Unit4 Business World

Defnyddir Unit4 Business World er mwyn rhedeg prosesau ariannol y Brifysgol o ddydd i ddydd; mae’r meysydd isod ar gael ar gyfer staff y tu allan i’r Swyddfa Gyllid:

  • Codi Archebion
  • Cymeradwyo Archebion
  • Adrodd / Ymholiadau
  • Codau Cerdiau Prynu
  • Codi Anfonebau Gwerthiant

Mae gan bob aelod staff fynediad at eu cofnod cyflogaeth yn Business World; bydd yn fwy cyfarwydd i chi o dan yr enw PoblAberPeople. Er mwyn holi am fynediad at feysydd cyllid penodol o Business World, ewch i’r ddolen gysylltiedig ‘Cofrestru ar gyfer Mynediad / Register for Access’ er mwyn holi am y mynediad perthnasol.

Ar ôl i’ch mynediad gael ei gymeradwyo, anfonir e-bost at eich cyfrif e-bost yn y Brifysgol yn cadarnhau eich cais.

Adolygiad

Caffael 2019/20

Dros y misoedd diwethaf, mae adolygiad wedi'i gynnal ar sut y defnyddir system gyllid y Brifysgol (ABW) o safbwynt Caffael. O ganlyniad bydd rhai newidiadau yn cael eu cyflwyno a fydd yn ei gwneud yn fwy effeithlon ac agored, ac yn lleihau risg. Rhoddir manylion y newidiadau hyn isod. Dyma'r newidiadau yn fras:

  1. Anfonir archebion prynu at y cyflenwyr yn uniongyrchol
  2. Gall y defnyddwyr ddewis cyfeiriadau dosbarthu eraill
  3. Bydd ceisiadau am gyflenwyr newydd a newidiadau i fanylion cyflenwyr yn cael eu gwneud o fewn y system

Mae’r modd y mae’r system ABW yn ymdrin â chyfeiriadau mewn archebion ac archebion prynu yn cael ei ddiweddaru. Ar hyn o bryd y drefn ar gyfer anfon anfonebau prynu at gyflenwyr yw bod yr archebion, ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo, yn cael eu dychwelyd i'r archebwyr fel y gallant eu hanfon ymlaen yn uniongyrchol at y cyflenwyr. Mae'r drefn newydd yn golygu y bydd archebion yn cael eu hanfon yn uniongyrchol at y cyflenwyr, a bydd hynny’n gwneud y broses yn fwy effeithlon ac yn lleihau’r risg o ran twyll. Er mwyn lliniaru ar rai o'r anawsterau a allai godi:

  • Yn achos cyflenwyr mawr, bydd y defnyddwyr yn cael dewis pa gyfeiriad y mae angen i'r archeb brynu gael ei hanfon ato wrth iddynt greu archeb. Yn gyffredinol, mae hyn yn berthnasol i gyrff llywodraethau a phrifysgolion yn hytrach na chyflenwyr masnachol.
  • Caiff y defnyddwyr ychwanegu dogfennau at yr archeb, gan nodi naill ai mai dogfen fewnol yn unig yw hi, sef dogfen gyfeirio ar gyfer y brifysgol, neu mai atodyn ydyw, sef dogfen a anfonir gyda'r archeb brynu.

Ar ôl i'r archebion gael eu cymeradwyo, bydd yr archebwyr yn cael cadarnhad o'r rhif PO ac e-gyfeiriad y cyflenwr y mae'r archeb wedi'i hanfon ato. Mae gwaith wedi'i wneud yn ddiweddar i ddiweddaru cofnodion y cyflenwyr ar y system i sicrhau bod yr e-gyfeiriadau ar gyfer archebion yn gywir. Dylai unrhyw newidiadau i e-gyfeiriadau cyflenwyr gael eu gwneud drwy'r drefn arferol (bydd y drefn honno yn newid cyn hir - gweler isod).

Ar ben y newidiadau hyn, mae'r system ar hyn o bryd yn dewis cyfeiriad dosbarthu diofyn, ar sail y ganolfan gost yr archebir y nwyddau ar ei chyfer. Pe byddai defnyddiwr am newid hyn, yr unig ddewis oedd ychwanegu'r manylion i gorff yr archeb brynu neu ychwanegu’r manylion mewn e-bost gyda'r archeb. Gall hynny fod yn ddryslyd i'r cyflenwr ac nid yw'n rhoi argraff broffesiynol iawn. Erbyn hyn fe fydd y defnyddwyr yn cael cyfeiriad dosbarthu diofyn, sef y ganolfan gostau y mae eu cyflog yn cael ei gyfeirio ati, ond fe fydd dewis ar gael mewn cwymplen i roi cyfeiriad dosbarthu arall wrth greu archeb. Os nad yw'r cyfeiriad dosbarthu ar gael ar y ddewislen honno, caiff y defnyddwyr ofyn am gyfeiriad dosbarthu newydd i gael ei greu i'w ddefnyddio yn y dyfodol drwy e-bostio i abwstaff@aber.ac.uk. Os yw cyfeiriadau dosbarthu diofyn yn anghywir ac os yw'r defnyddwyr yn defnyddio cyfeiriad arall bob tro, neu fel arfer, fe allent wneud cais i newid y cyfeiriad hwnnw. Fel rheol dylid dosbarthu i adeiladau'r brifysgol ac fe fydd camau rheoli ar waith i wylio am unrhyw gyfeiriadau dosbarthu newydd nad ydynt yn bodloni'r meini prawf hynny.

Ar ôl hynny fe fyddwn yn ailedrych ar sut yr ymdrinnir â cheisiadau am gyflenwyr newydd a newidiadau i fanylion cyflenwyr. Ar hyn o bryd y defnyddwyr sy’n prosesu’r materion hyn, drwy lenwi ffurflen ar-lein; ond bydd y gwaith hwn yn cael ei ymgorffori yn ABW. Ni fydd yn effeithio lawer ar y defnyddwyr ac fe fydd y broses yn aml yn fyrrach. Bydd y broses gymeradwyo yn sicrhau y cydymffurfir â'r Polisïau Caffael ac fe fydd yn cynnwys dilysu'r manylion banc ar gyfer taliadau.

Mae canllawiau i'r newidiadau uchod ar gael yn https://www.aber.ac.uk/en/finance/information-for-staff/agresso/

Hoffwn fachu ar y cyfle hwn i atgoffa'r aelodau o staff sy'n gyfrifol am brynu nwyddau a gwasanaethau ar ran y brifysgol bod, o dan Weithdrefnau Ariannol y Brifysgol, angen i'n prynwyr wneud ceisiadau am archebion prynu ABW am bob trafodyn cyn i'r nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith gael eu cyflenwi neu eu darparu gan ein cyflenwyr. Yn rhannol, mae gan y Brifysgol bryderon ynghylch sefyllfaoedd lle y mae cyflenwr wedi darparu gwasanaeth, ond bod yr archeb brynu yn cael ei chodi ar ôl hynny, gan ei bod yn bosib y gallai arwain at gostau yn mynd yn uwch na'r hyn a drefnwyd yn ôl y gyllideb. Mewn achosion felly, fe roddir gwybod i'r defnyddwyr ei bod hi'n bosib, os nad yw archebion prynu yn cael eu cynhyrchu ar yr adeg berthnasol, y gall hynny arwain at sefyllfa lle nad yw ein cyflenwyr yn cael eu talu. Mae Polisi Caffael a Rheoliadau Ariannol y Brifysgol i'w cael yma: https://www.aber.ac.uk/cy/finance/information-for-staff/procurement/

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â hyn mae croeso ichi gysylltu â ni Procurement yn y lle cyntaf.

Ffurflenni

Ffurflenni Cyflenwyr

Mae'r ffurflen we ar gyfer creu, diwygio ac ail-actifadu cyflenwyr wedi'i dileu. Bellach bydd angen i bob cais am greu, diwygio ac ail-actifadu cyflenwyr gael ei wneud yn ABW yn uniongyrchol, gellir dod o hyd i ganllaw ar y broses ymhellach i lawr ar y dudalen hon o dan yr adran Cyflenwyr.

I fewngofnodi i ABW ewch i https://abw.aber.ac.uk/

Os gwelwch nad oes gennych y mynediad angenrheidiol yn ABW i greu, diwygio neu ail-actifadu cyflenwr bydd angen i chi ofyn am fynediad yn https://bisaccess.aber.ac.uk/en/

Ffurflenni Cwsmeriaid

Os oes angen i chi greu neu newid cwsmer gallwch wneud hyn yn ABW, i fewngofnodi ewch i fewngofnodi ABW. Am help, gweler o dan Cwsmer a Gwerthiant yn yr adran Canllawiau a Gwybodaeth isod.

Os yw’r Cwsmer eisoes wedi’i gofrestru ar Business World, a fyddech cystal â llenwi’r ffurflen isod er mwyn gwneud cais i anfon anfoneb:
Cais am Anfoneb Gwerthiant (cyswllt PA)

Canllawiau a Gwybodaeth

Elfennau Sylfaenol

Isod ceir rhestr o gysylltiadau ar gyfer gwybodaeth ddefnyddiol wrth ddefnyddio Agresso:

  • Elfennau Sylfaenol (I ddod yn fuan)
  • Rhestr Termau (I ddod yn fuan)
  • Egluro’r Strwythur Codio (I ddod yn fuan)

Cwsmer a Gwerthiant

Cyflenwyr

Mae'r ffurflen isod yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol y bydd angen i'r cyflenwr ei darparu.

Ffurflen Gyflenwr

Ceisiadau ar gyfer Archebu Pryniant

Cyn codi archeb gyda chyflenwr, rhaid ichi dderbyn Archeb Brynu wedi’i chymeradwyo; er mwyn derbyn Archeb Brynu rhaid ichi gwblhau Archeb drwy Business World fydd yn gofyn am gymeradwyaeth gan gymeradwywyr dynodedig. Ar ôl iddi gael ei chymeradwyo, byddwch yn derbyn yr Archeb Brynu drwy e-bost.

  • Codi Archebion (I ddod yn fuan)
  • Gwirio statws eich archeb (I ddod yn fuan)
  • Trafod Archebion a wrthodwyd (I ddod yn fuan)
  • Cymeradwyo Ceisiadau ar gyfer Archebion Prynu (I ddod yn fuan)

Anfonebau Prynu

Dylai pob Anfoneb Brynu gynnwys rhif Archeb Brynu. Yn ddelfrydol, dylid anfon pob anfoneb yn uniongyrchol i’r Adran Gyllid; os byddant yn cael eu derbyn yn eich adran, a fyddech cystal â’u hanfon i’r Isadran Cyfrifon sy’n Daladwy yn yr Adran Gyllid i’w prosesu.

Er mwyn talu cyflenwyr, rhaid cwblhau derbynneb am nwyddau cyn talu; pwrpas hyn yw er mwyn cadarnhau bod y gwasanaeth/nwyddau a archebwyd wedi’u derbyn.

Derbynneb Nwyddau (I ddod yn fuan)

Os oes Anfoneb Brynu wedi’u chofnodi ar Business World heb Dderbynneb Nwyddau, anfonir tasg ‘Derbynneb Nwyddau ar Goll’ at yr Archebwr er mwyn cadarnhau a yw’r gwasanaeth/nwyddau wedi’u derbyn ai peidio.

Derbynneb Nwyddau ar Goll (I ddod yn fuan)

Os nodir gwahanol werth i’r Archeb Brynu a’r Anfoneb Brynu (5% neu £50), anfonir tasg at y sawl a gymeradwyodd y cais yn wreiddiol er mwyn cadarnhau eu bod yn fodlon i’r anfoneb gael ei thalu.

Anfoneb Brynu (I ddod yn fuan)

Adrodd / Ymholiadau

Cerdiau Prynu

Unwaith y mis, cofnodir holl drafodion cerdiau prynu Barclaycard ar Business World, fel arfer o fewn 5 diwrnod cyntaf pob mis. Ceir canllawiau isod ynglŷn â sut i godio a chymeradwyo’r trafodion.

Rhaid cofnodi pob trafod ariannol ar Gofnod y Cerdyn Prynu a’i drosglwyddo i oruchwyliwr y cerdyn ynghyd â derbynebau ar gyfer y trafodion. Dim ond trafodion sydd wedi’u cofnodi ddylai gael eu cymeradwyo gan Oruchwylwyr Cerdiau.

  • Codau Cerdiau Prynu (I ddod yn fuan)
  • Codau Cerdiau Prynu – Teithio (I ddod yn fuan)
  • Cymeradwyo Cerdiau Prynu (I ddod yn fuan)
  • Cofnod Cerdiau Prynu (I ddod yn fuan)

Mae gan bob deiliad Cerdyn fynediad at wefan Barclays Spend Management (Cyswllt Allanol) er mwyn iddynt allu gwirio’r isod:

  • Datganiadau
  • Holl Drafodion
  • Terfyn ariannol y Cerdyn
  • Terfyn y Trafodion