnasol ei chadw’n ddiogel er mwyn iddynt fod ar gael i’r ymchwiliad. Fe all hynny gynnwys sicrhau’r holl gofnodion, deunyddiau a lleoliadau perthnasol sy’n gysylltiedig â’r gwaith.

Efallai y bydd yn rhaid i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, ar y cyd â’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol, ystyried;

  • atal yr Ymatebydd rhag ei (d)dyletswyddau dros dro ac ar gyflog llawn yn unol â Statudau’r Brifysgol a’r gweithdrefnau disgyblaethol priodol;
  • gwahardd yr Ymatebydd dros dro rhag mynd i unrhyw ran o dir ac adeiladau’r Brifysgol neu’r cyfan ohonynt ac i unrhyw un o safleoedd unrhyw chwaer- sefydliad(au) a/neu rhag cysylltu â rhai neu bob un o staff y Brifysgol a staff unrhyw chwaer-sefydliad(au).  

Drwy gydol y Weithdrefn, dylid adolygu unrhyw atal neu wahardd ar yr Ymatebydd i sicrhau na wneir hynny am gyfnod rhy faith yn ddiangen. 

Wrth ystyried yr honiadau a’r wybodaeth sydd ar gael, gall y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol benderfynu bod angen cychwyn ymchwiliadau ychwanegol i faterion cysylltiedig, ond gwahanol, o gamymddwyn wrth wneud ymchwil.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cynnal ymchwiliad rhagarweiniol i’r honiadau i ddarganfod a ydynt yn gyfeiliornus, yn ddibwys, yn flinderus a/neu’n faleisus. Yn ddelfrydol, dylid cwblhau’r ymchwiliad hwnnw cyn pen 10 diwrnod gwaith ond gallai gymryd mwy o amser mewn achosion cymhleth.

Os bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn penderfynu bod yr honiadau’n gyfeiliornus, yn ddibwys, yn flinderus a/neu’n faleisus, cânt eu gwrthod. Os yw’n briodol, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn argymell i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol y dylid cymryd camau o dan broses ddisgyblu y Brifysgol. Ni ddylid cosbi’r rhai sydd wedi gwneud honiadau’n ddidwyll.

Rhoir gwybod am y penderfyniad hwnnw’n ysgrifenedig i’r Ymatebydd, yr Achwynydd (a’i gynrychiolwyr/chynrychiolwyr drwy gytundeb) ac unrhyw barti arall a oedd wedi’i hysbysu i gychwyn.

Dylai’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol hefyd gymryd camau yn ôl y gofyn ac fel y bo’n briodol yn wyneb difrifoldeb yr honiadau a wrthodwyd, i gefnogi enw da’r Ymatebydd a’r prosiect(au) ymchwil.

Os nad oes modd diystyru’r honiadau’n llwyr ar yr adeg hon, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn symud i’r Cam Sgrinio.

Y Cam Sgrinio  

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cynnull Panel Sgrinio a fydd yn cynnwys Deon y Dirprwy Is-Ganghellor Cyfadran (yn y Gadair) a dau aelod hŷn o’r staff academaidd, a dylai o leiaf un o’r ddau hynny fod o’r un Gyfadran â’r Ymatebydd. 

Fel rheol, bydd y Panel Sgrinio yn ceisio cwblhau ei waith cyn pen 30 o ddiwrnodau gwaith ar ôl cael ei gynnull, a dylai benderfynu a yw’r honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil:

    • yn gyfeiliornus, yn ddibwys, yn flinderus a/neu’n faleisus;
    • a ddylid eu cyfeirio’n syth i sylw proses ddisgyblu y Brifysgol neu broses fewnol arall; neu
    • fod iddynt beth sylwedd ond y dylent, oherwydd diffyg bwriad i dwyllo neu oherwydd eu bod yn rhai cymharol fân, gael sylw drwy addysg a hyfforddiant neu ymagwedd annisgyblaethol arall yn hytrach na thrwy gam nesaf y Weithdrefn neu Achos Ffurfiol arall; neu
    • yn ddigon difrifol, a bod iddynt ddigon o sylwedd, i gyfiawnhau cynnal Ymchwiliad Ffurfiol.  

Bydd y Cadeirydd yn darparu adroddiad ar ddarganfyddiadau’r Panel Sgrinio i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yr Ymatebydd a’r Achwynydd ar ôl rhoi cyfle’n gyntaf i’r Ymatebydd a’r Achwynydd roi eu sylwadau ar ei gywirdeb ffeithiol.

Dylai’r Panel Sgrinio benderfynu a yw’r honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil:

  • yn ddigon difrifol, a bod iddynt ddigon o sylwedd, i warantu argymell cynnal Ymchwiliad Ffurfiol, (bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cychwyn Ymchwiliad Ffurfiol , a hynny drwy gynnull Panel Ymchwilio a fydd yn cynnwys Dirprwy Is-Ganghellor (sef, fel rheol, y Dirprwy Is-Ganghellor sydd â chyfrifoldeb dros Ymchwil) yn y Gadair a dau aelod hŷn o’r staff academaidd o’r un Gyfadran â’r Ymatebydd).
  • yn gyfeiliornus, yn ddibwys, yn flinderus a/neu’n faleisus, cânt eu gwrthod.
  • â pheth sylwedd ond y credir, oherwydd diffyg bwriad clir i dwyllo neu oherwydd eu bod yn rhai cymharol fân, y byddai’n fwy priodol rhoi sylw i’r mater drwy fecanweithiau hyfforddi y Brifysgol yn hytrach na thrwy gam Ymchwiliad Ffurfiol y Weithdrefn hon, dylid rhoi’r gorau i ddefnyddio’r Weithdrefn hon.
  • Yna, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cymryd unrhyw gamau sy’n briodol yng ngoleuni difrifoldeb yr honiadau i gefnogi enw da’r Ymatebydd a’r prosiect(au) ymchwil perthnasol.
  • Dylid cyfeirio at broses ddisgyblaethol y Brifysgol neu’r broses fewnol. Ni ddylid cosbi’r rhai sydd wedi gwneud honiadau’n ddidwyll.

Cam yr Ymchwiliad Ffurfiol 

Bydd y Panel Ymchwilio Ffurfiol yn cynnwys Dirprwy Is-Ganghellor (sef, fel rheol, y Dirprwy IsGanghellor sydd â chyfrifoldeb dros Ymchwil) yn y Gadair a dau aelod hŷn o’r staff academaidd o’r un Gyfadran â’r Ymatebydd.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn hysbysu’r canlynol fod Ymchwiliad Ffurfiol i’w gynnal i’r honiadau:

  • Yr Ymatebydd;
  • Yr Achwynydd;
  • Yr Is-Ganghellor;
  • Y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol;
  • Y Dirprwy Is-Ganghellor sy’n gyfrifol am Ymchwil; a
  • Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol unrhyw Chwaer-Sefydliad y mae gan yr Ymatebydd a/neu’r Achwynydd gontract er anrhydedd ag ef, a thrwyddo ef/a thrwyddi hi y Penaethiaid Sefydliad, Adnoddau Dynol ac Ymchwil.

Dylid penodi’r Panel Ymchwilio Ffurfiol cyn pen 30 diwrnod gwaith ar ôl cyflwyno adroddiad y Panel Sgrinio sy’n argymell cynnal Ymchwiliad Ffurfiol. Wrth gynnal yr Ymchwiliad Ffurfiol, ni fydd y Panel Ymchwilio yn gweithio’n unol ag amserlen ragbenodedig, ond dylai gynnal yr ymchwiliad cyn gynted â phosibl a heb beryglu Egwyddorion y Weithdrefn.

Bydd y Panel Ymchwilio yn astudio’r dystiolaeth a gasglwyd yn ystod ymchwiliad y Panel Sgrinio ac yn ymchwilio ymhellach yn ôl y gofyn, gan gynnwys cyfweld yr Ymatebydd a’r Achwynydd. Ar ôl adolygu’r holl dystiolaeth berthnasol, daw’r Panel Ymchwilio i gasgliad ynglŷn â’r honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil, ac ar sail yr hyn sy’n debygol, sef a ydynt:

  • wedi’u cyfiawnhau’n llawn;
  • wedi’u cyfiawnhau’n rhannol;
  • heb eu cyfiawnhau. 

Bydd y Cadeirydd yn darparu adroddiad ar ddarganfyddiadau’r Panel Ymchwilio i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yr Ymatebydd a’r Achwynydd ar ôl rhoi cyfle’n gyntaf i’r Ymatebydd a’r Achwynydd roi eu sylwadau ar ei gywirdeb ffeithiol. Bydd yr adroddiad:

  • yn crynhoi sut y cynhaliwyd yr ymchwiliad;
  • yn dweud a yw’r honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil wedi’u cyfiawnhau’n llawn neu’n rhannol, gan roi’r rhesymau dros ei benderfyniad a chofnodi unrhyw farn wahanol;
  • yn cyflwyno argymhellion ynghylch materion sy’n ymwneud ag unrhyw gamymddwyn arall a nodwyd yn ystod yr ymchwiliad;
  • yn rhoi sylw i unrhyw faterion gweithdrefnol y mae’r ymchwiliad wedi eu dwyn i olau dydd yn y Brifysgol a/neu mewn chwaer-sefydliadau perthnasol a/neu mewn cyrff ariannu.

 Os cyfiawnheir pob un neu unrhyw ran o’r honiadau, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol ac o leiaf un aelod arall o’r staff hŷn yn penderfynu a ddylid cyfeirio’r mater i sylw proses ddisgyblu y Brifysgol neu a ddylai fod yn destun camau ffurfiol eraill.

Os anfonir yr honiadau ymlaen i fod yn destun gweithdrefn ddisgyblu y Brifysgol, adroddiad y Panel Ymchwilio fydd sylfaen y dystiolaeth yn y weithdrefn honno. Caiff yr holl wybodaeth a gasglwyd ac a ddygwyd i olau dydd drwy’r Weithdrefn ar gyfer Camymddwyn wrth wneud Ymchwil ei throsglwyddo i’r weithdrefn ddisgyblu.

Os daw’r Panel Ymchwilio i’r casgliad bod cyfiawnhad i’r honiadau llawn neu i ran ohonynt, gall fod gofyn ystyried cymryd camau a fydd yn ychwanegol at unrhyw rai a allai gael eu hargymell drwy Weithdrefn Ddisgyblu y Brifysgol.

Os nadyw’r honiadau wedi’u cyfiawnhau (yn llawn neu’n rhannol), bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn cymryd unrhyw gamau sy’n briodol, yng ngoleuni difrifoldeb yr honiadau, i gefnogi enw da’r Ymatebydd ac unrhyw brosiect(au) ymchwil perthnasol.

Bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn hysbysu’r canlynol o gasgliad yr Ymchwiliad Ffurfiol:

  • Yr Ymatebydd a’r Achwynydd;
  • Yr Is-Ganghellor, y Dirprwy Is-Ganghellor sydd â chyfrifoldeb dros Ymchwil, y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol, Pennaeth yr Adran berthnasol/Penaethiaid yr Adrannau perthnasol ac unrhyw aelodau perthnasol eraill o’r staff;
  • Os yw’n briodol, y person cyfrifol mewn unrhyw chwaer-sefydliad, corff ariannu, corff rheoleiddio a/neu gorff proffesiynol perthnasol;

Yn ogystal, efallai y bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn dymuno hysbysu UKRIO o gasgliad yr Ymchwiliad Ffurfiol, gan ddefnyddio’r ffurflenni a ddarparwyd gan UKRIO. 

Fel yn achos y Broses Sgrinio, os daw’r Panel Ymchwilio i’r casgliad bod yr honiadau’n ddibwys, yn flinderus a/neu’n faleisus, bydd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ystyried argymell wrth yr awdurdodau priodol y dylid cymryd camau o dan Weithdrefn Ddisgyblu berthnasol y Brifysgol yn erbyn unrhyw un y cafwyd ei fod/ei bod wedi gwneud honiadau dibwys, blinderus a/neu faleisus o gamymddwyn wrth wneud ymchwil.

Ni ellir codi cwestiynau ynghylch Adroddiad y Panel Sgrinio ac Adroddiad y Panel Ymchwilio ond gyda Chadeirydd y naill Banel a’r llall ynghylch materion ffeithiol. Nid oes unrhyw hawl i apelio yn erbyn adroddiadau’r naill gam neu’r llall o’r Weithdrefn.

Os deuir ag unrhyw dystiolaeth i olau dydd yn ystod yr Ymchwiliad Ffurfiol sy’n awgrymu:

  • bod yr Atebydd wedi cyflawni achosion pellach a phendant o gamymddwyn wrth wneud ymchwil, a’r rheini heb fod yn gysylltiedig â’r honiadau yr ymchwilir iddynt; neu
  • fod person arall neu bersonau eraill wedi camymddwyn wrth wneud ymchwil,

bydd y Panel Ymchwilio yn cyflwyno i’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ysgrifenedig yr honiadau newydd hynny o gamymddwyn wrth wneud ymchwil, ynghyd â’r holl dystiolaeth ategol, i’w hystyried o dan gam cychwynnol y Weithdrefn hon. 

Adolygu

Bydd Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o'r polisi hwn er mwyn sicrhau ein bod yn parhau i gydymffurfio â deddfwriaeth ac arfer da. Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal ar y cyd â'r undebau llafur cydnabyddedig a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i'r pwyllgor perthnasol priodol, i Weithrediaeth y Brifysgol ac i'r Cyngor os oes angen

Y Gymraeg – Hawliau Gweithwyr

Yn unol â Rheoliadau Safonau’r Gymraeg a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018 mae gan weithwyr hawl i ddefnyddio’r Gymraeg 

  • i weud cwyn
  • i ymateb i gŵyn neu honiad

Ac mae gan weithwyr yr hawl hefyd i defnyddio’r Gymraeg mewn cyfarfodydd lle maent yn destun  

  • cwyn a honiad (neu os ydynt wedi gwneud cwyn)
  • trafodion disgyblaethol
  • trafodaethau’r cynllun cyfraniad effeithiol
  • cyfarfodydd ymgynghori unigol

Bydd gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i Saesneg yn cael ei ddarparu mewn cyfarfod os nad oes modd cynnal y cyfarfod yn llwyr trwy gyfrwng y Gymraeg.  

Y mae’r Brifysgol, ar y cyd a’i hundebau llafur cydnabyddedig, wedi ymgorffori’r gofynion uchod yn holl ddogfennau polisi a gweithdrefnol perthnasol yr adran Adnoddau Dynol. 

Egwyddorion 

Mater difrifol yw camymddwyn wrth wneud ymchwil. Yn yr un modd, rhaid arddel y safonau uchaf o unplygrwydd, cywirdeb a thegwch wrth ymchwilio i honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil. Rhaid i egwyddorion Tegwch, Cyfrinachedd, Unplygrwydd, Atal Anfantais, a Chydbwysedd, fel y’u diffinnir isod, hydreiddio’r broses o gyflawni’r Weithdrefn hon. 

Tegwch

Rhaid i ymchwiliad i unrhyw honiad o gamymddwyn wrth wneud ymchwil gael ei gynnal yn deg ac yn unol â hawliau dynol statudol pob parti perthnasol. Dylai’r rhai sy’n gyfrifol am gyflawni’r Weithdrefn hon wneud hynny gan wybod: 

  • rhwymedigaethau statudol y Brifysgol a hawliau gweithwyr cyflog yn ôl y gyfraith gyfredol;
  • yr hawliau a’r rhwymedigaethau sydd wedi’u rhoi ar y Brifysgol a/neu ei gweithwyr cyflog gan y Siarter, y statudau a’r ordiniannau.
  • Rhaid i unrhyw un a gyhuddir yn ffurfiol o gamymddwyn wrth wneud ymchwil gael manylion llawn yr honiadau yn ysgrifenedig (ac eithrio os yw’r honiadau’n cynnwys materion sy’n destun ymchwiliad troseddol cudd).
  • Rhaid i’r rhai yr ymchwilir iddynt yn ffurfiol oherwydd honiad iddynt gamymddwyn wrth wneud ymchwil (‘Ymatebwyr’) gael cyfle i gyflwyno’u hachos mewn ymateb i’r honiadau yn eu herbyn. Rhaid hefyd adael i Ymatebwyr:
  • ofyn cwestiynau;
  • cyflwyno gwybodaeth (tystiolaeth) yn eu hamddiffyniad;
  • dangos tystiolaeth tystion;
  • codi pwyntiau am unrhyw wybodaeth sydd wedi’i rhoi gan unrhyw dyst (pwy bynnag sydd wedi galw’r tyst dan sylw).
  • Gall yr Ymatebydd, yr Achwynydd (y sawl sy’n honni bod camymddwyn wedi bod wrth wneud ymchwil) ac unrhyw dyst sy’n ymwneud â’r Broses Sgrinio neu’r Ymchwiliad

Ffurfiol:  

  • ddod â chydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur gydag ef/hi os yw’n ofynnol iddo/iddi ddod neu os caiff ei (g)wahodd i ddod i gyfarfodydd sy’n ymwneud â’r Weithdrefn hon;
  • ceisio cyngor a chymorth gan unrhyw un o’i (d)dewis.
  • I sicrhau bod ymchwiliad yn deg, ni chaiff neb fod yn aelod o’r Panel Sgrinio ac o’r Panel Ymchwilio ill dau. Ni ddylai neb sydd wedi ymwneud â’r naill banel neu’r llall fod yn rhan o Broses Ddisgyblu y Brifysgol.

2.   Cyfrinachedd 

  • Er mwyn diogelu’r Achwynydd, yr Ymatebydd ac eraill sy’n berthnasol, dylid cynnal y Weithdrefn mor gyfrinachol ag sy’n rhesymol ymarferol heb i hynny amharu ar yr ymchwiliad i honiadau ynghylch camymddwyn, unrhyw ofynion o ran iechyd a diogelwch, neu unrhyw fater sy’n ymwneud â diogelwch y rhai sy’n cymryd rhan yn yr ymchwil.
  • Ni ddylid rhoi gwybod i unrhyw drydydd parti pwy yw’r Achwynydd neu’r Ymatebydd:
    • oni thybiwyd (gan y rhai sy’n cynnal yr ymchwiliad) fod hynny’n angenrheidiol er mwyn cyflawni’r ymchwiliad;
    • onid oes angen gwneud hynny fel rhan o’r camau a gymerir yn erbyn yr Ymatebydd os yw’r honiadau (ar ddiwedd y Weithdrefn a phrosesau disgyblu/apêl y Brifysgol) wedi’u cadarnhau;
    • onid oes angen gwneud hynny fel rhan o gamau a gymerwyd yn erbyn person y cafwyd ei fod/ei bod wedi gwneud honiadau maleisus, blinderus neu ddibwys.
  • Gall y Brifysgol a/neu ei staff fod â rhwymedigaethau cytundebol/cyfreithiol i hysbysu trydydd partïon, megis cyrff ariannu neu chwaer-sefydliad(au), o honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil. Mewn achosion o’r fath, dylai’r rhai sy’n gyfrifol am weithredu’r Weithdrefn hon sicrhau y caiff unrhyw oblygiadau o’r fath eu cyflawni ar yr adeg briodol a thrwy’r mecanweithiau cywir, gan gadw mewn cof bob amser hawliau cyfreithiol y gweithwyr cyflog sy’n ymwneud â’r honiadau. Os datgelir enw’r Achwynydd neu’r Ymatebydd i drydydd parti, neu os datgelir unrhyw rai eraill o fanylion yr ymchwiliad, dylid gwneud hynny ar sail gyfrinachol. Rhaid i drydydd partïon barchu cyfrinachedd unrhyw wybodaeth a gânt.
  • Tra bo’r honiadau yn destun ymchwiliad sy’n defnyddio’r Weithdrefn hon (a/neu weithdrefn ddisgyblu y Brifysgol), ni ddylai’r Achwynydd, yr Ymatebydd, tystion nac unrhyw bersonau eraill sy’n ymwneud â’r Weithdrefn hon wneud unrhyw ddatganiad am yr honiadau wrth unrhyw drydydd parti oni chaniatawyd hynny’n ffurfiol gan y Brifysgol neu os mynnir hynny fel arall gan y gyfraith. Gall torcyfrinachedd arwain at gymryd camau disgyblu oni ddaw hynny o dan y Ddeddf Datgelu er Lles y Cyhoedd a/neu weithdrefnau’r Brifysgol ei hun ynghylch gwneud cwyn neu dynnu sylw at ddiffygion.
  • Os bydd unrhyw wrthdaro rhwng egwyddor cyfrinachedd ac unrhyw un o egwyddorion eraill y Weithdrefn hon, dylai’r rhai sy’n gweithredu’r Weithdrefn ystyried egwyddor Cydbwysedd (gweler 5 isod).

3.   Unplygrwydd 

  • Rhaid i unrhyw un a gaiff gais i gymryd rhan yn y prosesau fel aelod o Banel sicrhau bod yr ymchwiliad yn ddigon diduedd a helaeth i ffurfio barn resymedig ynglŷn â’r mater(ion) a godwyd. Yn yr un modd, dylai’r rhai sy’n rhoi tystiolaeth i’r ymchwiliad wneud hynny’n onest ac yn wrthrychol yn unol ag Egwyddorion y Weithdrefn a dylent gael copïau o’r adrannau perthnasol o’r Weithdrefn cyn iddynt roi tystiolaeth.
  • Rhaid i bob parti perthnasol hysbysu’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ar unwaith o unrhyw fuddiannau sydd ganddynt a allai beri gwrthdaro yn eu buddiannau mewn perthynas ag unrhyw agwedd ar yr honiadau, yr ymchwiliad, y maes/meysydd ymchwil dan sylw, neu unrhyw un o’r personau perthnasol. Os oes gan y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol unrhyw fudd a allai achosi gwrthdaro, dylai ddatgan unrhyw wrthdaro o’r fath a chyfeirio cynnal yr ymchwiliad at ei ddirprwy enwebedig, a dylai’r dirprwy hwnnw benderfynu a ddylid cau’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol allan o unrhyw ymwneud â’r ymchwiliad, a chofnodi’r rhesymau dros wneud y penderfyniad hwnnw.
  • Cyfrifoldeb y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yw sicrhau y cedwir cofnodion manwl a chyfrinachol ar bob agwedd ar y Weithdrefn ac yn ystod pob cam ohoni, a threfnu iddynt fod ar gael ar bob cam, gan gynnwys, petai angen, yn ystod unrhyw ddefnyddio ar Brosesau Disgyblu y Brifysgol.
  • Ar ddiwedd yr achos, dylai’r Adran Adnoddau Dynol gadw pob cofnod am gyfnod o chwe blynedd, o leiaf.

4.   Atal Anfantais 

  • Wrth ddefnyddio’r Weithdrefn hon, rhaid gofalu diogelu:
  • unigolion rhag honiadau dibwys, blinderus a/neu faleisus o gamymddwyn wrth wneud ymchwil;
  • safle ac enw da’r rhai yr amheuir iddynt gamymddwyn neu yr honnir iddynt fod wedi camymddwyn, heb i’r honiadau neu’r amheuon hynny fod wedi’u cadarnhau;
  • safle ac enw da’r rhai sydd, yn ddidwyll, yn honni bod rhywun neu rywrai wedi camymddwyn wrth wneud ymchwil, h.y. sy’n credu’n rhesymol a/neu ar sail tystiolaeth ategol y gall camymddwyn fod wedi digwydd wrth wneud ymchwil.
  • Diben cam Rhagarweiniol a cham Sgrinio y Weithdrefn yw penderfynu a yw’r honiadau’n gyfeiliornus, yn ddibwys, yn flinderus a/neu’n faleisus. Dim ond honiadau y bernir eu bod yn ddigon difrifol, a bod digon o sylwedd iddynt, a wnaiff symud ymlaen i fod yn destun Ymchwiliad Ffurfiol.
  • Mae gan unrhyw un a gyhuddir o gamymddwyn wrth wneud ymchwil yr hawl i gael ei r(h)agdybio’n ddieuog.
  • Dylai’r Ymchwiliad Ffurfiol sefydlu, yn ôl yr hyn sy’n debygol, a yw unrhyw honiad yn wir.
  • Rhaid i unrhyw gamau ffurfiol a gymerir i ddisgyblu neu fel arall i geryddu’r Ymatebydd, neu a allai danseilio’i (h)enw da neu ei fri/ei bri (neu enw da neu fri unrhyw barti arall), gael eu cymryd drwy weithdrefn ddisgyblu y Brifysgol, sef gweithdrefn sy’n rhoi’r hawl i’r Ymatebydd apelio. Dim ond pan fydd honiadau wedi’u cadarnhau drwy weithdrefn ddisgyblu y Brifysgol ac, os gelwir arni, y broses apêl, y gall hi fod yn briodol gosod unrhyw gosb ar yr Ymatebydd.
  • Bydd y Brifysgol yn cymryd pob cam rhesymol i sicrhau na fydd yr Ymatebydd (nac unrhyw barti arall) yn dioddef oherwydd honiadau sydd heb eu cadarnhau neu heb eu profi.

5.  Cydbwysedd 

  • Rhaid i’r rhai sy’n gyfrifol am gyflawni’r Weithdrefn hon sylweddoli y gall fod adegau pryd y mae’n rhaid sicrhau cydbwysedd wrth gymhwyso’r Egwyddorion: er enghraifft, fe all hi fod yn anymarferol o dan rai amgylchiadau i ymgymryd â sgrinio’r honiadau’n fanwl heb i’r Ymatebydd gael gwybod pwy yw’r Achwynydd.
  • Y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol sy’n gyfrifol am ddatrys unrhyw wrthdaro o’r fath rhwng yr Egwyddorion, a hynny gan gadw mewn cof bob amser mai prif gyrchnod y Weithdrefn hon yw penderfynu ar wirionedd yr honiadau. Gall y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol geisio arweiniad gan UKRIO a chyrff eraill, yn ogystal â cheisio cyngor cyfreithiol.

Atodiad 2

Y gweithdrefnau derbyniol ar gyfer gwneud ymchwil 

Mae’r gweithdrefnau derbyniol yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig, i’r rhain. 

  • sicrhau cydsyniad gwybodus, os yw’n ofynnol;
  • sicrhau cymeradwyaeth ffurfiol y sefydliadau perthnasol, os yw’n ofynnol;
  • unrhyw brotocolau ymchwil sydd wedi’u cynnwys mewn unrhyw gymeradwyaeth ffurfiol sydd wedi’i rhoi ar gyfer gwneud yr ymchwil;
  • unrhyw brotocolau ar gyfer ymchwil fel y’i diffiniwyd mewn contractau neu gytundebau â chyrff ariannu neu noddwyr;
  • unrhyw brotocolau sydd wedi’u cymeradwyo gan yr Awdurdod Rheoleiddio Meddyginiaethau a Chynhyrchion Gofal Iechyd (yr MHRA) ar gyfer treialu cynhyrchion meddyginiaethol;
  • unrhyw brotocolau ar gyfer ymchwil sydd wedi’u nodi yng nghanllawiau’r sefydliadau cyflogi a chwaer-sefydliadau perthnasol eraill;
  • unrhyw brotocolau ar gyfer ymchwil sydd wedi’u nodi yng nghanllawiau cyrff proffesiynol, academaidd, gwyddonol, llywodraethol, cenedlaethol a rhyngwladol priodol a chydnabyddedig;
  • unrhyw weithdrefnau sy’n ceisio osgoi risg neu niwed afresymol i fodau dynol, anifeiliaid neu’r amgylchedd;
  • arferion da o ran diogelu a rheoli data, arteffactau a deunyddiau sylfaenol yn briodol;
  • unrhyw ganllawiau sy’n bodoli ynghylch arferion da wrth wneud ymchwil.

Nid yw gweithdrefnau derbyniol yn cynnwys: 

  • amrywiadau di-ganiatâd/di-gymeradwyaeth o’r uchod;
  • unrhyw weithdrefnau a fyddai’n hybu torri’r gyfraith neu’n esgor ar dorri’r gyfraith.

Er y caiff honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil eu codi’n aml fel achosion o beidio â dilyn y gweithdrefnau derbyniol wrth wneud ymchwil, dylai ymchwiliadau geisio sefydlu a fu ymddygiad bwriadol a/neu ddi-hid fel y’i nodir yn y diffiniad o gamymddwyn wrth wneud ymchwil (isod). 

Camymddwyn wrth wneud ymchwil 

Mae’r isod yn dermau defnyddiol ar gyfer ystyried beth y gellid ymchwilio iddo fel camymddygiad wrth wneud ymchwil, gan ddefnyddio’r Weithdrefn. Bydd dehongli’r termau’n cynnwys ffurfio barn, a dylai profiad a phenderfyniadau blaenorol a wnaed ar faterion camymddwyn wrth wneud ymchwil lywio’r farn honno. 

  • Ffugio;
  • Ffalsio;
  • Camgyflwyno data a/neu fuddiannau a/neu ymglymiad;
  • Llên-ladrad;
  • Methu â dilyn gweithdrefnau derbyniol neu fethu ag ymarfer gofal priodol wrth gyflawni’r cyfrifoldebau dros osgoi achosi risg neu niwed afresymol:
  • i fodau dynol;
  • i anifeiliaid a ddefnyddir mewn ymchwil;
  • i’r amgylchedd;
  • Methu â dilyn y gweithdrefnau derbyniol neu fethu ag ymarfer gofal priodol wrth gyflawni’r cyfrifoldebau mewn perthynas ag ymdrin yn briodol â gwybodaeth freintiedig neu breifat am unigolion, a honno’n wybodaeth a gasglwyd yn ystod yr ymchwil.

Er mwyn osgoi amheuaeth, mae camymddwyn wrth wneud ymchwil yn cynnwys gweithredoedd anwaith yn ogystal â gweithredoedd cyflawni. Yn ogystal, y safonau y dylid eu harddel wrth farnu honiadau o gamymddwyn wrth wneud ymchwil yw’r rhai sydd mewn grym yn y wlad dan sylw ac ar y dyddiad y cyflawnwyd yr ymddygiad yr ymchwilir iddo. 

Mae’r sylfaen ar gyfer casglu bod unigolion yn gyfrifol am gamymddwyn wrth wneud ymchwil yn dibynnu ar farnu bod bwriad i gyflawni’r camymddygiad a/neu fod dihidrwydd ynghylch cynnal unrhyw agwedd ar brosiect ymchwil. Os bydd honiadau’n ymwneud â pheidio yn fwriadol a/neu’n ddi-hid â dilyn y gweithdrefnau derbyniol wrth wneud ymchwil, ac os nad yw hynny’n dod yn uniongyrchol o fewn y termau y manylwyd arnynt uchod, dylid ffurfio barn ynghylch a ddylid defnyddio’r Weithdrefn hon i ymchwilio i’r mater.