Rheoliadau Gwasanaethau Gwybodaeth

Rhagymadrodd

Mae’r Rheoliadau hyn yn rhoi gwybodaeth i holl ddefnyddwyr Gwasanaethau Gwybodaeth (GG) am y rheolau sy’n llywio’r defnydd a wneir o adnoddau a gwasanaethau GG. Cynlluniwyd y rheoliadau i sicrhau bod yr holl ddefnyddwyr yn cael y cyfle gorau posibl i ddefnyddio'r adnoddau a’r gwasanaethau yn gywir. Gallai anwybodaeth am gynnwys y rheoliadau achosi anghyfleustra i ddefnyddwyr eraill a dirwyon a chosbau ichi, felly rhowch amser i’w darllen. Mae Safonau Gwasanaeth GG yn dangos safon y gwasanaeth y mae gennych hawl i’w ddisgwyl gennym ni. Rydym ninnau yn gofyn ichi gadw at y Rheoliadau a nodir yma er eich lles eich hun a defnyddwyr eraill. Hefyd mae GG yn cynhyrchu Rheoliadau pellach manwl ynglŷn â defnydd derbyniol o TG ynghyd â chanllawiau a pholisïau i egluro’n fanylach sut y dylid defnyddio adnoddau a gwasanaethau GG. Mae’n gyfrifoldeb ar bob defnyddiwr i gadw atynt.

Ni all y Rheoliadau ddarparu ar gyfer pob sefyllfa, ac rydym yn cydnabod y cyfyd achosion lle na fydd modd cyfiawnhau cadw at ddehongliad hollol fanwl o’r rheolau. Cysylltwch ag aelod o staff GG cyn gynted â phosibl os ydych yn rhagweld trafferthion, ac fe geisiwn roi cymorth cyn i broblemau godi. Os ydych yn anfodlon â’r modd y caiff unrhyw un o’r Rheoliadau hyn eu gweithredu neu â'r ffordd y cawsoch eich trin gan aelod o’r staff, dylai staff y Brifysgol, ymwelwyr ac aelodau o’r cyhoedd droi at drefn gwyno’r Gwasanaethau Gwybodaeth.

Dylai myfyrwyr ddilyn trefn gwyno’r Brifysgol.

Cyffredinol

1.1 Fel rheol, dim ond gan ddefnyddwyr cofrestredig mae’r hawl i gael defnydd llawn o wasanaethau ac adnoddau GG, ac mae’r defnydd hwnnw'n amodol ar gadw at y Rheoliadau, a’r canllawiau cysylltiedig a fydd mewn grym ar y pryd. Mae’r Rheoliadau hyn yn berthnasol hefyd i ddefnyddwyr sy’n cerdded i mewn, ymwelwyr a gwesteion. Caiff y Rheoliadau eu diweddaru o bryd i’w gilydd, oherwydd newidiadau yn y gyfraith ac i adlewyrchu profiad defnyddwyr lleol. Bydd yn rhaid i bob defnyddiwr gydymffurfio â’r newidiadau. Caiff newidiadau mawr eu cyhoeddi trwy fwletin wythnosol PA, sy’n cael ei e-bostio at bob defnyddiwr cofrestredig, a thrwy we-ddalen Newyddion GG. Cymerir yn ganiataol felly bod defnyddwyr cofrestredig yn ymwybodol o’r Rheoliadau hyn, ac unrhyw ganllawiau a pholisïau cysylltiedig, sydd i’w gweld ar we-ddalennau’r Brifysgol, a’u bod yn cytuno i gadw atynt.

1.2 Mae’r teitl Gwasanaethau Gwybodaeth (GG) drwyddi draw yn y Rheoliadau hyn yn golygu unrhyw un neu holl wasanaethau llyfrgell, gwasanaethau cyfrifiadurol, gwasanaethau gwe, a gwasanaethau amserlennu Prifysgol Aberystwyth, neu unrhyw wasanaethau yr ydych yn eu defnyddio gyda’ch enw defnyddiwr a chyfrinair PA, a’r adeiladau lle mae gwasanaethau o’r fath yn cael eu darparu. Mae defnydd yr adnoddau yn golygu defnydd cysylltiedig â gwaith academaidd, gweinyddol neu fusnes y Brifysgol, neu ddefnydd personol gan ddefnyddwyr cofrestredig. Mae'r gair 'Prifysgol' yn y Rheoliadau hyn drwyddi draw yn cyfeirio at Brifysgol Aberystwyth.

1.3 Mae gan staff GG hawl i godi tâl am wasanaethau penodol, fel y gwelir o'r wybodaeth sydd wedi ei harddangos yn GG neu mewn cyhoeddusrwydd cyffredinol.

1.4 Mae gan Gyfarwyddwr GG awdurdod i ddileu breintiau GG i unrhyw ddefnyddiwr ac i bennu dirwy neu unrhyw gosb briodol arall am dorri’r Rheoliadau. Gall y Cyfarwyddwr ddirprwyo’r hawl i aelod arall o staff GG i bennu dirwy neu i atal adnoddau. Gellir dweud wrth yr awdurdodau priodol am unrhyw weithred o eiddo'r Cyfarwyddwr o dan y Rheoliad hwn.

1.5 Mae’r holl ddefnyddwyr yn addo i warantu Prifysgol Aberystwyth rhag unrhyw weithred, achos, gweithrediadau, archebion a chostau (gan gynnwys costau neu dreuliau cyfreithiol dilys ac unrhyw gostau iawndal a thaliadau a delir gan y Brifysgol yn ôl cyngor eu cynghorwyr cyfreithiol i gyfaddawdu neu setlo achos o unrhyw fath) a wynebir gan y Brifysgol o ganlyniad i unrhyw dramgwydd gan y defnyddiwr yn erbyn rheoliadau GG neu’n erbyn cyfraith gwladol neu ryngwladol.

1.6 Bydd y rheoliadau hyn hefyd mewn grym mewn mannau heblaw Prifysgol Aberystwyth lle mae mynediad i rwydwaith yn cael ei ganiatáu trwy ddefnyddio manylion Prifysgol Aberystwyth.

Defnyddio Gwasanaethau Gwybodaeth

2.1 Mae gan aelodau o staff a myfyrwyr sydd wedi eu cofrestru yn y Brifysgol, ynghyd ag eraill sydd â breintiau yn rhinwedd y ffaith eu bod yn aelodau o’r Brifysgol, hawl i ddefnyddio adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth. Ar ôl i fyfyrwyr sefyll eu harholiadau terfynol, nid ydynt ar dir i gael defnydd llawn o’r adnoddau. Ar ôl graddio gallant gofrestru i fod yn ddarllenwyr cysylltiol yn unol â rheoliad 2.3.

2.2 Rhaid i ddefnyddwyr gydnabod bod mynediad at wasanaethau ac adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn cael ei reoli gan bolisïau Diogelwch Gwybodaeth y Brifysgol 

2.3 Gall graddedigion y Brifysgol ddefnyddio’r llyfrgelloedd at ddibenion cyfeiriol (darllenydd cysylltiol). Codir tâl am fenthyca.

2.4 Mae gan staff a myfyrwyr o rai sefydliadau penodol eraill hawl i ddefnyddio adnoddau GG yn unol â thelerau cytundeb rhwng y sefydliad a’r Brifysgol. Rhaid i’r defnyddwyr gytuno i gydymffurfio â Rheoliadau Gwasanaethau Gwybodaeth Prifysgol Aberystwyth.

2.5 Rhoddir hawl i ddefnyddio adnoddau GG ei roi'n bennaf er mwyn hyrwyddo gweithgaredd y Brifysgol. Er bod peth gweithgaredd anacademaidd yn un o freintiau'r defnyddwyr, ni chaniateir i ddefnydd o’r math hwnnw nac i adnoddau a ddefnyddir yn sgil hynny, wrthdaro â’n prif amcanion.

2.6 Rhaid i unrhyw ddefnydd o adnoddau GG at ddibenion masnachol gael ei awdurdodi gan Gyfarwyddwr Gwasanaethau Gwybodaeth, a gellid codi tâl am weithgaredd o’r fath.

Gweld data a gedwir gan Gwasanaethau Gwybodaeth

3.1 Nid yw’n arferiad gan staff GG i archwilio cynnwys unrhyw negeseuon e-bost na ffeiliau data personol defnyddwyr yn unrhyw ffordd, ag eithrio mewn achosion tebyg i’r canlynol:

1. Lle mae firws, neu e-bost sy’n cael eu anfon at nifer fawr o bobl, yn bygwth amharu ar y system e-bost, neu’n debygol o ddileu neu ddifetha data defnyddwyr. Mewn achos o’r fath, bydd staff yn edrych ar benawdau a phatrymau data eraill er mwyn adnabod a dileu’r deunydd dan sylw.
2. Lle ceir amheuaeth digonol fod unigolyn yn camddefnyddio adnoddau GG neu lle ceir amheuaeth fod rheoliadau eraill y Brifysgol wedi eu torri.
3. Ar gais yr heddlu, lle dangosir y gallai cydweithredu â’r heddlu hyrwyddo ymchwiliad troseddol yn uniongyrchol.
4. Lle mae angen mynediad i gynorthwyo i ddefnyddio Blackboard Learn Ultra ac unrhyw raglenni eraill (gan gynnwys cymorth ar gyfer cyflwyno aseiniadau).

Ymddygiad

4.1 Rhoddir Cerdyn Aber at ddefnydd yr unigolyn a enwir arno yn unig. Nid oes hawl gan y defnyddiwr ei fenthyg na’i drosglwyddo i unigolyn arall, ac nid oes hawl gan unigolyn arall ei ddefnyddio. Mae Cerdyn Aber yn ddilys ddim ond os yw’r defnyddiwr yn aelod presennol o staff y Brifysgol neu’n fyfyriwr cofrestredig presennol (ddim wedi ymadael dros dro neu wedi ei atal) neu os yw’n cael ei ddal gan eraill sydd â breintiau cyfredol priodol fel aelodau o'r Brifysgol.

4.2 Rhaid i ddefnyddwyr gario'u Cerdyn Aber neu ddogfen adnabod arall ar bob adeg, a dylent fod yn barod i'w ddangos i staff GG neu unrhyw aelod arall o staff awdurdodedig y Brifysgol sy'n gofyn am gael ei weld.

4.3 Ni ddylid datgelu cyfrinair personol cyfrif TG i unrhyw unigolyn arall. Defnyddwyr fydd yn gyfrifol am unrhyw gamddefnydd a wneir o adnoddau GG a gaiff ei briodoli iddynt.

4.4 Gwaherddir unrhyw ymddygiad sy’n debygol o darfu ar ddefnyddwyr eraill, neu achosi anghyfleustra iddynt, neu o niweidio eiddo GG. Ni ddylai’r rhai sy’n defnyddio adnoddau GG ymddwyn mewn modd sy'n debygol o ddwyn anfri ar y Brifysgol, ni ddylid amharu ar ddysgu, astudio, arholi, ymchwil na gweinyddiaeth y Brifysgol ac ni ddylid rhwystro unrhyw aelod o'r Brifysgol rhag dilyn ei astudiaethau neu gyflawni ei ddyletswyddau.

4.5 Ni ddylai defnyddwyr farcio, difwyno, na difrodi llyfrau, cylchgronau, cyfrifiaduron, peiriannau argraffu, nac unrhyw beth arall sy’n eiddo i GG. Mewn achos o ddifrod o’r fath codir tâl am drwsio neu brynu o’r newydd yn ôl gofynion Cyfarwyddwr Gwasanaethau Gwybodaeth.

4.6 Ni ddylai defnyddwyr geisio mynd ag unrhyw beth sy’n eiddo i GG ymaith oni bai ei fod wedi ei fenthyca iddynt yn unol â’r rheoliadau. Mae gan bob aelod o staff GG awdurdod i chwilio trwy lyfrau, bagiau, neu unrhyw eiddo eraill sydd ym meddiant defnyddwyr wrth iddynt gyrraedd neu adael adeiladau GG. Mae hawl gan staff GG fel mater o drefn i agor loceri’r llyfrgell sydd ar gael i ddefnyddwyr heb rybudd i'r defnyddiwr at ddibenion diogelwch, cynnal a chadw a thrwsio, chwilio am ddeunydd sydd heb ei fenthyca, a phob diben arall sy’n cael ei ystyried yn angenrheidiol.

4.7 Mae ysmygu, bwyta bwyd poeth ac yfed alcohol yn cael eu gwahardd yn adeiladau GG. Rhaid i ddefnyddwyr gadw at y rheoliadau lleol ynglŷn â bwyta ac yfed.

4.8 Rhaid gadael mannau astudio ac ystafelloedd astudio GG yn lân a thaclus ar ôl eu defnyddio.

4.9 Ni chaniateir dod ag anifeiliaid (ar wahân i’r rhai sy’n cynorthwyo yn ôl diffiniad polisi Anifeiliaid ar y Campws y Brifysgol) i unrhyw un o adeiladau GG.

4.10 Ni chaniateir cadw seddi anffurfiol yn unrhyw un o adeiladau GG. Gall staff symud unrhyw lyfrau neu eitemau eraill a adawyd yno am gyfnod o amser.

4.11 Nid yw’r Brifysgol yn derbyn cyfrifoldeb ar unrhyw adeg am eiddo personol sy’n cael ei adael unrhyw le yn eiddo GG, gan gynnwys loceri.

4.12 Rhaid troi dyfeisiau personol i’r modd tawel. Rhaid sicrhau nad oes modd clywed synau o glustffonau neu ddyfeisiau sain yn y llyfrgelloedd ac adeiladau eraill GG.

4.13 Caniateir defnyddio gliniaduron ac offer cyfrifiadurol trydanol arall yn adeiladau GG os ydynt yn cael eu defnyddio mewn modd diogel ac nad ydynt yn achosi rhwystr neu berygl i ddefnyddwyr eraill. Cyfrifoldeb perchennog y cyfarpar fydd sicrhau ei fod yn ddiogel, a chaniateir ei ddefnyddio ar yr amod bod y perchennog yn derbyn cyfrifoldeb am unrhyw ddifrod a wneir i eiddo’r Brifysgol gan y cyfarpar hwnnw.

4.14 Rhaid i ddefnyddwyr gadw at gyfraith hawlfraint ac amodau unrhyw drwyddedau ar gyfer deunyddiau a ddefnyddir ganddynt. Ar we-ddalennau’r Brifysgol fe welir gwybodaeth am hawlfraint ac am gytundebau trwydded y Brifysgol â'r Asiantaeth Trwyddedu Hawlfraint ac â sefydliadau eraill sy'n cwmpasu deunydd print, clyweled, electronig a deunyddiau eraill. Trwy gofrestru i ddefnyddio GG mae defnyddwyr yn cytuno i gadw at ddeddfwriaeth hawlfraint.

4.15 Wrth ddefnyddio gwasanaethau, meddalwedd, a chronfeydd-data mae angen i ddefnyddwyr gydymffurfio â’r trwyddedau cynnyrch perthnasol.

4.16 Wrth ddefnyddio rhwydwaith PA, rhan o rwydwaith JANET, mae angen i ddefnyddwyr gydymffurfio â pholisi "JANET Acceptable Use".

4.17 Ni chaniateir i ddefnyddwyr ddefnyddio rhwydwaith y Brifysgol i gynhyrchu nac arddangos gwybodaeth na chynnyrch cyfrifiadurol o fath, neu mewn dull, a allai beri tramgwydd i bobl eraill rhesymol, gan gynnwys deunydd sy’n gallu ysgogi casineb tuag at unigolyn/unigolion neu grwpiau hiliol neu grefyddol. Mae hyn yn berthnasol i destun ysgrifenedig ac i ddeunydd graffig. Os oes angen ichi, yn rhan o’ch gwaith ymchwil, greu neu arddangos deunydd a all beri tramgwydd i bobl rhesymol, rhaid ichi sicrhau bod eich Pennaeth Adran ynghyd â Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymwybodol o ofynion eich ymchwil.

4.18 Rhaid i ddefnyddwyr gadw at delerau Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Gwarchod Data 2018, neu ddeddfwriaeth gyfatebol mewn awdurdodaethau eraill lle mae’r Brifysgol yn gweithredu ynddynt, a pharchu’r canllawiau a ddarperir ar we-ddalennau’r Brifysgol.

4.19 Ni ddylai defnyddwyr geisio cyrchu na defnyddio unrhyw un o'r adnoddau cyfrifiadurol heb awdurdod. Mae hyn yn cynnwys defnyddio cyfrinair sy’n eiddo i unigolyn arall, sut bynnag y cafwyd hwnnw. Bydd unrhyw ymgais a wneir i ddileu neu newid deunydd sy’n eiddo i ddefnyddwyr eraill, neu i ymyrryd â chaledwedd neu feddalwedd, yn drosedd yn erbyn Rheoliadau’r Brifysgol, a gallai hefyd fod yn drosedd gyfreithiol.

4.20 Nid yw’r Brifysgol yn derbyn cyfrifoldeb am broblemau a achosir yn sgil colli gwasanaeth nac am gywirdeb data, ac ni fydd yn atebol am unrhyw golled neu ddifrod uniongyrchol neu anuniongyrchol.

4.21 Defnyddwyr sy’n gyfrifol am ddileu unrhyw ffeiliau personol (h.y. ffeiliau nad ydynt yn ffeiliau PA) neu wybodaeth o systemau’r brifysgol cyn y daw eu contract staff Prifysgol neu eu cyfnod yn fyfyriwr yn y Brifysgol i ben. Dylent wneud hyn yn unol â’r cyngor a ddarperir yma: Beth ddylwn i wneud os ydw i'n gadael? (Myfyrwyr)  / Beth ddylwn i wneud os wyf yn gadael (staff)?

4.22 Rhaid i ddefnyddwyr sicrhau y bydd y Brifysgol yn dal i allu cael mynediad i wybodaeth/data/ffeiliau sy’n gysylltiedig â’i gweithrediadau busnes ar ôl iddynt adael.

4.23 Rhaid i ddefnyddwyr adael y llyfrgell ac adeiladau eraill GG erbyn amser cau, ac yn ddi-oed os clywir larwm tân neu ar gais staff GG.

4.24 Rhaid i ddefnyddwyr roi gwybod i staff GG yn ddi-oed am unrhyw ddamwain, neu unrhyw ladrad neu ddigwyddiad tebyg sy’n ymwneud ag eiddo GG.

4.25 Ni ddylai defnyddwyr ffilmio na thynnu lluniau yn adeiladau GG heb ganiatâd ymlaen llaw gan GG a rhaid llenwi ffurflen ganiatâd GG i Ffilmio a Thynnu Lluniau ar-lein.

4.26 E-bost yw ffurf swyddogol y Brifysgol o gysylltu â staff a myfyrwyr. Rhaid i ddefnyddwyr cofrestredig gadw golwg ar eu cyfrif e-bost Prifysgol Aberystwyth yn gyson rhag ofn bod yna ohebiaeth iddynt.

4.27 Mae'n rhaid i ddefnyddwyr drin defnyddwyr eraill a staff GG â pharch a chwrteisi bob amser.

Benthyca

5.1 Mae defnyddwyr yn cael benthyca deunydd hyd at y lefel uchaf sy’n berthnasol i’w statws. GG sy’n pennu’r lefelau hyn, ac mae manylion i'w gweld ar wefan Gwasanaethau Gwybodaeth.

5.2 Rhaid i ddefnyddwyr ddefnyddio eu Cerdyn Aber i fenthyca deunydd, gan gynnwys offer, o unrhyw lyfrgell.

5.3 Ni ddylai defnyddwyr geisio mynd ag unrhyw ddeunydd nad yw ar gael i’w fenthyca, allan o unrhyw lyfrgell oni bai bod caniatâd wedi ei roi gan staff GG. Daw peth deunydd penodol o dan drefn benthyca cyfyngedig.

5.4 Rhaid i ddefnyddwyr fynd ag eitemau a fenthycwyd o’r llyfrgell yn ôl erbyn y dyddiad a nodir, neu os ydynt yn derbyn cais galw nôl. Cyfrifoldeb defnyddwyr yw sicrhau eu bod mewn sefyllfa i ymateb yn brydlon i geisiadau i ddychwelyd benthyciadau. Bydd y Llyfrgell yn anfon rhybuddion, gan gynnwys rhybuddion galw nôl am eitemau ar fenthyg, i gyfeiriad e-bost Prifysgol y defnyddiwr. Dylai defnyddwyr allanol y llyfrgell, er enghraifft defnyddwyr cysylltiol, roi gwybod i'r Llyfrgell am unrhyw newid i’w manylion cyswllt er mwyn derbyn rhybuddion y Llyfrgell.

5.5 Nid oes gan ddefnyddwyr hawl i roi benthyg i unigolyn arall unrhyw lyfr nac unrhyw beth arall o eiddo GG a fenthycwyd iddynt hwy.

5.6 Os bydd defnyddiwr yn colli llyfr neu unrhyw beth arall o eiddo GG a fenthycwyd iddynt, disgwylir iddynt ad-dalu cost ei brynu yn ogystal. Os ceir hyd i’r eitem yn ddiweddarach a’i ddychwelyd i’r llyfrgell, ad-delir unrhyw gostau prynu.

5.7 Wrth anfon eitemau neu offer llyfrgell yn ôl i GG, y defnyddiwr fydd yn gyfrifol am dalu’r costau oni bai y defnyddir gwasanaeth benthyca trwy’r post GG. Gallai hyn gynnwys costau mewnforio hyd yn oed wrth ddefnyddio gwasanaeth benthyca drwy’r post y GG.

Cosbau

6.1 Am dorri unrhyw un o Reoliadau Gwasanaethau Gwybodaeth nad ydynt wedi eu cynnwys yn Rheolau ehangach y Brifysgol, gall y cosbau gynnwys rhybudd, dirwy, neu atal dros-dro neu dynnu nôl yn llwyr yr hawl i ddefnyddio adnoddau GG.

6.2 Os yw eiddo GG yn cael ei ddifrodi neu ei golli bydd yn rhaid talu iawndal.

6.3 Yn unrhyw achos sy’n ymwneud â thorri Rheolau’r Brifysgol, pennir cosbau fel a nodir yn y rheoliadau Prifysgol priodol.

Trefn pennu cosbau

7.1 Yn achos cosbau yn gysylltiedig â golli eitemau, gellir pennu dirwy gan unrhyw aelod awdurdodedig o staff GG yn unol â’r amrywiol raddfeydd presennol.

7.2 Yn achos torri unrhyw un arall o Reoliadau’r Gwasanaethau Gwybodaeth, cyfeirir yr achos at Gyfarwyddwr Gwasanaethau Gwybodaeth, neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi. Trafodir y mater rhwng y defnyddiwr, a all ddod ag unigolyn arall yn gwmni iddo/iddi, ac aelod priodol o staff GG, ac os profir bod achos i’w ateb pennir cosb a fydd yn cyfateb i ddifrifoldeb y drosedd.

7.3 Mae myfyrwyr yn atebol i Weithdrefn Disgyblu Myfyrwyr y Brifysgol. Mae staff yn atebol i Weithdrefn Ddisgyblu’r Brifysgol.

7.4 Yn achos unrhyw dramgwydd difrifol yn erbyn Rheolau’r Brifysgol caiff yr achos ei gyfeirio at yr awdurdod priodol, er y bydd GG yn cadw’r hawl i gymryd camau disgyblaethol pellach fel sy’n briodol.

Polisïau perthnasol: https://www.aber.ac.uk/cy/is/about/regulations/

Diweddarir y Rheoliadau hyn gan Gwasanaethau Gwybodaeth. Fe’u hadolygwyd ddiwethaf ym mis Hydref 2023 a byddant yn cael eu hadolygu eto ym mis Hydref 2024.