10.26 Rôl a chyfrifoldebau’r Tiwtoriaid Derbyn

1. Mae’r tiwtor(iaid) derbyn penodedig ym mhob adran academaidd yn atebol i Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran berthnasol o ran rheoli derbyniadau i’r adran honno.

2. Mae’n bosib y bydd gan rai adrannau fwy nag un tiwtor derbyn. Os felly, clustnodir un aelod o’r staff i gydlynu’r gwaith dewis ac i gydgysylltu â’r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr.

3. Gofynnir i adrannau gadarnhau enwau a manylion cyswllt tiwtoriaid derbyn cyn dechrau pob cylch derbyn, a dylent hysbysu'r Swyddfa Dderbyn yn brydlon pe bai hyn yn newid yn ystod y flwyddyn.

4. Gwahoddir tiwtoriaid derbyn newydd, neu'r rhai sy'n dychwelyd i'r rôl yn dilyn cyfnod o absenoldeb, i gysylltu â'r Swyddfa Dderbyn i drefnu hyfforddiant cychwynnol ar y systemau a'r prosesau derbyn presennol sydd ar waith. Darperir hyfforddiant a chymorth pellach gan y Swyddfa Dderbyn i bob tiwtor derbyn ar ffurf sesiynau hyfforddi, i gefnogi gweithgareddau megis Clirio, neu sesiynau/cyngor pwrpasol ar gyfer tiwtoriaid/adrannau derbyn unigol yn ôl y gofyn. Mae bwletinau e-bost hefyd yn cael eu dosbarthu i diwtoriaid derbyn, penaethiaid adrannau academaidd a rhanddeiliaid eraill ar faterion amrywiol sy'n ymwneud â derbyniadau yn ôl y gofyn.

5. Gwahoddir tiwtoriaid derbyn i fynychu Grŵp Gweithredu Recriwtio'r Brifysgol, a rhoddir gwybod i'r Bwrdd Marchnata a Denu a Derbyn Myfyrwyr am y cofnodion. Yn ogystal â thrafod gweithgareddau a digwyddiadau recriwtio, cynhelir hyfforddiant derbyn a lledaenu gwybodaeth yn rheolaidd.

6. O safbwynt prosesu ceisiadau israddedig, mae gan diwtoriaid derbyn y cyfrifoldebau cyffredinol isod:

(i) Bydd y tiwtor derbyn yn rhoi cyngor cyfrifol ac yn ymgynghori â’r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr, yn ôl y galw.

(ii) Bydd y tiwtor derbyn yn gweithio’n unol â dyddiadau cau’r Brifysgol ac UCAS i sicrhau bod penderfyniadau’n cael eu gwneud yn brydlon ac yn effeithlon.

(iii) Bydd y tiwtor derbyn yn cydgysylltu â thiwtoriaid mewn Athrofeydd / Adrannau eraill ar gyfer ceisiadau i wneud gradd Anrhydedd Gyfun a cheisiadau am gynlluniau gradd rhyngadrannol er mwyn gwneud penderfyniadau ar y cyd.

(iv) Bydd y tiwtor derbyn yn ystyried y portffolio o dystiolaeth yn ei gyfanrwydd, fel y’i cyflwynir ar y ffurflen UCAS, a bydd yn gofyn am ragor o dystiolaeth yn ôl y galw. Nid yw Aberystwyth yn gwneud penderfyniadau ar sail y graddau sy’n cael eu darogan yn unig. Bydd y tiwtor derbyn hefyd yn sicrhau bod myfyrwyr hŷn yn cael pob cyfle i drafod eu hachosion unigol.

(v) Bydd y tiwtor derbyn yn cydgysylltu â’r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr ym mhob achos lle y bydd goblygiadau i rannau eraill o’r sefydliad e.e. o ran cymorth i fyfyrwyr, anabledd, statws ariannol, disgyblaeth, ayyb.

(vi) Bydd y tiwtor derbyn yn cefnogi gwaith i weithredu polisïau derbyn y Brifysgol, a bydd yn gyfrifol am weithredu a chynnal meini prawf polisi’r Athrofa / Adran ar dderbyn myfyrwyr.

(vii) Ni fydd y tiwtor derbyn yn cyfathrebu ag ymgeiswyr sydd wedi gwrthod ein cynnig nac ag ymgeiswyr y mae eu cofnod wedi’i ganslo.

(viii) Bydd y tiwtor derbyn yn glynu at y Cod Ymarfer ar ddefnyddio System Derbyniadau Aberystwyth (AStRA ac APEX) ar y rhwydwaith.

(ix) Ni all y Brifysgol na’r Athrofa / Adran gymryd cyfrifoldeb am gyngor a roddir dros y ffôn. Gall camddealltwriaeth ddigwydd yn hawdd. Cyfrifoldeb y tiwtor derbyn felly yw sicrhau nad yw’r cyngor a roddir yn gamarweiniol. Dylid ategu cyngor pwysig, e.e. ynghylch a yw ymgeiswyr yn gymwys i gael eu hystyried, yn ysgrifenedig.

(x) Bydd y tiwtor derbyn yn tynnu sylw’r Cyfadrannau (drwy’r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr) at unrhyw anghysondebau difrifol rhwng y datganiad personol a’r geirda a bydd yn wyliadwrus ynghylch datganiadau ffug, a hepgor neu gamliwio gwybodaeth yn y ffurflen gais.

(xi) Dylai’r tiwtor derbyn ofyn i’w adran roi gwybod i’r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr am unrhyw absenoldeb estynedig e.e. oherwydd salwch. Dylai Cyfarwyddwr yr Athro neu Bennaeth yr Adran roi gwybod i’r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr pwy fydd yn gwneud y gwaith yn lle’r tiwtor derbyn.

(xii) Dylai’r tiwtor derbyn fod yn ei swydd gydol y cylch derbyn er mwyn sicrhau dilyniant rhwng gwneud cynigion a phenderfyniadau ynghylch derbyn. Mae’n hanfodol bod y tiwtor derbyn yn bresennol yn ystod y cyfnod Cadarnhau a Chlirio.

(xiii) Mae’r tiwtor derbyn yn atebol i Gyfarwyddwr yr Athrofa a Phennaeth yr Adran (lle y bo hynny’n berthnasol) o ran sicrhau arfer gorau wrth dderbyn myfyrwyr. Bydd y tiwtor derbyn yn ystyried angen y Brifysgol i ddenu myfyrwyr sydd â photensial i symud yn eu blaenau a llwyddo yn y Brifysgol.

Diweddarwyd Adran: Mawrth 2023