Polisi Casgliadau Llyfrgell Prifysgol Aberystwyth

1. Cyflwyniad

Gwelwyd rhai newidiadau allweddol yn ystod y blynyddoedd diwethaf sy'n dal i effeithio ar y ffordd mae Llyfrgell Prifysgol Aberystwyth yn caffael cynnwys.

Mae manteision amlwg i ddarparu gwybodaeth ar fformat digidol, gan gynnwys gallu defnyddio o bell, defnydd 24/7, arbed lle, a gall mwy nag un myfyriwr eu defnyddio ar yr un pryd. Fodd bynnag, mae’r rhain yn gallu bod yn ddrud, mae ‘na rai eitemau, gwerslyfrau er enghraifft, nad ydynt bob amser i’w cael yn electronig, ac mae hyn yn amrywio ar draws disgyblaethau academaidd. Os ydynt i’w cael, gall yr amodau trwyddedu fod yn gyfyng ac yn aneconomaidd o'u cymharu â'r dewis print. Mae chwyddiant yng nghostau holl gynnwys y llyfrgell wedi cynyddu'n fawr, a hynny’n nodweddiadol ar gyfradd sy'n gyflymach na chyfartaledd y Deyrnas Gyfunol. Gwaethygwyd effeithiau'r chwyddiant hwn gan y twf mwy a welir yng nghyfanswm y deunydd a gyhoeddir o flwyddyn i flwyddyn. Does dim modd i’r Llyfrgell gaffael unrhyw beth ond cyfran fach o'r cynnyrch hwn.

Hefyd, yn y diwydiant cyhoeddi fe fydd newidiadau i’r dulliau o dalu am ddefnyddio cynnwys, gan symud o dalu i 'ddarllen' i dalu i 'gyhoeddi', hefyd yn cael effaith dros y blynyddoedd nesaf, yn enwedig gan nad yw goblygiadau cost hyn yn glir eto.

Y ffactor allweddol o hyd yw lle. Rydym yn gweithredu dan amodau dim twf, lle mae angen i ni gael gwared ar un eitem bob tro y bydd eitem yn cael ei hychwanegu at ein casgliad. Nid oes lle i ehangu'r casgliad print. Ynghyd â hyn, rydym hefyd yn wynebu galw parhaus am ragor o fannau astudio i ddefnyddwyr yn y llyfrgell.

Mae'r holl ffactorau hyn, y costau, y newidiadau i’r farchnad gyhoeddi, lle, ac ystyried a yw’r cynnwys i’w gael yn electronig, wedi effeithio ar gyfeiriad y polisi hwn.

Er ein bod mewn sefyllfa lle na ellir ehangu stoc y llyfrgell ymhellach, ar yr un pryd ni allwn ganiatáu i'n daliadau fod yn anhyblyg. Rhaid inni barhau i gaffael deunydd newydd er mwyn gallu cyflawni amcanion strategol y Brifysgol. Gellir datrys hyn yn rhannol trwy wneud y defnydd gorau o ffynonellau electronig os ydynt ar gael, ond, hyd y gellir rhagweld, byddwn yn parhau i gaffael deunyddiau wedi’u hargraffu. Er mwyn creu lle iddynt, byddwn yn edrych yn feirniadol ar ein daliadau presennol, ac yn asesu eu gwerth yn unol ag anghenion y Brifysgol ar hyn o bryd ac yn y dyfodol. Er mwyn datblygu ein casgliadau, rhaid i ni wneud lle ar y silffoedd agored er mwyn parhau i gaffael deunyddiau print, trwy gael gwared ar eitemau nad oes eu hangen mwyach ar gyfer gofynion cyfredol dysgu, addysgu, ac ymchwil. Mae meini prawf a threfniadau ar gyfer cael gwared ag eitemau wedi'u cynnwys yn y Polisi. Byddwn yn parhau i weithio gyda staff dysgu ac ymchwil i sicrhau bod yr hyn sy’n cael ei gaffael yn cyd-daro â’r gofynion academaidd mor fanwl ac effeithlon â phosibl.

2. Diben y polisi hwn

Mae’r polisi hwn yn amlinellu’r meddwl strategol cyfredol y tu ôl i’r broses o gaffael a rheoli deunyddiau a gwybodaeth i gynorthwyo dysgu, addysgu ac ymchwil ym Mhrifysgol Aberystwyth. Yn y Polisi hwn, mae’r term ‘casgliadau’ yn cyfeirio at yr holl adnoddau gwybodaeth a reolir gan y Llyfrgell, ac eithrio ein Casgliadau Arbennig. Am fanylion y rhain, gweler: https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/collections/special-collections/

Datblygwyd y Polisi i ymateb i anghenion y Brifysgol ac i newidiadau yn yr amgylchfyd yr ydym yn gweithredu ynddo. Felly, cynlluniwyd y Polisi i fod yn hyblyg a chaiff ei adolygu'n flynyddol er mwyn sicrhau ei fod yn dal yn berthnasol.

3. Cyllideb

Mae Cyllideb Adnoddau’r Llyfrgell yn cael ei rhannu, gyda’r rhan fwyaf o’r gyllideb yn cael ei neilltuo i adrannau i’w wario ar adnoddau i ddiwallu eu hanghenion pwnc penodol, 86% ar wariant rheolaidd megis cyfnodolion, a 4% ar eitemau nad ydynt yn rheolaidd megis deunydd darllen ar gyfer ymchwil. Defnyddir y 10% sy’n weddill i brynu deunyddiau ar restrau darllen gan gynnwys llyfrau, penodau llyfrau wedi’i digido ac erthyglau o gyfnodolion.

4. Egwyddorion dethol

Y brif ffynhonnell ar gyfer dethol deunydd yw argymhellion gan staff academaidd, yn bennaf trwy restrau darllen. Bydd y Llyfrgell yn caffael y rhain wrth geisio cynnal cydbwysedd ac ansawdd y casgliad ar yr un pryd. Os yw gofynion yn gwrthdaro a bod cyfyngiadau ar adnoddau, caiff penderfyniadau eu llywio trwy fesur a rhagweld y defnydd a wneir o’r deunyddiau, yn unol ag ymrwymiadau academaidd presennol a’r hyn sy’n wybyddys am ddefnydd yn y dyfodol.

Rydym yn gweithredu polisi 'Digidol yn Gyntaf', sy’n golygu mai’r hyn sy’n cael ei ffafrio yw darparu gwybodaeth a deunyddiau yn electronig os yw'n fforddiadwy, yn briodol ac yn fanteisiol i'n defnyddwyr.

Byddwn yn caffael deunyddiau mewn cyfryngau eraill ond dim ond ar fformat sy'n hygyrch, yn gynaliadwy ac yn cael ei gefnogi.

Bydd y Llyfrgell yn cydweithio â llyfrgelloedd a sefydliadau eraill trwy ei Gwasanaeth Cyflenwi Dogfennau er mwyn i fyfyrwyr allu defnyddio adnoddau nad ydynt ar gael yn lleol.

Dim ond pan fydd cyfraith y Deyrnas Gyfunol yn mynnu y bydd sensoriaeth yn cael ei harfer.

5. Caffael

Mae’r Llyfrgell yn cael adnoddau oddi wrth amryw gyflenwyr, gan fanteisio ar gontractau a negodwyd gan gonsortia pwrcasu rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r gwasanaethau a ddarperir gan y cyflenwyr hyn yn cael eu monitro i sicrhau eu bod yn perfformio i’r safon ofynnol a bod y contractau’n darparu gwerth am arian. Mae'r contractau hyn hefyd yn sicrhau ein bod yn aros o fewn ffiniau rheoliadau caffael statudol. O’r herwydd, ni allwn ad-dalu staff am unrhyw bryniannau personol a wnânt ac yr hoffent eu hychwanegu at gasgliad y llyfrgell.

Caiff y defnydd o’n casgliadau ei fonitro’n gyson i sicrhau eu bod yn gost effeithlon ac yn diwallu anghenion dysgu, addysgu ac ymchwil y Brifysgol.

5.1 Deunyddiau ar gyfer Rhestrau Darllen

Mae’r Llyfrgell yn anelu at ddarparu digon o gopïau o eitemau sydd ar restrau darllen, neu fynediad electronig i’r eitemau hynny. Mae’r Polisi Rhestrau Darllen (https://www.aber.ac.uk/cy/is/regulations/reading-list-policy/) yn egluro sut rydym yn bwriadu cyflawni’r nod hwn.

5.2 Llyfrau

Bydd y Llyfrgell yn ystyried prynu llyfrau a argymhellir gan staff academaidd neu fyfyrwyr y Brifysgol. Gall staff academaidd wneud cais am y rhain trwy gyllideb ddisgresiynol eu hadran. Mae’r ffurflen gais pwrcasu ar-lein ar gael trwy bwyso’r botwm Cais Pwrcasu ar Primo. Yn ogystal, mae’r cynllun Mwy o Lyfrau (https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/morebooks/) ar gael i fyfyrwyr i argymell llyfrau i’w prynu gan y llyfrgell. Pan mae’r llyfrgell yn penderfynu prynu llyfrau print y gofynnir amdanynt yn y modd hwn, bydd un copi benthyg safonol yn cael ei archebu.

5.3 Cyfnodolion a thanysgrifiadau eraill

Bydd y Llyfrgell yn cynnal adolygiadau cyson o danysgrifiadau i gyfnodolion a chronfeydd data er mwyn sicrhau gwerth am arian, ac i sicrhau eu bod yn dal yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil. Bydd hawl i gyrchu’n electronig yn cael ei brynu yn amodol ar yr egwyddorion dethol a restrir uchod, a all gynnwys bod yn rhan o gytundebau darllen a chyhoeddi trawsnewidiol (https://www.aber.ac.uk/cy/is/help/open-access/). Disgwylir fel arfer y bydd cyfnodolion neu gronfeydd data newydd yn cael eu cyllido trwy ddiddymu tanysgrifiadau cyfredol lle bynnag y bo modd.

5.4 Cyflenwi Dogfennau

Mae’r gwasanaeth Cyflenwi Dogfennau yn galluogi staff academaidd a myfyrwyr i gael adnoddau sydd ddim yng Nghasgliadau’r Llyfrgell. Mae cael adnoddau o lyfrgelloedd eraill yn fwy cost effeithlon na’u prynu, yn enwedig pan fo’r galw amdanynt yn gyfyngedig.

https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/documentsupply/

5.5 Traethodau Ymchwil

Mae’n rhaid i Uwchraddedigion Ymchwil Prifysgol Aberystwyth ddarparu, trwy eu hadran, un copi argraffedig ac un copi electronig o’u traethawd ymchwil terfynol a gymeradwywyd. https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/collections/theses/

5.6 Ffurfiau eraill

Fel y nodwyd uchod o dan egwyddorion dethol, bydd y Llyfrgell yn casglu deunyddiau ar ffurfiau eraill ond dim ond ar ffurfiau sy’n hygyrch, yn gynaliadwy ac y gellir eu cefnogi, cyhyd â’u bod yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol.

5.7 Rhoddion

Byddwn yn derbyn rhoddion:

Os yw’r eitemau yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol
Os oes digon o le ar y silffoedd ar eu cyfer
Os ydynt mewn cyflwr da
Os yw’r gost o’u gwneud ar gael i’w defnyddio yn gymesur
Os oes yna gytundeb llawn y gallent gael eu tynnu o’r casgliad maes o law

Ni fydd rhoddion sy’n methu â bodloni’r meini prawf hyn yn cael eu hychwanegu at Gasgliad y Llyfrgell. Am ragor o wybodaeth am roddion, gweler: https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/collections/donations/

6. Tynnu eitemau o’r casgliad neu eu trosglwyddo i’r storfa allanol

Mae’n hanfodol golygu ein hadnoddau’n rheolaidd i sicrhau bod y casgliadau mor ddefnyddiol â phosib, i wneud y defnydd gorau o’r lle cyfyngedig sydd ar gael ac i gael gwared ar ofod storio diangen.

Ystyrir trosglwyddo eitemau i’n storfa allanol os ydynt yn bodloni’r meini prawf canlynol:

Rhediadau o gyfnodolion sy’n hŷn na 7 mlynedd
Eitemau y mae’r galw amdanynt yn isel, ond y bernir eu bod yn dal yn ddefnyddiol i ategu dysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol ym Mhrifysgol Aberystwyth

Bydd yr eitemau hyn yn dal i fod ar gael i’n defnyddwyr trwy ein system adfer: https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/externalstore/

Bydd y Llyfrgell yn ystyried tynnu eitemau o’r casgliad os ydynt yn bodloni’r meini prawf canlynol:

Llyfrau sydd ddim wedi cael eu defnyddio am 10 mlynedd
Argraffiadau hŷn o lyfrau pan ychwanegir argraffiad mwy diweddar at y casgliad
Cyfnodolion print sydd bellach ar gael yn electronig
Deunydd ar ffurfiau eraill sydd heb gael eu defnyddio mewn 10 mlynedd a/neu lle nad yw’r fformat yn cael ei gefnogi mwyach
Deunydd sydd wedi’i ddifrodi ac nad oes modd ei atgyweirio mwyach
Eitemau nad ydynt yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol yn y Brifysgol