Gweithdrefn Asesu Graddfa Swydd

Darpariaethau Cyffredinol
Cais gan y Pennaeth Adran i ailraddio swydd
Cais gan gyflogai i ailraddio ei swydd
Panel Apêl Asesu Graddfeydd Swyddi
Adolygu’r Polisi

1.    Darpariaethau Cyffredinol

1.1. Pwrpas y ddogfen hon yw rhoi gwybod i’r staff am y weithdrefn sydd i’w dilyn wrth wneud cais am ailraddio swydd.

1.2. Mae’r weithdrefn hon yn berthnasol i bob aelod o’r staff a gyflogir ar Gontract Cyflogaeth Prifysgol Aberystwyth yn unol â’r Cytundeb Fframwaith.

1.3. Daw unrhyw newid graddfa i rym o’r dyddiad y penderfynir newid y raddfa.

1.4. Gellir cychwyn y broses ailraddio mewn un o ddwy ffordd: (i) gan y Pennaeth Adran (fel yn adran 1 isod) neu (ii) gan aelod o’r staff (fel yn adran 2 isod).

1.5. Ystyrir cais i ailraddio unrhyw aelod o’r staff unwaith yn unig mewn cyfnod treigl o 12 mis fel rheol. Caiff y drefn o ddosbarthu cyfrifoldebau ychwanegol dros-dro (cyfnodau o hyd at 12 mis) eu trin. 

2. Cais gan y Pennaeth Adran i ailraddio swydd

2.1. Mae gofyn i Benaethiaid Adran sy’n dymuno cynnig bod cyflogai yn ymgymryd â chyfrifoldebau parhaol a pharhaus sy’n ychwanegol at broffil presennol y swydd, gyflwyno cynnig ar y Ffurflen Asesu Graddfa Swydd cyn pennu’r cyfrifoldebau ychwanegol, er mwyn ceisio cael cytundeb mewn egwyddor oddi wrth y Dirprwy Is-Ganghellor Myfyrwyr a Staff a’r Dirprwy Is-Ganghellor sy’n gyfrifol am faes y gwaith, i ddarparu achos dros ailraddio’r swydd ar sail y cyfrifoldebau newydd a osodir ar ddeiliad y swydd.  

2.2. Os ceir cytundeb mewn egwyddor, gwneir asesiad o’r raddfa gan yr Adran Adnoddau Dynol, yn seiliedig ar y swydd-ddisgrifiad diwygiedig, neu ffurflen amlinellu’r swydd, yn rhoi manylion y cyfrifoldebau a/neu’r dyletswyddau ychwanegol.  Dylid cyflwyno’r Ffurflen Asesu Graddfa Swydd a’r swydd-ddisgrifiad diwygiedig i’r Rheolwr Adnoddau Dynol a fydd yn trefnu i’r swydd gael ei dadansoddi yn unol â’r broses o Ddadansoddi Swyddi Addysg Uwch (HERA) er mwyn penderfynu a fydd y cyfrifoldebau ychwanegol yn cael unrhyw effaith ar y raddfa.  Dylai’r dadansoddiad ystyried pa Broffil Swydd fyddai fwyaf addas ar gyfer y swydd ddiwygiedig. Os na fydd y sgorio yn awgrymu graddfa uwch, rhoir gwybod i’r Pennaeth Adran.

2.3. Os bydd y sgorio yn awgrymu graddfa uwch, bydd y cynnig i ailraddio’r swydd yn cael ei gyflwyno i’r Cyfarwyddwr Cyllid ar gyfer asesiad o’r goblygiadau cyllidol cyn i’r achos gael ei gyflwyno i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol a bydd yntau’n cysylltu â’r Dirprwy Is-Ganghellor Staff a Myfyrwyr a, lle bo hynny’n addas, y Dirprwy Is-Ganghellor sy’n gyfrifol am faes y gwaith, a fydd yn penderfynu a ddylid cefnogi’r achos a’i gyflwyno i’r Weithrediaeth ar y Ffurflen Asesu Graddfa Swydd ar gyfer ei ystyried. Ni ddylid gofyn i’r aelod o’r staff ymgymryd â chyfrifoldebau ychwanegol tan y bydd penderfyniad wedi ei wneud. 

3. Cais gan gyflogai i ailraddio ei swydd

3.1. Dylai aelod o’r staff sy’n teimlo, am ba reswm bynnag, bod ei swydd wedi ei graddio’n anghywir, lenwi Ffurflen Asesu Graddfa a’i hanfon i Bennaeth yr Adran gan roi manylion y cyfrifoldebau ychwanegol a ddaeth i’w ran/rhan wrth i’r swydd ddatblygu.

3.2.  Os bydd y Pennaeth Adran yn cefnogi’r cais dylid dilyn y drefn a amlinellir yn adrannau  2.1 – 2.3.

3.3.  Os na cheir cefnogaeth i’r newid graddfa gan y Pennaeth Adran hysbysir y cyflogai o hynny.

4. Panel Apêl Asesu Graddfeydd Swyddi

4.1 Os, yn rhan o’r drefn uchod, y bydd aelod o’r staff yn anghytuno â chanlyniad asesiad HERA o’u graddfa dylai ysgrifennu at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol, a fydd yn trefnu i alw Panel Apêl i fwrw golwg fanwl ar asesiad y raddfa.

4.2 Bydd Panel Apêl yn cynnwys pedwar unigolyn o blith cronfa o banelwyr a hyfforddwyd yng ngweithdrefnau HERA ac a gymeradwyir gan Gyngor y Brifysgol. Bydd Prifysgol Aberystwyth yn penodi dau gynrychiolydd o blith rheolwyr y gronfa hon a bydd y JUCC yn penodi dau gynrychiolydd o’r Undebau Llafur o’r gronfa hon ar gyfer pob panel. Rheolir y broses gan yr Adran Adnoddau Dynol. 

4.3 Penodir cadeirydd y panel o blith aelodau’r panel ac ef fydd y cofnodwr, yn ogystal â bod yn aelod llawn o’r panel.

4.4 Gall undeb llafur nas cynrychiolir drwy aelodaeth o banel apêl anfon sylwedydd i gyfarfod o’r fath, os yw’n dymuno gwneud hynny. Caiff y sylwedydd weld yr holl ddogfennau sy’n berthnasol i’r apêl. Rhaid i’r holl sylwedyddion fod yn aelodau o’r gronfa o banelwyr a hyfforddwyd.        

4.5 Ni fydd aelodau paneli wedi bod yn ymwneud â’r achos dan sylw a bydd gofyn iddynt ddatgelu gwrthdaro buddiannau fel y dônt yn amlwg. Yn achos gwrthdaro buddiannau materol, dylid dewis rhywun arall i gymryd lle’r aelod o’r panel. Ni ddylid dewis panelwyr o adran yr aelod o’r staff.

4.6 Bydd Adnoddau Dynol yn bresennol i gynnig cyngor ym mhob cyfarfod o banelau asesu graddfa HERA.  

4.7  Yn dilyn apêl, os bydd sgorio yn awgrymu graddfa uwch, dylid dilyn y broses o baragraff 2.3. Ni ddylid gofyn i’r aelod o’r staff ymgymryd â chyfrifoldebau ychwanegol tan y bydd penderfyniad wedi ei wneud

5. Adolygu’r Polisi

5.1 Caiff y weithdrefn Asesu Graddfa Swydd ei hasesu’n flynyddol. Cynhelir adolygiadau o’r fath er mwyn sicrhau bod y polisi yn parhau i gydymffurfio â deddfwriaeth ac arferion da.    

5.2 Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i wneud y Cynllun Cydraddoldeb yn rhan o’i pholisïau, ei gweithdrefnau a’i harferion ac mae’r polisi hwn/y weithdrefn hon wedi eu hasesu ar gyfer effaith ar gydraddoldeb.

Mae dyrchafiadau i Uwch-ddarlithyddiaeth, Ddarllenyddiaeth ac i Gadair Bersonol yn dilyn gweithdrefnau gwahanol y ceir manylion amdanynt ar wefan Adnoddau Dynol.