Caffael
Swyddfa Caffael
Swyddogaeth y Swyddfa Caffael yw hyrwyddo caffael effeithlon ac effeithiol fel rhan o gaffaeliad unrhyw nwyddau, gwasanaethau a gwaith. Rydyn ni’n rhoi cyngor i’r Brifysgol ar bob gofynion caffael ac yn cynnig polisïau a strategaethau ar gyfer eu trosglwyddiad. Rydyn ni’n gweithio gyda phob adran er mwyn sicrhau eu bod yn cael y gwerth gorau am arian, drwy ledaenu’r ymarfer gorau, rhoi cyngor ar reolaeth risg addas a sicrhau cydymffurfiad gyda gofynion statudol. Y swyddfa hefyd yw’r man cyswllt cyntaf ar gyfer ymholiadau yn ymwneud â rheolaeth cardiau pwrcasu.
Gwybodaeth
Telerau ac amodau contractau
Trothwyon ariannol cyfarwyddebau caffael yr UE
Rheoliadau Contractau Cyhoeddus
Gellir dod o hyd i drothwyon cyfredol y DU yn https://www.ojec.com/thresholds.aspx
Cyfarwyddebau Caffael yr UE Cwestiynau Cyffredin Trothwyon Ariannol
Polisïau a gweithdrefnau
Corporate Procurement Policy & Statement (pdf)
Document Retention – Procurement Activities (pdf)
IR35 Cwestiynau Cyffredin Hunangyflogedig
Gweithdrefnau Ariannol ar gyfer Caffael
Mae’r ddogfen PDF gysylltiedig yn darparu cynrychiolaeth ddarluniadol ‘cyfeiriad cyflym’ o weithdrefnau ariannol cyfredol y Brifysgol ar gyfer gweithgareddau caffael, ar ffurf siart llif. N.B. Mae’r siart llif hwn ar gyfer cyfeirio cyflym yn unig a rhaid ei ddarllen BOB AMSER ar y cyd â Rheoliadau a Gweithdrefnau Ariannol manwl y Brifysgol sy’n darparu gwybodaeth ac arweiniad ar union ofynion ar wahanol gamau o’r broses.
Dylid darllen y gweithdrefnau hyn hefyd ar y cyd ag unrhyw reoliadau ychwanegol cymwys e.e. WEFO, CCAUC, Cynghorau Ymchwil ac ati.
Cardiau pryniant
Contractau AU
Darllenwch y canlynol yn ofalus
Mae HEContracts yn rhoi mynediad i chi at ystorfa ganolog o gontractau a chytundebau sydd wedi'u cynllunio i ddiwallu rhai o'ch anghenion prynu mwy rheolaidd. Mae’r cytundebau amrywiol yn benodol i’r Sector AU yn y rhan fwyaf o achosion ac wedi’u negodi gan Gonsortia arweiniol (pob un yn gweithio ar ran y sector ar gyfer nwyddau a/neu faes gwasanaeth penodol) neu Gonsortiwm Prynu Addysg Uwch Cymru (HEPCW) fel y bo’n briodol.
Sylwch fod yr holl ddata yr ydych yn ei gyrchu gan HEContracts, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i brisiau a gwybodaeth fasnachol sensitif arall, ar gael ar sail gyfrinachol fasnachol ac ni ddylid ei ddatgelu i unrhyw drydydd parti heb ganiatâd y cydlynydd cytundeb perthnasol.
Mae llawer o’r contractau ar Contractau HE yn ‘gytundebau fframwaith’. Yn ddiweddar, mae’r UE wedi newid y gyfraith ar gynlluniau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau; sicrhewch eich bod yn ymgyfarwyddo â ‘rheolau ymgysylltu’ y fframwaith cyn cyrchu gwybodaeth gan uniBuy. Gweler y canllaw i brynwyr ar gyfer pob fframwaith a dilynwch y rheolau (Gweler y ddolen isod).
Darperir rhai cytundebau Prifysgol ‘lleol’ hefyd (e.e. cyfraddau llogi cerbydau corfforaethol Europcar). Os oes gan y defnyddwyr terfynol gynigion sefydlog ‘lleol’ neu drefniadau gyda chyflenwyr (a fyddai, yn eu barn nhw, o fudd i adrannau eraill Prifysgol Aberystwyth) cysylltwch â Julie Woolley, Cynorthwyydd Caffael, i drefnu gosod cytundebau o’r fath ar HEContracts.
Sylwch mai cyfrifoldeb y cydlynydd cytundeb/Consortia arweiniol a’i hwylusodd (ac eithrio ‘cytundebau lleol) yw’r holl ddata a gedwir ar Gontractau AU ac ni all y Rheolwr Caffael roi unrhyw sicrwydd ynghylch cywirdeb gwybodaeth o’r fath, y gellir ei chynnal yn byw gyda phob cydlynydd cytundeb. Os byddwch yn dod ar draws unrhyw broblemau gyda gwybodaeth anghywir, gallwch gysylltu â'r cydlynydd cytundeb priodol yn uniongyrchol.
e-Dendro
Mae datrysiad tendro electronig yn hwyluso'r broses dendro gyflawn o hysbysebu'r gofyniad hyd at osod y contract ar gyfer unrhyw gaffael a wneir drwy'r Swyddfa Gaffael. Gwneir yr e-dendro hwn trwy wefan e-dendro Bravosolution. Mae hyn yn cynnwys cyfnewid yr holl ddogfennau perthnasol ar ffurf electronig. Eglurir ymhellach y ddwy weithdrefn y gellir eu mabwysiadu:
- Dogfen y Weithdrefn Agored
- Y Weithdrefn Gyfyngedig Dogfen
Cynaladwyedd
Bwriad y broses asesu cynaliadwyedd yw sicrhau bod materion amgylcheddol, cymdeithasol ac economaidd (cynaliadwyedd) yn cael eu hasesu, eu deall a'u rheoli ym mhob penderfyniad caffael allweddol sy'n ymwneud â chaffael nwyddau (cynhyrchion) a gwasanaethau.
Anogir defnyddwyr terfynol i lenwi Ffurflen Asesiad Cynaliadwyedd ar gyfer pryniannau dros £25k heb gynnwys TAW.
Sustainability Risk Assessment for Purchasing Goods (pdf)
Sustainability Risk Assessment for Purchasing Services (pdf)
Taflen Rheoli Tendr
Mae'r daflen rheoli tendrau yn darparu rhestr wirio o bethau i'w hystyried wrth brynu mwy o arian ar gyfer eich Adran/Athrofa. Argymhellir ei ddefnyddio ar bob pryniant dros £25,000 heb gynnwys TAW, gyda’r ffurflen wedi’i chwblhau yn cael ei chadw ar ffeil ‘lleol’ ar gyfer craffu archwilio.
Tender Control Sheet (pdf)
Gweithred Tendr Sengl
Mae'r Brifysgol yn gwerthfawrogi y bydd gofyniad o bryd i'w gilydd i gael nwyddau a gwasanaethau un ffynhonnell. Mewn achosion o'r fath, rhaid anfon pob cais dros £5,000 a hyd at £50,000 heb gynnwys TAW at y Rheolwr Caffael fel atodiadau i'r archebion i'w hystyried, gan ddefnyddio ffurflen Gweithredu Tendr Sengl (STA) (Canfyddir isod). Rhaid anfon pob STA dros £50,000 heb gynnwys TAW at Reolwr Caffael y Brifysgol a fydd yn cydlynu ac yn cyflwyno i’w hystyried gan y Pwyllgor Gwaith.
Gweithred Tendr Sengl (docx)
Cais am ddyfynbris
Rhaid hysbysebu pob pryniant dros £25,000 heb gynnwys taw untro neu gyfanred ar GwerthwchiGymru. Cwblhewch y templed RFQ a'i ddychwelyd i'r Swyddfa Gaffael i'w ystyried. Os oes angen unrhyw help arnoch i gwblhau hwn eto, mae croeso i chi gysylltu â ni.
Request for Quotation Template (Word)
Taflen Rheoli Tendr
Mae'r daflen rheoli tendrau yn darparu rhestr wirio o bethau i'w hystyried wrth brynu mwy o arian ar gyfer eich Adran/Athrofa. Argymhellir ei ddefnyddio ar bob pryniant dros £25,000 heb gynnwys TAW, gyda’r ffurflen wedi’i chwblhau yn cael ei chadw ar ffeil ‘lleol’ ar gyfer craffu archwilio.
Canllaw sylfaenol ar sut i ddelio ag agregu
Mae agregu a’r rheolau sy’n gysylltiedig ag ef yn helpu i benderfynu sut y dylai popeth yr hoffech ei brynu gael ei ‘becynnu’ (neu beidio) yn benodol i benderfynu pa reolau y mae’n rhaid eu dilyn i brynu pethau o’r fath.