Cam 2: Cymeradwyaeth y Brifysgol (Cyfnod Archwilio Manwl a Datblygu Rhaglen)
Mae'r ail gam, sef datblygu a chymeradwyo, yn mynd â'r cynigion am Bartneriaeth o'r cyfnod cysyniadol trwy'r cyfnod archwilio i'r cymeradwyo terfynol a llofnodi Memorandwm o Gytundeb.
Ar yr adeg hon, mae'r prosiectau'n mynd trwy drefn diwydrwydd dyladwy wrth gael eu datblygu i'w cymeradwyo ar lefel Prifysgol. Yn achos prosiectau mwy o faint, mae’n well cynnull bwrdd prosiect llawn yn gynnar yn y cyfnod hwn i baratoi a chynllunio ar gyfer datblygiad y prosiect llawn. Yn rhan o'r cam hwn, mae dwy elfen yn weddill sy'n rhaid i'r prosiect fynd drwyddynt i gyrraedd y trydydd cyfnod, sef cyfnod Cymeradwyo'r Cytundeb.
- Diwydrwydd Dyladwy Sicrhau Ansawdd a Datblygiad Academaidd
- Diwydrwydd Dyladwy Ariannol (Achos Busnes) ac Adolygiad Ariannol
- Cymeradwyo a llofnodi Memorandwm o Gytundeb
Er mwyn cydymffurfio â chanllawiau'r ASA, mae Diwydrwydd Dyladwy Ariannol a Diwydrwydd Dyladwy Sicrwydd Ansawdd yn cael eu hystyried ar wahân yn y lle cyntaf. Mae trefniadau Diwydrwydd Dyladwy ariannol yn cael eu rheoli gan yr Adran Gyllid a'u hystyried naill ai gan Weithrediaeth y Brifysgol neu'r Cyfarwyddwr Cyllid, fel sy'n briodol ac mae Diwydrwydd Dyladwy sicrwydd ansawdd ac academaidd yn cael eu hystyried gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol
1.Diwydrwydd Dyladwy Sicrhau Ansawdd a Datblygiad Academaidd
Mae diwydrwydd dyladwy sicrhau ansawdd a datblygiad academaidd yn cynnwys dwy elfen ar wahân ond sydd â chyswllt agos. Er y gall gwaith ar y ddwy elfen gychwyn ar yr un pryd, byddem yn argymell y dylid gofyn am gymeradwyaeth i'r rhaglen academaidd ar ôl gwneud datblygiadau sylweddol ynglŷn â diwydrwydd dyladwy sicrwydd ansawdd oherwydd yr ymrwymiad a'r adnoddau angenrheidiol.
- Diwydrwydd Dyladwy Sicrhau Ansawdd: Ar ôl derbyn y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth wedi'i lofnodi, gwahoddir y darpar bartner i lenwi holiadur Diwydrwydd Dyladwy'r Brifysgol; gall y darpar bartner hefyd ofyn i'r Brifysgol wneud yr un peth. Mae hyn yn rhoi'r cyfle cyntaf i'r Brifysgol roi ystyriaeth fanwl i addasrwydd y partner a'i allu i ddarparu'r rhaglen dan sylw. Bydd amrywiol agweddau'r holiadur yn cael eu rhoi i'r adrannau perthnasol er mwyn cael eu sylwadau, a dylid ei anfon yn ôl o fewn pythefnos er mwyn gwneud asesiad cyflawn.
Os ceir ymateb boddhaol, dylid trefnu Ymweliad Safle neu Ymweliad Sicrhau Ansawdd, gan ddibynnu ar lefel angenrheidiol yr archwiliad, yn y darpar bartner sefydliad. Ond, dim ond ar ôl cael cymeradwyaeth gychwynnol mewn egwyddor gan y Cyfarwyddwr Cyllid i ddrafft yr achos busnes y ceir cynnal Ymweliad Safle neu Ymweliad Sicrhau Ansawdd. Caiff yr adroddiad am yr ymweliad ei ystyried gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol. Ar yr adeg hon, dylid adolygu a diweddaru'r Asesiad Risg a gellir dechrau datblygu'r Memorandwm o Gytundeb.
Datblygiad Academaidd a Chymeradwyo Rhaglen: Bydd lefel angenrheidiol yr archwilio ar yr agwedd hon yn amrywio yn dibynnu a yw'r cydweithrediad arfaethedig yn ymwneud â chynllun newydd nad yw'n cael ei ddysgu ar hyn o bryd ym Mhrifysgol Aberystwyth, neu a yw'n addasiad o gynllun a ddysgir ar y campws. Mae trefniadau cymeradwyo'r modiwlau a'r cynlluniau gradd newydd a/neu ddiwygiedig yn dilyn prosesau safonol Prifysgol Aberystwyth. Os oes cynllun newydd yn cael ei gynnig, rhaid i'r adran sicrhau bod holl ddogfennau'r Brifysgol ar gyfer Cymeradwyo Modiwl/Cynllun Gradd yn cael eu llenwi a'u cyflwyno, fel y nodir yn adran 2, Y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Datblygu ac Adolygu. Bydd y dogfennau hyn yn cael eu hystyried gan Banel Dilysu/Cymeradwyo Rhaglen y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.
- Panel Dilysu/Cymeradwyo Rhaglen:
- Aelodau: Aelodau'r Panel Cymeradwyo Cynlluniau fydd: (i) Cadeirydd, o'r tu allan i adran academaidd y cynnig, ac fel arfer y Deon Cyswllt (Dysgu ac Addysgu). Y Gofrestrfa Academaidd fydd yn dewis y Cadeirydd, ac fe fydd yn unigolyn sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth y cynllun a gynigir; (ii) O leiaf un aelod o staff academaidd, sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth y cynnig; (iii) Cynrychiolydd myfyrwyr, i ddod o bwll a enwebir gan Undeb y Myfyrwyr, Adolygydd Myfyrwyr fel arfer; (iv) Aelod staff o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd, a fydd hefyd yn drafftio adroddiad y panel. DS. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn gofalu am gynrychiolaeth cyfrwng Cymraeg ar baneli.
- Gwahoddir adrannau academaidd perthnasol i enwebu cynrychiolydd i gyflwyno'r cynnig yng nghyfarfod y panel. Yn achos cynlluniau academaidd trawsadrannol, enwebir cynrychiolydd o'r naill adran academaidd a'r llall gan eu hadrannau.
- Aseswyr Allanol: Nid oes rhaid i Aseswyr Allanol ddod i'r cyfarfodydd ond rhaid iddynt gyflwyno adroddiad ysgrifenedig. Gall y panel ofyn am sylwadau pellach lle bo hynny'n briodol neu gellir gwahodd yr Asesydd Allanol i fod yn bresennol trwy Skype os oes materion yn codi yn yr adroddiad ysgrifenedig sydd angen eu trafod ymhellach yn fanwl
- Camau gweithredu sy'n codi: Ysgrifennydd y Panel (aelod o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd fel arfer) fydd yn gyfrifol am gymryd cofnodion, ac am nodi penderfyniadau ac unrhyw argymhellion. Bydd y cofnodion hyn yn mynd i'r adran sy'n cyflwyno'r cynnig ar gyfer unrhyw weithredu pellach, a chânt hefyd eu cyflwyno i'r Bwrdd Academaidd yn gofnod o'r penderfyniadau a wnaed.
Yn achos yr holl gydweithrediadau bydd angen i'r panel ystyried:
- Ffurflen Cymeradwyo Modiwl wedi'i llenwi
- Ffurflenni cymeradwyo modiwl; yn tystio bod y Drefn Cymeradwyo Modiwl wedi'i chwblhau
- Ffurflen Cynnig Cydweithrediad Llawn
- Adroddiad Dadansoddiad o'r Farchnad
- Mapio Modiwlau (i gynlluniau cyfnewid a chynlluniau cydweddu)
- Cynllun Rheoli'r Bartneriaeth a Rhannu Cyfrifoldebau
- Asesiad Risg y Prosiect
- Tystiolaeth o Adroddiad Ymweliad Safle boddhaol a'r camau gweithredu ynglŷn ag unrhyw argymhelliad a wnaed gan y panel
- Tystiolaeth o Ymgynghori â:
- Gwasanaethau Gwybodaeth a'r Uned Gwella Dysgu ac Addysgu
- Cofnodion Myfyrwyr
- Pennaeth Derbyn Myfyrwyr (israddedig neu uwchraddedig fel sy'n briodol)
- Ffioedd a Chyllid Myfyrwyr
- Rheolwr Diogelu Data a Hawlfraint: Asesiad Effaith Preifatrwydd wedi'i gwblha
- Tystiolaeth o ystyriaeth i Brofiad y Myfyrwyr a sut y caiff ei ddiogelu
- Tystiolaeth o Ymrwymiad Myfyrwyr a diogelu llais y myfyrwyr
- Cynllun Marchnata a Denu Myfyrwyr
Ymweliad Safle â'r Sefydliad
Yr egwyddorion allweddol yn llywodraethu cymeradwyo'r sefydliadau a'r rhaglenni fydd:
- Yr angen am ddiwydrwydd dyladwy addas;
- Yr angen i sicrhau bod adnoddau a gweithdrefnau'r sefydliad, yn enwedig yn gysylltiedig â sicrhau a gwella ansawdd, yn ateb gofynion y Brifysgol;
- Yr angen am broses dau-gam sy'n cymeradwyo'r sefydliad ac yna, yn amodol ar ganlyniad cadarnhaol i'r cam cyntaf, yn dilysu cynlluniau penodol;
- Yr angen i sicrhau bod y sefydliad yn darparu’r profiad myfyriwr uchel ei ansawdd a ddisgwylir gan y Brifysgol.
Cyn datblygu Memorandwm o Gytundeb, bydd holl drefniadau'r darpar gydweithrediad newydd, ynghyd â'r ddarpariaeth bresennol os gwneir cais am gymeradwyo rhaglen mewn maes pwnc newydd, yn dod o fewn i gwmpas Ymweliad Sefydliadol. Os yw Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol yn barnu ei bod yn briodol, gellir penderfynu nad oes angen ymweliad ar gyfer rhaglenni ar y cyd â sefydliadau a chanddynt enw da sefydledig.
Bydd tîm yr ymweliad yn dod o blith panel sefydlog o staff academaidd a phanel sefydlog sy'n gyfrifol am Sicrhau Ansawdd. Dewisir un neu ddau o bob Panel i ymweld â'r sefydliad, ynghyd ag Asesydd Allanol. Rhaid llenwi ffurflen enwebu asesydd allanol yn dilyn trafodaeth â Chadeirydd Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol a'r staff academaidd sy'n datblygu'r cynnig. Bydd y Tîm Ymweld ar gyfer cydweithrediadau ymchwil yn cynnwys Cyfarwyddwr Ymchwil penodol y pwnc o'r Gyfadran berthnasol a'i ddirprwy/dirprwy.
Bydd y Cadeirydd yn rhoi gwybod ymlaen llaw cyn yr ymweliad am unrhyw ddogfennau ychwanegol y bydd eu hangen, yr adnoddau y bydd y Tîm yn dymuno eu gweld, a pha staff addysgu a/neu uwch reolwyr y byddant eisiau eu cyfarfod.
Cyn yr ymweliad, bydd y partner sefydliad yn cael gwybod am unrhyw ffioedd y gellid eu codi. Bydd yn rhaid i'r Gyfadran sy'n arwain datblygiad y cynnig fod wedi cael cytundeb gan y partner i dalu unrhyw ffioedd perthnasol cyn i'r ymweliad ddigwydd. Mae hyn yn arbennig o berthnasol ar gyfer darpariaeth rhyddfraint neu ddarpariaeth dilysu arfaethedig.
Bydd dogfennau yn amlinellu'r cydweithrediad arfaethedig, gan gynnwys manylion llawn yr adnoddau a'r gweithdrefnau rheoli cyrsiau ynghyd ag unrhyw newidiadau lleol i'r rhaglen, yn cael eu cyflwyno i'r panel gan Arweinydd Rhaglen y Bartneriaeth o leiaf ddeg diwrnod gwaith cyn unrhyw ymweliad. Ar ben hyn, ac os yw'n berthnasol, rhaid darparu copi i aelodau'r panel o'r ddogfen ddiweddaraf a gymeradwywyd ar gyfer cynlluniau gradd neu fodiwlau astudio sy'n rhan o'r cydweithrediad arfaethedig. Disgwylir y bydd ymweliad sefydliadol yn canolbwyntio ar asesu gallu'r partner arfaethedig i ddarparu adnoddau a/neu gynnig cwrs yn arwain at ddyfarniad Prifysgol Aberystwyth. Er mwyn penderfynu ynglŷn â hyn, bydd yn rhaid i banel yr ymweliad, lle bo'n berthnasol, asesu:
|
a) |
Perchnogaeth y sefydliad a'i statws ariannol |
|
b) |
Cefndir a statws academaidd y sefydliad gan gynnwys
|
|
c) |
Adnoddau
|
|
d) |
Myfyrwyr, gan gynnwys:
|
|
e) |
Darpariaeth sicrhau ansawdd, yn cynnwys:
|
Ar ôl cwblhau'r Ymweliad, rhaid i'r Panel ddewis un o'r canlynol:
- Cymeradwyo'r Sefydliad heb osod amodau;
- Cymeradwyo'r Sefydliad gan osod mân amodau i'w cyflawni cyn llofnodi trefniant rhwng y Brifysgol a'r Sefydliad;
- Cymeradwyo'r Sefydliad gan osod amodau i'w cyflawni cyn i adroddiad y Panel gael ei gyflwyno i'w gymeradwyo gan Gadeirydd y Panel;
- Gwrthod cais y Sefydliad a rhoi gwybod i'r Sefydliad beth yw'r rhesymau, a rhoi amcan a fyddai'r Brifysgol yn ystyried ceisiadau pellach yn y dyfodol ai peidio
Rhaid i Ddirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd (neu un a enwebir ganddo/ganddi) baratoi adroddiad i'w gyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol i'w gymeradwyo yn y lle cyntaf, ac yna'i gyflwyno i'r Senedd os oes angen. Os yw'r Bwrdd yn cymeradwyo'r partner, gellir dechrau ar y broses o ddatblygu Memorandwm o Gytundeb a chymeradwyo'r rhaglen.
2. Diwydrwydd Dyladwy Ariannol
Goruchwylir y trefniadau diwydrwydd dyladwy ariannol gan yr Adran Gyllid a'u cydlynu gan Cyllid. Bydd y Partner Busnes Cyllid yn gweithio gyda'r adran academaidd hefyd i ddatblygu achos busnes y prosiect a chyflwyno fersiwn derfynol i'r pwyllgor priodol i'w gymeradwyo. Bydd y Partner Busnes Cyllid yn gyfrifol am sicrhau bod y broses yn cael ei chwblhau ac yn rhoi gwybod i'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd a'r Adran Academaidd pan fydd y broses wedi dod i ben. Yn ogystal â hynny, bydd y Partner Busnes Cyllid yn adolygu a chynghori ynglŷn ag unrhyw agweddau ariannol a gyflwynwyd gan y darpar bartner yn rhan o'u hymateb i'r Holiadur Diwydrwydd Dyladwy. Bydd y Partner Busnes Cyllid hefyd yn ystyried unrhyw oblygiadau treth posibl sydd gan y prosiect a gofyn am gyngor allanol yn brydlon fel sy'n briodol.
Yr Achos Busnes
Rhaid llenwi templed achos busnes ar gyfer pob math o weithgaredd cydweithrediadol. Cyn y gall Memorandwm o Gytundeb gael ei lofnodi a'i gymeradwyo gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, rhaid i holl drefniadau ariannol pob trefniant cydweithrediadol gael eu costio'n llwyr a chywir, gan gynnwys darpariaeth monitro a threfniadau arholi allanol. Rhaid trafod oblygiadau ariannol unrhyw brosiect â'r Swyddfa Gyllid, a rhaid iddynt gydymffurfio â Rheoliadau Ariannol y Brifysgol.
Gellir cael templedi achosion busnes gan y Partner Busnes Cyllid ar ôl i Femorandwm o Gyd-ddealltwriaeth gael ei lofnodi a, chan ddibynnu ar natur y bartneriaeth gydweithrediadol, bydd angen iddynt gael eu cymeradwyo gan y Cyfarwyddwr Cyllid a/neu Weithrediaeth y Brifysgol cyn y gellir symud ymlaen ymhellach â'r Bartneriaeth gydweithrediadol. Rhaid rhoi gwybod i'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd yn y Gofrestrfa Academaidd am y penderfyniad a wnaed gan y Cyfarwyddwr Cyllid a/neu Weithrediaeth y Brifysgol (collaboration@aber.ac.uk) er mwyn rhoi gwybod i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol. Bydd y Swyddfa Gyllid hefyd yn adolygu ac yn cytuno ar adrannau ariannol y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth cyn i'r cytundeb gael ei lofnodi.
3. Cymeradwyaeth ar lefel y Brifysgol a'r Memorandwm o Gytundeb (MOG)
Rhaid cyflawni elfennau cymeradwyaeth Sicrwydd Ansawdd a chymeradwyaeth Academaidd ac Ariannol ochr yn ochr. Ar ôl cwblhau hyn, bydd y pwyllgor priodol yn y Brifysgol yn gofyn am gymeradwyaeth Lefel Prifysgol i'r prosiect yn gyffredinol (gweler isod). Bydd y Pwyllgor yn ystyried y cynnig llawn a rhoi cymeradwyaeth i'r Memorandwm o Gytundeb gael ei gyflwyno i Swyddfa'r Is-Ganghellor i gael ei adolygu'n derfynol cyn ei lofnodi a'i gyfnewid. Mae gan y pwyllgorau canlynol awdurdod i gymeradwyo cynigion am Ddarpariaeth Gydweithrediadol, yn ôl lefelau'r risg:
- Prosiectau Risg Isel - Cymeradwyaeth trwy Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol: yn cynnwys Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth, cytundebau cyfnewid ac Erasmus, cytundebau cydweddu, a chadw cofnodion cytundebau newydd ar gyfer symud ymlaen.
- Prosiectau Risg Canolig-Uchel - Cymeradwyaeth trwy Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol: cymeradwyo graddau cydweithrediadol (deuol, dwbl, neu ar y cyd) ac ymestyn unrhyw gytundebau rhyddfraint neu ddilysu presennol. Y mae hefyd yn argymell i'r Senedd a ddylai cytundebau newydd rhyddfraint a dilysu gael eu cymeradwyo ai peidio.
- Prosiectau Risg Uchel Iawn - Cymeradwyaeth trwy'r Senedd: cymeradwyo cangen gampws rhyngwladol, cytundebau rhyddfraint a chytundebau dilysu.
Dylai cydweithwyr fod yn ymwybodol serch hynny y gall y Dirprwy Is-Ganghellor derfynu neu ohirio'r prosiect ar gyfnod cynharach os, ar ôl arolygu'r dystiolaeth, y bydd yn amlwg nad yw'r cydweithrediad arfaethedig yn cyflawni egwyddorion sylfaenol allweddol nac Amcanion Strategol y Brifysgol wrth ddatblygu Darpariaeth Gydweithrediadol.
Memorandwm o Gytundeb
Rhaid i'r Memorandwm o Gytundeb gael ei lofnodi rhwng y Brifysgol a'r partner, yn nodi hawliau a rhwymedigaethau bob parti. Bydd telerau’r Cytundeb am Raglenni Academaidd unrhyw Bartneriaeth Cydweithrediadol wedi cael eu trafod a'u cytuno yn ystod cyfnod datblygu'r rhaglen. Llofnodir y cytundeb ar ran y Brifysgol gan yr Is-Ganghellor (neu un a enwebir ganddo/ganddi) a chan aelod cyfatebol y staff yn y partner sefydliad.
Bydd y Memorandwm o Gytundeb yn nodi cyfnod y cytundeb a'r amodau perthnasol i raglen benodol, gan gynnwys amcanion, fframwaith academaidd, gofynion proffesiynol, adnoddau a staffio i'r rhaglen honno. Os yw'r bartneriaeth yn cael ei chyllido gan arian o grant allanol gellid defnyddio'r cais am grant a'r llythyr yn dyfarnu'r grant wedi'i lofnodi gan y ddwy ochr i ddisodli’r cytundeb.
Bydd y Memorandwm o Gytundeb yn cynnwys atodiad ariannol, yn cynnwys strwythur ffioedd manwl a rhestr wirio o gyfrifoldebau yn amlinellu pa sefydliad sy'n gyfrifol am arolygu a datblygu gwahanol agweddau ar y cynllun.