Polisi Cwynion ac Apeliadau ar gyfer Ymholwyr ac Ymgeiswyr

Mae'r Polisi hwn ar gyfer Ymholwyr ac Ymgeiswyr ac mae'n berthnasol i unrhyw un sydd naill ai'n cysylltu â'r Adran Derbyn Myfyrwyr gydag ymholiad, neu sy'n gwneud cais i astudio cwrs a ddysgir ym Mhrifysgol Aberystwyth. Nid yw'r polisi hwn yn berthnasol i golegau sy'n cynnig cyrsiau a ddilysir gan Brifysgol Aberystwyth gan fod y Colegau yn rheoli eu prosesau eu hunain ar gyfer ymholiadau a derbyniadau, gan gynnwys unrhyw gwynion neu apeliadau a allai godi o'r rheini.

1. Mae Prifysgol Aberystwyth wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth rhagorol i gwsmeriaid ac mae'r Adran Derbyn Myfyrwyr yn monitro adborth yn barhaus ac yn mynd i'r afael â phryderon a ddaw i'w sylw gan staff, myfyrwyr, ymgeiswyr neu ymholwyr. Mae gan y Brifysgol ddyletswydd gofal i'w hymgeiswyr a'i hymholwyr, ac mae hyn yn cynnwys darparu gweithdrefnau derbyn myfyrwyr teg ac agored, fel y nodir ym Mholisi Derbyn Myfyrwyr y Brifysgol, ar gyfer pob ymgeisydd, y rhai sy'n gwneud cais drwy UCAS a'r rhai sy'n gwneud cais yn uniongyrchol drwy system ymgeisio ar-lein y Brifysgol.

2. Rydym yn cydnabod, fodd bynnag, y bydd adegau o bosibl pan fydd ymholwr neu ymgeisydd yn teimlo'n anfodlon â'r gwasanaeth a ddarperir gan Dîm Derbyn Myfyrwyr y Brifysgol, unrhyw weithdrefnau sy'n rhan o'r broses ymholi a derbyn myfyrwyr, a/neu ganlyniadau unrhyw un o'r prosesau hyn.

3. Fel arfer, rhaid i’r ymholwr neu’r ymgeisydd gyflwyno eu cwynion neu eu hapeliadau yn bersonol i'r Brifysgol. Bydd cwyn neu apêl gan drydydd parti, naill ai drwy'r Cyfnod Datrys Cynnar neu drwy'r cam ffurfiol, yn cael ei hystyried mewn amgylchiadau eithriadol yn unig, lle mae ymgeisydd wedi darparu rhesymau dilys dros y cais hwn, ynghyd ag awdurdodiad ysgrifenedig eu bod yn hapus i'r trydydd parti weithredu ar eu rhan.

4. Ni fydd cwynion sy'n cael eu cyflwyno'n ddienw yn cael eu hystyried.

5. Gellir cyflwyno cwynion ac apeliadau yn Gymraeg ac ni fyddant yn cael eu trin yn llai ffafriol na chwynion ac apeliadau a wneir yn Saesneg. Anogir ymholwyr neu ymgeiswyr sydd angen addasiadau rhesymol i gyflwyno cwyn neu apêl i gysylltu â ni'n uniongyrchol drwy e-bostio admissions@aber.ac.uk

Diffiniadau

6. Diffinnir cwyn fel pryder penodol sy'n ymwneud â chamgymeriad gweithdrefnol, afreoleidd-dra neu gamweinyddu honedig yn y gweithdrefnau ymholi neu dderbyn myfyrwyr fel y'u diffinnir yn y Polisi Derbyn Myfyrwyr. Apêl yw cais am adolygiad o benderfyniad ynghylch derbyn myfyrwyr a/neu ganlyniad cais neu gyfweliad, neu eiriad telerau ac amodau cynnig.

7. Ni fydd y Brifysgol yn ystyried trafodaethau nac anghydfodau ar faterion sy’n cwestiynu crebwyll academaidd.

⁠Gweithdrefn

8. Mae'r Brifysgol yn gweithredu proses dau gam ar gyfer cwynion ac apeliadau.

Cyfnod Datrys Cynnar

9. Os yw ymholwr neu ymgeisydd yn anhapus ag unrhyw agwedd ar y broses ymholiadau neu dderbyn myfyrwyr, mae angen codi'r mater yn anffurfiol yn y lle cyntaf, gelwir hyn yn Gyfnod Datrys Cynnar. Bydd angen iddynt gysylltu naill ai â'r aelod o staff y maent wedi bod yn siarad â hwy yn ysgrifenedig, neu ebostio’r manylion i admissions@aber.ac.uk o fewn 14 diwrnod i’r dyddiad y codwyd y pryder. Bydd staff yn gwneud pob ymdrech rhesymol i egluro’r gweithdrefnau, lleddfu pryderon neu fel arall ymateb i'r mater a godwyd. Rhaid cynnal y trafodaethau hyn drwy e-bost fel bod cofnod ysgrifenedig ar gael, os oes angen, fel tystiolaeth pe bai'r gŵyn neu'r apêl yn mynd ymlaen i'r cam ffurfiol. Bydd ceisiadau anffurfiol yn cael eu hateb o fewn 14 diwrnod gwaith.

10. Bydd staff derbyn myfyrwyr yn gwneud pob ymdrech i egluro’r meini prawf mynediad, sut mae meini prawf dethol yn gweithio a pham y gwnaed penderfyniad penodol, ond ni fydd y Brifysgol yn adolygu penderfyniad ynghylch derbyn myfyriwr oherwydd bod ymgeisydd yn anghytuno â'r meini prawf a osodwyd neu'n dymuno eu herio.

11. Mewn amgylchiadau eithriadol, gall y Pennaeth Gweithrediadau Derbyn Myfyrwyr gymeradwyo i gŵyn fynd yn syth i'r cam ffurfiol, er enghraifft, os cafwyd honiad difrifol o wahaniaethu. Gellir gwneud y cais hwn drwy e-bostio admissions@aber.ac.uk.

Y Cam Ffurfiol

12. Er bod y rhan fwyaf o achosion yn cael eu datrys drwy ddarparu adborth anffurfiol, os yw ymholwr neu ymgeisydd yn parhau i fod yn anfodlon â'r adborth anffurfiol a gawsant, yna gellir cyflwyno cwyn neu apêl ffurfiol drwy'r Ffurflen Microsoft hon.

13. Pan fydd cwyn neu apêl ffurfiol yn ymwneud â’r staff Derbyn Myfyrwyr, neu weithdrefnau ymholi neu dderbyn myfyrwyr y tu allan i'r Tîm Ymholiadau a Derbyn Myfyrwyr, cyfrifoldeb y Pennaeth Gweithrediadau Derbyn Myfyrwyr, neu enwebai, fydd arwain yr ymchwiliad.

14. Os cyflenwir tystiolaeth newydd ar ôl i’r cais gwreiddiol ddod i law, megis cymwysterau ychwanegol nad oeddent wedi'u rhestru ar y cais neu os bu amgylchiadau lliniarol personol, yna mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i benderfynu a ellir ystyried y dystiolaeth newydd. Rhaid i ymgeisydd roi rheswm pam na chyflwynwyd y dogfennau neu'r amgylchiadau lliniarol gyda'r cais er mwyn i hyn gael ei ystyried.

15. Dylid cyflwyno cwyn neu apêl yn ysgrifenedig o fewn 28 diwrnod i unrhyw ddigwyddiad neu weithred honedig benodol, sy'n cynnwys y 14 diwrnod ar gyfer Datrys Cynnar, trwy lenwi'r ffurflen sydd ynghlwm a rhoi cymaint â phosibl o fanylion a gwybodaeth.

16. Dim ond os ydynt yn seiliedig ar y canlynol y gellir cyflwyno apeliadau ac mae angen dangos un o'r canlynol:

bu gwall gweinyddol
ni ddilynwyd y broses gywir
roedd gwallau neu hepgoriadau wedi'u cofnodi yn y cyngor a roddwyd i'r ymholwr neu'r ymgeisydd gan y staff derbyn myfyrwyr

17. Byddwn yn cydnabod bod cwyn neu apêl ffurfiol wedi dod i law o fewn 5 diwrnod gwaith.

18. Cynhelir ymchwiliad, dan arweiniad y Pennaeth Gweithrediadau Derbyn neu enwebai, gyda mewnbwn gan y staff Derbyn Myfyrwyr perthnasol neu rannau eraill o'r Brifysgol fel y bo'n briodol.

19. Os cyfeirir y gŵyn neu'r apêl at aelod o'r Tîm Derbyn Myfyrwyr, arweinir yr ymchwiliad gan Uwch Reolwr arall yn yr adran Marchnata a Denu Myfyrwyr. Os oes angen rhagor o wybodaeth neu os rhagwelir y bydd oedi cyn ymateb, byddwn yn anfon e-bost atoch i roi gwybod am hyn.

20. Ni fydd cyfarfodydd wyneb yn wyneb fel arfer yn rhan o unrhyw ymchwiliad.

21. Byddwn yn ymateb i gŵyn neu apêl yn ysgrifenedig o fewn 6 wythnos i’r dyddiad y daeth yr holl wybodaeth i law. Bydd yr ymateb yn cynnwys manylion yr ymchwiliad a wnaed, bydd yn amlinellu'r ymateb i'r ymchwiliad gan rannau o'r Brifysgol dan sylw, a bydd yn manylu ar ganfyddiadau'r ymchwiliad.

22. Os cadarnheir cwyn neu apêl, bydd y Brifysgol yn cymryd unrhyw gamau rhesymol sy'n briodol ac yn hysbysu'r ymholwr/ymgeisydd am y canlyniad yn ysgrifenedig drwy e-bost. Gallai camau rhesymol o ganlyniad i gadarnhau apêl gynnwys, er enghraifft, ailystyried cais neu amodau'r cynnig. Mewn amgylchiadau o'r fath, efallai na fydd y Brifysgol yn gallu gwarantu derbyn y myfyriwr i’r sesiwn academaidd yr ymgeisiwyd amdani yn y lle cyntaf; mae’n bosibl y cynigir mynediad ar adeg arall. Gallai camau rhesymol i unioni cwyn a gadarnhawyd gynnwys, er enghraifft, ymddiheuriad neu ymrwymiad i ddiwygio gweithdrefn bresennol.

23. Os na chadarnheir yr apêl neu'r gŵyn, byddwn yn cyfleu'r rhesymau dros y penderfyniad hwn yn ysgrifenedig drwy e-bost. Bydd penderfyniad y sawl sy'n arwain yr ymchwiliad yn derfynol, ac nid oes hawl pellach i apelio.

24. Ymdrinnir â phob cwyn ac apêl yn gyfrinachol a rhoddir sylw dyledus i breifatrwydd. Gellir datgelu gwybodaeth i aelodau o'r Brifysgol sydd angen ei gweld i ymchwilio i'r apêl neu'r gŵyn. Bydd y cofnod o'r gŵyn/apêl ac unrhyw ddogfennau ategol yn cael ei ddinistrio un flwyddyn galendr ar ôl i berthynas yr ymgeisydd â'r Brifysgol ddod i ben.