Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng
Mae monitro, recordio, cadw a phrosesu lluniau o unigolion y gellir eu hadnabod yn ffurfio data personol yn ôl diffiniad y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a Deddf Diogelu Data (2018). Bwriad y Cod Ymarfer hwn, felly, yw sicrhau bod Prifysgol Aberystwyth (PA), wrth ddefnyddio Teledu Cylch Cyfyng, yn cydymffurfio’n llwyr â gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ac â deddfwriaeth gysylltiedig ag â’r Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng a gyhoeddir gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Dylid ei ddarllen ar y cyd â Pholisi Diogelu Data PA sy’n amlinellu’r Egwyddorion Diogelu Data y seilir y canllawiau hyn arnynt.
1. Cyfrifoldeb
Y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu) sy’n gyfrifol am weithredu Polisi Diogelu Data PA ynglŷn â Theledu Cylch Cyfyng
Bydd cyfrifoldeb am reoli rhwydwaith Teledu Cylch Cyfyng PA ac am fonitro gweithredu’r Cod Ymarfer hwn yn cael ei ddirprwyo gan y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu) i Gyfarwyddwr Gwasanaethau’r Campws neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi fydd yn gweithredu fel Rheolwr y Cynllun Teledu Cylch Cyfyng
Gellir dirprwyo cyfrifoldeb dros reoli a defnyddio systemau Teledu Cylch Cyfyng awdurdodedig o ddydd i ddydd i Reolwyr Teledu Cylch Cyfyng lleol penodol ar y cyd â Phennaeth Gwasanaethau Preswyl.
2. Cymeradwyo a Chofrestru
Rhaid anfon ceisiadau newydd ar gyfer gosod Teledu Cylch Cyfyng ar dir PA, yn ysgrifenedig, at y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu), yn dilyn trafodaeth â Rheolwr y Cynllun. Ystyrir pob cais yn unigol yn ôl ei deilyngdod. Bydd y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu) yn darparu cymeradwyaeth ysgrifenedig. Rhaid i bob elfen o’r drefn gydymffurfio’n llwyr â darpariaethau’r Cod Ymarfer hwn. Cedwir cofrestr ganolog sy’n rhestru lleoliad camerâu a chyfarpar cysylltiedig.
3. Pwrpas
Gweithredir systemau Teledu Cylch Cyfyng ym Mhrifysgol Aberystwyth ar gyfer y dibenion penodol isod:
I rwystro ymddygiad troseddol a gwrthgymdeithasol
I atal a chanfod troseddau, yn cynnwys lladrata a difrod troseddol
I wella diogelwch a lles staff, myfyrwyr ac aelodau’r cyhoedd
I helpu rheolaeth gyffredinol adeiladau a chyfleusterau’r campws
Wrth weithredu’r dibenion hyn, lle ceir lluniau o unigolion yn gweithredu’n anghyfreithlon neu’n tramgwyddo Rheolau a Rheoliadau’r Brifysgol, gellir eu defnyddio fel tystiolaeth.
Ni ddylid defnyddio systemau Teledu Cylch Cyfyng at ddibenion eraill ac eithrio’r rhai a nodir yn benodol uchod.
4. Lleoliad a Safleoedd
Rhaid dilyn y canllawiau isod wrth osod systemau Teledu Cylch Cyfyng:
- Ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol (gweler 5 isod), ni ddylid cuddio camerâu a rhaid iddynt gael eu gosod mewn ffordd sy’n sicrhau mai’r ardaloedd y bwriedir eu monitro yn unig fydd yn cael eu gweld
- Rhaid arddangos arwyddion er mwyn i bawb fod yn ymwybodol eu bod yn mynd i mewn i ardal sy’n cael ei rheoli gan systemau gwyliadwriaeth. Rhaid i’r arwyddion nodi’r rhesymau dros osod y camerâu a manylion cysylltu Rheolwr y Cynllun Teledu Cylch Cyfyng.
5. Monitro cudd
Y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu) neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi yn unig all roi caniatâd ysgrifenedig i ddefnydd cudd o Deledu Cylch Cyfyng. Er mwyn i’r amgylchiadau hyn ddigwydd, rhaid cael achos rhesymol dros amau fod gweithgarwch heb ei awdurdodi neu weithgarwch anghyfreithlon yn digwydd, neu ar fin digwydd, neu fod achos o dramgwyddo Rheolau a Rheoliadau’r Brifysgol yn digwydd, neu ar fin digwydd. Bydd monitro cudd yn digwydd am gyfnod cyfyngedig a rhesymol yn unol â’r amcanion a nodir. Bydd pob penderfyniad yn ymwneud â defnydd Teledu Cylch Cyfyng gudd yn cael ei gofnodi’n llawn.
6. Prosesu data
- Mae’n bwysig fod cyfyngu ar fynediad at, a datgelu lluniau, a bod y drefn yn cael ei rheoli’n ofalus, er mwyn diogelu hawliau unigolion yn ogystal â sicrhau bod tystiolaeth yn aros yn gyfan os bydd angen y lluniau ar gyfer tystiolaeth. Rhaid i Reolwyr Teledu Cylch Cyfyng lleol: gyfyngu mynediad i staff sydd angen mynediad at luniau wedi’u recordio am y rheswm/rhesymau y gosodwyd y system;
- gwneud trefniadau ymarferol ar gyfer sicrhau bod lluniau sydd wedi’u recordio ond yn cael eu gweld gan staff, sydd wedi’u hawdurdodi ganddynt, drwy gyfrifiadur penodol mewn lleoliad diogel a chyfrinachol; sicrhau bod cofnod y Teledu Cylch Cyfyng yn cofnodi prosesu data.
7. Dogfennaeth
Rhaid i bob system Teledu Cylch Cyfyng gael dogfennaeth gysylltiedig sy’n rhestru’r rhesymau dros osod a lleoli’r system yn y lleoliad penodol hwnnw. Rhaid i’r ddogfennaeth hefyd gynnwys manylion ynglŷn â dulliau mynediad at luniau, a rhychwant y mynediad, a rhaid hefyd gofnodi ceisiadau i weld, yr archwiliadau eu hunain, unrhyw ganlyniadau, trwsio’r camerâu neu ail-leoli’r camerâu. Rhaid i’r rhai sy’n cael eu hawdurdodi i weld y lluniau ddarparu llofnod sy’n cytuno i gydymffurfio â’r Cod Ymarfer hwn.
Rhaid cynnal Asesiad o’r Effaith ar Breifatrwydd os bydd y system Teledu Cylch Cyfyng, neu’r rhesymau dros ei defnyddio, yn cael eu haddasu’n sylweddol.
8. Mynediad
Mae Polisi Diogelu Data PA yn trafod y trefniadau ar gyfer gweld lluniau Teledu Cylch Cyfyng. Mae gan Wrthrychau Data hawl i weld eu data personol a dylent lenwi ffurflen Gais Gwrthrych am Wybodaeth yn unol â’r hyn a amlinellir yn y polisi. Rhaid i Reolwyr Teledu Cylch Cyfyng lleol sicrhau:
- bod pob aelod o staff yn ymwybodol o hawliau gwrthrychau data i weld lluniau ohonynt eu hunain a’r amodau ar gyfer caniatáu mynediad i’w gweld a thrydydd parti
- bod pob cais gwrthrych am wybodaeth yn cael ei drafod gan Swyddog Diogelu Data PA mewn ymgynghoriad â Rheolwr y Cynllun, y Rheolwr Lleol a/neu aelodau hŷn eraill o’r staff, fel sy’n briodol
- nad yw lluniau yn cael eu datgelu i drydydd parti heb ganiatâd y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu) neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi
- bod pob cais gan yr heddlu am fynediad neu ddatgelu yn cael ei drafod yn unol â’r gweithdrefnau a nodir ar dudalennau gwe Gwybodaeth Diogelu Data neu yn y Llawlyfr Gweithdrefnau Teledu Cylch Cyfyng http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/dp/police/
9. Monitro ac adolygu
Bydd y Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng hwn yn cael ei adolygu’n barhaus. Dylid cyfeirio cwestiynau ynglŷn â’i ddehongli neu ei weithredu at y Swyddog Diogelu Data.