11.5 Cam Un: Cam Anffurfiol – Datrysiad Cynnar

1. Rhagwelir y gellir datrys y rhan fwyaf o bryderon, problemau neu gŵynion yn rhwydd ac yn gyflym, a hynny ar yr adeg y bydd y mater yn codi yn y lle cyntaf a gyda’r unigolyn(unigolion) sy’n uniongyrchol gysylltiedig (y myfyriwr a’r unigolyn y maent yn cwyno amdanynt, neu sy’n gyfrifol am y gwasanaeth y mae’r myfyriwr yn cwyno amdano).

2. Dylai’r cam datrysiad cynnar ar gyfer datrys y gŵyn yn gynnar ddilyn y drefn ganlynol:

Cwynion sy’n ymwneud ag adran academaidd

3. Dylai unrhyw fyfyriwr sydd â phryder, problem neu gŵyn yn erbyn adran academaidd yn Aberystwyth neu sefydliad partneriaethol geisio datrys y mater yn anffurfiol yn y lle cyntaf. Gellid cyflawni hyn drwy drefnu cyfarfod i drafod y sefyllfa, ac yna cael esboniad neu ymddiheuriad, lle bo hynny’n briodol. Dylai myfyrwyr (fel unigolyn neu gynrychiolydd grŵp, fel y nodir yn 11.2 uchod), gynnig disgrifiad o’r broblem a wynebwyd gan nodi’r canlyniad a ddymunir ar hyn o bryd, ac ychwanegu unrhyw dystiolaeth berthnasol i gefnogi’r gŵyn os yw hynny’n bosibl.

4. Efallai y bydd y myfyriwr am godi’r mater â’u tiwtor personol, aelod arall o’r staff academaidd neu berson priodol arall, gan gynnwys y rhai mewn Sefydliad Partneriaethol. Yn achos pryder, problem neu gŵyn gan grŵp (oni bai am honiadau yn erbyn unigolyn a enwir yn benodol), gall Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr yr adran (a’r un pwyllgor yn y sefydliad partneriaethol) ymwneud â’r mater. Ni fydd y trafodion anffurfiol hyn yn amharu ar weithredu’r drefn ffurfiol a amlinellir isod.

5. Os hoffai myfyriwr/myfyrwyr gyflwyno cwyn drwy e-bost, dylent sicrhau bod hyn yn gwbl eglur: rydym yn argymell eu bod yn rhoi ‘Cwyn Cam 1’ yn llinell destun yr e-bost, er mwyn i’r staff wybod bod cwyn yn cael ei chyflwyno, a bydd hyn yn sicrhau yr ymdrinnir â’r gŵyn yn unol â’r weithdrefn ac yn brydlon.

Cwynion sy’n ymwneud ag adran anacademaidd

6. Os yw’r gŵyn yn erbyn adran anacademaidd, dylai’r myfyriwr drafod y mater yn anffurfiol gyda’r person, er enghraifft, sy’n gyfrifol am y gwasanaeth neu’r cyfleuster y mae gan y myfyriwr bryder neu broblem yn ei gylch, ac os nad yw’r rheiny mewn sefyllfa i ddatrys y mater eu hunain gallant gyfeirio’r myfyriwr at aelod priodol o staff yn eu hadran, neu’r sefydliad partneriaethol.

7. Os nad yw myfyriwr yn siŵr at bwy mewn adran anacademaidd y dylid cyflwyno eu cwyn, fe’u cynghorir i gysylltu â’r Gofrestrfa Academaidd ar casework@aber.ac.uk, a bydd modd iddynt eu rhoi ar y trywydd iawn.

Canlyniad

8. Wrth gofnodi canlyniad cwyn Cam 1, mae’n rhaid i adrannau academaidd ac anacademaidd gwblhau pob un o’r camau canlynol:

(i) Rhaid cofnodi canlyniad pob cwyn Cam 1 yn systematig gan bob adran. Dylai’r manylion gynnwys:

(ii) enw(au) y myfyriwr/myfyrwyr sy’n cyflwyno’r gŵyn

(iii) y mater dan sylw

(iv) y swyddog ymchwilio

(v) y canlyniad.

9. Dylai’r adroddiad hwn hefyd gyfeirio myfyrwyr yn ôl at Weithdrefn Gwynion Prifysgol Aberystwyth sy’n amlinellu pa ddewisiadau sydd ar gael i’r myfyriwr os ydynt yn parhau i fod yn anfodlon â’r canlyniad ac eisiau mynd â’r gŵyn ymhellach.

10. Dylai’r wybodaeth gael ei drafftio gan yr aelod o staff sy’n ymdrin â chwyn y myfyriwr/myfyrwyr, a’i hanfon at yr holl bartïon dan sylw o fewn yr adran a dylid cadw copi mewn ffolder ‘Cwynion Cam 1’ yng nghyfeiriad e-bost canolog yr adran.

11. Dylid hefyd cyflwyno copi electronig i’r Gofrestrfa Academaidd ar casework@aber.ac.uk. Bydd yr wybodaeth hon yn helpu’r Brifysgol i fonitro ei pherfformiad wrth ymdrin â chwynion ac efallai y bydd y Gofrestra Academaidd ei hangen at ddibenion rhoi gwybod i bwyllgorau perthnasol yn y Brifysgol.

12. Gall adrannau ofyn am gyngor cyffredinol gan y Gofrestrfa Academaidd (casework@aber.ac.uk) ar faterion yn ymwneud â’r gweithdrefnau wrth ystyried yr achos ac unrhyw ganlyniadau neu iawndal posibl, os yw’n angenrheidiol.

13. Ni phennir terfyn amser ffurfiol ar ddatrysiad cynnar, fodd bynnag disgwylir y bydd ymdrechion yn cael eu gwneud i ddatrys y gŵyn gychwynnol, lle bynnag y bo’n ymarferol bosibl, o fewn 10 diwrnod gwaith. Dylai myfyrwyr gofio y gallai ymatebion gymryd mwy o amser os bydd cwyn yn cael ei chyflwyno’n agos i gyfnod lle bo’r Brifysgol ar gau.