11.6 Cam Dau: Cwyn Ffurfiol

1. Os nad yw’r dulliau datrysiad cynnar wedi bod yn llwyddiannus, neu na ellir gwneud rhagor drwyddynt i ddatrys y mater yn briodol, gall y myfyriwr symud ymlaen i Gam 2.

2. Os bydd myfyriwr yn astudio o dan drefniadau cydweithredol mewn Sefydliad Partneriaethol ac nad oedd y gweithdrefnau cychwynnol yn llwyddiannus neu nad oedd modd gwneud rhagor drwyddynt ac na chafwyd ddatrysiad priodol yn y Sefydliad Partneriaethol, gall y myfyriwr wneud cwyn Cam 2 yn uniongyrchol i Brifysgol Aberystwyth.

Cyflwyno cwyn Cam 2

3. Rhaid cyflwyno pob cwyn Cam 2 ar y ffurflen Cwynion Ffurfiol, a’i chyflwyno i’r Gofrestrfa Academaidd ar casework@aber.ac.uk, fel rheol ymhen 10 diwrnod gwaith o’r dyddiad y caiff y myfyriwr rybudd ysgrifenedig bod y weithdrefn anffurfiol wedi’i chwblhau. Nid ystyrir cwyn ffurfiol a gyflwynir drwy unrhyw ffurf arall.

4. Caiff myfyrwyr sy’n cyflwyno cwyn Cam 2 nad yw’n dilyn y Weithdrefn eu cyfeirio at y broses gywir a’r cymorth sydd ar gael iddynt, lle credir bod hyn yn briodol. Ar ôl cyflwyno cwyn o dan y drefn gywir, bydd y myfyrwyr yn derbyn cydnabyddiaeth ysgrifenedig o’r gŵyn, fel rheol drwy e-bost, ymhen pum diwrnod gwaith gan y Gofrestrfa Academaidd.

5. Yn ôl y cyfarwyddiadau ar y ffurflen, dylai’r gŵyn nodi’r canlynol yn glir:

(i) natur y gŵyn – dylai hwn fod yn gryno ac yn berthnasol, gan gyfeirio at unrhyw ddigwyddiadau penodol

(ii) dylid darparu tystiolaeth na all y myfyriwr wneud rhagor drwy gam datrysiad cynnar y weithdrefn gŵynion drwy ddarparu, er enghraifft, copi o’r llwybr e-byst perthnasol ac/neu gopi o’r canlyniad ysgrifenedig gan y person a oedd wedi ceisio datrys y mater

(iii) datganiad ynghylch pam y mae’r myfyriwr yn dal yn anfodlon, ynghyd â’r canlyniad y dymunent ei gael

(iv) rhaid hefyd atodi copïau o unrhyw dystiolaeth a gohebiaeth ddogfennol berthnasol sy’n cefnogi’r gŵyn.

Y broses ymchwilio

6. Ar ôl derbyn ffurflen cwyn ffurfiol, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn ystyried y gŵyn ac yn penderfynu a yw’n gymwys i’w ystyried, yn seiliedig ar y seiliau derbyniol ar gyfer gwneud cwyn (11.1 uchod). Os nad yw’n gymwys, bydd y Gofrestrfa’n rhoi gwybod i’r myfyriwr.

7. Os yw’n gymwys, bydd y Gofrestrfa’n gofyn i’r Pennaeth Adran perthnasol, neu i fyfyrwyr sy’n astudio mewn Sefydliad Partneriaethol, cynrychiolydd perthnasol y Bartneriaeth PA (academydd cyswllt o’r ddisgyblaeth academaidd berthnasol ym Mhrifysgol Aberystwyth neu’r Dirprwy Gofrestrydd ar gyfer Partneriaethau Academaidd, yn y Gofrestrfa Academaidd) i ymchwilio, a bydd rhaid iddynt drefnu i gyfweld â phawb perthnasol, neu gasglu rhagor o dystiolaeth gan unigolion perthnasol yn ôl ei ddisgresiwn.

8. Rhaid i Bennaeth yr Adran, neu gynrychiolydd Partneriaeth PA, hefyd drefnu i gwrdd â’r myfyriwr os yw’r myfyriwr wedi gofyn am gyfarfod wrth gyflwyno’r Ffurflen Cwynion Ffurfiol. Bydd gan unrhyw unigolyn a wahoddir i fynychu cyfweliad neu gyfarfod yr hawl i gael cwmni unrhyw un o’r unigolion a nodir yn 11.3 uchod.

9. Ar ôl ystyried yr holl dystiolaeth berthnasol, rhaid i Bennaeth yr Adran, neu’r cynrychiolydd Partneriaeth PA, lenwi ffurflen ymchwilio a pharatoi llythyr ar gyfer y sawl sy’n cyflwyno’r gŵyn, yn amlinellu ei ymchwiliadau, gan amlinellu’r broses a ddilynwyd, yr wybodaeth a gasglwyd, y casgliadau y daethpwyd iddynt ac unrhyw argymhellion. Os yw myfyriwr yn dymuno hynny gellir gofyn i'r Gofrestrfa Academaidd (casework@aber.ac.uk) am gyngor cyffredinol ynglŷn â’r gweithdrefnau wrth i’r achos gael ei ystyried, ynghyd ag unrhyw ganlyniadau neu iawn sy’n debygol.

10. Rhaid anfon copi o’r llythyr, ynghyd â chopïau o unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig a ddefnyddiwyd yn sail i’r farn, i’r Gofrestrfa Academaidd (casework@aber.ac.uk). Y Swyddfa hon wedyn fydd yn gyfrifol am roi’r canlyniad ffurfiol i’r myfyriwr. Dosbarthir copïau o’r ymateb i bawb cysylltiedig a chedwir copi ar ffeil.

Gwrthdaro Buddiannau

11. Os nodir ar unrhyw adeg fod y mater yn ymwneud â Phennaeth yr Adran, neu gynrychiolydd Partneriaeth PA, sydd â gwrthdaro buddiannau gwirioneddol neu dybiedig (e.e. gallai ef/hi fod yn destun y gŵyn neu fod â buddiannau neu deyrngarwch sy’n cystadlu), neu os yw ef/hi wedi ymwneud yn uniongyrchol mewn unrhyw fodd â’r achos, yna bydd y mater yn cael ei gyfeirio ar unwaith at y Dirprwy Is-Ganghellor, y Deon Cysylltiol neu’r Cyfarwyddwr y mae’r Pennaeth Adran yn atebol iddo/iddi; byddant hwy wedyn yn bwrw ymlaen â’r achos fel yr amlinellir o dan baragraffau 1 a 2 yn adran 11.5 uchod, ar ôl derbyn y gŵyn a’r dystiolaeth a gyflwynwyd.

12. Pan fo’r Dirprwy Is-Ganghellor, Deon Cysylltiol neu’r Cyfarwyddwr o’r farn bod gwrthdaro buddiannau neu os yw ef/hi wedi bod yn uniongyrchol gysylltiedig â’r achos, cyfeirir yr achos at Ddirprwy Is-Ganghellor, Deon Cysylltiol neu Gyfarwyddwr arall a fydd yn parhau â’ch achos yn unol â pharagraffau 1 a 4 yn Adran 11.5.

Amserlen

13. Yn dilyn derbyn ffurflen gŵyn wedi ei chwblhau’n llawn, ynghyd â’r dystiolaeth sy’n gysylltiedig â’r gŵyn, dylid datrys pob cwyn Cam 2 ymhen 6 wythnos waith. Os yw’n debygol y bydd yr ymateb yn hwyr yn dod, caiff y myfyriwr wybod pam y mae hynny, a chaiff wybod beth yw hynt yr ymateb. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cysylltu â’r myfyriwr ar bob cam o’r broses ffurfiol: casework@aber.ac.uk