11.2 Pwy sy’n gallu cwyno?

Myfyrwyr cofrestredig

1. Mae’r weithdrefn hon yn berthnasol i unrhyw fyfyriwr sydd wedi cofrestru ym Mhrifysgol Aberystwyth. Os yw myfyriwr yn astudio trwy Bartner Darparu Addysg o dan drefniadau cydweithredol, dylent geisio datrysiad â’r adran yn y Sefydliad Partneriaethol yn y lle cyntaf, cyn ymwneud â’r cam ffurfiol o’r weithdrefn hon, yn yr un modd â Cham Un: Datrysiad Cynnar. Os yw’r gŵyn yn ymwneud â Phrifysgol Aberystwyth, dylent gysylltu’n uniongyrchol â’r cyswllt academaidd ym Mhrifysgol neu â’r Swyddfa Partneriaethau Academaidd, Prifysgol Aberystwyth [aqsstaff@aber.ac.uk] yn y lle cyntaf.

Myfyrwyr sydd wedi gorffen eu hastudiaethau

2. Dylai myfyrwyr sydd wedi cwblhau eu rhaglen, ac sydd yn dal am gwyno i’r Brifysgol, wneud hynny fel rheol o fewn 90 diwrnod calendr o ddiwedd y cyfnod cofrestru. Yn achos myfyrwyr ymchwil, a’u hymgeisyddiaeth yn ymestyn y tu hwnt i’r cyfnod cofrestru, fel arfer gellir cwyno hyd at 90 diwrnod calendr ar ôl cyhoeddi’r canlyniad terfynol.

Cwynion grŵp

3. Pan fo mater yn effeithio ar sawl myfyriwr, gall y myfyrwyr dan sylw gyflwyno cwyn grŵp.

4. Yng Ngham 1, gall myfyrwyr naill ai gwrdd â’r aelod o staff perthnasol fel grŵp, neu dylai myfyriwr gyflwyno e-bost i’r aelod o staff perthnasol ar ran y grŵp, yn enwi’r myfyrwyr eraill ac yn rhoi eu manylion cyswllt yn y neges.

5. Yng Ngham 2, bydd angen i’r myfyriwr a enwebwyd i gynrychioli’r grŵp gwblhau’r adran berthnasol o’r ffurflen cyn ei chyflwyno.

6. Ar y ddwy lefel, bydd y Brifysgol yn ymwneud â’r cynrychiolydd yn unig, gan ddisgwyl i’r cynrychiolydd hwnnw gydlynu â’r myfyrwyr eraill yn y grŵp ynghylch unrhyw drafodaethau a gynhelir.

7. Bydd y Brifysgol yn cysylltu â phob myfyriwr yn y grŵp i ofyn iddynt roi eu henw a’u manylion cyswllt fel cadarnhad eu bod yn dymuno i’r mater gael ei ymchwilio fel rhan o gŵyn grŵp. Ni fydd modd ymdrin â’r gŵyn nes y bydd yr holl fyfyrwyr wedi rhoi cadarnhad.

Penodi cynrychiolydd

8. Gall myfyriwr unigol neu gynrychiolydd ar ran grŵp o fyfyrwyr wneud cwyn. Gall myfyriwr benodi cynrychiolydd i gyflwyno’r gŵyn ar ei ran. Byddai disgwyl i’r myfyriwr fel rheol roi caniatâd ysgrifenedig, drwy lythyr neu drwy eu cyfrif e-bost Prifysgol, i awdurdodi cynrychiolydd i weithredu ar ei ran (byddai angen rheswm da a dilys i hyn beidio â bod yn bosibl).