Gwybodaeth am Ddiogelu Data

Gwasanaethau Hygyrchedd: Datganiad Preifatrwydd yn unol â gofynion rheoliad GDPR

Mae Gwasanaeth Hygyrchedd Prifysgol Aberystwyth yn ymrwymedig i ddiogelu eich preifatrwydd trwy gydymffurfio â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), Deddf Diogelu Data, deddfwriaeth berthnasol arall, ac arferion gorau.

Mae'r dudalen hon yn dangos y ffordd yr ydym yn cofnodi, yn diogelu ac yn defnyddio'r wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi. Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cysylltwch â disability@aber.ac.uk neu ffoniwch 01970 621761/622087.

I gael rhagor o wybodaeth am bolisi a chyfarwyddiadau'r Brifysgol ynglŷn â diogelu data, ynghyd â manylion cyswllt y Rheolwr Diogelu Data a Hawlfraint, dilynwch y ddolen isod:

https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/dp/

Ein dull o gasglu gwybodaeth

Mae enwau myfyrwyr, eu cynlluniau gradd, modiwlau, canlyniadau arholiadau, dyddiad geni, manylion cyswllt brys a meddyg a manylion cyswllt personol ar gael i ni drwy system cofnodion myfyrwyr y Brifysgol (AStRA). Yn ogystal â hynny, efallai y byddwn yn cael y manylion hyn o'r wybodaeth y byddwch yn ei rhoi i ni yn uniongyrchol pan fyddwch yn defnyddio neu'n cofrestru â'n gwasanaeth.

Mae'n bosib y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth amdanoch chi gan drydydd parti, er enghraifft ein Canolfan Asesu Anghenion Astudio gyda Phrifysgol Bangor, aelod o staff y Brifysgol neu asiantaeth allanol (megis y corff sy'n eich ariannu) a allai fod yn rhoi gwasanaeth neu gymorth i chi.

Yr wybodaeth sy'n cael ei chasglu

Bydd yr wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw yn cynnwys eich enw, eich dyddiad geni, rhywedd, manylion cyswllt (yn cynnwys cyfeiriad post a rhif ffôn symudol) a bydd eich cofnod myfyriwr, cofnod monitro presenoldeb a rhywfaint o'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y cofnod o'ch cyswllt â'ch tiwtor personol ar gael i ni.

Gallai'r wybodaeth rydym yn ei chasglu hefyd gynnwys manylion am unrhyw anabledd, cyflwr iechyd neu nam, neu wybodaeth arall sensitif arall ynglŷn â'ch amgylchiadau personol fel eich anghenion cymorth neu p'un a ydych chi wedi bod mewn gofal, yn gofalu am rywun neu wedi ymddieithrio oddi wrth eich rhieni neu deulu. Gallai rhywfaint o'r wybodaeth hon fod yn wybodaeth 'categorïau arbennig' fel y'i diffinnir gan reoliad GDPR. Gallai'r wybodaeth hon gael ei darparu'n uniongyrchol gennych chi pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau neu gallai trydydd parti ei darparu, fel yr eglurir uchod.

Sut y defnyddiwn yr wybodaeth amdanoch

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i:

  • ddarparu unrhyw wasanaethau/cymorth yr ydych chi wedi gofyn amdano;
  • at ddibenion gweinyddu;
  • er mwyn rheoli unrhyw risg bersonol ymddangosol i chi neu i eraill
  • er mwyn sicrhau y cydymffurfir â dyletswyddau statudol fel Prevent neu ddyletswyddau cydraddoldeb

Mae'n bosib y byddwn hefyd yn dadansoddi'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu er mwyn creu proffil o ddefnyddwyr ein gwasanaeth, a hynny fel y gallwn ddatblygu ein gwasanaethau yn y ffordd fwyaf priodol a chyda'r wybodaeth fwyaf perthnasol.

Ceir mwy o fanylion ynglŷn â rhannu data isod, gan gynnwys sut caiff yr wybodaeth ei storio a'r systemau a ddefnyddiwn i'w storio. Gellir storio gwybodaeth ar bapur (e.e. ffurflenni caniatâd i rannu) neu'n electronig gyda meddalwedd Maximizer; SharePoint neu gronfa ddata'r Ganolfan Asesu ar y cyd gan Brifysgolion Aberystwyth a Bangor yn ddibynnol ar y math o wasanaeth/cymorth yr ydych yn manteisio arno.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Bydd y Gwasanaeth Hygyrchedd yn cadw gwybodaeth a nodiadau achosion myfyrwyr am hyd at 2 flynedd ar ôl i'r myfyrwyr un ai adael neu raddio o Brifysgol Aberystwyth yn unol â Deddf Cyfyngiadau (Limitation Act) 1980 pennod 58. Bydd yr wybodaeth wedyn yn cael ei dinistrio'n gyfrinachol.

Y sail gyfreithiol dros gasglu data amdanoch

Mae'n hanfodol ein bod yn cadw cofnod o'n cyswllt â myfyrwyr a thrydydd partïon ar sail y canlynol:

  • Ein dyletswydd gytundebol i gadw gwybodaeth myfyrwyr er mwyn sicrhau bod cymorth priodol o safon uchel yn cael ei ddarparu ac y bydd y data a gadwir yn helpu i ddarparu gwybodaeth y mae iddi fudd hanfodol a budd i'r cyhoedd.
  • Er mwyn sicrhau bod buddiannau cyfreithlon myfyrwyr a sefydliadau trydydd parti yn cael eu hystyried drwy'r wybodaeth a ddatgelir.
  • Pan fo modd, ac yn unol â rheoliad GDPR, byddwn yn gofyn am ganiatâd i gasglu, storio a defnyddio gwybodaeth.

Datgelu eich gwybodaeth i sefydliadau allanol

Mae'n bosib y bydd angen i ni rannu eich data yn fewnol gydag:

  • aelodau perthnasol eraill o'r staff gweinyddol neu'r staff cymorth (e.e. Gweithiwr Cymorth)
  • adrannau'r Brifysgol fel eich Adran Academaidd neu'r Swyddfa Lety
  • staff y Swyddfa Arholiadau yn y Gofrestrfa Academaidd
  • Rhwydwaith y Cydlynwyr Anabledd Adrannol

Pan fo'n briodol, mae'n bosib y byddwn yn anfon eich gwybodaeth ymlaen, yn ddiogel, at ddarparwyr gwasanaethau allanol megis:

  • cyrff cyllido, fel y Cwmni Benthyciadau i Fyfyrwyr
  • archwilwyr allanol, fel Grŵp Sicrwydd Ansawdd Lwfans i Fyfyrwyr Anabl (DSA-QAG)
  • partneriaid sy'n gyfrifol am leoliadau gwaith neu astudio dramor, o fewn a thu allan i'r Undeb Ewropeaidd

Data y gallem ni ei dderbyn gan sefydliadau allanol

Er mwyn inni ddarparu cymorth i chi, ac er mwyn inni gydymffurfio â'n dyletswyddau statudol, mae'n bosib y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch chi gan y sefydliadau canlynol:

  • UCAS
  • Cyrff cyllido (h.y. gwybodaeth i gefnogi cais am Lwfans i Fyfyrwyr Anabl)
  • Canolfan Asesu Bangor

Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio at ddibenion penodol a pherthnasol a'i chadw'n ddiogel ar ffurf sy'n sicrhau nad yw'n cael ei phrosesu'n anghyfreithlon na heb ganiatâd nac yn cael ei cholli, ei dinistrio na'i difrodi.

Diogelwch eich data personol

Caiff eich data ei gadw mewn cronfeydd data diogel canolog, a reolir gan y Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr a Gyrfaoedd yn unol â pholisïau diogelu data a diogelwch gwybodaeth y Brifysgol. Caiff ein prif gronfa ddata ei gwesteia gan gyflenwr allanol (JISoftware) dan gytundeb gyda'r Brifysgol. Defnyddir mesurau diogelwch priodol a chadwir y data ar weinyddwyr yn y DU. Dim ond i staff uwch, sydd wedi cael caniatâd penodol i weld yr wybodaeth, y mae gwybodaeth arbennig o sensitif ar gael.

Rydym yn gweithredu Asesiad Anghenion Astudio mewn partneriaeth â Phrifysgol Bangor. Mae'r data sy'n gysylltiedig â'r gwasanaeth hwn ar gael i staff penodol ym Mhrifysgolion Bangor ac Aberystwyth.

Rydym yn cymryd camau priodol i sicrhau bod yr wybodaeth bersonol a roddir i ni yn cael ei chadw'n ddiogel, yn gywir ac yn cael ei chadw ddim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol i'r dibenion y caiff ei defnyddio, ac yna'n cael ei dinistrio'n ddiogel neu ei dileu'n barhaol ar ôl hynny.

Hawl i weld data a hawliau eraill

Mae'r holl ddata a gesglir drwy'r Gwasanaethau Hygyrchedd yn cael ei gadw a'i brosesu'n ddiogel yn unol â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a Ddeddf Diogelu Data. Mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi ac i gael cywiro unrhyw wybodaeth anghywir. Cewch ofyn am gopi o'ch gwybodaeth gan student-support@aber.ac.uk. Gofynnir i chi gadarnhau eich Manylion Personol cyn y caiff eich data ei rhyddhau/dileu. Ceir manylion hawliau testun data eraill isod:https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/dp/data-subject-rights/