6.7 Cynrychiolaeth Myfyrwyr
Cyflwyniad ac Egwyddorion Craidd
1. Mae’r myfyrwyr wrth galon dysgu ac addysgu ac mae llais effeithiol y myfyrwyr, trwy’r strwythurau cynrychiolaeth priodol, yn sail i systemau sicrhau ansawdd a gwella’r Brifysgol. Yn hyn o beth, mae’r Brifysgol ac Undeb y Myfyrwyr yn cydnabod ar y cyd bwysigrwydd cynrychiolaeth effeithiol y myfyrwyr ar sawl haen o fewn i strwythur y Brifysgol er mwyn cyfrannu at ei llwyddiant yn cynnal a gwella profiad myfyrwyr.
2. Mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i ymateb i adborth myfyrwyr ar bob lefel er mwyn cyfoethogi ansawdd profiad y myfyrwyr. Ond, mae cynrychiolaeth y myfyrwyr yn cael ei ddiffinio i ddibenion y Llawlyfr Ansawdd, yn brosesau a strwythurau sy’n:
(i) Caniatáu i lais y myfyrwyr gael ei gynrychioli’n effeithiol ar bob lefel o’r Brifysgol er mwyn gwella cynlluniau astudio a chyfoethogi profiad y myfyriwr
(ii) Darparu dull i fwydo canlyniadau’r gynrychiolaeth hyn yn ôl.
3. Cyfrifoldeb y Bwrdd Academaidd yw Cynrychiolaeth Academaidd Myfyrwyr ar bob lefel yn y Brifysgol. Mae’r Bwrdd yn adrodd i’r Senedd ac yn gweithio mewn partneriaeth ag Undeb Aber. Mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i gael adborth gan fyfyrwyr ac ymateb iddo a chydweithio â myfyrwyr gyda’r nod cyffredinol o wella ansawdd yr addysgu a phrofiad y myfyrwyr yn gyffredinol.
4. O fewn i strwythur ffurfiol pwyllgorau academaidd y Brifysgol, penodir cynrychiolwyr gan Undeb Aber ar gyfer y Senedd, y Bwrdd Academaidd, a holl is-bwyllgorau’r Bwrdd Academaidd; fe’u hanogir a’u croesawu i gydweithio yn y pwyllgorau hynny.
5. O fewn i strwythur academaidd y Brifysgol, mae cynrychiolwyr myfyrwyr yn cael eu penodi gan eu cyfoedion ar Bwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr; fe’u hanogir a’u croesawu i gydweithio yn y pwyllgorau hynny.
6. Caiff adborth ei gasglu mewn amrywiaeth o ffyrdd, er enghraifft trwy Arolwg ar Brofiad Myfyrwyr (ABM), Rho Wybod Nawr, mewn Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr, trwy’r system tiwtorial personol, drwy gynrychiolaeth myfyrwyr ar bwyllgorau’r Adrannau, y Cyfadrannau a’r Brifysgol, a thrwy gyswllt anffurfiol rhwng myfyrwyr a staff academaidd.
7. Bydd Undeb Aber yn gyfrifol am y canlynol:
(i) Ethol a phenodi cynrychiolwyr myfyrwyr ar draws y Brifysgol
(ii) Darparu hyfforddiant a chefnogaeth i gynrychiolwyr myfyrwyr, sy’n cynnwys sicrhau bod yr holl wybodaeth berthnasol ar gael iddynt ar-lein neu ar bapur
(iii) Cydlynu Cyflwyniad Blynyddol y Myfyrwyr
(iv) Cefnogi Cynrychiolwyr Academaidd a Chynrychiolwyr Cyfadrannol trwy gydol y flwyddyn gan gynnig hyfforddiant ychwanegol yn ôl yr angen
(v) Cynnal y gronfa-ddata Cynrychiolwyr Myfyrwyr
(vi) Trosglwyddo gwybodaeth berthnasol i’r holl gynrychiolwyr myfyrwyr ac i’r staff
(vii) Cynghori a chefnogi staff sy’n ymwneud â holl strwythur cynrychiolaeth myfyrwyr.
Cwynion a Disgyblu
(viii) Ymdrinnir â chwynion am Gynrychiolwyr Academaidd a'u gweithgareddau cysylltiedig yn unol â Gweithdrefn Gwynion Undeb y Myfyrwyr.
(ix) Ymdrinnir â'r holl faterion disgyblu yng nghyswllt Cynrychiolaeth Academaidd yn unol â Gweithdrefnau Disgyblu Undeb y Myfyrwyr.
Cyfrifoldebau'r Adrannau
8. Gan y Pennaeth Adran, sy'n atebol i Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, y mae’r cyfrifoldeb cyffredinol am gynrychiolaeth myfyrwyr ar lefel yr adran.
9. Bydd cyfrifoldebau'r staff cyswllt penodedig yn cynnwys sicrhau bod etholiadau Cynrychiolwyr Academaidd y Myfyrwyr yn cael eu cynnal a bod pawb sy'n gymwys yn cael pob cyfle i gymryd rhan. Er mwyn hwyluso cysylltiadau a chefnogaeth, dylid anfon enw'r cyswllt penodedig at Undeb y Myfyrwyr.
10. Dylai'r adrannau adolygu effeithiolrwydd eu pwyllgorau Staff-Myfyrwyr bob blwyddyn, er mwyn sicrhau ansawdd o ran fformat, ymddygiad ac effeithiolrwydd. Dylid cyflwyno'r wybodaeth i'r Gyfadran a sicrhau ei bod ar gael i Undeb Aber.
11. Rhaid sicrhau bod myfyrwyr sy'n gynrychiolwyr academaidd yn cael defnyddio adnoddau gweinyddol yn yr adrannau, gan gynnwys argraffu a llungopïo, er mwyn cynhyrchu deunydd priodol, er enghraifft, dogfennau trafod ac eitemau agenda, a chylchredeg gwybodaeth trwy e-bost.
12. Rhaid i adrannau wneud yn amlwg pwy yw'r Cynrychiolwyr Academaidd yn rhan o'r gweithgareddau dysgu ac addysgu yn ogystal â rhoi digon o le addas ar hysbysfyrddau a'r rhith amgylchedd dysgu.
Myfyrwyr sy'n Gynrychiolwyr Cyfadrannol
13. Mae'r Cynrychiolwyr Cyfadrannol yn cymryd rhan mewn trafodaethau ynglŷn â phob cynllun astudio a holl brofiadau’r myfyrwyr ar lefel y Gyfadran, ynglŷn â datblygiad polisïau newydd neu ddiwygiedig, ac ynglŷn â chanlyniadau Arolwg Cenedlaethol y Myfyrwyr. Byddant yn cynrychioli'r myfyrwyr ar lefel y Gyfadran a chânt eu penodi'n unol â threfn a arolygir gan Undeb Aber. Bydd dau gynrychiolydd i bob Cyfadran.
14. Bydd Myfyrwyr sy'n Gynrychiolwyr Cyfadrannol yn gwasanaethu ar Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran. Caiff sianelau anffurfiol eraill eu hannog i drafod adborth myfyrwyr a nodi cyd flaenoriaethau, gyda'r nod cyffredinol o wella ansawdd yr addysgu a'r profiad myfyriwr yn grynswth.
Myfyrwyr sy’n Gynrychiolwyr Academaidd
15. Mae'r Cynrychiolwyr Cyfadrannol yn cymryd rhan mewn trafodaethau ynglŷn â chynlluniau astudio a’r drefn flynyddol o’u monitro a’u hadolygu, ynglŷn â’r arolwg o adroddiadau'r arholwyr allanol o gynlluniau a ddysgir trwy gwrs, ynglŷn â datblygiad polisïau newydd neu ddiwygiedig, ac ynglŷn â chanlyniadau Arolwg Cenedlaethol y Myfyrwyr.
16. Mae'r Brifysgol ac Undeb y Myfyrwyr yn cydnabod bod swyddogaeth myfyrwyr sy’n gynrychiolwyr academaidd yn un gyfrifol a phwysig, sy'n rhoi cyfle i'r cynrychiolwyr unigol ddatblygu’n bersonol a meithrin sgiliau graddedig pwysig.
17. Disgwylir i'r Cynrychiolwyr Academaidd fanteisio ar yr hyfforddiant sy'n cael ei ddarparu, cymryd cyfrifoldeb am sicrhau bod adborth a phryderon y myfyrwyr y maent yn eu cynrychioli yn cael sylw priodol ac, ynghyd â'r staff, am sicrhau bod y myfyrwyr yn cael gwybod am y camau gweithredu a’r canlyniadau dilynol.
18. Dylai'r Cynrychiolwyr Academaidd ymddwyn yn gyfrifol ac adeiladol yng nghyfarfodydd y pwyllgor ymgynghorol staff myfyrwyr a dylent ymateb i safbwyntiau eu myfyrwyr a chyflwyno sylwadau neu adborth sydd o bosibl yn wahanol i'w safbwyntiau eu hunain. Os nad oes modd iddynt fod yn bresennol dylent ymddiheuro a darparu adborth ysgrifenedig cyn y cyfarfod.
19. Adolygir effeithiolrwydd y drefn Cynrychiolwyr Academaidd Myfyrwyr yn gyson, ac adroddir wrth is-grŵp perthnasol y Bwrdd Academaidd ynglŷn â dangosyddion perfformiad allweddol, gan ystyried nifer y myfyrwyr a ymgeisiodd, a etholwyd ac a hyfforddwyd. Hefyd, gwneir ddadansoddiad ehangach o hyd a lled a mathau'r adborth a godwyd, yn ogystal â'r camau dilynol a gymerwyd.
20. Bydd y myfyrwyr sy'n Gynrychiolwyr Academaidd yn ffurfio rhan o aelodaeth Fforwm Academaidd Undeb Aber ac yn cyfarfod ag Undeb Aber yn rheolaidd.
21. Dylid darllen adran hon y Llawlyfr Academaidd ar y cyd ag Atodlen Fusnes y System Cynrychiolwyr Academaidd yn adran 6.8.
Ethol Cynrychiolwyr Academaidd o blith y Myfyrwyr
22. Bydd Undeb Aber yn trefnu etholiad ar-lein cywir ei gyfansoddiad, trwy Bleidlais Sengl Drosglwyddadwy am leoedd gwag yn unol â'r Atodlen Busnes. Gwneir hyn cyn yr haf yn achos cynlluniau sy'n mynd ymlaen am flwyddyn arall, lle gellir ethol Cynrychiolydd erbyn dechrau'r sesiwn newydd. Bydd darpariaethau arbennig yn cael eu hystyried i grwpiau o fyfyrwyr sy'n astudio y tu allan i'r graddfeydd amser hyn.
23. Bydd union ddyddiadau'r etholiadau’n cael eu gosod a'u hysbysebu gan Undeb y Myfyrwyr. Dylai fod wythnos o leiaf rhwng agor a chau'r cyfnod enwebu, a digon o amser i ddosbarthu gwybodaeth cyn y dydd(iau) pleidleisio.
24. Dirprwy Swyddog Etholiadol Undeb Aber fydd y Swyddog Etholiadol i holl etholiadau'r Cynrychiolwyr Academaidd, a bydd yn gweithio gyda staff cyswllt yn yr adrannau lle bo angen.
25. Bydd Undeb Aber yn cyd-gysylltu ag adrannau academaidd rhwng misoedd Ionawr a Mawrth bob blwyddyn yn achos cynlluniau sy’n bod eisoes, a rhwng misoedd Gorffennaf ac Awst yn achos cynlluniau newydd, er mwyn cadarnhau swyddogaethau ac etholaethau cyn yr etholiadau arfaethedig. Wrth ddatblygu strwythurau, bydd Undeb Aber yn trafod â staff perthnasol er mwyn cydbwyso anghenion yr Adran wrth sicrhau cynrychiolaeth effeithiol.
26. Dylai adrannau ddarparu gwybodaeth ynglŷn â'r drefn o Gynrychiolwyr Academaidd yn rhan o'u deunydd ymgynefino a dylid ei gynnwys yn llawlyfrau adrannol y myfyrwyr.
27. Rhaid i fyfyrwyr fod wedi eu cofrestru ar gynllun a gynrychiolir gan y swyddogaeth i fod yn gymwys i sefyll neu bleidleisio mewn etholiad am Gynrychiolydd Academaidd.
28. Etholir Cynrychiolwyr Academaidd gan y cynllun y maent yn ei gynrychioli am dymor yn para dim mwy na'r flwyddyn astudio y cawsant eu hethol ar ei chyfer, neu yn achos etholiadau a gynhelir cyn yr haf, am y flwyddyn astudio ddilynol (heblaw am achosion lle mae myfyriwr yn gadael y Brifysgol).
29. Os, ar ddiwedd y broses sefyll, y bydd unrhyw le gwag ar ôl gall yr Adran benderfynu cyfethol Cynrychiolwyr Academaidd pellach er mwyn llenwi'r lleoedd hyn. Dylid gwneud hyn mewn ffordd mor agored a thryloyw â phosibl, a dylai'r cynrychiolwyr a gyfetholir gofrestru eu manylion gydag Undeb Aber cyn cael eu cydnabod yn ffurfiol.
30. Bydd hyfforddiant y Myfyrwyr sy'n Gynrychiolwyr Academaidd yn cael ei gynnal yn unol â'r Atodlen Fusnes.
31. Rhaid i staff sicrhau y cynhelir etholiad rhydd a theg am Gynrychiolwyr Academaidd o blith y Myfyrwyr, gan weithredu dim ond mewn swyddogaeth weinyddol yn yr etholiadau sy'n hyrwyddo cyfranogiad.
Pwyllgorau Ymgynghorol Staff a Myfyrwyr
32. Dylai pob Adran sefydlu Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr i israddedigion ac, os yw’n briodol, i uwchraddedigion. Dylai aelodaeth y Pwyllgor gynnwys o leiaf un Cynrychiolydd Academaidd Myfyrwyr o bob blwyddyn/lefel fel sy’n briodol. Mewn Adrannau mwy, gall fod yn briodol i gael Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr ar wahân i bob cynllun gradd, ac un arall i uwchraddedigion. Dylid hefyd ystyried sefyllfa myfyrwyr dysgu o bell a gallai fod yn briodol i sefydlu Pwyllgor Ymgynghorol ar wahân i drafod y materion penodol hynny.
33. Diben y Pwyllgor Ymgynghorol Staff Myfyrwyr yw darparu dull ffurfiol o drafod a chyfathrebu rhwng Adrannau a'r myfyrwyr ar faterion academaidd sy'n effeithio ar eu hastudiaethau. Cydnabyddir bod y cyswllt ffurfiol yn sianel bwysig o gyfathrebu rhwng myfyrwyr a staff. Dylai’r Adrannau sefydlu Pwyllgor Ymgynghorol ar lefel adrannol o leiaf. Mae rhan hon y Llawlyfr Ansawdd yn rhoi fframwaith ar gyfer cyfarfodydd ffurfiol rhwng staff a myfyrwyr er mwyn cynorthwyo i gynnal trafodaethau adeiladol a chyflwyno adborth an-fygythiol rhwng y naill a’r llall.
34. Anogir yr adrannau i drefnu cyfarfod anffurfiol o aelodau’r pwyllgor ymgynghorol yn ystod Wythnos Ddysgu 6 yn Semester 1 cyn cyfarfod ffurfiol cyntaf y Pwyllgor. Dylai'r sesiwn gynnwys cyfle i'r Myfyrwyr Gynrychiolwyr gyfarfod â chyd-aelodau (yn staff a myfyrwyr) a rhagarweiniad cryno i ddiben, cyfrifoldebau a dulliau gwaith y Pwyllgor.
35. Lle bo'n bosibl, dylai Adrannau annog myfyrwyr i ethol myfyriwr i gadeirio cyfarfodydd y Pwyllgor Ymgynghorol, gydag arweiniad priodol gan aelod o staff. Os etholir o blith y myfyrwyr presennol dylid gwneud hynny yn y cyfarfod anffurfiol o aelodau’r pwyllgor ymgynghorol a rhoi'r manylion i Undeb Aber, fel y gellir trefnu hyfforddiant cyn cyfarfod ffurfiol cyntaf y Pwyllgor.
36. Bydd y Pwyllgor yn cyfarfod yn unol â'r Amserlen Fusnes. Ni ddylid cynnal cyfarfod o'r Pwyllgor cyn i gynrychiolwyr gael eu hethol, eu hyfforddi ac ymgynefino, er y gellid cynnal cyfarfodydd anffurfiol pellach ar ddyddiadau gwahanol i'r uchod os yw'r Adran yn barnu bod angen hynny.
37. Rhaid gosod agenda drafft, ynghyd â chais am eitemau ychwanegol i'r agenda, ar yr hysbysfyrddau priodol yn yr adrannau, neu eu cyhoeddi ar y rhith-amgylchedd dysgu, o leiaf bum diwrnod cyn y cyfarfod. Cyfrifoldeb y Cynrychiolwyr yw cael yr eitemau hyn oddi wrth y myfyrwyr a’u cyflwyno i Gadeirydd y pwyllgor. Dylai myfyrwyr allu cymryd rhan llawn ymhob agwedd ar gyfarfodydd y Pwyllgor Ymgynghorol, gan gynnwys gosod yr agenda.
38. Dylai aelod o staff gadw cofnodion ffurfiol o bob cyfarfod ffurfiol o'r Pwyllgor, sy'n cofnodi'r drafodaeth yn glir, yn nodi argymhellion ar gyfer gweithredu ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor, a nodi pwy sy'n gyfrifol am y gweithredu dilynol.
39. Rhaid dosbarthu cofnodion drafft i holl gynrychiolwyr y myfyrwyr cyn gynted â phosibl, ac fel arfer o fewn deg diwrnod gwaith ar ôl cyfarfod y pwyllgor. Rhaid cyhoeddi copi o'r cofnodion drafft a therfynol ar y rhith-amgylchedd dysgu a'u hanfon hefyd i Undeb Aber, a rhaid i'r adran gadw copi wedi'i gymeradwyo i ddibenion archwiliad.
40. Bydd Pwyllgorau Ymgynghorol fel arfer yn atebol i'r bwrdd adrannol i sicrhau bod ystyriaeth ddigonol yn cael ei roi i'r pwyntiau a godwyd gan y myfyrwyr. Dylai cofnodion y cyfarfodydd fod yn eitem ar yr agenda ymhob cyfarfod.
41. Rhaid i adrannau sefydlu systemau adborth er mwyn sicrhau y bydd holl fyfyrwyr yr adran yn ymwybodol o'r hyn a wneir i ymateb i faterion a godir gan fyfyrwyr. Rhaid cynnwys gwybodaeth am y system adborth yn y llawlyfrau adrannol.
42. Os oes mater yn codi na ellir ei ddatrys yn uniongyrchol gan y Pwyllgor Ymgynghorol, dylid ei anfon ymlaen i'r pwyllgor priodol i'w ystyried.
43. Fel mater o egwyddor, ni ddylai cofnodion y cyfarfod ymgynghorol gyfeirio at aelod unigol o staff na myfyriwr unigol.
44. Dylai'r aelodau o blith y staff gynrychioli pob math o swyddogaethau. Rhaid i staff sy'n gynrychiolwyr fod ag agwedd gyfrifol tuag at bryderon myfyrwyr, fod mewn sefyllfa led awdurdodol yn yr adran a gallu siarad ag awdurdod ar faterion sy'n debygol o gael eu codi. Dylent ymddwyn yn ymatebol a chyfrifol mewn pwyllgorau ymgynghorol, ac fel mater o egwyddor ni ddylai nifer cynrychiolwyr y staff fod yn uwch na chynrychiolwyr y myfyrwyr.
45. Mae'n bwysig bod y myfyrwyr yn gallu mynegi eu safbwyntiau eu hunain a safbwyntiau myfyrwyr eraill yn y cyfarfodydd heb ofni cosbau gan yr Adran. Mae'n ddyletswydd felly ar yr adran a'r staff sy'n gynrychiolwyr ar y pwyllgor i greu awyrgylch o gydweithredu ac ymgynghori yn y cyfarfodydd, gyda'r nod o hybu'r budd gorau i staff a myfyrwyr fel ei gilydd. Mae adborth da yn elfen hanfodol o bwyllgor effeithiol ac i'r perwyl hwn y dylai'r cynrychiolwyr weithio.
46. Dylai'r pwyllgorau sicrhau eu bod yn ystyried profiad dysgu'r holl fyfyrwyr ar raglenni perthnasol a dylai aelodaeth y pwyllgor adlewyrchu amrywiaeth y boblogaeth os yw'n bosibl.
47. Os ystyrir ei bod yn ddianghenraid neu'n anaddas i gael cynrychiolwyr i garfan benodol, rhaid i'r pwyllgor sicrhau bod anghenion a phrofiadau'r grwpiau hynny'n cael eu hystyried yn unrhyw drafodaeth.
48. Os yw rhaglen yn cael ei darparu'n llwyr trwy ddysgu o bell, dylid sefydlu grŵp trafod priodol (h.y. electronig) neu bwyllgor ar wahân i hwyluso trafod y materion hynny.
Pwyllgorau Ymgynghorol Staff - Myfyrwyr - Cylch Gorchwyl
49. Y canlynol fydd cylch gorchwyl pwyllgorau ymgynghorol staff myfyrwyr:
(i) Rhoi cyfle i fyfyrwyr a staff godi a thrafod pryderon yn gysylltiedig â rhaglenni a gweithgareddau academaidd.
(ii) Cyfrannu at ddatblygu’r cwricwlwm, gan gynnwys cynigion am gynlluniau newydd neu ddiwygiedig, a pharatoadau ar gyfer yr Arolwg Achlysurol o Gynlluniau.
(iii) Derbyn ac ystyried adroddiadau'r Arolygiadau Achlysurol o Gynlluniau a'r Archwiliadau o Berfformiad Adrannau.
(iv) Ystyried canlyniadau arolygiadau, gan gynnwys yr Arolwg Cenedlaethol o Fyfyrwyr a Arolwg ar Brofiad Myfyrwyr (ABM), a chyfrannu at ymatebion yr adran i'r arolygiadau hyn.
(v) Ystyried Adroddiadau Arholwyr Allanol a chyrff proffesiynol.
(vi) Ystyried sut i wella'r profiad myfyriwr ar lefel adrannol.
(vii) Ystyried unrhyw faterion a gyfeirir i'r Pwyllgor gan yr Adran.
(viii) Ystyried unrhyw faterion eraill yn ymwneud â'r Adran benodol neu feysydd gweithgaredd eraill sy'n effeithio ar astudiaethau’r myfyrwyr.
(ix) Ystyried sut i wneud myfyrwyr yr adran yn fwy cyflogadwy.
50. Mae'r templed ar gyfer cofnodion Pwyllgorau Ymghynghorol Staff a Myfyrwyr i'w weld o dan 6.9 yn y Llawlyfr Ansawdd Academaidd.
Adolygwyd Pennod 6: Mai 2022