Rhestr cadw cofnodion sefydliadol

Ar hyn o bryd, mae rhestr cadw cofnodion sefydliadol yn cael ei drafftio i gwmpasu pob dogfen y mae’r Brifysgol yn ei chreu a’i defnyddio. Defnyddir Cynllun Dosbarthu Busnes Addysg Uwch a Rhestrau Cadw Cofnodion JISC fel sail i restr PA ac mae’n cael ei haddasu er mwyn rhoi darlun cywir o swyddogaethau a gweithgareddau busnes y sefydliad.

Beth yw Cynllun Dosbarthu Busnes?

Mae Cynllun Dosbarthu Busnes yn rhoi darlun hierarchaidd o fusnes sefydliad. Mae’n disgrifio swyddogaethau a gweithgareddau busnes sefydliad a’r berthynas rhyngddynt.

  • Swyddogaethau yw’r unedau mwyaf o weithgaredd busnes. Y rhain yw’r cyfrifoldebau pwysig y mae sefydliad yn eu rheoli er mwyn cyflawni bwriad neu fandad, a’i gyfrifoldebau tuag at ei randdeiliaid.
  • Gweithgareddau yw’r tasgau a wneir er mwyn cyflawni pob swyddogaeth

Rhestr cadw cofnodion

Mae’r Rhestr Cadw Cofnodion Sefydliadau Addysg Uwch [SAU] gysylltiedig yn Rhestr Cadw Cofnodion gyffredinol? i SAU y Deyrnas Unedig. Mae’n rhoi cyfarwyddyd lefel uchel ynghylch cadw cofnodion y mae SAU yn eu creu wrth gyflawni’u gwaith. Mae’r rhestr yn cwmpasu cofnodion a grëwyd gan y swyddogaethau a’r gweithgareddau busnes a amlinellir yng Nghynllun Dosbarthu Busnes SAU.

Mae Rhestr Cadw Cofnodion yn ddogfen sy’n amlinellu’r cyfnodau y cedwir cofnodion busnes sefydliadau. Dyma elfennau sylfaenol y Rhestr Cadw Cofnodion:

  • disgrifiad o bob categori o gofnodion y mae’r sefydliadau yn eu creu;
  • cyfnod cadw i bob categori o gofnodion
  • rhesymau dros gadw (e.e. gofynion deddfwriaethol);
  • y camau sydd angen eu cymryd ar ddiwedd cyfnodau cadw (e.e. dinistrio);
  • cyfrifoldebau am gadw cofnodion a chymryd camau angenrheidiol ar ddiwedd cyfnodau cadw.

Grwp Cofnodion

Mae’r rhain yn gategorïau bras o gofnodion a grëir gan y gweithgareddau busnes yng Nghynllun Dosbarthu Busnes SAU. Mae strwythur y Rhestr yr un fath â strwythur y Cynllun, h.y. mae Grwpiau’r Cofnodion wedi’u rhestru’n unol â hierarchaeth categorïau’r Cynllun ynghyd â’r is-gategorïau sy’n cynrychioli swyddogaethau a gweithgareddau’r Brifysgol.

Cyfnodau Cadw

Mae i bob categori cofnodi ddwy elfen:

  1. man cychwyn, neu ‘ysgogydd’, ar gyfer …
  2. cyfnod amser

Er enghraifft:
Blwyddyn dreth gyfredol + 3 blynedd
Terfynu contract + 6 blynedd

Mae deddfwriaeth yn pennu rhai cyfnodau cadw. Os nad oes cyfnod cadw wedi’i bennu, argymhellir cyfnod cadw byrraf sy’n seiliedig ar:

  • ddadansoddi deddfwriaeth berthnasol, safonau, codau ymarfer a chyfarwyddyd arall;
  • gwybodaeth ynghylch polisïau cadw a phrofiad ohonynt mewn SAU a sefydliadau o fathau eraill;
  • dewisiadau a chyngor oddi wrth staff yn y meysydd perthnasol.

Bwriedir i’r cyfnodau cadw fod yn berthnasol i bob math o gofnodion ym mhob cyfrwng a fformat.

Awdurdod

Os pennir cyfnod cadw gan ddeddfwriaeth, enwir yr ystatud neu’r offeryn ystatudol.

Os argymhellir cyfnod cadw mewn dogfen safonol neu ddogfen gyfarwyddyd, enwir y ddogfen honno.

Nodiadau

Darperir nodiadau er mwyn egluro’r rhesymeg dros gyfnodau cadw, er mwyn darparu gwybodaeth ychwanegol neu er mwyn nodi materion cysylltiedig.

Cyfresi cofnodion enghreifftiol

Mae’r cynllun enghreifftiol wedi’i newid er mwyn cynnwys colofn ar gyfer cyfresi cofnodion enghreifftiol. Y bwriad yn hyn o beth yw darparu cofnodion sy’n hawdd eu hadnabod ac maent yn arbennig o ddefnyddiol os nad yw dosbarthiad grwp cofnodion yn amlwg. Mae’n debygol y bydd rhagor o enghreifftiau’n cael eu hychwanegu gydag amser.

Y maes / unigolyn sy’n gyfrifol

Yn ogystal â hynny, ychwanegir colofn sy’n dynodi’r maes neu’r unigolyn sy’n gyfrifol. Mae hyn yn dangos pwy sy’n gyfrifol am gadw cofnod busnes craidd y Brifysgol yn y maes hwnnw, gan ddileu amwyster a chan alluogi adrannau eraill i gael gwared yn ddiogel â chopïau dyblyg a chopïau cyfleustra.

Mae’r ddau adnodd uchod wedi’u strwythuro’n unol â swyddogaeth a gweithgaredd, yn hytrach na strwythur sefydliadol, sy’n llawer mwy tebygol o newid gyda threigl amser. Mae’r strwythur hwn hefyd yn lleihau dyblygu oherwydd bod cofnodion sy’n ymwneud â’r un swyddogaethau a gweithgareddau’n perthyn i un cynllun, waeth ble yn y Brifysgol y cânt eu creu.

Adroddiad cynnydd

Hyd yma, mae’r rhestrau sydd eisoes yn bodoli ynglyn â’r Ystadau, Cyllid a ffeiliau personol staff yn yr Adran Adnoddau Dynol wedi’u hadolygu unwaith eto a’u hehangu fel eu bod yn cydymffurfio â’r fformat newydd. Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth a’r Adran Adnoddau Dynol wedi’u harchwilio’n llawn ac mae eu cofnodion wedi’u hymgorffori. Mae’r Rheolwr Cofnodion wrthi’n gweithio drwy’r cynllun enghreifftiol swyddogaeth wrth swyddogaeth, yn unol â lefel y risg ganfyddedig sy’n deillio o arferion gwael wrth gadw cofnodion ym mhob maes swyddogaethol. Gan y cyflawnir pob maes mewn ymgynghoriad â’r staff perthnasol yn y Brifysgol, byddant ar gael ar y weddalen hon i bobl gynnig sylwadau yn eu cylch cyn i’r pwyllgor perthnasol eu cymeradwyo’n derfynol.

Records Retention Schedule