(dolenni allanol yn Saesneg yn unig)

Enwi ffeiliau

Dylech ddilyn y canllawiau arfer gorau wrth enwi ffeiliau digidol ac analog yn unol ag argymhelliad Gwasanaeth Data’r DU, fel y nodir isod:

• Dewiswch enwau byr ond ystyrlon e.e. defnyddiwch acronymau neu fanylion adnabod ffurfiol ar gyfer: mathau eang o gynnwys; manylion y prosiect; gwybodaeth am y sawl a greodd y ffeil.
• Peidiwch â defnyddio bylchau na chyplysnodau '-' na thanlinellau '_' i rannu elfennau rhesymegol.
• Peidiwch â defnyddio nodau arbennig (& ? !).
• Os oes amser penodol ar gyfer creu cofnodion, ychwanegwch y dyddiad ar ffurf BBBB-MM-DD er mwyn gallu eu didoli.
• Ar gyfer ffeiliau digidol, cadwch yr estyniadau fformatio ffeiliau megis .doc a .xls.

Enghreifftiau:

1. FG1_CONS_2010-02-12.rtf – ffeil sy’n cynnwys trawsgrifiad y grŵp ffocws cyntaf gyda’r defnyddwyr, a gynhaliwyd ar 12 Chwefror 2010.
2. Int024_AP_2008-06-05.doc – cyfweliad â chyfranogwr 024, a gafodd ei gyfweld gan Anne Parsons (AP) ar 5 Mehefin 2008.

Dylech reoli gwahanol fersiynau lle y bo hynny’n briodol:

Enw'r ffeil	Newidiadau i'r ffeil
Interviewschedule_1.0	Y ddogfen wreiddiol
Interviewschedule_1.1	Mân newidiadau
Interviewschedule_1.2	Rhagoro fân newidiadau
Interviewschedule_2.0	Newidiadau sylweddol

Os oes nifer o unigolion yn cyfrannu at brosiect a’r ffeiliau sy’n gysylltiedig ag ef, gallwch hefyd ddefnyddio cofrestr rheoli fersiynau i gofnodi pwy oedd yn gyfrifol am bob fersiwn, a pha olygiadau a wnaed a phryd. Gallwch storio’r gofrestr gyda’r data perthnasol. Mae enghraifft o’r math hwn o gofrestr ar gael ar safle Gwasanaeth Ddata’r DU.

 

Strwythur y ffeiliau

Mae Archif Ddata’r DU hefyd yn rhoi methodoleg arfer gorau ar gyfer strwythuro ffeiliau:

• Dylid cadw ffeiliau data a dogfennaeth mewn ffolderi ar wahân.
• Dylid trefnu ffeiliau data ymhellach yn ôl y math o ddata ac yna yn ôl gweithgarwch ymchwil.
• Dylid trefnu ffeiliau dogfennaeth yn ôl y math o ffeil dogfennaeth a gweithgarwch ymchwil.

Mae enghraifft o hierarchaeth o’r fath ar safle Gwasanaeth Ddata’r DU.

Dylech ddewis fformat y ffeiliau yn gynnar yng nghylch cynllunio’r ymchwil er mwyn sicrhau bod y fformat yn addas at bob defnydd a diben y gallai fod galw amdanynt. Er enghraifft, gallai’r feddalwedd arbenigol a ddefnyddir i greu neu i gasglu data bennu pa fformat sydd i’r ffeil ar y cychwyn. Fodd bynnag, er mwyn defnyddio’r data yn y tymor hir neu ei rannu, mae’n bosib y bydd angen ei drosi i fformat a ddefnyddir yn fwy eang.

Mae Archif Ddata’r DU yn argymell defnyddio fformatiau agored a safonol ar gyfer defnyddio data yn y dyfodol. Mae fformatiau agored yn cynnwys: PDF/A (dogfen); CSV (gwerthoedd y mae coma’n eu gwahanu) (taenlen); TIFF (delwedd). Mae fformatiau safonol yn cynnwys cynhyrchion perchenogol (dan drwydded) megis meddalwedd Microsoft Office (Word, Excel, ac ati) ac SPSS.

Mae "Tabl Fformatiau Ffeiliau" Gwasanaeth Ddata’r DU yn adnodd defnyddiol iawn er mwyn i ymchwilwyr allu dewis y fformat mwyaf addas i’r ffeil er mwyn defnyddio’u data a darparu mynediad iddo yn y tymor hir.