Storfa Ganolog o Gofnodion

Ar y dudalen hon:

Cyflwyniad

Fel rhan o’r Rhaglen Rheoli Cofnodion, mae Storfa Ganolog o Gofnodion wedi cael ei chreu i’r holl adrannau ei defnyddio. Dyma rai o fanteision cadw cofnodion yn y storfa:

  • gwneud mwy o le yn eich swyddfa / storfa
  • bydd y cofnodion yn cael eu cadw mewn lleoliad diogel
  • mae’r amodau amgylcheddol yn cael eu monitro’n rheolaidd i sicrhau bod y cofnodion yn cael eu cadw mewn cyflwr da
  • gellir adalw’r ffeiliau’n hawdd trwy ein gwasanaeth adalw ffeiliau

Trosglwyddo ffeiliau

E-bostiwch records@aber.ac.uk i ofyn am focsys. Noder na fydd y deunydd yn cael ei dderbyn heblaw ei fod mewn bocsys y storfa gofnodion.

Byddwn yn rhoi cyfeirnod i bob ffeil sydd am gael ei throsglwyddo, a phan fyddwch chi’n cael y bocsys fflatpac, bydd y cyfeirnod wedi’i ysgrifennu ar un ochr y bocs sydd ar y brig.

Lawrlwythwch y Storfa Ganolog o Gofnodion Taflen Trosglwyddo Cofnodion a rhowch fanylion am bob ffeil (ceir manylion Storfa Ganolog o Gofnodion cyforwyddiadau ynghylch cwblhau'r daflen trosglwyddo cofnodion am yr hyn y dylid ei roi ym mhob maes)

Rhowch y cyfeirnod ar ochr pob bocs sydd wedi’i lenwi, ynghyd â rhif y bocs (gweler enghraifft yma)

Gofynnwn i chi beidio â gorlenwi’r bocsys. Ni ddylent bwyso mwy na 15Kgs. Os nad ydych chi’n gallu eu codi’n gyffyrddus eich hun, mwy na thebyg eu bod yn rhy drwm.

Pan fydd y bocsys yn cynnwys nifer fawr o ffeiliau unigol (h.y. ffeiliau staff neu fyfyrwyr), gosodwch hwy i sefyll ar eu meingefn er mwyn i enwau’r ffeiliau fod yn ddarllenadwy yn syth

E-bostiwch records@aber.ac.uk i roi gwybod i ni pan fydd yn bocsys yn barod i’w casglu, ac atodwch y daflen drosglwyddo wedi’i llenwi. Noder na allwn dderbyn unrhyw focsys nad ydynt wedi’u rhestru.

Byddwn yn trefnu i’r ystafell bost ddod i nôl y bocsys oddi wrthych chi.

Wedi i’r storfa dderbyn y bocsys, bydd y cynnwys yn cael ei wirio ochr yn ochr â’r daflen drosglwyddo, a chewch neges e-bost yn cadarnhau hyn.

Bydd manylion y ffeiliau wedyn yn cael eu rhoi ar ein cronfa ddata Access i gynorthwyo’r broses adalw

Gofynnwn i chi gadw copi o’r daflen drosglwyddo cyhyd ag y bydd y cofnodion yn y storfa gofnodion.

Adalw ffeil

E-bostiwch records@aber.ac.uk gan nodi y cyfeirnod, y bocs a’r ffeil, yn ogystal â theitl y ffeil. (Ar gyfer y cofnodion hynny a drosglwyddwyd cyn Ionawr 2008, rhowch rif y bocs os ydych chi’n gwybod beth ydyw, teitl y ffeil a’r dyddiadau dechrau a gorffen).

Cadarnhewch fanylion y sawl sydd am gael y ffeil (enw, adran ac adeilad).

Bydd y ffeil yn cael ei hanfon yn y post mewnol a dylech ei derbyn o fewn 48 awr.

Os bydd arnoch angen ffeil ar frys, gofynnwch i ni ac fe wnawn ein gorau i’w hanfon cyn gynted â phosibl

Dychwelyd ffeil

Dylid dychwelyd ffeiliau yn y post mewnol a phob amser yn y bag diogel a ddarperir.

Dylai’r cyfeiriad dychwelyd fod ar gefn y label cyfeiriad eisoes. Os nad ydyw, dychwelwch y ffeil at:

Y Rheolwr Cofnodion
Llyfrgell Hugh Owen
Penglais Campws
Brifysgol Aberystwyth

Ym mhoced y label cyfeiriad ceir tag diogelwch melyn. Pan fyddwch chi’n barod i ddychwelyd y ffeil, gofynnwn i chi gau’r bag yn dynn, rhowch y sip yn y rhigol blastig a rhowch y tag melyn i mewn.

Bydd hyn yn sicrhau ein bod yn gallu gweld os bydd rhywun wedi ymyrryd â’r bag wrth iddo gael ei gludo (er nad yw hynny’n debygol o ddigwydd).

Cadw cofnodion

Os nad ydych chi eisoes wedi cael cyfnod cadw cofnodion a gymeradwywyd ar gyfer y cofnodion penodol yr hoffech eu cadw, cysylltwch â’r Rheolwr Cofnodion i gytuno ar gyfnod cadw cofnodion cyn i’r cofnodion gael eu trosglwyddo.

Cael Gwared ar Gofnodion

Pan fydd cofnod wedi cyrraedd diwedd y cyfnod cadw, byddwn yn rhoi gwybod i chi cyn ei ddinistrio neu ei drosglwyddo i’r archif i’w gadw’n barhaol.