5.13 Cwestiynau Cyffredin ar gyfer Arholwyr Allanol

1. Adroddiadau Arholwyr Allanol a Mynychu Byrddau Arholi – beth sy’n ddisgwyliedig?

Disgwylir i Arholwyr Allanol fynychu Bwrdd Arholi o leiaf unwaith y flwyddyn a chyflwyno adroddiadau ysgrifenedig yn flynyddol ac ar ddiwedd eu cyfnod yn y swydd. Caiff holl Fyrddau Arholi’r Senedd a’r Byrddau Arholi Adrannol eu cynnal yn rhithiol (ar-lein) bellach gan ddefnyddio MS Teams, oni bai bod achos wedi cael ei gyflwyno’n llwyddiannus gan yr adran i’r Gofrestrfa Academaidd i’r bwrdd gael ei gynnal wyneb yn wyneb. Mae hyn yn cynnwys yr holl fyrddau trwy gwrs, gan gynnwys y bwrdd hyfforddiant ymchwil. Mae Prifysgol Aberystwyth yn cydnabod y gallai fod rhai achosion lle bydd angen i’r Arholwyr Allanol deithio i Aberystwyth beth bynnag, e.e. i adolygu samplau o waith nad oes modd cael mynediad iddynt yn hawdd ar-lein, cynnal ymweliadau lleoliad, arsylwi ar berfformiadau byw neu arddangosfeydd celf, neu oherwydd amser marcio a chymedroli cyfyngedig sy’n atal i samplau o sgriptiau arholiad gael eu hanfon at Arholwr Allanol cyn cyfarfod Bwrdd Arholi. Mewn achosion o'r fath, os oes rheswm da, bydd modd mynychu’r Byrddau Arholi wyneb yn wyneb.

Cynlluniau Israddedig

Disgwylir i Arholwyr Allanol cynlluniau israddedig gwblhau adroddiad blynyddol i’w gyflwyno trwy un ffurflen ymhen 4 wythnos ar ôl cyfarfod y Bwrdd Arholi terfynol ym Mehefin; disgwylir iddynt fynychu’r bwrdd dyfarnu graddau terfynol ym Mehefin.

Disgwylir i Arholwyr Allanol Addysg Iechyd gyflwyno eu hadroddiadau blynyddol o fewn 4 wythnos i ddyddiad y bwrdd arholi, Bwrdd Arholi Semester 3 fel arfer. Dylent gysylltu â'r adran i gadarnhau pa Fwrdd Arholi y mae'n ofynnol iddynt ei fynychu.

Cynlluniau Uwchraddedig trwy gwrs

Disgwylir i Arholwyr Allanol cynlluniau uwchraddedig trwy gwrs gwblhau dau adroddiad; adroddiad blynyddol i’w gyflwyno trwy e-bost o fewn pedair wythnos yn dilyn Bwrdd Arholi semester dau ym mis Mehefin, ac adroddiad byr yn dilyn elfen traethawd hir y cynllun gradd (Tachwedd/Rhagfyr).

Mae’n ddisgwyliad ffurfiol gan y Brifysgol i bob Arholwr Allanol fod yn bresennol ym Mwrdd Arholi semester dau ym mis Mehefin. Dylai o leiaf un Arholwr Allanol fod yn bresennol yn ystod y Bwrdd dyfarnu graddau terfynol ym mis Tachwedd/Rhagfyr; penderfynir hyn gan yr adran ar sail rota. Gall adrannau wahodd Arholwyr Allanol i fynychu’r Bwrdd Arholi dyfarnu graddau terfynol ym mis Tachwedd/Rhagfyr, yn ychwanegol at yr Arholwr Allanol enwebedig.

Os oes rhaid i Arholwr Allanol ar gynlluniau uwchraddedig a ddysgir fynychu’r Bwrdd Arholi terfynol ym mis Tachwedd/Rhagfyr (ar sail rota), yn ogystal â Bwrdd Arholi semester dau lle mae eu presenoldeb yn ddisgwyliedig, bydd gofyn iddynt gwblhau’r adrannau priodol yn yr adroddiad ar y traethawd estynedig sy’n berthnasol i’r Bwrdd Arholi.

Cynllun ARCHE

Mae'n ofynnol i'r Arholwr Allanol ar gynllun ARCHE lunio adroddiad ar ôl pob un o'r ddau banel ARCHE; dylid cyflwyno pob adroddiad trwy e-bost o fewn 4 wythnos ar ôl i banel ARCHE gwrdd. Nid yw’r ffurflen ar-lein yn addas ar gyfer adroddiadau ARCHE, felly gofynnir i Arholwyr Allanol ar gynllun ARCHE gyflwyno’r ffurflen fel dogfen pdf. Rhaid bod yn bresennol yn y ddau banel.

Cynllun TUAAU

Rhaid i arholwr allanol y TUAAU gyflwyno adroddiad blynyddol ymhen 4 wythnos i brif Fwrdd Arholi’r TUAAU ym mis Chwefror, oni bai bod Cadeirydd y Bwrdd Arholi yn gofyn iddo wneud fel arall.

Adolygydd Senedd

Rhaid i’r Adolygydd Senedd gwblhau adroddiad ar ôl bod un o gyfarfodydd Bwrdd Arholi’r Senedd. Dylai’r adroddiadau gael eu cyflwyno drwy e-bost o fewn 4 wythnos i gyfarfodydd y Bwrdd Arholi, fel dogfen pdf.

2. Cynnwys yr Adroddiad Blynyddol

Dylai cynnwys yr adroddiad blynyddol gynnwys sylwebaeth ddigonol i alluogi adrannau i weithredu argymhellion, neu esbonio’r atebion a roddwyd yn yr adroddiad. Gall yr adran ofyn am sylwadau pellach os yw’n ystyried nad yw’r cynnwys yn gyflawn neu’n ddigonol.

3. A yw’r adroddiadau blynyddol yn cael eu cyhoeddi?

Cyhoeddir adroddiadau blynyddol, ac ymatebion Adrannau, ar safle AberDysgu Blackboard y Brifysgol a fydd ar gael i fyfyrwyr cofrestredig y Brifysgol. Mae’n bwysig felly na chyfeirir at ymgeiswyr unigol ac aelodau unigol o staff wrth eu henwau.

4. Sut bydd yr adroddiad blynyddol yn cael ei drafod?

Wrth dderbyn yr adroddiad blynyddol, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn anfon yr adroddiad i’r:

Adrannau, a ddylai ymateb yn uniongyrchol i chi ar ôl i Fwrdd yr Adran ystyried yr adroddiad;
Anfonir yr adroddiadau ac ymatebion yr adrannau at y Deoniaid Cysylltiol a fydd yn llunio crynodeb ar gyfer y gyfadran;
Bydd y pwyllgor cyfadrannol priodol yn ystyried crynodebau’r Deon Cysylltiol;
Bydd y Bwrdd Academaidd yn ystyried cofnodion y Gyfadran.

Bydd Arholwyr Allanol yn derbyn copi o’r eitemau perthnasol yng nghofnodion y Gyfadran a’r Bwrdd Academaidd sy’n ymwneud â’r adroddiadau. Gall Arholwyr Allanol hefyd dderbyn ymateb uniongyrchol gan Gadeirydd y Pwyllgor, os bydd angen.

5. Ffïoedd a threuliau – sut a phryd y’u telir?

Rhoddir manylion y ffïoedd blynyddol yn y llythyr penodi; telir ffioedd trwy drosglwyddiad banc ac yn unol â’r cynllun TWE.

Telir treuliau (yn amodol ar gyflwyno derbynebau gwreiddiol) trwy drosglwyddiad banc. Rhaid i bob hawliad am dreuliau gynnwys derbynebau a chydymffurfio â pholisi'r Brifysgol fel y nodir yn https://www.aber.ac.uk/cy/finance/information-for-staff/expenses/#trethi-teithio-a-chynhaliaeth.

Telir y ffi flynyddol (ac ar sail nifer y CALl yn achos penodiadau a gychwynnwyd cyn 2021/22 yn unig) a threuliau yn amodol ar dderbyn eich adroddiad blynyddol (ar ddiwedd Semester Dau) a Ffurflen Hawlio Costau wedi’i chwblhau lle bo’n briodol; dylech gyflwyno Ffurflen Hawlio Costau wrth gyflwyno eich adroddiad blynyddol.

Dylai Arholwyr Allanol cynlluniau uwchraddedig trwy gwrs gadw cofnod o enwau’r ymgeiswyr traethodau estynedig a arholwyd; gellir cyflwyno ffurflen hawlio ar adeg arholi’r traethawd estynedig, neu gyflwyno rhestr gyflawn ar ffurflen hawlio wrth gyflwyno’r adroddiad byr ar elfen traethawd hir y cynllun gradd (Tachwedd/Rhagfyr).

Ni fydd modd prosesu treuliau na ffioedd os nad yw’r broses ddilysu hawl i weithio wedi’i chwblhau.

Mae ffioedd blynyddol yn cynnwys presenoldeb yn y bwrdd arholi (ar-lein neu fel arall) a’r tasgau a ddisgrifir yn Adran 5.6 paragraff 3.

Telir ffioedd ychwanegol ar gyfer presenoldeb arholwyr allanol yn Aberystwyth i arholi ar sail hanner diwrnod am yr union amser a gymerir ar gyfer gweithgareddau megis mynychu perfformiadau byw, arddangosfeydd, ymweliadau ysgolion neu ymweliadau â lleoliadau. Sylwer na chewch eich digolledu am unrhyw amser teithio nac amser nad yw’n cael ei dreulio yn gwneud y gweithgareddau a grybwyllwyd uchod.

6. A oes digwyddiad cynefino / hyfforddi?

Nid oes disgwyl i Arholwyr Allanol ddod i Aberystwyth bellach i fynychu sesiwn gynefino/hyfforddiant. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn darparu deunyddiau briffio a chyflwyniadau ar-lein ar AberDysgu (Blackboard) bob sesiwn ar gyfer Arholwyr newydd ar gynlluniau israddedig ac uwchraddedig trwy gwrs. Bydd Arholwyr Allanol newydd yn derbyn e-bost yn rhoi gwybod iddynt pan fo’r deunyddiau’n barod a ble mae dod o hyd iddynt. Yn ogystal â’r deunyddiau briffio a ddarperir gan y Gofrestrfa Academaidd, mae llawlyfr Hanfodion Arholi Allanol AU Ymlaen (a gyhoeddwyd ym mis Chwefror 2019) yn cynnig cyflwyniad cyffredinol cynhwysfawr i arholwyr allanol newydd ar sut mae arholi cynlluniau trwy gwrs, a gellir ei ddefnyddio fel ffynhonnell gyfeirio gan Arholwyr Allanol newydd a chyfredol. Yn rhan o brosiect Safonau Gradd, mae AU Ymlaen, ar y cyd â’r Swyddfa Fyfyrwyr, wedi datblygu dulliau ymarferol ar gyfer atgyfnerthu safonau arholi allanol yn y DU ar ffurf cwrs datblygu proffesiynol i arholwyr allanol, a allai fod o ddiddordeb i Arholwyr Allanol newydd a chyfredol. I gael rhagor o wybodaeth, gweler: https://www.advance-he.ac.uk/programmes-events/external-examiners/professional-development-course-external-examiners and https://www.advance-he.ac.uk/programmes-events/external-examiners/subject-specific-calibration-course#attend.

7. A fyddwch yn gwirio fy hawl i weithio yn y DU?

Bydd pob arholwr allanol yn cael ei wirio ar gyfer ei hawl i weithio yn y DU. Gofynnir i Arholwyr Allanol sganio ac ebostio copi o’r dogfennau cymeradwy (pasbort neu dystysgrif geni lawn fel arfer), fel rhan o’r broses enwebu. Ar amser cyhoeddi’r bennod hon, yr adran Adnoddau Dynol fydd yn cynnal y gwiriadau Hawl i Weithio. Heb gwblhau'r gwiriad Hawl i Weithio, ni fyddwch yn gallu cael mynediad at fodiwlau a deunyddiau ar Blackboard, ac ni fydd y Brifysgol yn gallu talu unrhyw ffioedd na threuliau.

8. Sut gallaf ddefnyddio adnoddau E-ddysgu?

Anfonir Ffurflen Dechreuwr Newydd gyda’r llythyr penodi, a gofynnir i’r Arholwr Allanol ei chwblhau a’i dychwelyd. Pan dderbynnir y Ffurflen Dechreuwr Newydd wedi’i chwblhau, gofynnir i’r Arholwr Allanol gwblhau’r gwiriad Hawl i Weithio gyda’r adran AD. Ar ôl cwblhau’r gwiriad Hawl i Weithio’n llwyddiannus, bydd yr arholwr allanol yn cael ei ychwanegu at systemau Cyllid a Gwasanaethau Gwybodaeth y Brifysgol. Bydd cyfeirnod defnyddiwr aber yn cael ei gynhyrchu a fydd yn galluogi adrannau i ychwanegu Arholwyr Allanol at y modiwlau perthnasol ar AberLearn Blackboard, sef porth gweithredu e-gyflwyno. Dylai adrannau ddefnyddio’r system Rheoli Modiwlau i ychwanegu Arholwyr Allanol i Blackboard. Nid cyfrif e-bost Prifysgol mo’r cyfeirnod defnyddiwr aber; mae’n ffordd o sicrhau’r lefelau mynediad cywir i systemau’r Gwasanaethau Gwybodaeth.

Anogir Arholwyr Allanol yn gryf i ateb y cwestiynau diogelwch ar ôl defnyddio’r cyfrif am y tro cyntaf; bydd hynny yn eich galluogi i reoli’r cyfrinair eich hun 24/7 os byddwch yn ei anghofio neu os bydd eich cyfrif yn cael ei gloi. Gellir gwneud hynny fan hyn: https://myaccount.aber.ac.uk/

9. Pa wybodaeth fyddaf yn ei derbyn ar gyfer cyflawni’r swyddogaeth hon?

Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn darparu dolen i’r holl ddogfennau canolog ar Reolau a Rheoliadau a Chonfensiynau Arholiadau (sydd wedi’u cyhoeddi yn y Llawlyfr Ansawdd Academaidd) yn y llythyr cytundeb (nid ydym yn postio copïo caled ond gellir gwneud cais amdanynt).

Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn darparu copi o adroddiad blynyddol yr arholwr allanol blaenorol (pan fo’n berthnasol) yn electronig yn Semester 1 ar ôl iddo gael ei gymeradwyo gan y Gyfadran. Os nad yw ar gael bryd hynny bydd yn cael ei anfon ymlaen cyn gynted â phosibl.

Bydd yr Adrannau yn darparu gwybodaeth sy’n benodol i’r pwnc/adran/cyfadran, yn cynnwys dyddiadau’r bwrdd arholi.

10. A fydd fy enwau’r arholwyr allanol yn cael eu cyhoeddi?

Bydd enwau Arholwyr Allanol yn cael eu cyhoeddi mewn dogfen pdf ar ddiwedd y bennod hon, ac mae’n bosibl y cânt eu cyhoeddi ar dudalennau gwe staff yr adran, a/neu wrth fanylion modiwlau/cynlluniau ar y bas-data modiwlau/cynlluniau; ni chyhoeddir manylion cysylltu a chynghorir myfyrwyr nad yw cysylltu’n uniongyrchol ag arholwr allanol yn cael ei ganiatáu.

11. Cysylltiadau Defnyddiol a Manylion Cysylltu

Canllawiau ar Drefniadau Sicrhau Ansawdd: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/qa-aber/

Confensiynau Arholiadau: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/exam-conventions/

Cwblhau cwestiynau diogelwch – cyfrif GG: https://myaccount.aber.ac.uk/

Gwasanaethau Gwybodaeth: is@aber.ac.uk, 01970 622400

Blackboard a Chymorth E-ddysgu: bbbstaff@aber.ac.uk, 01970 622472

Y Gofrestrfa Academaidd: extstaff@aber.ac.uk, 01970 622527

Anka Furlan, Rheolwr Sicrwydd Ansawdd: extstaff@aber.ac.uk, 01970 622072