Polisi Rheoli Cofnodion
Mae’r brifysgol yn cydnabod fod rheolaeth effeithiol ei chofnodion yn hanfodol, er mwyn cynnal ei swyddogaethau craidd, i gydymffurfio â’i chyfrifoldebau cyfreithiol a rheoleiddiol ac i gyfrannu at y gwaith cyffredinol o reoli’r sefydliad yn effeithiol. Mae’r ddogfen hon yn esbonio’r fframwaith polisi a fydd yn ein galluogi i drefnu ac archwilio’r rheolaeth effeithiol hon. Mae’n cynnwys
- Cwmpas y polisi
- Cyfrifoldebau
- Perthynas gyda pholisïau presennol
- Canllawiau sydd ar gael i weithredu’r polisi hwn
1. Cwmpas
Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob cofnod a grewyd, a dderbyniwyd neu a gadwyd gan staff y brifysgol wrth gyflawni eu gwaith. Mae cofnodion a dogfennaeth a grewyd wrth wneud gwaith ymchwil, sut bynnag y’i hariannwyd, hefyd yn cael eu cynnwys yn y gofynion cadw cofnodion cytundebol.
Y diffiniad o gofnodion yw’r holl ddogfennau hynny sy’n hwyluso’r gwaith a wneir gan y brifysgol ac sydd wedi hynny’n cael eu cadw (am gyfnod penodol) i ddarparu tystiolaeth o’i thrafodion neu weithgareddau. Gellir creu, derbyn neu gadw’r cofnodion hyn ar ffurf papur neu’n electronaidd.
Y diffiniad o reoli cofnodion yw maes rheolaeth sy’n gyfrifol am reoli’n effeithlon a systematig y gwaith o greu, derbyn, cadw, defnyddio a gwaredu cofnodion, gan gynnwys proses ar gyfer cael gafael ar a chadw tystiolaeth o a gwybodaeth am weithgareddau a thrafodion busnes ar ffurf cofnodion[1].
Dewisir cyfran bychan o gofnodion y brifysgol ar gyfer eu cadw’n barhaol fel rhan o archifau’r sefydliad, ar gyfer ymchwil hanesyddol a chofnod parhaol o’r modd y cyflawnodd ei waith.
2. Cyfrifoldebau
Mae gan y Brifysgol gyfrifoldeb corfforaethol i gadw ei chofnodion a’i systemau cadw cofnodion yn unol â’r amgylchedd rheoleiddiol. Aelod yr Uwch Dîm Rheoli a chanddo gyfrifoldeb cyffredinol am y polisi hwn yw’r Dirprwy Is-Ganghellor (Gwasanaethau Myfyrwyr a Staff).
Mae Rheolydd Cofnodion y Brifysgol yn gyfrifol am baratoi canllawiau ar gyfer arferion cadw cofnodion da ac am hyrwyddo cydymffurfiaeth â’r polisi mewn modd fydd yn gofalu y gellir atgeisio gwybodaeth yn rhwydd, yn briodol ac yn amserol.
Rhaid i adrannau ac is-adrannau unigol ofalu fod cofnodion y maent yn gyfrifol amdanynt yn fanwl-gywir, a’u bod yn cael eu cadw a’u gwaredu yn unol â chanllawiau rheoli cofnodion y Brifysgol. Dylai fod gan bob cofnod mewn adran neu is-adran ‘berchennog’ dynodedig sy’n gyfrifol am eu rheoli tra’u bod mewn defnydd rheolaidd.
Ble bynnag y bo modd, dylai aelodau staff gael esboniad rhagarweiniol ar weithdrefnau rheoli cofnodion.
3. Perthynas â pholisîau presennol
Lluniwyd y polisi hwn yng nghyd-destun dogfennau canlynol y brifysgol:
Polisi Diogelu Data - http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/dp/
Polisi Rhyddid Gwybodaeth - http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/foi/
Trwy gydymffurfio â’r polisi hwn golyga hynny y cydymffurfir hefyd nid yn unig â deddfwriaeth yn ymwneud â gwybodaeth (yn benodol felly FOI 2000 a DPA 1998) ond hefyd unrhyw ddeddfwriaeth neu reoliadau eraill (gan gynnwys archwilio cyfleoedd cyfartal a moeseg ymchwil) sy’n effeithio’r sefydliad.
4. Canllawiau
Mae canllawiau ar y gweithdrefnau angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â’r Polisi hwn ar gael oddi wrth y Rheolydd Cofnodion. Mae’r canllawiau hyn yn cynnwys:
- Creu cofnodion
- Dosbarthiadau busnes
- Cyfnodau cadw ar gyfer cofnodion
- Dewisiadau storio ar gyfer cofnodion
- Dewisiadau dinistrio ar gyfer cofnodion
- Cofnodion archif : dewis a rheoli
- Codau ymarfer allanol a deddfwriaeth bresennol
Polisi Rheoli Cofnodion Fersiwn 1.1 30_3_2007
Gweithgor ar Hawlfraint & Rhwymedigaeth Cyfreithiol
----------------------------------------------