Hawl Mynediad Gwrthrych y Data
Beth yw fy hawliau?
Ar hyn o bryd, mae deddfwriaeth diogelu data yn rhoi hawl ichi weld y data personol amdanoch sy'n cael ei gadw gan sefydliadau, er enghraifft y Brifysgol. Gelwir ceisiadau i weld eich data personol yn 'geisiadau gwrthrych am wybodaeth' ac mae'r dudalen hon yn egluro sut y caiff ceisiadau o'r fath eu trin.
Os cyflwynwch gais gwrthrych am wybodaeth i'r Brifysgol, mae gennych hawl i gael gwybod a ydym yn cadw data personol amdanoch. Os ydym, yn ogystal â chael gweld y data, mae hawl gennych hefyd:
- I gael gwybod pam y cafodd ei brosesu.
- I gael gwybod am y categorïau gwybodaeth sydd dan sylw.
- I gael gwybod am unrhyw rai - neu gategorïau’r rhai - sydd wedi derbyn neu a fydd yn derbyn data personol amdanoch gan y sefydliad.
- I gael gwybod, lle bo hynny'n bosibl, am ba hyd y caiff ei gadw.
- I anfon cwyn at Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (er, efallai y byddech yn dymuno codi'r mater gyda'r Brifysgol yn y lle cyntaf).
- I gael manylion, lle bo hynny'n bosibl, o'r ffynhonnell.
- I gael gwybod am unrhyw drefn awtomataidd o wneud penderfyniadau.
Mae'r hawliau hyn yn gymwys i ddata personol ar bob fformat.
A oes eithriadau?
Mae deddfwriaeth diogelu data'n cynnwys nifer o eithriadau sy'n disgrifio amgylchiadau lle gellir gwrthod cais i weld data personol. Dyma'r amgylchiadau y byddai'r Brifysgol yn fwyaf tebygol o wrthod rhyddhau gwybodaeth mewn ymateb i gais gwrthrych am wybodaeth:
- Mae'r cais yn gysylltiedig â data personol wedi'i gynnwys mewn geirda cyfrinachol a ddarperir gan y Brifysgol;
- Mae'r cais yn ymwneud â gweld sgript arholiad, heblaw am sylwadau'r arholwr;
- Byddai rhyddhau'r wybodaeth yn peryglu atal neu ddatrys trosedd, neu ddal neu erlyn troseddwyr;
- Mae'r cais yn gysylltiedig â data personol sy'n rhan o drafodaethau'n ymwneud â'r Brifysgol, ac y byddai ei ryddhau yn peryglu'r trafodaethau hynny;
- Mae'r data personol yn dod o dan fraint broffesiynol gyfreithiol;
- Mae'r data personol yn ymwneud â darogan neu gynllunio rheolaethol, ac y byddai ei ddatgelu ichi yn peryglu busnes neu weithgareddau'r Brifysgol; neu
- Mae'r cais yn ymwneud â gweld data personol a allai fod wedi'i gadw i ddibenion ymchwil hanesyddol neu ystadegol, bod amodau deddfwriaeth diogelu data ar gyfer prosesu i ddibenion ymchwil wedi'u cyflawni, ac nad yw canlyniadau'r ymchwil wedi'u cyhoeddi mewn dull sy'n peri y gellid adnabod unigolion.
Wrth ymateb i geisiadau gwrthrych am wybodaeth, rhaid i ni sicrhau ein bod yn diogelu hawliau unigolion eraill. Gall gwybodaeth nad yw'n gysylltiedig â chi gael ei golygu ('ei chuddio'), yn enwedig os yw'n ymwneud ag unigolion eraill. Yn yr un modd, pe byddai rhyddhau data personol amdanoch chi hefyd yn datgelu gwybodaeth am unigolion eraill, gellid gwrthod eich cais.
Pe byddem o'r farn eich bod wedi gwneud cais sy'n amlwg yn ddi-sail neu'n ormodol ei natur (er enghraifft am fod y cais yn ailadroddus), mae'n bosibl i'r Brifysgol:
- Godi tâl rhesymol, gan ystyried costau gweinyddol darparu'r wybodaeth; neu
- Gwrthod â gweithredu ar y cais.
Yn y naill achos neu'r llall, byddwn yn rhoi gwybod ichi yn ysgrifenedig yn ddi-oed.
Sut y galla i gyflwyno cais?
Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth dros y ffôn neu'n bersonol, neu'n ysgrifenedig, er enghraifft trwy lythyr neu neges e-bost.
I'n cynorthwyo ni i brosesu eich cais, dylech fod mor benodol â phosibl am y data personol yr hoffech ei weld. Er enghraifft, os mai dim ond data personol yn ymwneud â'ch cynnydd academaidd, neu â'ch cysylltiadau â'r gwasanaethau cymorth yr hoffech ei weld, dylech ddweud hynny. Os byddwch yn anfon cais cyffredinol, tebyg i hyn - "a wnewch chi anfon ataf yr holl ddata personol amdanaf sy'n cael ei gadw gennych" - mae'n debygol y bydd angen i ni gysylltu â chi i ofyn am ragor o wybodaeth neu eglurhad.
Bydd arnom angen prawf adnabod i wneud yn sicr ein bod yn rhyddhau'r wybodaeth i'r unigolyn cywir. Anfonwch lungopi neu sgan (nid y gwreiddiol) o un o'r canlynol:
- Eich Cerdyn Aber cyfredol.
- Y tudalennau yn eich pasbort sy'n dangos pwy ydych chi.
- Eich trwydded yrru.
Gallwch e-bostio eich cais a'r dogfennau adnabod i infocompliance@aber.ac.uk (efallai y byddai'n syniad da i chi ddefnyddio dogfen wedi'i gwarchod gan gyfrinair ar gyfer eich cais a'r prawf adnabod) neu gallwch eu postio i'r cyfeiriad canlynol: