7.6 Estyniadau i Derfynau Amser
1. Rhaid i fyfyrwyr Graddau Ymchwil sy’n ddeiliaid o Fisa Myfyrwr ofyn i Gynghorydd Myfyrwyr Rhyngwladol y Brifysgol am gyngor cyn gwneud cais am estyniad.
2. Bydd ceisiadau am estyniadau i derfynau amser ar gyfer cyflwyno traethodau ymchwil gan fyfyrwyr graddau ymchwil yn cael eu hystyried gan Bennaeth Ysgol y Graddedigion. Bydd pob cais yn cael ei ystyried yn drwyadl er mwyn sicrhau bod myfyrwyr drwy'r Brifysgol yn cael eu trin yn deg ac yn gyson. Rhoddir gwybod am y penderfyniadau i’r Pwyllgor Graddau Ymchwil.
3. Dim ond dan amgylchiadau eithriadol y dylid gofyn am estyniad. Disgwylir y bydd myfyrwyr ac adrannau yn gwneud pob ymdrech i osgoi gorfod gofyn am estyniad. Dylai’r holl fyfyrwyr uwchraddedig fod yn ymwybodol o’u dyddiad cyflwyno terfynol a dylent fod yn gweithio tuag ato. Dylai staff sy’n arolygu myfyrwyr uwchraddedig bwysleisio pwysigrwydd glynu at y dyddiad cyflwyno, o ran y myfyrwyr eu hunain ac o ran y Brifysgol, gan fod yn rhaid iddi allu dangos i gyrff allanol ei bod yn sicrhau cyfraddau cyflwyno boddhaol.
4. O ran traethodau doethuriaeth, mae'r Cynghorau Ymchwil a Chyllido yn rhoi pwyslais penodol ar sicrhau cyfraddau cyflwyno boddhaol. Mae’n hanfodol bod prosiectau PhD yn cael eu datblygu a’u cynllunio o’r cychwyn â’r nod o gwblhau’r ymchwil o fewn y cyfnod cofrestru. Mae myfyrwyr yn debygol o ddechrau swyddi cyflogedig ar ôl cwblhau’r cyfnod cofrestru ac felly dylid cyfyngu unrhyw waith a erys i’w gwblhau yn y cyfnod ‘ysgrifennu’ i’r hyn y gellir ei gyflawni dan bwysau swydd.
5. Cyfrifoldeb yr adrannau yw cyflwyno i Bennaeth Ysgol y Graddedigion ddadl lawn a rhesymegol ar ran eu myfyrwyr sy’n gwneud cais am estyniad. Dylid anfon ceisiadau ymlaen i Ysgol y Graddedigion mewn da bryd cyn dyddiad cyflwyno’r traethawd ymchwil er mwyn sicrhau bod digon o amser i ystyried y cais. Dylai'r ceisiadau gynnwys:
(i) Ffurflen gais, sydd ar gael ar-lein, yn rhoi manylion llawn y myfyriwr a’r ymgeisyddiaeth, i’w llofnodi gan yr arolygwr, pennaeth yr adran a'r myfyriwr
(ii) Datganiad gan y myfyriwr yn esbonio’r rhesymau dros y cais
(iii) Llythyr ategol gan yr adran yn cadarnhau bod y rhesymau a roddir gan y myfyriwr yn rhai dilys a’u bod wedi ei atal rhag gallu cyflwyno’r gwaith, ac y bydd y myfyriwr, o gael yr amser ychwanegol, yn gallu cyflwyno’r gwaith i’w arholi
(iv) Tystiolaeth ategol annibynnol o’r problemau y cyfeiriwyd atynt, e.e. tystiolaeth feddygol, tystiolaeth gan gyflogwyr. Sylwer y dylid osgoi tystiolaeth gan drydydd parti lle bo hynny'n bosib. Os darperir tystiolaeth o'r fath, dyllid cael caniatâd ysgrifenedig clir gan y trydydd parti hwnnw. Dylid defnyddio'r dystiolaeth honno at ddibenion ystyried y cais, ond ni ddylid ei chadw wedi hynny
(v) Datganiad wedi’i baratoi gan y myfyriwr a’r arolygwr yn amlinellu’r cynnydd hyd yma ac amserlen ar gyfer cwblhau’r gwaith o fewn cyfnod yr estyniad
(vi) Os yw’r ymgeisydd yn cael ei ariannu gan Gyngor Ymchwil, tystiolaeth, lle y bo’n briodol, fod y Cyngor dan sylw hefyd wedi cymeradwyo’r estyniad.
Os na ddarperir unrhyw elfen o’r deunydd sy’n ofynnol, bydd y cais yn cael ei anfon yn ôl i’r adran, gan oedi ystyried y cais.
6. Disgwylir y bydd unrhyw broblemau sylweddol o ran y myfyriwr neu’r prosiect ymchwil yn cael eu cofnodi yng nghyfarfodydd perthnasol y Pwyllgor Monitro Ymchwil ar yr adeg pan fyddont yn codi, ac y cymerir camau priodol. Ni ddylai problemau hirdymor na thynnwyd sylw’r Athrofa atynt fod yn sail i geisiadau am estyniad ar y munud olaf.
7. Dim ond ar y seiliau canlynol y gellir gwneud ceisiadau:
(i) Seiliau meddygol. Rhaid darparu tystiolaeth glir gan feddyg o’r broblem a’i heffaith ar astudiaethau’r myfyriwr.
(ii) Problemau domestig difrifol, e.e. ysgariad/diwedd perthynas dymor-hir. Mae angen tystiolaeth, yn canolbwyntio ar effaith y broblem ar waith y myfyriwr.
(iii) Seiliau tosturiol, e.e. profedigaeth. Mae angen tystiolaeth, yn canolbwyntio ar effaith y broblem ar waith y myfyriwr.
(iv) Anawsterau ymchwil nas rhagwelwyd. Mae natur ymchwil wreiddiol yn golygu bod myfyrwyr yn debygol o wynebu anawsterau y mae’n rhaid eu goresgyn. Dylid dyfeisio prosiectau, fodd bynnag, fel bod modd eu cwblhau’n llwyddiannus erbyn y dyddiad cyflwyno er gwaethaf anawsterau o’r fath. Dim ond pan fydd problemau sylweddol nas rhagwelwyd yn codi, na ellir ymdrin â hwy heb gael amser ychwanegol, y gellir ystyried estyniadau dan y pennawd hwn.
(v) Ymrwymiadau proffesiynol gormodol. Disgwylir y bydd myfyrwyr llawn-amser yn cael swydd gyflogedig yn ystod eu cyfnod ysgrifennu, ac y bydd ymgeiswyr rhan-amser eisoes mewn swydd. Dylid dyfeisio prosiectau y gellir eu cwblhau er gwaethaf hyn. Rhaid i geisiadau am estyniad dan y pennawd hwn ymwneud â mwy na dim ond pwysau arferol y mathau hyn o swyddi a bydd gofyn cael tystiolaeth gan y cyflogwr.
8. Sylwer y dylai myfyrwyr, pryd bynnag y bo modd, geisio cyflwyno gwaith i’w arholi o fewn y dyddiad cau gwreiddiol. Dylid gofyn am estyniad pan fydd anawsterau sylweddol wedi rhwystro myfyrwyr rhag cwblhau eu gwaith yn brydlon. Ni fwriedir bod myfyrwyr yn gofyn am estyniadau er mwyn iddynt gael cyfle i wella ansawdd y gwaith y maent yn ei gyflwyno, heb fod rhyw broblemau sylweddol. Mewn achosion o’r fath, dylid cyflwyno gwaith i’w arholi ac os nad yw’n cyrraedd y safon sy’n ofynnol mae’n bosibl y bydd yr arholwyr yn caniatáu amser ychwanegol ar gyfer ei ailgyflwyno.
9. Fel arfer, dim ond un estyniad a ganiateir. Gellir gofyn am estyniad am unrhyw gyfnod o amser, ond fel arfer bydd yn chwech neu ddeuddeg mis. Bydd angen i'r Athrofeydd gyflwyno eu dadl o blaid estyniad am gyfnod priodol. Gellir gwneud cais am estyniad hefyd pan fydd myfyrwyr yn ailgyflwyno traethodau ymchwil i’w harholi, a phan nad yw myfyrwyr yn gallu cyflwyno'r gwaith erbyn y dyddiad cau ar gyfer gwneud cywiriadau i’r traethodau ymchwil hyn wedi’r viva.
10. Wedi i Bennaeth Ysgol y Graddedigion ystyried cais, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn rhoi gwybod i’r adran a’r Gyfadran am y canlyniad. Disgwylir i’r adran roi gwybod i’r myfyriwr. Bydd y Gofrestrfa Academaidd hefyd yn diwygio cofnod y myfyriwr yn briodol ac yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Graddau Ymchwil.