11.3 Egwyddorion Cyffredinol

Cam 1: Datrysiad cynnar

1. Mae Prifysgol Aberystwyth yn ceisio cael cyn lleied ag y bo modd o gŵynion gan fyfyrwyr drwy sicrhau bod myfyrwyr yn cael cyfleoedd i gymryd rhan mewn prosesau gwneud penderfyniadau ffurfiol ar bob lefel a thrwy annog adborth rheolaidd trwy Bwyllgorau Ymgynghorol Staff/Myfyrwyr yn yr adrannau neu’r cyfadrannau (gan gynnwys yn y sefydliadau partneriaethol). Os bydd myfyriwr yn anfodlon â gwasanaeth, dymuna’r Brifysgol ddatrys y mater yn anffurfiol ar y cyfle cyntaf posibl.

Cam 2: Lefel ffurfiol

2. Fodd bynnag, os bydd myfyriwr yn teimlo bod angen mynd â chŵyn ymlaen i lefel ffurfiol, mae’r Weithdrefn hon yn nodi’r broses sydd angen iddyn nhw a’r Brifysgol ei dilyn.

3. Mae’r Weithdrefn yn cynnig mecanwaith i ymdrin â chŵynion yn brydlon, yn deg ac yn effeithiol. Mae modd cael cyngor pellach am y Weithdrefn hon gan Gofrestrydd y Gyfadran, y Gofrestrfa Academaidd (casework@aber.ac.uk) neu gan Gynghorydd Myfyrwyr yn Undeb y Myfyrwyr (undeb.cyngor@aber.ac.uk).

4. Yn achos cwyn sy’n ymwneud â Sefydliad Partneriaethol, gall myfyrwyr gael cyngor gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd, aqsstaff@aber.ac.uk, a fydd yn gallu eu cyfeirio at y weithdrefn gwyno berthnasol ym Mhrifysgol Aberystwyth a/neu’r Sefydliad Partneriaethol.

Cyfrinachedd

5. Gall myfyrwyr, a’r rhai y gwneir y gŵyn yn eu herbyn, ddisgwyl bod cwynion yn cael eu trin yn gyfrinachol ac y bydd eu preifatrwydd yn cael ei barchu. Fodd bynnag, rhoddir gwybod i berson eu bod yn destun cwyn er mwyn iddynt gael y cyfle i ymateb i’r honiadau yn eu herbyn ar gais y staff ymchwilio. Efallai y bydd hefyd yn angenrheidiol datgelu gwybodaeth i eraill, megis aelodau o staff perthnasol, cyrff proffesiynol ac ysgolion (lleoliad), pan fo’n berthnasol, er mwyn gallu delio â’r gŵyn yn briodol. Yn yr amgylchiadau hyn, bydd y sawl sy’n cwyno yn cael gwybod am ddatgelu’r fath wybodaeth, gan gynnwys y rhai mewn Sefydliad Partneriaethol.

6. Gall myfyrwyr fod yn ffyddiog y cânt eu diogelu o dan y Weithdrefn hon ac felly ni ddylai fod yn angenrheidiol iddynt gyflwyno cwynion dienw. Gellir codi pryderon yn ddienw drwy sianeli megis ‘Rho Wybod Nawr’, a’r polisi ‘Urddas a Pharch yn y Gwaith’ fodd bynnag gallai fod yn anodd datrys cwynion gan unigolyn neu grŵp ar lefelau pellach os cânt eu gwneud yn ddienw, oherwydd mae’n atal y staff rhag gallu ymchwilio i fanylion penodol yr honiadau a wneir. Os derbynnir cwyn ddienw, dim ond os ystyrir bod achos cryf, gyda thystiolaeth ategol, y caiff y mater ei ymchwilio ymhellach. Fodd bynnag, dylid nodi y gallai codi pryder yn ddienw amharu ar yr ymchwiliad ac mae’n golygu na ellir cyfathrebu’r canlyniad. Gallai hefyd ei gwneud hi’n anodd i’r Brifysgol ddarparu’r cymorth perthnasol sydd ei angen ar y myfyrwyr sy’n cyflwyno’r gŵyn. Dylai myfyrwyr ystyried y pwyntiau hyn yn ofalus wrth ystyried cyflwyno cwyn yn ddienw.

Cwmni nad yw’n gweithredu mewn rhinwedd gyfreithiol

7. Ar unrhyw adeg yn ystod y Weithdrefn, gall y partïon cysylltiedig gael cwmni person arall (nad yw’n gweithredu mewn rhinwedd gyfreithiol), megis cyfaill, rhiant, cynrychiolydd Undeb y Myfyrwyr neu gynrychiolydd undeb llafur a gydnabyddir gan y Brifysgol, neu unrhyw aelod arall o gymuned y Brifysgol.

8. Mae gweithdrefnau cwyno’n fater mewnol ac nid oes iddynt yr un graddau o ffurfioldeb â llys barn. Yn y rhan fwyaf o achosion ni fyddai’n angenrheidiol nac yn briodol i fyfyriwr na’r darparwr gael cynrychiolaeth gyfreithiol mewn panel neu gyfarfod cwynion.

Manylion cyswllt

9. Yn ystod y broses gwyno, bydd y Brifysgol angen cysylltu â’r myfyriwr sy’n gwneud y gŵyn. Gellir gwneud hyn drwy e-bost, ffôn neu lythyr. Cyfrifoldeb y myfyrwyr yw sicrhau bod eu manylion cyswllt yn gywir yn y system gofnodion ganolog er mwyn i’r Brifysgol allu cysylltu â hwy’n rhwydd. Nid yw’r Brifysgol yn derbyn cyfrifoldeb am lythyrau nad ydynt yn cyrraedd y myfyrwyr am nad yw’r cofnodion wedi’u diweddaru. Cysylltir yn bennaf drwy e-bost, ond bydd llythyrau ynglŷn â chanlyniad y cam Ffurfiol a’r cam Adolygiad hefyd yn cael eu hanfon i’r cyfeiriad a roddwyd ar y ffurflenni a gyflwynwyd.

Tystiolaeth

10. Rhaid cyflwyno tystiolaeth i ategu cwyn. Ni ellir ymchwilio i gŵyn heb dystiolaeth.

11. At ddibenion y Weithdrefn hon, rhaid i dystiolaeth a gyflwynir i ategu cwyn y myfyriwr fod yn annibynnol neu’n gadarnhaol, ac yn ddigonol i bennu unrhyw honiadau neu faterion sy’n codi. Nid yw datganiad personol o’r hyn y mae’r myfyriwr yn credu sy’n wir yn cyfrif fel tystiolaeth. Mae enghreifftiau o dystiolaeth yn gallu cynnwys:

(i) tystiolaeth ddogfennol megis negeseuon e-bost a ffotograffau

(ii) datganiadau tystion gan fyfyrwyr neu staff y Brifysgol, gweithwyr cymorth, a gweithwyr proffesiynol eraill, gan gynnwys rhai o Sefydliad Partneriaethol.

12. Y myfyriwr sy’n gyfrifol am ganfod a chyflwyno tystiolaeth sy’n berthnasol i’r gŵyn. Ni fydd y Brifysgol yn gwneud hyn ar ran y myfyriwr, oni bai fod rhywun sy’n cael cyflogi gan y Brifysgol yn gweithredu fel cynrychiolydd enwebedig y myfyriwr. Ni fydd y Brifysgol yn gweithredu os derbynnir unrhyw gŵyn sy’n nodi y gellir gofyn am wybodaeth bellach ar ran y myfyriwr. Dylai myfyrwyr nodi y gallant gyflwyno rhagor o dystiolaeth ar ôl cyflwyno’r gŵyn, ond gallai gwneud hyn arwain at oedi yn yr ymateb. Bydd o fudd iddynt gyflwyno’r holl dystiolaeth berthnasol ar yr un pryd ag y maent yn cyflwyno eu cwyn.

13. Ar ôl i’w cwyn gael ei hystyried yn ystod unrhyw gam o’r weithdrefn, mae gan fyfyrwyr yr hawl i wybod y rhesymau dros benderfyniadau, yn ogystal â’r hawl i gael gwybod am unrhyw gyfle i gael adolygiad pellach ar y gŵyn.

Honiadau o drosedd

14. Os ceir honiadau o drosedd yn y gŵyn, efallai y bydd Prifysgol Aberystwyth, yn ystod unrhyw gam o’r weithdrefn, yn cyfeirio’r mater at yr heddlu a bydd yn gohirio’r achos o’i rhan hi hyd nes bod canlyniad unrhyw achos troseddol yn hysbys. Bydd y myfyriwr yn cael gwybod os gwneir y penderfyniad hwn.