Unit4 Business World

Dros y misoedd diwethaf, mae adolygiad wedi'i gynnal ar sut y defnyddir system gyllid y Brifysgol (ABW) o safbwynt Caffael. O ganlyniad bydd rhai newidiadau yn cael eu cyflwyno a fydd yn ei gwneud yn fwy effeithlon ac agored, ac yn lleihau risg. Rhoddir manylion y newidiadau hyn isod. Dyma'r newidiadau yn fras:

1. Anfonir archebion prynu at y cyflenwyr yn uniongyrchol
2. Gall y defnyddwyr ddewis cyfeiriadau dosbarthu eraill
3. Bydd ceisiadau am gyflenwyr newydd a newidiadau i fanylion cyflenwyr yn cael eu gwneud o fewn y system

Mae’r modd y mae’r system ABW yn ymdrin â chyfeiriadau mewn archebion ac archebion prynu yn cael ei ddiweddaru. Ar hyn o bryd y drefn ar gyfer anfon anfonebau prynu at gyflenwyr yw bod yr archebion, ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo, yn cael eu dychwelyd i'r archebwyr fel y gallant eu hanfon ymlaen yn uniongyrchol at y cyflenwyr. Mae'r drefn newydd yn golygu y bydd archebion yn cael eu hanfon yn uniongyrchol at y cyflenwyr, a bydd hynny’n gwneud y broses yn fwy effeithlon ac yn lleihau’r risg o ran twyll. Er mwyn lliniaru ar rai o'r anawsterau a allai godi:

• Yn achos cyflenwyr mawr, bydd y defnyddwyr yn cael dewis pa gyfeiriad y mae angen i'r archeb brynu gael ei hanfon ato wrth iddynt greu archeb. Yn gyffredinol, mae hyn yn berthnasol i gyrff llywodraethau a phrifysgolion yn hytrach na chyflenwyr masnachol.
• Caiff y defnyddwyr ychwanegu dogfennau at yr archeb, gan nodi naill ai mai dogfen fewnol yn unig yw hi, sef dogfen gyfeirio ar gyfer y brifysgol, neu mai atodyn ydyw, sef dogfen a anfonir gyda'r archeb brynu.

Ar ôl i'r archebion gael eu cymeradwyo, bydd yr archebwyr yn cael cadarnhad o'r rhif PO ac e-gyfeiriad y cyflenwr y mae'r archeb wedi'i hanfon ato. Mae gwaith wedi'i wneud yn ddiweddar i ddiweddaru cofnodion y cyflenwyr ar y system i sicrhau bod yr e-gyfeiriadau ar gyfer archebion yn gywir. Dylai unrhyw newidiadau i e-gyfeiriadau cyflenwyr gael eu gwneud drwy'r drefn arferol (bydd y drefn honno yn newid cyn hir - gweler isod).

Ar ben y newidiadau hyn, mae'r system ar hyn o bryd yn dewis cyfeiriad dosbarthu diofyn, ar sail y ganolfan gost yr archebir y nwyddau ar ei chyfer. Pe byddai defnyddiwr am newid hyn, yr unig ddewis oedd ychwanegu'r manylion i gorff yr archeb brynu neu ychwanegu’r manylion mewn e-bost gyda'r archeb. Gall hynny fod yn ddryslyd i'r cyflenwr ac nid yw'n rhoi argraff broffesiynol iawn. Erbyn hyn fe fydd y defnyddwyr yn cael cyfeiriad dosbarthu diofyn, sef y ganolfan gostau y mae eu cyflog yn cael ei gyfeirio ati, ond fe fydd dewis ar gael mewn cwymplen i roi cyfeiriad dosbarthu arall wrth greu archeb. Os nad yw'r cyfeiriad dosbarthu ar gael ar y ddewislen honno, caiff y defnyddwyr ofyn am gyfeiriad dosbarthu newydd i gael ei greu i'w ddefnyddio yn y dyfodol drwy e-bostio i abwstaff@aber.ac.uk. Os yw cyfeiriadau dosbarthu diofyn yn anghywir ac os yw'r defnyddwyr yn defnyddio cyfeiriad arall bob tro, neu fel arfer, fe allent wneud cais i newid y cyfeiriad hwnnw. Fel rheol dylid dosbarthu i adeiladau'r brifysgol ac fe fydd camau rheoli ar waith i wylio am unrhyw gyfeiriadau dosbarthu newydd nad ydynt yn bodloni'r meini prawf hynny.

Ar ôl hynny fe fyddwn yn ailedrych ar sut yr ymdrinnir â cheisiadau am gyflenwyr newydd a newidiadau i fanylion cyflenwyr. Ar hyn o bryd y defnyddwyr sy’n prosesu’r materion hyn, drwy lenwi ffurflen ar-lein; ond bydd y gwaith hwn yn cael ei ymgorffori yn ABW. Ni fydd yn effeithio lawer ar y defnyddwyr ac fe fydd y broses yn aml yn fyrrach. Bydd y broses gymeradwyo yn sicrhau y cydymffurfir â'r Polisïau Caffael ac fe fydd yn cynnwys dilysu'r manylion banc ar gyfer taliadau.

Mae canllawiau i'r newidiadau uchod ar gael yn https://www.aber.ac.uk/en/finance/information-for-staff/agresso/

Hoffwn fachu ar y cyfle hwn i atgoffa'r aelodau o staff sy'n gyfrifol am brynu nwyddau a gwasanaethau ar ran y brifysgol bod, o dan Weithdrefnau Ariannol y Brifysgol, angen i'n prynwyr wneud ceisiadau am archebion prynu ABW am bob trafodyn cyn i'r nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith gael eu cyflenwi neu eu darparu gan ein cyflenwyr. Yn rhannol, mae gan y Brifysgol bryderon ynghylch sefyllfaoedd lle y mae cyflenwr wedi darparu gwasanaeth, ond bod yr archeb brynu yn cael ei chodi ar ôl hynny, gan ei bod yn bosib y gallai arwain at gostau yn mynd yn uwch na'r hyn a drefnwyd yn ôl y gyllideb. Mewn achosion felly, fe roddir gwybod i'r defnyddwyr ei bod hi'n bosib, os nad yw archebion prynu yn cael eu cynhyrchu ar yr adeg berthnasol, y gall hynny arwain at sefyllfa lle nad yw ein cyflenwyr yn cael eu talu. Mae Polisi Caffael a Rheoliadau Ariannol y Brifysgol i'w cael yma: https://www.aber.ac.uk/cy/finance/information-for-staff/procurement/

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â hyn mae croeso ichi gysylltu â ni Procurement yn y lle cyntaf.

Mae'r ffurflen we ar gyfer creu, diwygio ac ail-actifadu cyflenwyr wedi'i dileu. Bellach bydd angen i bob cais am greu, diwygio ac ail-actifadu cyflenwyr gael ei wneud yn ABW yn uniongyrchol, gellir dod o hyd i ganllaw ar y broses ymhellach i lawr ar y dudalen hon o dan yr adran Cyflenwyr

I fewngofnodi i ABW ewch i https://abw.aber.ac.uk/

Os gwelwch nad oes gennych y mynediad angenrheidiol yn ABW i greu, diwygio neu ail-actifadu cyflenwr bydd angen i chi ofyn am fynediad yn https://bisaccess.aber.ac.uk/en/

Os oes angen i chi greu neu newid cwsmer gallwch wneud hyn yn ABW, i fewngofnodi ewch i fewngofnodi ABW. Am help, gweler o dan Cwsmer a Gwerthiant yn yr adran Canllawiau a Gwybodaeth isod.

Os yw’r Cwsmer eisoes wedi’i gofrestru ar Business World, a fyddech cystal â llenwi’r ffurflen isod er mwyn gwneud cais i anfon anfoneb:

• Sales Invoice Request (AU link)

Isod ceir rhestr o gysylltiadau ar gyfer gwybodaeth ddefnyddiol wrth ddefnyddio Agresso:

• Basics (pdf)
• Glossary of Terms (pdf)
• Explanation of Coding Structure (pdf)
• Product & Account Listing for Expenditure (xls)

• New Customer Requests and Amending Customers (yn Saesneg yn unig)

Canllaw i sefydlu cyflenwr newydd

Ail-ysgogi cyflenwr a newidiadau i gyflenwr

IR35 Cwestiynau Cyffredin Hunangyflogedig

Datganiad Penderfyniad Statws

Mae'r ffurflen isod yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol y bydd angen i'r cyflenwr ei darparu.

Ffurflen Data Cyflenwr Newydd

Cyn gosod unrhyw archebion gyda chyflenwyr mae'n rhaid eich bod wedi codi Archeb Brynu (PO) cymeradwy, er mwyn codi CP rhaid i chi gwblhau Archeb ar Business World a fydd angen cymeradwyaeth gan gymeradwywyr dynodedig. Unwaith y caiff ei gymeradwyo, bydd y Swyddfa Caffael yn cael ei anfon yn uniongyrchol at y cyflenwr a byddwch yn copïo i mewn iddo.

Raising Requisitions for Purchase Orders (pdf)

Yn cynnwys:   

1. Sut i godi ymholiad
2. Beth sy'n digwydd ar ôl i'r ymholiad gael ei godi
3. Sut i wirio statws ymholiad

Approving Requisitions for Purchase Orders (pdf)

Yn cynnwys: 

1. Sut i brosesu tasgau cymeradwyo archeb yn Business World

Dylai pob Anfoneb Prynu (PI) a dderbynnir gynnwys rhif SP, yn ddelfrydol dylai pob anfoneb gael ei hanfon yn uniongyrchol i'r Adran Gyllid, os ydynt yn dod i law yn eich adran, anfonwch ymlaen at y Cyfrifon Taladwy (paystaff@aber.ac.uk) yn yr Adran Gyllid ar gyfer prosesu.

Er mwyn talu unrhyw gyflenwr mae'n rhaid cwblhau derbynneb nwyddau cyn y taliad, pwrpas hyn yw cadarnhau bod y gwasanaeth/nwyddau rydych wedi'u harchebu wedi'u derbyn.

• Good Receipt (pdf)

Os yw DP wedi'i fewnbynnu i Fyd Busnes heb Dderbynneb Nwyddau anfonir tasg 'Derbynneb Nwyddau Coll' i'r Ymholwr i gadarnhau a yw'r gwasanaeth/nwyddau wedi'u derbyn ai peidio.

• Missing Goods Receipt (Coming Soon)

Os oes gwahaniaeth mewn gwerth rhwng y SRh a’r DP (5% neu £50) bydd tasg yn cael ei hanfon at y sawl a oedd yn cymeradwyo’r cais yn wreiddiol i gadarnhau ei fod yn fodlon i’r anfoneb gael ei thalu.

• Purchase Invoice (Coming Soon)

Supplier Invoice Approval

Admins Invoice Processing Guide (pdf)

Adroddiadau Deiliaid Cyllideb