Gwybodaeth am ddiogelu data

Eisteddodd y myfyriwr mewn caffi yn darllen / astudio

Mae'r adran Ystadau, Cyfleusterau & Preswylfeydd yn casglu, yn cofnodi, yn defnyddio ac, mewn rhai achosion, yn rhannu’r wybodaeth bersonol sydd gennym am ddefnyddwyr ein hamrywiol wasanaethau at y dibenion y bwriedid hi ar ei chyfer wrth ei chasglu. Mae'r Datganiad Preifatrwydd hwn yn disgrifio dulliau'r Swyddfa Llety o gasglu data amdanoch a'i ddefnyddio, o'r cais cychwynnol tan eich bod yn fyfyriwr yn byw mewn llety sy'n eiddo i Brifysgol Aberystwyth neu'n cael ei weinyddu gan y Brifysgol. Mae'r adran Ystadau, Cyfleusterau & Preswylfeydd wedi ymrwymo i warchod a diogelu preifatrwydd ein defnyddwyr trwy gydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.

Rydym yn parchu eich hawl i breifatrwydd a’ch hawl i reoli eich data personol ar-lein yn unol â’n cyfrifoldebau o dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (UK GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA 2018). Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn darparu gwybodaeth am y data rydym ni’n ei brosesu a sut y defnyddir y data gan y Swyddfa Lety, a thîm Rheoli Llety a Bywyd Preswylwyr.

Pan fyddwn yn casglu data oddi wrthych chi, fe rown ni fanylion mwy penodol am y modd y byddwn yn prosesu’r data personol hyn.

I gael gwybod sut y gall y Brifysgol yn ehangach brosesu eich data personol, gweler Hysbysiad Preifatrwydd Myfyrwyr y Brifysgol

 Y math o wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu

Ar hyn o bryd rydym yn prosesu’r wybodaeth ganlynol: 

  • eich enw llawn
  • eich rhif myfyriwr UCAS a’ch rhif Prifysgol Aberystwyth
  • y llun a ddefnyddioch ar gyfer eich cerdyn Aber
  • cyfeiriadau cartref/parhaol ac yn ystod y tymor, rhifau ffôn llinell tir/ffôn symudol a phersonol a chyfeiriadau e-bost Prifysgol Aberystwyth
  • eich dyddiad geni
  • eich cenedligrwydd
  • unrhyw anabledd neu wybodaeth feddygol arall a gyflwynwyd gennych i’r Brifysgol
  • eich dewis iaith (Cymraeg/Saesneg)

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol a pham rydym yn ei defnyddio 

Rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol gan UCAS neu oddi wrthych chi.  Weithiau, gallwn gael gwybodaeth amdanoch chi oddi wrth fyfyriwr arall neu aelod o staff. 

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth: 

  1. I brosesu eich cais am lety:  
  • Sicrhau lle i chi mewn llety gan ystyried unrhyw geisiadau i fyw gyda ffrindiau (lle bo’n berthnasol) a/neu unrhyw ofynion arbennig yn ymwneud ag unrhyw gyflyrau meddygol neu anableddau
  1. I hwyluso eich Cytundeb Trwydded Llety:
  • Darparu contract ffurfiol gyda’r Brifysgol ar eich cyfer, yn cynnwys unrhyw wybodaeth am y trefniadau talu ffioedd
  • Sicrhau lle diogel ar eich cyfer i storio beic, os oes angen
  • Rhoi gwybod am unrhyw faterion cynnal a chadw
  • Ymdrin ag unrhyw geisiadau i ddod â’ch cytundeb trwydded i ben yn gynnar
  • Cynorthwyo’r Adran Gyllid i adfer unrhyw ffioedd llety sydd heb eu talu
  1. I reoli’r amser y byddwch yn byw gyda ni:
  • Ymateb i unrhyw ymholiadau posibl
  • Ymdrin ag unrhyw geisiadau i symud i lety arall
  • Darparu gwybodaeth i chi ar weithgareddau/digwyddiadau Bywyd Preswylwyr sydd ar y gweill, gwaith cynnal a chadw arfaethedig, archwiliadau, ymarferion tân
  • Ymchwilio i ddigwyddiadau a sefyllfaoedd peryglus
  • Ymdrin â chwynion, ymchwiliadau a materion disgyblu
  • Diogelu preswylwyr a chydymffurfio â’n dyletswydd i ofalu am fyfyrwyr trwy adrodd am unrhyw bryderon

Seiliau cyfreithiol 

O dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (UK GDPR), rydym yn prosesu eich cais am lety er mwyn cymryd camau cyn mynd i gontract â chi (Erthygl 6(1)(b)). Gallwn ddarparu llety i fyfyrwyr sydd â gofynion penodol. Er mwyn gwneud hyn, efallai y bydd angen i ni brosesu data categori arbennig penodol sy'n ymwneud yn arbennig ag iechyd corfforol neu feddyliol, neu gredoau crefyddol.  Rydym wedi nodi 'caniatâd penodol' fel yr amod Erthygl 9 priodol (UK GDPR Erthygl 9(2)(a)). Os na fyddwch yn cydsynio i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y modd hwn, yna byddwn yn parhau i brosesu eich cais am lety ond ni allwn ystyried unrhyw ofynion arbennig

Yn ystod eich arhosiad gyda ni, efallai y byddwch yn dewis manteisio ar wasanaethau ychwanegol yr ydym yn eu cynnig, a'r sail gyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni i brosesu'r wybodaeth hon yw eich caniatâd, er enghraifft, ceisiadau i fyw gyda chyfeillion neu geisiadau i symud i lety gwahanol.   

Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd trwy e-bostio llety@aber.ac.uk. Gall hyn olygu wedyn na allwn ddarparu'r gwasanaeth ychwanegol y gofynnwyd amdano. 

Pwy fydd yn cael gweld eich gwybodaeth bersonol? 

Yn bennaf, timau llety a phreswylfeydd y Brifysgol. Gallwn rannu gwybodaeth berthnasol ag adrannau eraill y Brifysgol, er enghraifft, â’r Gwasanaethau Myfyrwyr os oes angen argymell addasiadau, ac â’r Swyddfa Gyllid ar gyfer gwybodaeth yn ymwneud â thaliadau. 

Efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol â thrydydd parti am resymau penodol hefyd: 

  • I sicrhau eich lles, gall fod angen cysylltu â'r gwasanaethau brys neu eich cyswllt brys a rhoi eich gwybodaeth bersonol
  • I gynorthwyo'r Heddlu neu gyrff rheoleiddio eraill megis Budd-daliadau neu Arolygwyr Treth, Fisa a Mewnfudo y DU a'r Swyddfa Dramor a’r Gymanwlad yn unol ag ymchwilio i neu ddatgelu trosedd bosibl neu fater diogelwch
  • I ddarparu gwasanaethau TG neu gynhyrchion a gynhelir y tu hwnt i’r Bydd gwybodaeth o'r fath ond yn cael ei defnyddio i ddarparu'r gwasanaethau contract, megis systemau rheoli mynediad i ddrysau (SALTO), ac yn unol â thelerau cytundebau â'r Brifysgol 

Sut rydym yn storio eich gwybodaeth bersonol ac am ba hyd 

Mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei storio'n ddiogel ar systemau'r Brifysgol, sy'n cael eu cynnal o fewn y DU neu'r UE. Dim ond aelodau staff sydd angen gweld rhannau perthnasol, neu at eich holl wybodaeth, fydd yn cael hawl.

Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n electronig am 6 blynedd ar ôl i'ch cytundeb trwydded llety ddod i ben ac yna’n cael ei dileu.

Bydd ceisiadau aflwyddiannus am lety neu geisiadau sydd wedi eu tynnu'n ôl yn cael eu dileu 12 mis ar ôl y dyddiad cwblhau.

Bydd gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â cheisiadau am wasanaethau ychwanegol, megis ceisiadau trosglwyddo, ceisiadau storio beiciau ac ymholiadau e-bost cyffredinol, yn cael ei chadw am ddim mwy na 12 mis ar ôl i'ch cytundeb trwydded llety ddod i ben.

Eich hawliau chi 

Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, cywiro neu ddileu’r wybodaeth, cyfyngu ar brosesu’ch gwybodaeth bersonol a’r gallu i’w symud. Os rhoesoch eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol, yna mae gennych hawl hefyd i dynnu'r caniatâd hwnnw yn ôl (fel y nodir uchod). Ewch i dudalennau gwe Gwarchod Data'r Brifysgol i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau. 

Os ydych am arfer unrhyw un o'ch hawliau, e-bostiwch llety@aber.ac.uk.

Mwy o wybodaeth 

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, e-bostiwch llety@aber.ac.uk i ddechrau. Os ydych yn anhapus â’r modd y proseswyd eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol drwy e-bostio infogovernance@aber.ac.uk.

Dyddiad cyhoeddi 08-11-2022 | Fersiwn rhif 2.0