Cam 3: Ol-Gymeradwyaeth (Sefyldu, Rheolaeth Weithredol, a Monitro)
Ar ôl cael cymeradwyaeth llawn i'r gweithgaredd cydweithrediadol, ac ar ôl i'r Memorandwm o Gytundeb gael ei lofnodi, bydd y rhaglen y cytunir arni yn mynd yn fyw ar systemau PA.
1.Sefydlu
Yn dibynnu ar natur y prosiect efallai y bydd angen cymryd amrywiol gamau wrth baratoi i gofrestru myfyrwyr. Yn achos prosiectau mwy o faint, mae’n well cynnull bwrdd prosiect llawn yn gynnar yn y cyfnod hwn i baratoi am y datblygiadau gweithredol hyn:
- Rhoi'r cyrsiau ar ASTRA
- Rhoi'r cyrsiau ar UCAS
- Rhoi'r cyrsiau ar y Systemau Cyllid Myfyrwyr, yn cynnwys Benthyciadau Myfyrwyr, lle bo'n addas
- Rhoi gwybod i'r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr a pharatoi Pecynnau'r cynigion
- Cadarnhau a gweithredu cynlluniau Marchnata a Denu Myfyrwyr a deunyddiau
- Adeiladu Cynlluniau a Modiwlau ar ASTRA
- Ysgrifennu Deunyddiau Dysgu
- Llawlyfrau Gweithredu
- Cynhyrchu Llawlyfrau Myfyrwyr, wedi'u teilwra i'r prosiect
- Diwygio'r Rheolau a'r Rheoliadau sy'n cael eu heffeithio
- Trefnu Diwrnod Hyfforddi
- Paratoi safleoedd Blackboard, rhoi manylion Mewngofnodi i'r staff
- Systemau Ymroddiad Myfyrwyr: Dy Lais ar Waith a Holiaduron Gwerthuso Modiwlau
- Sefydlu systemau cofrestru
- Arolygu dulliau gweithredu polisïau Prifysgol Aberystwyth
2. Rheolaeth Weithredol
Cofrestr y Ddarpariaeth Gydweithrediadol
Ar ôl i gynnig am gydweithrediad gwblhau'r drefn gymeradwyo, cofnodir y cydweithrediad ar Gofrestr Darpariaeth Gydweithrediadol y Brifysgol. Mae'r gofrestr yn cael ei chynnal gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd, a bydd adrannau eraill, er enghraifft y Swyddfa Cyfleoedd Byd-eang a'r Swyddfa Recriwtio a Datblygu Rhyngwladol yn cyflwyno gwybodaeth ynglŷn â Phartneriaethau risg isel, gan gynnwys cytundebau Erasmus. Os gwneir unrhyw newidiadau i'r gofrestr hon rhaid rhoi gwybod i'r Swyddfa Cydweithrediadau trwy e-bostio collaboration@aber.ac.uk.
Cyn cael ei roi ar Gofrestr y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, rhaid rhoi'r copi gwreiddiol a lofnodwyd o'r Cytundeb Partneriaeth Gydweithrediadol i'r Swyddfa Partneriaethau Cydweithrediadol i'w gadw ar ffeil.
Llawlyfr Gweithredu
Er mwyn sicrhau bod prosiect partneriaeth gydweithrediadol risg uchel yn rhedeg yn llyfn, cynhyrchir Llawlyfr Gweithredu ar gyfer pob un, yn nodi sut y bydd y bartneriaeth yn cael ei rheoli o ddydd i ddydd ac yn cadarnhau cyfrifoldebau pob partner fel y nodir yn y Memorandwm o Gytundeb. Bydd y ddogfen yn disgrifio dulliau gweithredu a gweithdrefnau sicrhau ansawdd fel y maent yn gymwys i'r bartneriaeth, ac fe fyddant yn cael eu hadolygu'n flynyddol gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd. Rhaid cwblhau’r Llawlyfr Gweithredu cyn cofrestru myfyrwyr ar y cwrs a chytuno ar ei gynnwys gydag Arweinydd Rhaglen y Bartneriaeth.
Byrddau Rhaglenni ar y Cyd
Fe fydd Bwrdd Rhaglen ar y Cyd (BRhC) yn cael ei gynnull ddwywaith y flwyddyn ar gyfer pob prosiect partneriaeth risg uchel, unwaith bob semester fel arfer. Cadeirir y BRhC gan yr Arweinydd Rhaglen penodedig o Brifysgol Aberystwyth, ac mae'n gweithredu fel pwyllgor rheoli gweithredol i unigolion allweddol sy'n cynrychioli'r ddau bartner er mwyn adolygu'r dulliau gweithredu a'r trefniadau sicrhau ansawdd, a datblygu arfer fel sy'n briodol. Dylai'r Bwrdd adolygu a chraffu ar y trefniadau, a gallant wneud argymhellion i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, ond does ganddo ddim awdurdod i wneud newidiadau academaidd na newidiadau i'r contract â'r Bartneriaeth.
Dyma gylch gorchwyl y bwrdd:
- Rheoli dull gweithredu ac ansawdd y rhaglen;
- Rheoli ac adolygu deunyddiau marchnata sy'n gysylltiedig â'r rhyddfraint;
- Goruchwylio'r gweithdrefnau ynglŷn â cheisiadau, a denu a derbyn myfyrwyr;
- Goruchwylio dulliau gwella ansawdd y rhaglen;
- Ystyried adolygiad blynyddol o'r rhaglen ac adolygiadau sefydliadol achlysurol o'r rhaglen;
- Argymell mân ddiwygiadau i'r rhaglen astudio, sy'n briodol yn addysgiadol, y bydd yn rhaid eu cymeradwyo yn unol â gweithdrefnau eraill y Brifysgol;
- Goruchwylio'r profiad myfyriwr trwy rannu'r arfer gorau ac ystyried materion a godwyd trwy adborth myfyrwyr a thrwy'r Pwyllgor Ymgynghorol Staff a Myfyrwyr, ac i gytuno ar gamau gweithredu addas;
- Ystyried sylwadau a wneir gan yr Arholwyr Allanol, ymateb iddynt a chytuno ar argymhellion am gamau gweithredu addas;
- Ystyried materion addysgol ac ansawdd a godir gan y timau modiwl;
- Sicrhau a goruchwylio ansawdd y cwrs ar yr adeg honno o ran dysgu ac addysgu, profiad myfyrwyr a chanlyniadau, a'u cysylltu â safonau presennol ansawdd dysgu yn y ddau sefydliad.
Mae'n debygol y bydd Bwrdd y Rhaglen ar y Cyd yn cynnwys yr aelodau pwyllgor canlynol o Brifysgol Aberystwyth, ynghyd â'r rhai sy'n dal y swyddi cyfatebol yn y partner Sefydliad, er y gall hyn amrywio gan ddibynnu ar natur y rhaglen:
- Arweinydd Rhaglen y Bartneriaeth Academaidd (Cadeirydd)
- Tiwtor(iaid) Cyswllt
- Dirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd
- Rheolwr Partneriaethau Academaidd
- Cofrestrydd y Gyfadran (neu un a enwebir ganddo/ganddi)
- Dirprwy Gofrestrydd Derbyn Myfyrwyr
- Dirprwy Gofrestrydd Cofnodion Myfyrwyr
- Rheolwr yr Uned Cyfoethogi Dysgu ac Addysgu
- Cynrychiolydd o Undeb y Myfyrwyr
- Cynrychiolydd Cymorth i Fyfyrwyr
Bydd gan y pwyllgor gworwm os oes pedwar aelod o'r bwrdd yn bresennol. Mae'n rhaid i staff Swyddfa Partneriaethau Academaidd yr Adran/Gyfadran fod yn y cyfarfod. Mae presenoldeb y cynrychiolwyr eraill yn ddewisol a dylent ddod i gyfarfodydd gan ddibynnu ar yr agenda.
3. Monitro ac Adolygu
Monitro Darpariaeth Partneriaeth Gydweithrediadol
Yn unol â gofynion Cod Ansawdd y DU ar gyfer Addysg Uwch: Rhaid i bartneriaethau, partneriaethau cydweithrediadol gael eu monitro'n rheolaidd trwy gydol eu cyfnod i sicrhau eu bod yn parhau i gyflawni eu hamcanion gwreiddiol. Yn hyn o beth, cynhelir diwydrwydd dyladwy addas a chymesur yn achlysurol, fel y gall y Brifysgol fod yn sicr o barhad dull llywodraethu, ethos, statws, cymhwysedd, enw da, ac addasrwydd cyffredinol y partner ac unrhyw newidiadau i lefel risg y cydweithrediad. I gyflawni hyn, mae'r Brifysgol wedi sefydlu amrywiaeth o ddulliau i fonitro ac adolygu gweithgaredd cydweithrediadol sy'n ategu gweithdrefnau'r Brifysgol ar gyfer gwella ansawdd.
Monitro Blynyddol ac Achlysurol
I sicrhau eu llwyddiant parhaus, caiff pob prosiect cydweithrediadol ei adolygu bob blwyddyn yn rhan o weithdrefnau Adolygu Blynyddol safonol y Brifysgol.
Yn unol â'r Cod Ansawdd diwygiedig, sy'n rhoi mwy o bwyslais ar wahaniaethu cytundebau ysgrifenedig yn unol â lefel risg y bartneriaeth, mae PA wedi datblygu system 'goleuadau traffig' o gofnodi risg i'w defnyddio mewn adolygiadau ac adroddiadau ffurfiol, a pheidio â chanolbwyntio'n unig ar risg ar ddechrau prosiect trwy Ddiwydrwydd Dyladwy ac Asesiad Risg.
Allwedd y system adrodd ar risg
Yr un fath â chyfnodau cynharach, bydd agweddau Ariannol a Sicrwydd Ansawdd y cydweithrediad yn cael eu hadolygu ar wahân. Bydd y dulliau canlynol yn adolygu amrywiol agweddau gweithgareddau cydweithrediadol i sicrhau bod diwydrwydd dyladwy yn cael ei gynnal.
- Adroddiadau hanner blynyddol Tiwtor Cyswllt: Bydd y Tiwtor Cyswllt/Arweinydd Rhaglen yn cyhoeddi adroddiad bob semester, fel arfer yn dilyn ymweliad â'r Partner. Bydd yr adroddiadau'n cael eu hystyried yng nghyfarfodydd Byrddau Rhaglen ar y Cyd ac yng nghyfarfod nesaf priodol Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.
- Monitro Blynyddol ar Gynlluniau a Ddysgir trwy Gwrs: Fel sy'n cael ei nodi yn Adran 2 y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Datblygu ac Arolygu - 2.7 Monitro Blynyddol y Cynlluniau a Ddysgir trwy Gwrs, diben y Monitro Blynyddol yw darparu dull o sicrhau bod y cynlluniau'n cyflawni eu hamcanion, i nodi meysydd o arfer da, a lledaenu'r wybodaeth hon ymhlith rhanddeiliaid er mwyn gwella'r ddarpariaeth ymhellach. Mae adrannau penodol o'r Monitro Blynyddol sy'n ymwneud â darpariaeth y bartneriaeth gydweithrediadol yn cael eu hystyried ar lefel yr Adran a'r Gyfadran cyn cael eu hystyried gan Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran a'r Bwrdd Academaidd. Dylai manylion unrhyw dargedau, pwyntiau gweithredu, ynghyd â chopi o adran 3 o AMTS1 ac AMTS1 Atodiad 1: Monitro'r Ddarpariaeth Gydweithrediadol / AMTS Atodiad 3 y Ddarpariaeth Rhyddfraint yn ôl yr angen, hefyd gael eu hanfon ymlaen i collaboration@aber.ac.uk. ar gyfer cofnodion y Swyddfa Partneriaethau Academaidd.
- Adolygiad Ariannol Blynyddol: Bydd achos busnes y prosiect yn cael ei ddiweddaru'n flynyddol gan yr Adran Gyllid a'i gyflwyno naill ai i'r Cyfarwyddwr Cyllid neu i Weithrediaeth y Brifysgol i'w gymeradwyo, fel sy'n briodol i'r prosiect. Rhaid gofyn am gymeradwyaeth i'r achos busnes a ddiweddarwyd ar ôl diwedd y flwyddyn academaidd.
-
Adroddiadau'r Arholwyr Allanol: Bydd Arholwyr allanol yn cadw golwg gyffredinol ar y rhaglenni cydweithrediadol yn rhan o'u cylch gwaith a gallant roi sylwadau ar y ddarpariaeth yn rhan o'u hadroddiadau. Rhaid adolygu'r adborth a roddir a rhoi sylwadau arno yng nghyfarfod nesaf Bwrdd y Rhaglen ar y Cyd.
- Adroddiad Blynyddol Adrannol: Ar ôl cwblhau'r Monitro Blynyddol a'r Adolygiad Ariannol, rhaid i'r Arweinydd Rhaglen gyflwyno'u hadroddiad blynyddol i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol i'w ystyried. Dylai'r adroddiad ddefnyddio'r wybodaeth o'r adroddiadau uchod a manylu ar unrhyw dargedau a/neu gamau gweithredu y cytunwyd arnynt.
-
Adroddiad Blynyddol Partneriaethau Academaidd / Cyfleoedd Byd-eang: Caiff y rhain eu hadrodd wrth Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol. Cyflwynir adroddiad cryno i bob cyfarfod, a bydd Adroddiad Partneriaeth diwedd blwyddyn, yn defnyddio'r system 'goleuadau traffig' (a ddisgrifir uchod) o adrodd am risg, yn cael ei ddosbarthu a'i gymeradwyo gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol ac yna'i gyflwyno i'r Senedd. Yn dilyn hyn, bydd Datganiad Blynyddol Sicrhau Ansawdd i'r Cyngor - Adran G: Sicrhau Ansawdd Darpariaeth Partneriaeth Gydweithrediadol hefyd yn cael ei gynhyrchu.
- Adolygiad Adrannol Cyfnodol, gan gynnwys ail-ddilysu cyfnodol o'r ddarpariaeth: Bydd rhaglenni a ddysgir o dan y model cydweithrediadol yn cael eu hadolygu yn rhan o Adolygiad Cyfnodol yr adran/Gyfadran, fel y'i disgrifir yn Adran 2, Y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Adran Datblygu ac Arolygu 2.8 Adolygiad Adrannol Cyfnodol. Bydd y Tîm Adolygu yn adrodd i'r Bwrdd Academaidd, ac ar ran y Brifysgol bydd yn cynnal archwiliad ar adrannau ar sail dreiglol o 5-6 mlynedd.
- Archwiliadau ar lefel y Gyfadran a'r Adran: Mae ystyriaeth i Weithgareddau Partneriaeth Gydweithrediadol yn gallu bwydo i mewn i Archwiliad Ansawdd Adrannol, fel sy'n cael ei nodi yn Adran 2, Y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Adran Datblygu ac Adolygu 2.10 Holiadur Archwiliad Ansawdd Adrannol.
Gweithdrefn os oes Testun Pryder
Lluniwyd y Weithdrefn Testun Pryder i gynorthwyo'r Brifysgol i reoli risgiau posibl i safonau ansawdd a safonau academaidd. Mae'r weithdrefn yn bodoli i fod yn ddull ar gyfer codi pryderon difrifol ynglŷn ag Ansawdd neu Safonau Academaidd yn gysylltiedig â Chydweithrediad penodol, a gellir ei ddechrau gan unrhyw aelod o staff sy'n gysylltiedig yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol â'r Bartneriaeth gydweithrediadol. Pe byddai myfyrwyr yn dymuno cwyno ynglŷn â Phartneriaeth, rhaid iddynt wneud hynny trwy'r Weithdrefn Cwynion sy'n gymwys i'r rhaglen astudio. Er nad yw myfyrwyr yn gallu defnyddio'r weithdrefn hon yn uniongyrchol, gall yr aelod staff sy'n archwilio'r Gŵyn, yr Apêl Academaidd neu'r Adolygiad Terfynol godi Testun Pryder o ganlyniad i'w harchwiliadau i'r gŵyn os ydynt o'r farn mai hynny yw'r peth priodol i'w wneud. Gall mesurau dangosol gynnwys tystiolaeth a geir o ddatganiadau gwerthuso modiwlau, adroddiadau monitro modiwlau, cwynion myfyrwyr a staff.
Gall pryderon sy'n cael eu codi o dan y weithdrefn hon gynnwys (fel sy'n gymwys i'r cydweithrediad), ymhlith pethau eraill:
- Safonau addysgu annigonol, yn cynnwys methiant i gyflawni'r canlyniadau dysgu
- Adnoddau annigonol
- Cefnogaeth annigonol i fyfyrwyr
- Rhoi gwybodaeth gamarweiniol i fyfyrwyr
- Torri amodau'r Asiantaeth Sicrhau Ansawdd neu'r Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd
- Methiant i gadw at reoliadau PA yn gysylltiedig ag asesiadau ac arholiadau
- Methiant cyson i roi sylw i bryderon a godir yn y Byrddau Rhaglenni ar y Cyd
- Adroddiad beirniadol iawn gan arholwyr allanol
- Tystiolaeth o lefelau gwael o ran denu myfyrwyr a/neu o gadw myfyrwyr
- Profiad myfyrwyr annigonol
- Tystiolaeth o amhriodoldeb ariannol
- Tystiolaeth o ddirywiad ym mherfformiad myfyrwyr a safonau gwael yn gyffredinol
- Adborth beirniadol iawn gan fyfyrwyr
- Enghreifftiau o dorri'r Memorandwm o Gytundeb
- Enghreifftiau o dorri rheolau Diogelu Data a/neu gyfrinachedd
Ni cheir defnyddio'r weithdrefn ar gyfer:
- Digwyddiadau unigol, yn enwedig mân ddigwyddiadau
- Cwynion am farn academaidd lle nad oes tystiolaeth o afreoleidd-dra gweithdrefnol
- Materion y dylid eu trin o dan weithdrefnau eraill ar gyfer cwynion neu weithdrefnau unioni cwynion
- Cwynion yn erbyn aelodau unigol o staff: rhaid cyfeirio unrhyw bryder a godir at y bartneriaeth gyfan
- Materion yr ymdriniwyd â hwy yn flaenorol
- Materion y dylid yn gyntaf eu cyfeirio at y Bwrdd Rhaglenni ar y Cyd
- Cwynion blinderus neu anhaeddiannol
Os yw aelod o staff yn dymuno codi Testun Pryder o dan y weithdrefn hon, rhaid gwneud hynny'n ysgrifenedig i Ddirprwy Gofrestrydd y Bartneriaeth Academaidd trwy e-bostio collaboration@aber.ac.uk. Gall staff fod yn dawel eu meddwl y bydd unrhyw fater sy'n cael ei godi o dan y weithdrefn hon yn cael ei drin yn gyfrinachol a heb ragfarn. Bydd y Dirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd, ynghyd â'r Cofrestrydd Academaidd, yn archwilio'r Pryder a lle ceir tystiolaeth bod achos credadwy yn bod, yn penderfynu ar gamau gweithredu priodol i'w cymryd. Gall hyn gynnwys:
- Ymweld â'r Sefydliad Partner
- Cynnal cyfarfodydd ychwanegol o'r Byrddau Rhaglenni ar y Cyd
- Cloriannu Perfformiad Partner
Bydd canlyniad unrhyw archwiliad, ynghyd â'r camau gweithredu y cytunir arnynt, yn cael eu rhoi i'r Dirprwy Is-Ganghellor. Waeth beth yw'r canlyniad, rhaid cyflwyno crynodeb o'r pryder ac o unrhyw archwiliad i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol er gwybodaeth, er y gellir golygu unrhyw wybodaeth gyfrinachol neu wybodaeth fasnachol sensitif fel sy'n briodol.
Bydd y Dirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd yn cyflwyno crynodeb blynyddol i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol ynglŷn â Thestunau Pryder a godir o dan y weithdrefn hon, ynghyd â chanlyniad unrhyw archwiliad.
Cloriannu Perfformiad Partner (CPP)
Er mwyn i'r Brifysgol fod yn sicr o barhad dull llywodraethu, ethos, statws, cymhwysedd, enw da, ac addasrwydd cyffredinol y partner, cynhelir asesiadau risg a gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn achlysurol. Bydd hyn yn sicrhau bod gan y Brifysgol ddarlun cyfredol o addasrwydd y partner i gynnig profiad i fyfyrwyr sy'n gymesur â'r hyn a ddarperir gan Brifysgol Aberystwyth.
I gyflawni'r cyfrifoldeb ASA hwn ac yn rhan o ddiwydrwydd dyladwy parhaus, fe gynhelir ymarfer Cloriannu Perfformiad Partner ar gyfnodau rheolaidd ar gyfer pob Partneriaeth cydweithrediadol fel y nodir gan y Brifysgol. Gall amseru'r CPP gael ei amrywio fel y mae'r Brifysgol yn barnu sy'n angenrheidiol, ond fel arfer mae'n cael ei ddechrau:
- ar ôl egwyl o bum mlynedd (yn achos partneriaethau mwy hirdymor)
- yn y 12-18 mis cyn diwedd Cytundeb Partneriaeth neu cyn cyfnod posib adnewyddu Cytundeb
- yn gam gweithredu priodol yn dilyn rhoi ystyriaeth i Destun Pryder
Cydlynir y CPP gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd a bydd yn dilyn gweithdrefnau adolygiadau eraill y Brifysgol o ran aelodaeth Panel Adolygu CPP. Mewn ambell achos, efallai y bydd angen Ymweliad Safle. Dylai'r ymweliad fod yn gyfle i gael gwell dealltwriaeth o'r fframwaith y mae'r partner yn gweithio o'i fewn. Dewisir tîm yr ymweliad o blith Panel yr Adolygiad CCP, ynghyd ag asesydd allanol (os yw'n briodol).
Panel Adolygiad CCP
- Aelodau: Aelodau'r Panel Adolygiad CCP fydd: (i) Cadeirydd, o'r tu allan i adran academaidd y Bartneriaeth, ac fel arfer y Deon Cyswllt (Dysgu ac Addysgu). Y Gofrestrfa Academaidd fydd yn dewis y Cadeirydd, ac fe fydd yn unigolyn sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth cynllun(iau'r) bartneriaeth; (ii) O leiaf un aelod o staff academaidd, sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth cynllun(iau'r) bartneriaeth; (iii) Cynrychiolydd myfyrwyr, i ddod o bwll a enwebir gan Undeb y Myfyrwyr, Adolygydd Myfyrwyr fel arfer; (iv) Aelod staff o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd, a fydd hefyd yn drafftio adroddiad y panel. DS Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn gofalu am gynrychiolaeth cyfrwng Cymraeg ar baneli. Gwahoddir adrannau academaidd perthnasol i enwebu cynrychiolydd ar gyfer pob cynllun partneriaeth yng nghyfarfod y panel. Yn achos cynlluniau academaidd trawsadrannol, enwebir cynrychiolydd o bob adran academaidd berthnasol gan eu hadrannau.
- Aseswyr Allanol: Nid oes rhaid i Aseswyr Allanol ddod i'r cyfarfodydd ond rhaid iddynt gyflwyno adroddiad ysgrifenedig. Gall y panel ofyn am sylwadau pellach lle bo hynny'n briodol neu gellir gwahodd yr Asesydd Allanol i fod yn bresennol trwy Skype os oes materion yn codi yn yr adroddiad ysgrifenedig sydd angen eu trafod ymhellach yn fanwl.
- Camau gweithredu sy'n codi: Ysgrifennydd y Panel (aelod o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd fel arfer) fydd yn gyfrifol am gymryd cofnodion, ac am nodi penderfyniadau ac unrhyw argymhellion. Bydd y cofnodion hyn yn mynd i'r adran academaidd sy'n arwain y Bartneriaeth, a chânt hefyd eu cyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol yn gofnod o'r penderfyniadau a wnaed.
Bydd gwybodaeth reoli a monitro llawn y bartneriaeth yn cael ei harchwilio yn y lle cyntaf gan y Panel Adolygiad CCP. Os oes angen, bydd yr adran/Gyfadran academaidd yn ymgymryd ag archwiliad pellach ar unrhyw faterion sy'n peri pryder, gyda chymorth gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd a staff eraill lle bo angen.
Adroddiad CCP
Yn dilyn yr archwilio hyn, bydd y Panel CCP yn darparu adroddiad i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol ei drafod a chytuno arno. Mae templed yr adroddiad yn dilyn y canllawiau hyn ac yn cwmpasu:
- Asesiad cyffredinol o iechyd y partner o safbwynt y Brifysgol; yn cynnwys y galw o blith myfyrwyr, nifer ceisiadau a safonau derbyn myfyrwyr, adnoddau ffisegol
- Datblygiad cyffredinol y rhaglen; gan gynnwys datblygiadau i adnoddau a strategaethau dysgu, cynnydd a chyflogadwyedd myfyrwyr, staffio ac ansawdd yr addysgu
- Meysydd o arfer rhagorol y gellir eu rhannu â chydweithwyr yn y Brifysgol ac ar draws y rhwydwaith cydweithrediadol
- Meysydd sy'n peri pryder lle mae angen i'r partner weithredu i'w datrys
- Cyfleoedd i ddatblygu ymhellach (e.e. rhaglenni newydd posibl)
- Unrhyw faterion y mae angen i'r Brifysgol weithredu yn eu cylch
- Cynllun Gweithredu
Rhaid i'r adroddiad, gan gynnwys y cynllun gweithredu, gael ei ystyried gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, y Bwrdd Academaidd (os yw'n briodol) ac, fel sy'n briodol, Is-Ganghellor y Partner (neu gyfatebol).
Rhaid i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol fonitro'r cynllun gweithredu, a bydd y Senedd yn cael gwybod am gynnydd yn gysylltiedig â gweithgareddau'r Bartneriaeth. Pe na bai'r partner yn datrys y pryderon yn ddigonol i fodloni gofynion y Brifysgol, ceidw’r Brifysgol yr hawl i roi amodau'r Memorandwm o Gytundeb ar waith yng nghyswllt camau i'w cymryd os oes pryderon difrifol yn codi ynglŷn ag ansawdd.
Caiff yr adroddiad CCP ei ystyried gan aelodau Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, a fydd yn ystyried llwyddiant cyffredinol y cydweithrediad a gwneud argymhellion i Weithrediaeth y Brifysgol a'r Senedd ynglŷn â'i ddatblygiad yn y dyfodol, gan gynnwys a ddylid ei adnewyddu, ehangu arno, ei ailgynllunio fel cynnig newydd gyda'r partner presennol, caniatáu iddo ddod i ben yn unol â chyfnod y Memorandwm o Gytundeb, neu ddechrau ei derfynu'n gynnar yn unol â phrosesau'r contract.
Adnewyddu Cytundeb
Bydd adnewyddu cytundeb Partneriaeth yn dilyn yr un drefn â'r broses ar gyfer Partneriaeth newydd, gan roi ystyriaeth i'r adolygiad CCP ynghyd â'r diweddariadau newydd arferol i ddiwydrwydd dyladwy ac asesiadau risg. Gellir adolygu a diweddaru'r Memorandwm o Gytundeb gan y ddwy ochr / y naill ochr neu'r llall yn ôl yr angen.
Cwblhau Cytundeb
Mae Partneriaeth risg isel-canolig yn dod i ben trwy derfynu'r Memorandwm o Gytundeb (yn unol â'r broses a amlinellir yn y contract) gan un o'r ddau bartner, neu trwy i'r Memorandwm o Gytundeb ddod i ben.
Mae Partneriaeth categori risg uchel yn dod i ben trwy derfynu'r Memorandwm o Gytundeb (yn unol â'r broses a amlinellir yn y contract) gan un o'r ddau bartner, neu trwy i'r Memorandwm o Gytundeb ddod i ben.
Os nad yw wedi cael ei ddechrau ymlaen llaw, mae terfynu Partneriaeth categori risg uchel yn cychwyn yn y 12-18 mis cyn i'r Memorandwm o Gytundeb/contract ddod i ben. Mae dwy agwedd i'r cam cyntaf:
- Cychwyn y broses Cloriannu Perfformiad Partner (CPP) i edrych ar y rhaglen academaidd o ran Sicrwydd Ansawdd ac asesu risg
- Cychwyn Adolygiad Achos Busnes (AAB), i edrych ar iechyd ariannol y Bartneriaeth.
Y Swyddfa Partneriaethau Academaidd sy'n cychwyn y ddau adolygiad, ond dim ond am weithredu a rheoli'r CCP academaidd y mae'n gyfrifol.
Asesu Canlyniadau
Bydd yr wybodaeth feintiol ac ansoddol a ddefnyddir gan y Brifysgol i asesu parhad addasrwydd y partner yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i'r canlynol:
- Strategaeth sefydliadol
- Statws ariannol y partner
- Asesiad o iechyd ariannol y bartneriaeth o safbwynt y Brifysgol
- Gwybodaeth o gofrestr risg Darpariaeth y Bartneriaeth Gydweithrediadol (gyda diweddariadau i'r gofrestr risg lle bo angen)
- Newidiadau diweddar i fframwaith rheoli'r partner, adnoddau ffisegol (e.e. campws newydd)
- Cydymffurfio/ymroddiad yn achos y Memorandwm o Gytundeb
- Canlyniadau adolygiadau gan gyrff allanol (e.e. ASA, UKVI, PSRB), fel sy'n briodol, a allai roi arwydd o iechyd cyffredinol y partner
- Nifer yr apeliadau a'r cwynion a hysbyswyd wrth y Brifysgol gan fyfyrwyr y partner sefydliad, a'u canlyniadau
- Canlyniadau arolygon myfyrwyr
- Materion a godwyd gan arholwyr allanol ynglŷn â rheolaeth/adnoddau
- Materion a nodwyd trwy'r Byrddau Rheoli Rhaglen ar y Cyd
- Materion a godwyd trwy AMTS neu trwy Bwyllgorau'r Cyfadrannau
Adolygiad Achos Busnes
Mae Adolygiad yr Achos Busnes yn edrych ar gostau cyffredinol y Bartneriaeth, yn cynnwys gwybodaeth gan y Swyddfa Gyllid a'r Swyddfa Gynllunio, a rheolwyr y Gyfadran os yw'n briodol.
Wedyn, cyflwynir yr Adolygiad Achos Busnes i Weithrediaeth y Brifysgol gydag argymhellion yn dweud a oes gan y Bartneriaeth sail ariannol gadarn. Gellir rhoi'r adroddiad CPP i'r Weithrediaeth yn rhan o adroddiad y prosiect cyffredinol ochr yn ochr â'r Adolygiad Achos Busnes. Bydd Gweithrediaeth y Brifysgol wedyn yn cymeradwyo'r camau gweithredu a argymhellir.
Cloriannu Perfformiad Partner
Ar ôl cwblhau'r CPP, mae'r adroddiad a'i argymhelliad terfynol yn cael eu cyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithredol gydag argymhelliad yn dweud a yw'r Bartneriaeth yn gadarn yn academaidd ac yn nodi unrhyw faterion yn ymwneud â Sicrwydd Ansawdd neu unrhyw risgiau a godir. Bydd aelodau Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol wedyn yn adolygu'r adroddiad a gwneud sylwadau ac argymhellion. Mae'r Bwrdd yn cymeradwyo’r argymhellion i'w hadolygu a/neu eu cymeradwyo gan Weithrediaeth y Brifysgol a'r Senedd (fel sy'n briodol).
Canlyniadau'r Argymhellion
Bydd Gweithrediaeth y Brifysgol yn adolygu'r adroddiad CPP (yn cynrychioli canlyniadau ac argymhellion ynglŷn â sicrwydd academaidd a sicrwydd ansawdd) A'R adroddiad Ariannol/Achos Busnes (yn cynrychioli iechyd ariannol cyffredinol y Bartneriaeth).
Fel sy'n briodol i'r broses o wneud penderfyniadau ar dir academaidd, os nad oes angen penderfyniad ar dir academaidd ar gyfer trefniant Partneriaeth newydd neu estynedig bydd y Senedd yn cael ei hysbysu, neu os bydd angen gwneud penderfyniad ar dir academaidd anfonir y cais am gytundeb Partneriaeth newydd neu estynedig i'r Senedd i'w gymeradwyo. Bydd y Senedd wedyn yn cymeradwyo'r camau gweithredu a argymhellir.
Yn achos prosiectau cyfalaf newydd risg uchel neu os oes angen diwygio neu ymestyn prosiectau, bydd y crynodeb cymeradwyo a'r cynllun gweithredu academaidd cysylltiedig, fel sy'n briodol, yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor i'w cymeradwyo'n derfynol.
