Rheoli Cofnodion

Beth yw Rheoli Cofnodion?

• “Maes rheolaeth sy’n gyfrifol am reoli creu, cynnal a chadw, defnyddio a chael gwared â chofnodion mewn modd effeithlon a systematig”[1]
• Nod Rheoli Cofnodion yw sicrhau fod pob gwybodaeth a gofnodir yn cael ei greu, ei gynnal, ei reoli a’i waredu mewn modd sy’n hwyluso’r defnydd mwyaf effeithlon ac effeithiol ohoni.

Beth y mae rheoli cofnodion yn ei olygu i’r brifysgol?

Mae’n rhaid i’r Brifysgol, ynghyd â sefydliadau eraill ledled y DU, weithio tuag at gydymffurfio â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth sy’n gofyn am y lleiafswm ym maes cadw cofnodion. Mae’r Brifysgol yn credu hefyd y bydd yn ennill nifer o fanteision trefniadol o weithredu rhaglen rheoli cofnodion. Dylai’r rhain gynnwys:

• Defnydd mwy effeithlon ac effeithiol o le corfforol ac i weinyddwyr
• Defnydd mwy effeithlon ac effeithiol o amser staff
• Gwell rheolaeth ar adnoddau gwybodaeth gwerthfawr
• Cydymffurfio â deddfwriaeth a safonau

Beth y mae’r Brifysgol yn ei wneud ynglÿn â rheoli cofnodion?

Mae’r Brifysgol wedi penodi rheolwr cofnodion.

• Ar hyn o bryd mae’r Rheolwr Cofnodion yn cynnal archwiliad gwybodaeth o BOB adran yn y brifysgol.
• Bydd polisi a strategaeth Rheoli Cofnodion yn cael ei lunio a’i weithredu i symud y brifysgol yn ei blaen
• Bydd canllawiau a threfnau penodol yn drefnau ar bynciau penodol fel cadw cofnodion.

Sut all Rheoli Cofnodion fy helpu i?

Mae Rheolwr Cofnodion y Brifysgol ar gael i roi cyngor i bob adran weinyddol ac academaidd yn y Brifysgol.Y nod yw sicrhau fod yr holl wybodaeth a gofnodir yn cael ei greu, ei gynnal a’i waredu mewn modd sy’n hwyluso ei ddefnydd mwyaf effeithlon ac effeithiol. Efallai y gall y Rheolwr Cofnodion eich helpu ag un neu’r cyfan o’r dulliau canlynol:

• Cyngor ynglÿn â phob agwedd ar gadw cofnodion.
• Dinistrio cofnodion ('marw') yn gyfrinachol pan ddônt i ddiwedd eu hoes waith .
• Nodi a throsglwyddo’n fuan ddeunydd archifol i’r archif i’w cadw’n barhaol.

BS ISO 15489 Information and documentation --Records management