Canllaw Rheolwr

Mae trefniadau rheoli llinell yn gallu newid yn y Brifysgol am amryw resymau. Mae newid o’r fath yn gallu golygu symud un gweithiwr, neu dîm cyfan, i dîm gwahanol o fewn yr un adran, neu eu trosglwyddo i adran hollol wahanol. Er mwyn sicrhau bod y trosglwyddo’n digwydd yn ddidrafferth i'r gweithwyr a'r timau dan sylw, mae’n hanfodol ei wneud mewn modd strwythuredig. Mae'r rhestr wirio hon yn rhoi canllawiau ar yr ystyriaethau allweddol wrth baratoi am newidiadau i’r trefniadau rheoli llinell ac am eu gweithredu. 

Cyn bwrw ymlaen â'r camau isod, bydd AD yn helpu'r rheolwr llinell presennol i roi gwybod i’r gweithwyr dan sylw am y newid yn eu trefniadau rheoli llinell ac yn ymdrin â’r ohebiaeth angenrheidiol. Fel rheol, cynhelir y sgwrs hon gan y rheolwr llinell presennol.

Ar ôl cwblhau’r cam hwnnw, bydd y rhestrau gwirio canlynol yn ganllaw defnyddiol i'r hen reolwr llinell - sy’n colli aelod o'r tîm, y cylch gwaith neu’r adran - a'r rheolwr llinell newydd a fydd yn cymryd cyfrifoldeb am y gweithiwr.  

Y Rheolwr Llinell Presennol (cyfrifoldebau trosglwyddo oherwydd bod aelod o’r tîm yn gadael) 

Cwrdd â'r Gweithiwr 

• Trafodwch y trosglwyddo, ac ymdrin ag unrhyw bryderon a allai fod gan y gweithiwr/gweithwyr yn ymarferol ac o safbwynt lles.  Efallai y bydd hyn yn cynnwys unrhyw addasiadau i'r amgylchedd gwaith y bydd angen eu hystyried fel rhan o'r symud (hygyrchedd adeiladau, cadair / desg addasadwy benodol, ac ati, y bydd angen ei symud hefyd). Mewn rhai achosion, ni fydd unrhyw symud corfforol yn digwydd.   

• Trafodwch eu patrwm gwaith a sicrhau’ch bod yn ymwybodol o unrhyw ddyddiadau sydd wedi’u trefnu, er enghraifft, gwyliau blynyddol, absenoldeb mamolaeth, newidiadau i’r patrwm gwaith y cytunwyd arnynt. 

• Ymgynghorwch â'ch Partner Busnes AD (PBAD) os oes angen.  

Cydlynu â’r Adran Newydd 

• Trafodwch â'r rheolwr llinell y mae'r gweithiwr/gweithwyr yn trosglwyddo iddo ynghylch sut a phryd yr hoffai gyflwyno'r gweithwyr i'w tîm newydd.  

• Peidiwch â gwneud ymrwymiadau ar eu rhan—yn gyntaf cadarnhewch y trefniadau yr hoffen nhw eu gwneud.  

Trefnu Cyfarfod Trosglwyddo 

Rhannwch wybodaeth allweddol â'r rheolwr llinell newydd, megis:  

• Hanes y gweithwyr o ran perfformiad a phresenoldeb.  

• Y trefniadau gweithio cyfredol (e.e. gweithio hyblyg, addasiadau).  

• Dyddiadau allweddol o ran pryd mae’r cyfnodau prysuraf a’r dyddiadau hollbwysig ar gyfer cyflawni tasgau.  

• Dyddiadau allweddol lle bydd staff yn mynd ar gyfnod absenoldeb e.e. absenoldeb astudio, mamolaeth, meddygol neu newidiadau i’w trefniadau gweithio.  

• Ystyriaethau o ran gwytnwch a chapasiti’r tîm.  

• Metrigau perfformiad a dangosyddion perfformiad allweddol sy'n berthnasol i'r swydd.  

• Cyfnod prawf (lle bo hynny'n berthnasol).  

• Unrhyw rybuddion sy’n dal mewn grym, neu gynlluniau gwella perfformiad cyfredol 

• Natur contractau e.e. a ydynt yn weithwyr cyfnod penodol, parhaus, asiantaeth.   

Ystyriwch wahodd eich Partner Busnes AD i gynorthwyo â'r drafodaeth neu'ch partner cyllid ar gyfer materion cyllidebol. 

Cytuno ar Staffio a Rhannu Gwybodaeth 

• Gweithiwch gydag Adnoddau Dynol i bennu pa wybodaeth y mae angen ei darparu i'r adran newydd (e.e. rheoli achosion, disgrifiadau swydd, ac ati).  

• Sicrhewch fod y trefniadau’n cydymffurfio â’r rheolau a’r polisïau diogelu data.

Cydnabod y Newid 

• Cydnabyddwch ymadawiad y gweithiwr o fewn yr adran.  

• Diolchwch iddynt am eu cyfraniadau mewn cyfarfod tîm neu mewn sgwrs bersonol.  

Gwirio’r Systemau 

• Porth Adnoddau Dynol - Sicrhewch fod y system yn gywir ar ôl y symud.  

• Cyllideb - Cadarnhewch fod eich cyllideb ariannol wedi'i haddasu yn unol â’r newid.  

• Diweddaru’r tudalennau - sicrhewch fod y wybodaeth ar y tudalennau gwe adrannol yn gyfredol ar ôl y newid.  

• Dogfennau allweddol - sicrhewch y byddwch yn gallu cael gafael ar bob dogfen allweddol ar ôl i’r aelod o staff adael.  

• Diweddaru calendrau a rennir - adolygwch y calendrau a rennir, gan wneud unrhyw ddiweddariadau.   

• Rheoli gyriannau a rennir - diweddarwch yr hawliau i ddefnyddio gyriannau a rennir.  

Cyfathrebu a chyfarfodydd 

• Adolygwch amserlenni’r cyfarfodydd - trefnwch gyfarfodydd ag unigolion a chyfarfodydd tîm i sicrhau’ch bod yn ymdrin ag unrhyw bryderon wrth iddynt godi. Efallai y bydd angen trafod i drefnu trosglwyddo eu dyletswyddau yn ôl i’r adran maent yn ei gadael. 

• Cyfathrebu adrannol - diweddarwch fanylion y cyfarfodydd staff a’r cylchlythyrau ebost er mwyn tynnu enwau’r sawl sy’n symud i adran arall, oni bai y bydd angen eu cynnwys o hyd. 

Rhestr wirio i’r Rheolwr Llinell Newydd (gweithwyr sy'n pontio i’w portffolio o gyfrifoldebau) 

Cyflwynwch eich hun a'r tîm  

• Cynhaliwch gyfarfod â'r gweithwyr newydd i'w croesawu a rhoi trosolwg ar y tîm newydd.  

• Ystyriwch a fyddai’n fuddiol cynnal cyfarfodydd â’r unigolion yn ogystal â chyfarfod i’r tîm cyfan.  

• Trafodwch eu patrwm gwaith a sicrhau’ch bod yn ymwybodol o unrhyw ddyddiadau sydd wedi’u trefnu, er enghraifft, gwyliau blynyddol, absenoldeb mamolaeth, newidiadau i’r patrwm gwaith y cytunwyd arnynt, addasiadau. 

• Ymgynghorwch â'ch Partner Busnes AD os oes angen.  

Cydlynu â’r Adran Bresennol 

• Trafodwch sut a phryd yr hoffech gyflwyno'r gweithiwr i'ch tîm newydd.  

• Peidiwch â gwneud ymrwymiadau - cadarnhewch y trefniadau yr hoffech eu gwneud a’r amserlenni â'r rheolwr llinell presennol.

Trefnu Cyfarfod Trosglwyddo 

Dylai'r rheolwr llinell presennol drefnu i gwrdd â chi i rannu gwybodaeth allweddol, fel:  

• Hanes y gweithwyr o ran perfformiad a phresenoldeb.  

• Y trefniadau gweithio cyfredol (e.e. gweithio hyblyg, addasiadau).  

• Dyddiadau allweddol o ran pryd mae’r cyfnodau prysuraf a’r dyddiadau hollbwysig ar gyfer cyflawni tasgau.  

• Dyddiadau allweddol lle y bydd staff yn mynd ar gyfnod absenoldeb e.e. absenoldeb astudio, mamolaeth, meddygol neu newidiadau i’w trefniadau gweithio.  

• Ystyriaethau o ran gwytnwch a chapasiti’r tîm.  

• Metrigau perfformiad a dangosyddion perfformiad allweddol sy'n berthnasol i'r swydd.  

• Cyfnod prawf (lle bo hynny'n berthnasol).  

• Natur contractau e.e. a ydynt yn weithwyr cyfnod penodol, parhaus, asiantaeth.   

Ystyriwch wahodd eich Partner Busnes AD i gynorthwyo â'r drafodaeth neu'ch partner cyllid ar gyfer materion cyllidebol. 

Cynllunio’r Trefniadau Ymgyfarwyddo â’r Gweithle Newydd 

• Darparwch drosolwg ar y staff allweddol a'u rolau.  

• Amlinellwch ddisgwyliadau’r tîm, ei ddiwylliant, a’i ffyrdd o weithio.  

• Sicrhewch fod yr offer, y systemau a’r polisïau angenrheidiol ar gael iddynt.  

Gwiriwch 

•  fod yr holl ofynion iechyd a diogelwch yn gyfredol. 

•  a oes unrhyw newidiadau sy'n golygu bod angen gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)? (Cysylltwch â'ch Partner Busnes AD os felly.) 

• a oes unrhyw ofynion neu gyfyngiadau o ran fisâu neu fewnfudo y mae angen i chi fod yn ymwybodol ohonynt? 

Gwirio’r Systemau 

• Porth Adnoddau Dynol - sicrhewch fod y system yn gywir ar ôl y symud.  

• Cyllideb - cadarnhewch fod eich cyllideb ariannol wedi'i haddasu yn unol â’r newid.  

• Diweddaru’r tudalennau - sicrhewch fod y wybodaeth ar y tudalennau gwe adrannol yn gyfredol ar ôl y newid.  

• Dogfennau allweddol - rhowch wybod i’r gweithwyr ble y gallant ddod o hyd i ddogfennau allweddol.  

• Diweddaru calendrau a rennir - adolygwch y calendrau a rennir, gan wneud unrhyw ddiweddariadau.   

• Rheoli gyriannau a rennir - diweddarwch yr hawliau i ddefnyddio gyriannau a rennir.

Cyfathrebu a chyfarfodydd 

• Adolygwch amserlenni’r cyfarfodydd - trefnwch gyfarfodydd ag unigolion a chyfarfodydd tîm i sicrhau’ch bod yn ymdrin ag unrhyw bryderon wrth iddynt godi. Anogwch gyfathrebu agored er mwyn ymdrin ag unrhyw bryderon yn gynnar.  

• Cyfathrebu adrannol - diweddarwch fanylion y cyfarfodydd staff a’r cylchlythyrau ebost er mwyn ychwanegu enwau’r sawl sy’n symud i’r adran.