11.8 Cwynion neu apeliadau academaidd gwamal, blinderus neu faleisus
1. Ni fydd myfyrwyr yn dioddef unrhyw anfantais na gwrthgyhuddiad o ganlyniad i wneud cwyn neu apêl academaidd yn ddidwyll. Dim ond os bernir bod cwyn neu apêl academaidd wedi'i gwneud yn wamal (h.y. heb unrhyw ddiben na gwerth difrifol), yn flinderus (h.y. mae'r apêl yn peri gofid neu'n annifyr) neu’n faleisus (h.y. yr awydd i achosi niwed neu ddioddefaint), y gallai materion disgyblu godi yn gysylltiedig â'r myfyriwr. (Gweler Gweithdrefn Ddisgyblu Prifysgol Aberystwyth).
2. Mae'r Brifysgol wedi ymrwymo i ymdrin â phob cwyn ac apêl academaidd yn dryloyw ac yn deg ac yn unol â'i gweithdrefnau cyhoeddedig. Fodd bynnag, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i ystyried cwyn neu apêl academaidd yn wamal, yn flinderus neu'n faleisus am y rhesymau isod, er nad yw'r rhestr hon yn drwyadl:
(i) Cwynion neu apeliadau academaidd sy'n obsesiynol, yn aflonyddu neu'n ailadroddus
(ii) Mynnu mynd ar drywydd cwynion neu apeliadau academaidd nad ydynt yn deilwng a/neu ganlyniadau afrealistig, afresymol
(iii) Mynnu mynd ar drywydd cwynion neu apeliadau academaidd teilwng mewn modd afresymol
(iv) Cwynion neu apeliadau academaidd sydd wedi'u cynllunio i achosi aflonyddwch neu annifyrrwch
(v) Nad oes ganddynt unrhyw ddiben na gwerth difrifol.
3. Os credir bod achos i'w ymchwilio, dylai'r adran berthnasol gyflwyno adroddiad i casework@aber.ac.uk. Bydd ymchwilydd annibynnol yn cael ei benodi gan y Gofrestrfa Academaidd a fydd yn penderfynu a yw cwyn neu apêl academaidd yn flinderus ai peidio a bydd yn ystyried holl amgylchiadau'r achos wrth ddod i'w benderfyniad. Bydd yr ymchwilydd annibynnol yn ystyried cynnwys y gŵyn neu'r apêl academaidd ac ymddygiad y myfyriwr mewn perthynas â'r gŵyn neu'r apêl academaidd cyn dod i benderfyniad.
4. Gall myfyriwr y credir eu bod wedi cyflwyno cwyn neu apêl academaidd wamal, blinderus neu faleisus fod yn ddarostyngedig i Weithdrefn Ddisgyblu'r Brifysgol.
5. Gall myfyrwyr y mae eu rhaglen astudio yn arwain at gofrestriad proffesiynol fod yn ddarostyngedig i'r Weithdrefn Addasrwydd i Ymarfer.
6. Gall myfyrwyr y mae eu hymddygiad yn destun pryder a lle mae'r Brifysgol o'r farn y gallai fod problem sylfaenol fod yn ddarostyngedig i'r Weithdrefn Cymorth i Astudio.
7. Os gwneir penderfyniad gan yr ymchwilydd annibynnol bod cwyn neu apêl academaidd myfyriwr yn flinderus, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn ysgrifennu at y myfyriwr yn esbonio nad ydynt bellach yn barod i ymgysylltu â'r myfyriwr mewn perthynas â'r gŵyn neu’r apêl academaidd blinderus a bydd y gŵyn neu'r apêl academaidd yn cael ei gwrthod. Bydd y myfyriwr yn cael esboniad ysgrifenedig llawn am y penderfyniad.
8. Os yw myfyriwr yn dymuno herio'r penderfyniad, dylent gyflwyno cais am Adolygiad Terfynol i'r Swyddfa Cwynion ac Apeliadau casework@aber.ac.uk. Bydd y cais yn cael ei ystyried gan Ddirprwy Is-Ganghellor neu ei enwebai.
9. Bydd y Dirprwy Is-Ganghellor neu enwebai yn adolygu gwybodaeth yr achos, gan gynnwys unrhyw sylwadau y mae'r myfyriwr wedi'u gwneud, a bydd yn penderfynu a fydd yr Adolygiad Terfynol yn cael ei gadarnhau neu ei wrthod. Os caiff yr Adolygiad Terfynol ei gadarnhau, bydd y Dirprwy Is-Ganghellor yn hysbysu bod cwyn neu apêl academaidd y myfyriwr yn cael ei hadolygu yn unol â gweithdrefnau cyhoeddedig y Brifysgol.
10. Mae penderfyniad y Dirprwy Is-Ganghellor neu'r enwebai o dan weithdrefn yr Adolygiad Terfynol yn derfynol a bydd y myfyriwr yn cael gwybod yn ysgrifenedig, gan y Gofrestrfa Academaidd, am y penderfyniad. Bydd Llythyr Cwblhau Gweithdrefnau yn cael ei anfon at y myfyriwr, ar gais.
11. Os bydd myfyriwr yn parhau i fod yn anfodlon â phenderfyniad terfynol y Brifysgol, gallant gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol ym maes Addysg Uwch.
Cyfyngiadau
12. Gall y Brifysgol gyfyngu ar gyswllt wyneb yn wyneb, dros y ffôn, drwy e-bost ac ati neu drwy unrhyw gyfuniad o'r rhain. Bydd y Brifysgol yn ceisio cynnal o leiaf un math o gyswllt ag achwynydd (gwamal, blinderus neu faleisus).
13. Mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i ysgrifennu at yr unigolyn dan sylw, gan roi gwybod iddynt na fydd unrhyw gyswllt uniongyrchol rhyngddynt â'r Brifysgol. Gellir cynnal cyfathrebu pellach rhwng y Brifysgol a chynrychiolydd trydydd parti ar gyfer yr unigolyn dan sylw.
14. Ni fydd y Brifysgol yn ymdrin â chyfathrebu sy'n sarhaus, nac yn cynnwys honiadau di-sail. Os derbynnir cyfathrebiadau o'r fath, bydd y Brifysgol yn cynghori os bydd yr iaith yn sarhaus, yn ddiangen neu'n ddi-fudd. Bydd y Brifysgol yn gofyn i'r unigolyn dan sylw roi'r gorau i ddefnyddio iaith o'r fath. Byddant hefyd yn cael gwybod na fydd y Brifysgol yn ymateb i'w cyfathrebiadau os nad yw eu defnydd o iaith dramgwyddus neu gyhuddiadau maleisus ac ati yn dod i ben. Efallai y bydd y Brifysgol yn mynnu bod cyfathrebu yn y dyfodol yn digwydd drwy drydydd parti (gweler uchod).
15. Gall staff y Brifysgol ddod â galwadau ffôn i ben neu adael cyfarfod wyneb yn wyneb lle maent o'r farn bod iaith neu ymddygiad yr achwynydd yn ymosodol, yn ddifrïol neu'n sarhaus. Mae gan yr aelod o staff Prifysgol hwnnw yr hawl i wneud y penderfyniad hwnnw. Dylent gynghori'r unigolyn dan sylw bod eu hymddygiad yn annerbyniol, a rhoi terfyn ar y rhyngweithio os nad yw'r ymddygiad hwnnw'n dod i ben ar unwaith.
16. Pan fydd achwynydd yn e-bostio, yn ffonio, yn ymweld â'r Brifysgol dro ar ôl tro, yn codi materion mynych, neu'n anfon nifer fawr o ddogfennau lle nad yw eu perthnasedd yn glir, yna gall y Brifysgol benderfynu:
(i) Cyfyngu’r cyswllt i alwadau ffôn gan yr achwynydd ar adegau penodol ar ddiwrnodau penodol
(ii) Cyfyngu’r cyswllt i un aelod o staff y Brifysgol a enwir a fydd yn ymdrin â galwadau neu ohebiaeth gan yr achwynydd yn y dyfodol
(iii) Trefnu i weld yr achwynydd drwy apwyntiad yn unig
(iv) Cyfyngu’r cyswllt gan yr achwynydd i ysgrifennu yn unig, neu gan drydydd parti sy'n cynrychioli'r achwynydd
(v) Dychwelyd unrhyw ddogfennau at yr achwynydd neu, mewn achosion eithafol, cynghori'r achwynydd y bydd dogfennau amherthnasol pellach yn cael eu dinistrio
(vi) Atal mynediad i’r campws ac adeiladau'r brifysgol
neu
(vii) Cymryd unrhyw gamau eraill yr ystyrir eu bod yn briodol.
17. Mewn achosion eithriadol, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i wrthod ystyried cwyn neu apêl academaidd neu gwynion neu apeliadau academaidd gan unigolyn yn y dyfodol. Bydd y Brifysgol yn ystyried yr effaith ar yr unigolyn a hefyd a fyddai budd ehangach i'r cyhoedd wrth ystyried y gŵyn ymhellach.
18. Dilynir y broses ganlynol i osod cyfyngiadau:
(i) Bydd y Brifysgol yn sicrhau bod y gŵyn yn cael ei hymchwilio'n briodol, neu wedi cael ei hymchwilio'n briodol yn unol â'r broses gwyno neu apêl academaidd, os yw'n briodol;
(ii) Oni bai nad yw'n briodol gwneud hynny, caiff y Brifysgol ysgrifennu at achwynydd yn gyntaf i roi rhybudd rhesymol bod eu hymddygiad yn peri pryder. Mae hyn yn rhoi cyfle i'r achwynydd ystyried ac addasu ei ymddygiad cyn i unrhyw gyfyngiadau sydd ar gael drwy'r Polisi hwn gael eu cymhwyso.
19. Bydd y Cofrestrydd Academaidd neu'r enwebai yn darparu asesiad i'r Dirprwy Is-Ganghellor ynghylch a yw gweithredoedd/ymddygiad achwynydd yn sarhaus, yn barhaus neu'n flinderus, neu fel arall o fewn cwmpas y Polisi hwn.
20. Bydd Dirprwy Is-Ganghellor neu enwebai yn penderfynu pa gyfyngiadau (os o gwbl) sydd i'w gosod.
21. Bydd y Brifysgol yn cadarnhau'n ysgrifenedig gyda'r achwynydd:
(i) Pam mae'r Brifysgol wedi gwneud y penderfyniad
(ii) Pa gam(au) sy'n cael eu cymryd
(iii) Hyd y cam(au) hwnnw/hynny
(iv) Proses adolygu'r penderfyniad hwn
a
(v) Hawl yr achwynydd i gysylltu â'r OIA.
22. Gall achwynwyr ofyn i'r Brifysgol adolygu'r penderfyniad i osod cyfyngiadau, yn dilyn penderfyniad bod ymddygiad achwynydd yn annerbyniol. Mae'r seiliau dros adolygu wedi'u cyfyngu i:
(i) Wrth ddod i ddyfarniad bod ymddygiad achwynydd yn annerbyniol, mae'r Brifysgol wedi gwneud camgymeriad sylweddol mewn gwirionedd
neu
(ii) Daw tystiolaeth sylweddol, newydd i'r amlwg. Fel arfer, bydd Dirprwy Is-Ganghellor neu enwebai yn cynnal adolygiad. Yn ystod yr adolygiad, mae gan y Dirprwy Is-Ganghellor neu ei enwebai y disgresiwn i ddileu neu amrywio'r cyfyngiadau yn ôl eu barn hwy. Byddant yn gwneud eu penderfyniad yn seiliedig ar y dystiolaeth sydd ar gael iddynt. Yn dilyn adolygiad, cynghorir yr achwynydd yn ysgrifenedig o'r canlyniad h.y. bod naill ai'r cyfyngiadau a gymhwysir gan y Dirprwy Is-Ganghellor neu'r enwebai yn dal i fod yn gymwys neu fod penderfyniad i ddilyn camau gweithredu gwahanol wedi'i wneud.
Adolygwyd y Bennod: Medi 2021