2.4 Y Llwybr Cymeradwyaeth y Weithrediaeth

1. Mae'r adran hon yn disgrifio'r drefn i gymeradwyo cynlluniau gradd a ddysgir a chynlluniau astudio eraill sy'n arwain at ddyfarniadau ym Mhrifysgol Aberystwyth ac mae'n berthnasol i gynigion am gynlluniau newydd. Cymeradwyir pob cynllun am gyfnod o bum mlynedd, ac ar ôl hynny rhaid iddynt fod yn destun Adolygiad Adrannol Cyfnodol (Adran 2.10).

2. Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio, sy'n is-bwyllgor o'r Bwrdd Academaidd, sy'n arolygu darpariaeth cynlluniau gradd y Brifysgol. Mae’r Pwyllgor hwn yn gyfrifol am gadw golwg gyffredinol ar y cynigion am gynlluniau newydd, ac am gynlluniau sy'n cael eu gohirio neu eu dileu. Ystyrir cynigion am gynlluniau newydd gan Banel Cymeradwyo Cynlluniau sefydlog, sy'n adrodd i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio.

3. Cynlluniwyd y drefn gymeradwyo ar sail egwyddorion arweiniol Cod Ansawdd y DU, ac i gydymffurfio â’r arferion craidd a chyffredin a amlinellir ynddo. Diben hyn yw sicrhau'r Brifysgol bod yr adrannau academaidd, wrth ddatblygu cynlluniau astudio newydd, wedi rhoi ystyriaeth gywir i'r materion canlynol:

(i) Cyfeirbwyntiau allanol, gan gynnwys unrhyw ddatganiadau meincnodi pwnc perthnasol a'r Fframwaith Cymwysterau Addysg Uwch (FHEQ)

(ii) Cyngor gan arbenigwyr pwnc allanol (er enghraifft, yr arholwr allanol cyfredol neu aelodau o gorff cynghori allanol) a, lle bo'n briodol, gofynion Cyrff Proffesiynol, Statudol a Rheoleiddiol (PSRB) a chyflogwyr

(iii) Pa mor gydnaws yw'r cynnig yng nghyd-destun y ddarpariaeth bresennol ac amcanion a chenadwri'r sefydliad?

(iv) Gofynion adnoddau, gan gynnwys staff, llyfrgell, TG, ac unrhyw adnoddau pwnc-benodol (e.e. cyfleusterau labordy)

(v) Lefel debygol y galw.

Yr amserlen a'r drefn cymeradwyo

4. Os yw adrannau academaidd yn bwriadu cyflwyno cynllun astudio newydd, neu wneud newidiadau sylweddol i gynllun sy’n bodoli eisoes, rhaid caniatáu digon o amser ar gyfer denu myfyrwyr a hysbysebu. Rhaid i staff sy’n datblygu cynigion gydlynu â Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran neu'r Cyfadrannau perthnasol, y Swyddfa Gynllunio, y tîm Marchnata a Denu Myfyrwyr a’r Gwasanaethau Gwybodaeth yng nghamau cynnar y gwaith datblygu.

5. Mae'r amserlen ar gyfer marchnata a chymeradwyo (cylch cynllunio dwy flynedd) wedi'i chyhoeddi ar-lein ac mae'n cael ei diweddaru'n flynyddol: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/dev-review/. Rhaid cyflwyno'r cynigion i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio ac mae'r dyddiadau cau ar gyfer cyflwyno’r papurau i'w gweld ar-lein: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/aqro-coms/. Os gwneir cynnig am gynllun newydd nad yw'n cyd-fynd â'r cylch dwy flynedd, bydd Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio yn penderfynu pa mor ymarferol fyddai cyflwyno'r cynllun yn gynharach.

6. Defnyddir llwybr cymeradwyaeth y weithrediaeth ar gyfer cynigion yr ystyrir eu bod gyfystyr â newidiadau neu ailstrwythuro sylweddol, datblygiad mewn maes lle mae’r ddarpariaeth yn newydd, a lle ceir goblygiadau o ran adnoddau neu oblygiadau ar lefel y Brifysgol y mae angen i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio a Grŵp Gweithredol y Brifysgol gytuno arnynt. Rhennir y drefn yn ddau gam:

Cam 1

SDF1.1, PAF1/PAF2 – Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio a Grŵp Gweithredol y Brifysgol yn ystyried yr achos busnes a’r effaith ar y portffolio academaidd cyffredinol

7. Rhaid i adrannau gyflwyno’r dogfennau canlynol i gefnogi'r cynnig cychwynnol, a hynny i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio ac i Grŵp Gweithredol y Brifysgol. Mae'r dyddiadau cau ar gyfer cyflwyno gwaith papur i'w gweld fan hyn: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/aqro-coms/. Dylai'r adrannau ymgynghori â chyswllt SA y Gofrestrfa Academaidd cyn cyflwyno cynnig i benderfynu ar y llwybr cymeradwyo mwyaf priodol. Dylai adrannau ymgynghori â Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, yr Adran Gynllunio, Marchnata, Denu Myfyrwyr, Datblygu a Rhyngwladol, Gwasanaethau Gwybodaeth, y Llyfrgell, y Swyddfa Amserlenni, Ystadau a Chyfleusterau (gan gynnwys y Swyddfa Llety) a'r Cofrestrydd Academaidd er mwyn gofyn am eu mewnbwn i ddogfennaeth y cynnig; bydd yn ofynnol i'r gwasanaethau hyn ddarparu datganiad byr o fewn y Ffurflen Datblygu Cynllun berthnasol. Gellir dod o hyd i fanylion cyswllt ar gyfer pob un o'r adrannau hyn yn yr adran Canllawiau ym mhob ffurflen SDF.

(i) Blaenddalen y Pwyllgor

(ii) Ffurflen Datblygu Cynllun 1: Cynnig am Gynllun Newydd neu Gynllun a Ad-drefnwyd: Dim ond SDF1.1 sydd ei hangen ar gyfer ystyriaeth gan Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio, ac mae rhagor o gyfarwyddiadau i'w cael ar y ffurflen

(iii) Ffurflen Gyllid Gychwynnol (PAF1/PAF2): Dylai'r Cyfadrannau/Adrannau gysylltu â'r Adran Gynllunio mewn da bryd cyn cyflwyno'r cynnig. Ar ôl y drafodaeth fanwl hon, bydd yr Adran Gynllunio yn darparu templed ar gyfer y ffurflenni hyn i’w hystyried gan Grŵp Gweithredol y Brifysgol; dim ond trwy gysylltu â'r Adran Gynllunio y gellir cael y ffurflenni hyn (https://www.aber.ac.uk/cy/pag/).

8. Bydd Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio a Grŵp Gweithredol y Brifysgol yn ystyried cynigion yng nghyd-destun y strategaeth, hyfywedd busnes (gan gynnwys costau), risg (gan gynnwys risg i enw da), niferoedd myfyrwyr ac ystyriaethau ymarferol, a byddant yn penderfynu a ddylent symud ymlaen i gael eu hystyried o safbwynt academaidd gan y Panel Cymeradwyo Cynlluniau sefydlog, eu cyfeirio'n ôl i'r Adran i'w trafod ymhellach, neu eu gwrthod. Dylai’r Adran ymgynghori â Gweithrediaeth y Gyfadran fel sy'n briodol, gan gynnwys y Deon Cysylltiol (Dysgu ac Addysgu) a'r Deon Cysylltiol (Darpariaeth Academaidd cyfrwng Cymraeg). Os yw’r cynnig yn debygol o effeithio ar ddarpariaeth mewn meysydd pwnc eraill, dylai’r Adran ymgynghori hefyd â’r adrannau eraill.

9. Caiff yr Adrannau eu hysbysu ynglŷn â phenderfyniad Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio a Grŵp Gweithredol y Brifysgol.

Marchnata’r cynllun

10. Gellir hysbysebu’r cynllun fel un sy’n ‘amodol ar gael ei gymeradwyo’ ym mhrosbectws ffurfiol nesaf y Brifysgol yn dilyn cymeradwyaeth Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio a Grŵp Gweithredol y Brifysgol. Ni chaniateir hysbysebu cynlluniau ar UCAS nac ar-lein hyd nes eu bod wedi cwblhau’r broses gymeradwyo yn llawn, oni bai bod yr adran wedi cyflwyno achos llwyddiannus i hysbysebu’r cynllun fel un sy’n ‘amodol ar gael ei gymeradwyo’ mewn deunyddiau wedi’u hargraffu ac ar-lein yn ogystal ag ym mhrosbectws ffurfiol y Brifysgol. Bydd tîm Sicrhau Ansawdd y Gofrestrfa Academaidd yn rhoi gwybod am y penderfyniad i’r adran(nau) sy’n ei gynnig ac i’r adrannau gwasanaeth perthnasol.

Cam 2

SDF1.2 a’r gwaith papur sy’n weddill ynghylch y cynnig – Y Panel Cymeradwyo Cynllunio sefydlog yn ystyried y rhesymeg a’r trosolwg academaidd.

11. Pan geir cymeradwyaeth i symud ymlaen i gam nesaf y broses gymeradwyo gan Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio a Grŵp Gweithredol y Brifysgol, bydd y Panel Cymeradwyo Cynlluniau yn rhoi ystyriaeth fanwl i’r cynnwys academaidd, cynllun a dull cyflwyno’r maes llafur, profiad y myfyrwyr, adnoddau dysgu, trefniadau cymorth a gweinyddu, ac a ddylid cymeradwyo’r cynnig yn ffurfiol ai peidio (gweler y dyddiadau yma: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/dev-review/). Ni chaiff y panel cymeradwyo wrthod y cynnig ac eithrio ar sail sicrhau ansawdd.

12. Rhaid i'r adrannau lenwi SDF1.2 a’r gwaith papur sy’n weddill ar gyfer y cynnig a’u cyflwyno i’r Panel Cymeradwyo Cynlluniau ynghyd ag SDF1.1:

(i) Blaenddalen y Pwyllgor

(ii) Manylion y rhaglen, gan gynnwys canlyniadau dysgu'r cynllun/modiwl wedi'u mapio ar sail asesiadau (SDF9)

(iii) Tystiolaeth o ymgynghori allanol

(iv) Tystiolaeth o ymgynghori â myfyrwyr / cyn-fyfyrwyr

(v) Ffurflenni cymeradwyo modiwlau newydd/diwygiedig, os yw'n briodol, neu ddolenni at fodiwlau presennol

(vi) Ffurflen Enwebu Aseswr Allanol (SDF7).

13. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cysylltu â'r Aseswr Allanol a bydd angen i'r Aseswr Allanol gwblhau adroddiad ysgrifenedig ymlaen llaw i'w ystyried yng nghyfarfod y panel cymeradwyo: SDF8 Adroddiad yr Aseswr Allanol. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn gofyn am yr adroddiad ar ôl i'r Aseswr Allanol dderbyn y gwahoddiad. Ni fydd Aseswyr Allanol yn cael eu gwahodd i'r Panel oni bai bod materion yn codi o'r adroddiad sydd angen eu trafod ymhellach, ac yna mae’n bosibl yr ymgynghorir â hwy trwy gyfrwng fideogynadledda.

Canlyniad y panel cymeradwyo

14. Yn dilyn cyfarfod y panel, bydd Ysgrifennydd y Panel (aelod o dîm Sicrhau Ansawdd y Gofrestrfa Academaidd fel arfer) yn paratoi cofnodion y cyfarfod mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd.

15. Dylai'r Adran sy'n cyflwyno'r cynnig lenwi blaenddalen pwyllgor mewn ymateb i'r cofnodion, gan roi manylion y diwygiadau a wnaed i'r cynnig gwreiddiol o ganlyniad i adborth y Panel Cymeradwyo Cynlluniau. Ni ddylid gwneud newidiadau pellach i SDF1.1 nac SDF1.2 oni bai bod y Panel yn argymell hynny. Bydd blaenddalen y pwyllgor a chofnodion y panel cymeradwyo'n cael eu cyflwyno i Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran ac i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio. Bydd cofnodion Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd Academaidd.

Paneli cymeradwyo cynlluniau

16. Bydd gan y Panel Cymeradwyo Cynlluniau sefydlog aelodaeth o rhwng 12 ac 16 aelod o’r staff academaidd, a bydd pob cyfadran yn enwebu aelodau i wasanaethu ar y panel am gyfnod o hyd at 4 blynedd fel arfer. Bydd yr aelodaeth yn cynnwys y Deon Cysylltiol (Dysgu ac Addysgu) ond bydd cworwm o 4 i 5, yn cynnwys cynrychiolydd o'r Gofrestrfa Academaidd a chynrychiolydd myfyrwyr, ac ni fyddai angen i'r holl aelodau cyfadrannol a enwebwyd fod yn bresennol ym mhob cyfarfod. Deon Cysylltiol fydd yn cadeirio'r Panel fel arfer.

17. Bydd y Panel sefydlog fel arfer yn cyfarfod 5-6 gwaith rhwng mis Hydref a mis Ebrill. Ystyrir cynigion i gymeradwyo cynlluniau yn y cyfarfodydd hyn a bydd angen i adrannau gynllunio'n unol â hynny, ond gellid trefnu cyfarfodydd ychwanegol pe bai angen.

18. Nid oes angen i Aseswyr Allanol ddod i'r cyfarfodydd ond rhaid iddynt gyflwyno adroddiad ysgrifenedig. Gall y panel ofyn am sylwadau pellach lle bo hynny'n briodol neu gellir gwahodd yr Aseswr Allanol i fod yn bresennol trwy gyfrwng fideogynadledda os oes materion yn codi yn ei adroddiad ysgrifenedig sydd angen eu trafod yn fanwl ymhellach.

19. Ysgrifennydd y Panel (aelod o Dîm Sicrhau Ansawdd y Gofrestrfa Academaidd fel arfer) fydd yn gyfrifol am gymryd cofnodion, ac am nodi penderfyniadau ac unrhyw argymhellion. Bydd y cofnodion hyn yn mynd i'r adran sy'n cyflwyno'r cynnig er mwyn i unrhyw gamau pellach gael eu cymryd os oes angen, a chânt hefyd eu cyflwyno i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio yn gofnod o'r penderfyniadau a wnaed.

20. Aelodau'r Panel Cymeradwyo Cynlluniau fydd:

a. Y Cadeirydd, i’w ddewis o'r tu allan i’r adran academaidd sy’n cyflwyno’r cynnig, ac a fydd fel arfer yn Ddeon Cysylltiol (Dysgu ac Addysgu). Dylai'r Cadeirydd fod yn unigolyn sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth y cynllun a gynigir, ac fe'i dewisir gan y Gofrestrfa Academaidd.

b. O leiaf un aelod o staff academaidd, sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth y cynnig.

c. Cynrychiolydd myfyrwyr, i ddod o gronfa a enwebir gan Undeb y Myfyrwyr, Myfyriwr-Adolygydd fel arfer.

d. Aelod o staff o Dîm Sicrhau Ansawdd y Gofrestrfa Academaidd, a fydd hefyd yn drafftio adroddiad y panel.

21. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn ystyriol o’r angen am gynrychiolaeth cyfrwng Cymraeg ar baneli.

22. Gwahoddir adrannau academaidd i enwebu cynrychiolydd i gyflwyno'r cynnig i gyfarfod y panel. Yn achos cynlluniau traws-adrannol, enwebir cynrychiolydd o bob adran academaidd sy’n rhan o’r cynllun gan eu hadrannau.

Swyddogaeth y Panel Cymeradwyo Cynlluniau

23. Panel sefydlog yw'r Panel Cymeradwyo Cynlluniau ac mae'n adrodd i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio. Y Panel sy'n gyfrifol am wneud y penderfyniadau terfynol ynglŷn â chymeradwyo cynlluniau a gynigir, ond gall gyfeirio penderfyniadau’n ôl i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio neu ymlaen i'r Bwrdd Academaidd os oes agweddau sylweddol sy'n peri pryder neu faterion ac iddynt ystyriaethau ehangach i'r Brifysgol. Bydd Pwyllgor Cynllunio’r Portffolio yn cadw golwg gyffredinol ar ddull gweithredu'r Panel Cymeradwyo Cynlluniau ac yn monitro effeithlonrwydd y prosesau Sicrhau Ansawdd.

24. Bydd y Panel yn sicrhau bod tystiolaeth o ddigon o ymgynghori allanol wrth ddatblygu'r cynllun, er enghraifft ag arholwyr allanol cyfredol, ymgynghorwyr allanol yr adran, a chynrychiolwyr o gyrff proffesiynol neu achredu. Bydd y Panel yn rhoi ystyriaeth lawn i farn yr aseswr allanol, a fydd yn gorfod cyflwyno adroddiad ysgrifenedig (SDF8) ymlaen llaw i'r panel ei ystyried.

25. Dyma fydd trefn cyfarfodydd y panel cymeradwyo:

(i) Croeso gan y Cadeirydd

(ii) Crynodeb o'r cynllun gan yr adran(nau) academaidd sy'n ei gynnig

(iii) Trafodaeth gyffredinol, a fydd yn ystyried y cwestiynau canlynol ac yn ystyried anghenion yr holl fyfyrwyr:

A oes tystiolaeth fod galw am y cynllun ac a yw'r gofynion mynediad ar lefel briodol?
A yw amcanion a chanlyniadau dysgu'r cynllun yn briodol, yn arbennig yng nghyswllt y meincnodau pwnc perthnasol, y Fframwaith Cymwysterau Addysg Uwch, a Fframwaith Credydau a Chymwysterau Cymru?
A yw cynnwys a chynllun y maes llafur yn briodol ar gyfer cyflawni’r amcanion dysgu a fwriedir ar gyfer y cynllun?
A yw'r maes llafur wedi'i drefnu fel bod y gofynion ar y dysgwr yn nhermau her ddeallusol, sgiliau, gwybodaeth, cysyniadoli, ac annibyniaeth wrth ddysgu yn cynyddu'n raddol?
A yw'r dulliau asesu yn addas i fesur graddfa cyflawni'r canlyniadau a fwriedir?
A oes adnoddau digonol, h.y. staff, llyfrgell, TG, ac unrhyw ofynion arbenigol, i ddarparu'r cynllun yn effeithiol?
A oes gan y cynllun unrhyw nodweddion arbennig a fydd ag oblygiadau o ran ei hyfywedd, ei reoli neu ei gyflwyno, neu o ran rheoliadau'r Brifysgol?

(iv) Trafodaeth gan y panel, ac ni fydd cynrychiolydd yr adran(nau) sy'n cynnig y cynllun yn bresennol ar gyfer y drafodaeth hon

(v) Penderfyniad.

Penderfyniadau'r Panel Cymeradwyo Cynlluniau

26. Y dewisiadau isod fydd gan y Panel Cymeradwyo wrth ddod i benderfyniad:

(i) Cymeradwyo'n ddiamod

(ii) Cymeradwyo gyda mân newidiadau (i'w cymeradwyo gan Gadeirydd y Panel)

(iii) Cymeradwyo'n amodol: bydd angen i'r adran sy'n cyflwyno'r cynnig roi ymateb i Gadeirydd y Panel, a fydd hefyd yn cael ei gadarnhau gan yr aseswr allanol

(iv) Cyfeirio'r cynnig yn ôl i'r adran(nau) academaidd. Yn yr achos hwn, disgwylir y byddai angen newidiadau sylweddol cyn ailgyflwyno'r cynnig

(v) Gwrthod (ar sail sicrhau ansawdd yn unig).

27. Bydd y Panel Cymeradwyo’n diffinio camau gweithredu fel argymhellion neu amodau:

a. Argymhellion: dylai’r rhain fod yn feysydd i’r adran sy’n cyflwyno’r cynnig eu hystyried, neu’n fân gywiriadau, ond ni fyddant yn peri oedi o ran cymeradwyo’r cynnig.

b. Amodau: dylid datgan yr amodau’n glir os yw cymeradwyo’r cynnig yn ddibynnol ar gyflawni amodau penodol o fewn amserlen a nodir. Ni fydd y cynnig yn cael ei gymeradwyo hyd nes bod yr amodau hyn yn cael eu cyflawni.

28. Bydd Ysgrifennydd y Panel Cymeradwyo yn paratoi cofnodion y cyfarfod, yn nodi'r penderfyniad a wnaed, a llofnodir y cofnodion gan y Cadeirydd. Gwahoddir yr adran academaidd sy'n cynnig y cynllun i lenwi blaenddalen pwyllgor, a fydd yn cael ei hadolygu gan Gadeirydd y Panel, a'r Aseswr Allanol os oes angen. Os yw'r Cadeirydd yn hapus nad oes unrhyw agwedd sy'n peri pryder, ystyrir bod penderfyniad y panel yn un terfynol, a rhoddir gwybod amdano i Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio. Os oes unrhyw agweddau’n peri pryder, cyfeirir y penderfyniad terfynol at Bwyllgor Cynllunio’r Portffolio neu'r Bwrdd Academaidd, gan ddibynnu ar lefel y materion a godwyd.

Marchnata a Chyflwyno

29. Bydd y cymal ‘yn amodol ar gael ei gymeradwyo’ yn cael ei ddileu a bydd y cynllun yn cael ei hysbysebu ar-lein ac ar dudalennau chwilio am gyrsiau wedi iddo gwblhau’r broses gymeradwyo ar ei hyd. Bydd tîm Sicrhau Ansawdd y Gofrestrfa Academaidd yn rhoi gwybod am y penderfyniad i'r adran(nau) a gynigiodd y cynllun ac i'r adrannau gwasanaeth perthnasol.