Y Weithred Gwyno
- Rhagarweiniad
Mae cwyno ar y cyd yn ymwneud â chwyn a godir gan ddau weithiwr neu fwy a’u cynrychiolydd/cynrychiolwyr ynglŷn â’r un sefyllfa yn y gweithle. Ei nod yw cydymffurfio â Chod Ymarfer y Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu (ACAS) a gyflwynwyd ym Mawrth 2015. Fe’i cynlluniwyd i helpu cyflogwyr, rheolwyr llinell a gweithwyr i ddatrys cwynion.
Rhaid i staff sy’n defnyddio’r weithdrefn hon fod yn ymwybodol na allant ddefnyddio’r Weithdrefn Gwyno unigol na’r weithdrefn Urddas a Pharch yn y Gwaith ar gyfer codi’r un mater.
- Cwmpas
Mae’r weithdrefn hon yn berthnasol i holl weithwyr y Brifysgol. Mae’n berthnasol i’r rheiny sy’n cael eu cynrychioli gan gynrychiolydd undeb llafur neu fel arall. Lle nad yw’r gweithwyr sy’n codi’r gŵyn yn aelodau o undeb llafur, gall un cydweithiwr eu cynrychioli ar y cyd.
Pryderon, problemau neu gwynion y mae gweithwyr yn eu codi gyda’r cyflogwyr yw cwynion. Gall y rhain gynnwys telerau ac amodau, arferion gwaith, gwahaniaethu, bwlio ac aflonyddu ymddangosiadol (Gweithdrefn Urddas a Pharch yn y Gwaith) a materion iechyd a diogelwch. Nid yw’r rhestr yn gynhwysfawr ond y mae’n nodi enghreifftiau o bryderon posibl.
- Datrys yn Anffurfiol (Cam 1)
Yn y lle cyntaf, dylid lleisio cwyn ar y cyd gerbron y rheolwr llinell perthnasol (Swyddog Canfod Ffeithiau) o fewn 3 mis i’r pryder(on) yn codi yn y lle cyntaf, neu yn achos nifer o bryderon cysylltiedig o fewn 1 mis i’r digwyddiad diwethaf. Byddai o gymorth i nodi cwyn yn ysgrifenedig heb ystyried a yw’r materion yn cael eu codi yn anffurfiol neu’n ffurfiol. Rhaid felly gwblhau Atodiad A wrth gyflwyno cwyn.
Nod rheolwr y Swyddog Canfod Ffeithiau fydd datrys y mater yn fuan ac yn anffurfiol o fewn 3 diwrnod gwaith. Fodd bynnag, efallai bydd angen i’r Swyddog Canfod Ffeithiau ymchwilio i’r materion a godwyd a bydd y Swyddog felly yn hysbysu’r gweithwyr a’u cynrychiolydd undeb llafur/cydweithiwr y rhoddir adborth o fewn deng niwrnod gwaith. Bydd y Swyddog naill ai yn cynnig ateb neu’n nodi’r angen i gyfeirio’r mater at reolwr llinell (uwch).
Os yw’r gŵyn yn ymwneud â’r rheolwr llinell neu fwy nag un rheolwr, dylid codi’r gŵyn gyda Dirprwy Is-Ganghellor Cyfadran yr athrofa neu’r adran. Os yw’r gŵyn yn ymwneud â’r Cyfarwyddwr, dylid codi’r mater gyda’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu Cyfarwyddwr Cylid a Gwasanaethau Corfforaethol a fydd yn enwebu Swyddog Canfod Ffeithiau priodol i geisio datrys y gŵyn.
- Datrys yn Ffurfiol (Cam 2)
Oni bydd cwyn ar y cyd yn cael ei datrys yn anffurfiol wrth fodd y grŵp o weithwyr, gellir symud i Gam 2. Rhaid cyflwyno cwynion ffurfiol o fewn 5 diwrnod gwaith o dderbyn canlyniad y gŵyn anffurfiol gan y Swyddog Canfod Ffeithiau.
Gweithdrefn ar gyfer Cam 2
Rhaid cyflwyno manylion y gŵyn ar y cyd ar Atodiad A i Dirprwy Is-Ganghellor Cyfadran/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol a fydd yn gweithredu fel Swyddog Canfod Ffeithiau. Rhaid anfon copi yn ogystal at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol. Os yw’r gŵyn yn ymwneud ag un o’r rheolwyr hŷn, bydd y mater yn cael ei gyfeirio at eu rheolwr llinell a fydd yn enwebu Swyddog Canfod Ffeithiau priodol i geisio datrys y gŵyn. Mae Atodiad A yn mynnu:
- datganiad clir yn nodi’r rheswm/rhesymau penodol dros y gŵyn;
- yr ymdrech a wnaed i geisio datrys y mater yn anffurfiol;
- cyfeiriadau at y staff yn ôl teitlau eu swyddi a’u lleoliad. Nid oes angen eu henwau ond er mwyn trafod y mater, rhaid cyfeirio at y grŵp gwaith gan ddangos pwy sy’n ymwneud â’r gŵyn ac, yn bwysig iawn, pwy nad yw’n ymwneud â’r gŵyn.
- enw’r unigolyn arweiniol a fydd yn mynychu cyfarfodydd ac yn gweithredu fel llefarydd
- yr ateb a geisir.
Trefnir cyfarfod o fewn deng niwrnod gwaith rhwng yr unigolyn arweiniol a’r Swyddog Canfod Ffeithiau i drafod y materion a’r hyn y gellir ei wneud i ddatrys y gŵyn. Os yw’r Swyddog Canfod Ffeithiau o’r farn fod angen dod o hyd i wybodaeth, bydd y Swyddog yn sicrhau’r wybodaeth honno ac yn mynegi barn arni o fewn 15 diwrnod gwaith. Os ceir oedi anorfod i’r ymchwiliad, dylai hynny gael ei gyfleu i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol (neu ddirprwy) a chynrychiolydd/cynrychiolwyr y staff. Gellir penodi Swyddog Canfod Ffeithiau arall yn achos absenoldeb tymor hir, etc.
Os yw’r Swyddog Canfod Ffeithiau yn dymuno cwrdd â staff fel rhan o’r broses i ganfod ffeithiau, bydd hawl gan y gweithwyr i ddod â chynrychiolydd undeb llafur cydnabyddedig neu gydweithiwr gyda nhw.
Ar ôl i’r Swyddog Canfod Ffeithiau orffen ystyried y gŵyn, cyflwynir adroddiad i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu ddirprwy. Ar ôl i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu ddirprwy dderbyn yr adroddiad, rhaid galw cyfarfod â’r cynrychiolydd/cynrychiolwyr a dau aelod o’r staff tramgwyddedig. Cynhelir cyfarfod ar wahân gyda’r sawl y cwynir yn ei erbyn i’w hysbysu o’r canlyniad.
Bydd canlyniad y gŵyn yn cael ei gyfleu i’r partïon, gan gynnig cadarnhau’r gŵyn, ei chadarnhau yn rhannol neu ei gwrthod. Os bydd y gŵyn yn cael ei chadarnhau, bydd y cynnig i liniaru’r gŵyn neu’r amserlen ar gyfer gwneud hynny yn cael eu cyflwyno yn y cyfarfod.
- Apelio (Cam 3)
Oni bydd cwyn ar y cyd wedi ei datrys yn ffurfiol wrth fodd y grŵp o weithwyr, gellir symud i Gam 3. Rhaid cyflwyno apeliadau i’r Cyfarwyddwr Cylid a Gwasanaethau Corfforaethol o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl derbyn canlyniad y gŵyn ffurfiol.
Bydd y Cyfarwyddwr Cylid a Gwasanaethau Corfforaethol, neu ddirprwy o blith y dirprwy isgangellorion, yn gwrando’r apêl ac yn penderfynu arni. Trefnir y cyfarfod heb oedi afresymol ac o fewn 10 niwrnod gwaith yn ddelfrydol. Oni bydd yr amserlen hon yn bosibl, rhoddir gwybod i’r gweithwyr a’u cynrychiolwyr. Bydd cynrychiolydd Adnoddau Dynol yn bresennol i gynghori ynghylch gweithdrefnau. Bydd y cyfarfod yn cael ei recordio a bydd copi o drawsgrifiad o’r cyfarfod yn cael ei gyflwyno i’r cynrychiolydd o fewn 7 diwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod. Dylid nodi unrhyw newidiadau ar y nodiadau a’u llofnodi i gadarnhau eu bod yn gofnod cywir o’r cyfarfod cyn dychwelyd copi i Adnoddau Dynol o fewn 7 diwrnod gwaith ar ôl eu derbyn.
Gall y Dirprwy Is-Ganghellor ganiatáu neu wrthod yr apêl yn llwyr neu yn rhannol.
Dylid cyfleu canlyniad yr apêl i’r cynrychiolydd enwebedig cyn pen 7 diwrnod gwaith ar ôl y gwrandawiad fan hwyraf. Bydd y penderfyniad yn derfynol ac yn dihysbyddu Gweithdrefn Apelio Cwyno ar y Cyd y Brifysgol.
- Adolygu’r Polisi
Bydd Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o'r polisi hwn er mwyn sicrhau ein bod yn parhau i gydymffurfio â deddfwriaeth ac arfer da. Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal ar y cyd â'r undebau llafur cydnabyddedig a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i'r pwyllgor perthnasol priodol, i Weithrediaeth y Brifysgol ac i'r Cyngor os oes angen
- Asesiad Effaith Cydraddoldeb
Mae’r Brifysgol yn ymroddedig i sefydlu’r Cynllun Cydraddoldeb yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i dulliau gweithio. Aseswyd effaith y polisi hwn yn unol â’r cynllun cydraddoldeb.
- Y Gymraeg – Hawliau Gweithwyr
Yn unol â Rheoliadau Safonau’r Gymraeg a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018 mae gan weithwyr hawl i ddefnyddio’r Gymraeg
(i) i weud cwyn
(ii) i ymateb i gŵyn neu honiad
Ac mae gan weithwyr yr hawl hefyd i defnyddio’r Gymraeg mewn cyfarfodydd lle maent yn destun
(iii) cwyn a honiad (neu os ydynt wedi gwneud cwyn)
(iv) trafodion disgyblaethol
(v) trafodaethau’r cynllun cyfraniad effeithiol
(vi) cyfarfodydd ymgynghori unigol
Bydd gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i Saesneg yn cael ei ddarparu mewn cyfarfod os nad oes modd cynnal y cyfarfod yn llwyr trwy gyfrwng y Gymraeg.
Y mae’r Brifysgol, ar y cyd a’i hundebau llafur cydnabyddedig, wedi ymgorffori’r gofynion uchod yn holl ddogfennau polisi a gweithdrefnol perthnasol yr adran Adnoddau Dynol.
Adolygu’r Polisi
Bydd Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o’r polisi hwn er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r gyfraith ac ymarfer da. Bydd pob adolygiad yn cynnwys ymgynghori ag undebau llafur cydnabyddedig, a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i’r pwyllgor perthnasol priodol, Grŵp Gweithredol y Brifysgol a’r Cyngor os bydd angen.
Fersiwn 1.1
Dyddiad Adolygiad Diwethaf: Gorffennaf 2019
Dyddiad Adolygiad Nesaf: Gorffennaf 2021