Polisi Rhyddid Gwybodaeth
Cyflwyniad
Gwnaeth Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (“y Ddeddf”) sefydlu hawl cyffredinol i gael gweld gwybodaeth a gedwir gan y Brifysgol.
Mae gan unrhyw unigolyn neu sefydliad hawl:
- i weld cynllun Cyhoeddi’r Brifysgol, sy’n rhoi manylion am yr holl wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd gan y Brifysgol;
- i wneud cais am unrhyw wybodaeth a gedwir gan y Brifysgol, ni waeth pryd y cafodd ei chreu, gan bwy, neu ar ba ffurf y cedwir y wybodaeth bellach;
- i gael gwybod a oes gan y Brifysgol wybodaeth o’r fath ac os felly, i gael y wybodaeth honno, yn amodol ar eithriadau penodol
Mae’r ddogfen hon yn darparu’r fframwaith polisi i sicrhau bod cydymffurfio effeithiol â’r Ddeddf yn cael ei gyflawni, ei gynnal a’i archwilio. Mae’n ymdrin â’r agweddau canlynol:
- Ystod
- Diben
- Cyfrifoldebau
- Cysylltiad â dogfennau eraill
- Cyfarwyddiadau sydd ar gael
- Cynllun Cyhoeddi
- Ceisiadau am Wybodaeth
- Costau
- Eithriadau
- Panel Buddiannau’r Cyhoedd
- Apeliadau
Mae’r polisi hwn yn ymwneud â’r holl wybodaeth gofnodedig a gedwir gan y Brifysgol, h.y. gwybodaeth a gaiff ei chreu, ei derbyn a’i chynnal gan staff y Brifysgol yn eu gwaith o ddydd i ddydd.
Gellir cadw’r wybodaeth mewn cyfryngau amrywiol, ond fel rheol bydd ar bapur neu’n electronig.
Diben y polisi hwn yw rhoi fframwaith i sicrhau y glynir wrth ddarpariaethau Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, yn benodol:
- bod cyfran sylweddol o wybodaeth am y Brifysgol a’i gweithgareddau ar gael i’r cyhoedd fel mater o drefn drwy’r Cynllun Cyhoeddi;
- bod gwybodaeth arall nad ydyw yn y Cynllun Cyhoeddi ar gael yn ôl y gofyn;
- yr ymdrinnir â’r holl geisiadau am wybodaeth mewn modd effeithlon ac amserol; ac
- os yw gwybodaeth wedi ei heithrio, y rhoddir ystyriaeth briodol i weld a ddylid datgelu’r wybodaeth ai peidio, gan roi ystyriaeth briodol i fuddiannau’r cyhoedd, hawliau testun data, rhwymedigaethau cyfreithiol a materion sy’n ymwneud â diogelwch gwybodaeth a gallu dod o hyd i wybodaeth.
Mae’r Brifysgol yn cydnabod ei chyfrifoldeb corfforaethol yn ôl y Ddeddf i sicrhau fod yr wybodaeth a gedwir ganddi ar gael yn gyffredinol. Yr Uwch Swyddog sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am y polisi hwn yw’r Dirprwy Is-Ganghellor (Gwasanaethau Myfyrwyr a Staff).
Rheolwr Cofnodion y Brifysgol sy’n gyfrifol am gydlynu swyddogaeth Rhyddid Gwybodaeth y Brifysgol. Mae’r cyfrifoldeb hwn yn cynnwys rhoi cyngor, cynnal y Cynllun Cyhoeddi, datblygu deunydd cyfarwyddyd a hyrwyddo cydymffurfiad y Brifysgol â’r Ddeddf ac â’r polisi hwn mewn ffordd sy’n sicrhau bod y wybodaeth yn cael ei hadfer yn hawdd, yn briodol ac yn amserol. Lle bynnag y bo’n bosibl, dylai aelodau staff gael crynodeb rhagarweiniol o weithdrefnau’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
Mae Hyrwyddwyr Gwybodaeth o fewn yr adrannau a’r gwasanaethau yn cynorthwyo i gydlynu’r ymateb lleol i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth, yn gweithredu fel cyswllt cyffredinol i’r Rheolwr Cofnodion, gan hyrwyddo’r gwaith o drefnu a rhaeadru cynlluniau rheoli cofnodion a hyfforddiant ar gyfer creu ymwybyddiaeth.
Dylai’r holl staff gynefino â’r polisi hwn ac ag unrhyw gyfarwyddyd Deddf Rhyddid Gwybodaeth.
Dyma ganllawiau i aelodau o staff sy’n derbyn ceisiadau ysgrifenedig am wybodaeth (gan gynnwys negeseuon e-bost):
- peidiwch â gwrthod ceisiadau am wybodaeth
- rhowch gyngor a chymorth i unrhyw un sy’n gwneud cais am wybodaeth
- ymatebwch o fewn 20 diwrnod gwaith i geisiadau ysgrifenedig syml;
- cysylltwch â’r Rheolwr Cofnodion am gyngor os bydd angen a chyfeiriwch unrhyw geisiadau cymhleth atynt.
4. Cysylltiad â dogfennau eraill
Lluniwyd y polisi hwn o fewn cyd-destun y dogfennau prifysgol canlynol:
Polisi Gwarchod Data
Polisi Rheoli Cofnodion
Gweithdrefn Apelio Rhyddid Gwybodaeth
Pan fo’n bosibl, dylai aelodau newydd o staff gael crynodeb rhagarweiniol o’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r gweithdrefnau cydymffurfio perthnasol.
Rydym wrthi’n paratoi cyfarwyddiadau am y gweithdrefnau angenrheidiol i gydymffurfio â’r polisi hwn a byddant ar gael gan Reolwr Cofnodion y Brifysgol ac ar y gweddalennau Rhyddid Gwybodaeth ar y wefan Cydymffurfiaeth Gwybodaeth.
Mae Cynllun Cyhoeddi’r Brifysgol ar gael ar y we. Mae’r Cynllun Cyhoeddi yn nodi:
- y dosbarthiadau gwybodaeth y mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i sicrhau eu bod ar gael yn rheolaidd i’r cyhoedd fel mater o drefn
- ym mha fformat y bydd y wybodaeth ar gael (drwy’r we, neu mewn fformat electronig neu ar bapur), ac
- a fydd y wybodaeth ar gael yn rhad ac am ddim neu a fydd raid talu ffi
Mae gan y Brifysgol ddyletswydd i gynnal ac adolygu’r Cynllun Cyhoeddi. Yng ngoleuni hyn, bydd y Cynllun yn cael ei roi gerbron Grwp Ymgynghorol Cydymffurfiaeth y Pwyllgor Gwybodaeth Reoli unwaith y flwyddyn.
Gellir cael gwybodaeth nad yw ar gael eisoes drwy Gynllun Cyhoeddi’r Brifysgol trwy gyflwyno cais penodol am wybodaeth. Yn hyn o beth mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth wedi sefydlu nifer o hawliau perthnasol:
- yr hawl i gael gwybod a yw’r wybodaeth yn bodoli;
- yr hawl i gael yr wybodaeth (yn amodol ar eithriadau); ac hefyd
- yr hawl i wneud apêl fewnol ac allanol yn erbyn unrhyw benderfyniad a wneir i wrthod cais Rhyddid Gwybodaeth
Mae’n rhaid i bob cais gael ei wneud ar ffurf barhaol (er enghraifft yn ysgrifenedig, trwy ffacs neu trwy e-bost) ac efallai y codir tâl am ymdrin ag unrhyw gais. Ni fydd gan y rhai sy’n gwneud cais hawl i gael gwybodaeth sydd wedi’i heithrio yn ôl y Ddeddf. Ond, dim ond y darnau penodol hynny o wybodaeth y mae’r eithriad yn gymwys iddynt a gaiff eu dal yn ôl.
Mae’n rhaid i’r Brifysgol ymateb i bob cais o fewn 20 diwrnod gwaith, ond efallai y gofynnir am ragor o fanylion er mwyn dod o hyd i’r wybodaeth. Os bydd rhaid talu ffi, caiff y cyfnod o 20 diwrnod gwaith ei estyn i hyd at 3 mis nes y telir y ffi.
Oni nodir yn wahanol bydd gwybodaeth sydd ar gael trwy Gynllun Cyhoeddi’r Brifysgol yn cael ei darparu yn rhad ac am ddim.
Mae’r Brifysgol, fodd bynnag, yn cadw’r hawl i godi ffi briodol ar gyfer ymdrin â cheisiadau penodol am wybodaeth nad yw wedi’i rhestru yn y cynllun cyhoeddi. Caiff y gost ei chyfrifo yn ôl y Rheoliadau Ffioedd a gyhoeddwyd gan yr Arglwydd Ganghellor. Os na fydd y taliad wedi dod i law o fewn tri mis ystyrir bod y cais yn annilys.
Mae 23 eithriad yn ôl y Ddeddf, rhai ohonynt lle mae prawf buddiannau’r cyhoedd yn berthnasol, ac eraill sy’n eithriadau diamod.
Efallai y bydd y Brifysgol yn penderfynu y gall rhyw wybodaeth sydd ganddi gael ei hystyried yn wybodaeth eithriedig yn ôl y Ddeddf. Os gwneir cais am wybodaeth sy’n cynnwys gwybodaeth sy’n gymwys ei heithrio, bydd y Brifysgol yn ystyried y prawf buddiannau’r cyhoedd ac, o dan rai amgylchiadau, efallai y bydd y Brifysgol yn atal y wybodaeth y gwnaethpwyd cais amdani.
Mewn achosion pan fydd eithriad yn cael ei honni, bydd y Brifysgol yn darparu datganiad clir o’r rhesymau dros roi’r eithriad ac yn rhoi manylion am ei gweithdrefn apelio.
10. Panel Buddiannau’r Cyhoedd
Mae Adran 2 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn gosod yr amgylchiadau a allai olygu bod awdurdod cyhoeddus yn gwrthod cais Rhyddid Gwybodaeth. Mewn achosion o’r fath lle ceir eithriad cymwys mae’n rhaid i’r Brifysgol ystyried a oes mwy o fudd cyhoeddus i ddarparu’r wybodaeth i’r ymgeisydd neu i gynnal yr eithriad hwnnw. Ymdrinnir â phob cais Rhyddid Gwybodaeth sydd angen y prawf hwn gan banel y Brifysgol ar brawf buddiannau’r cyhoedd, yn unol â chyfarwyddyd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Fel rheol dylai panel adolygu o’r fath gynnwys tri aelod uwch o staff, fel rheol bydd un o’r rhain yn Ddirprwy Is-Ganghellor, yn ogystal â chyfreithiwr y Brifysgol. Gwahoddir arbenigwyr pwnc neu wasanaeth i ymuno â’r panel yn ôl pob cais penodol.
Y mae gweithdrefn apeliadau yn gysylltiedig â’r Cynllun Cyhoeddi, ceisiadau penodol i gael gwybodaeth ac ymdrin ag ymholiadau, wedi cael ei chyhoeddi ar wahân a chaiff ei chynnal yn unol â darpariaethau’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r polisi hwn.