11.1 Cyflwyniad

1. Mae Prifysgol Aberystwyth yn ymrwymedig i sicrhau profiad addysgol o ansawdd uchel i’w holl fyfyrwyr pa un ai eu bod yn astudio yn Aberystwyth neu gyda sefydliad partneriaethol, a hynny gyda chefnogaeth gwasanaethau a chyfleusterau academaidd, gweinyddol a lles priodol. Fodd bynnag, efallai y bydd achlysuron pan fydd myfyrwyr yn anfodlon ar y gwasanaethau neu’r cyfleusterau dysgu ac addysgu a ddarperir. Cred Prifysgol Aberystwyth y dylai myfyrwyr fod â hawl i gael system effeithiol ar gyfer delio â chŵynion ac y dylent deimlo y gallant wneud cwyn, yn sicr eu meddyliau y bydd ymchwiliad teg i’r gŵyn honno.

Noder: Mae’r weithdrefn hon yn cyfeirio at y broses y dylai myfyrwyr sy’n astudio yn Aberystwyth ac sy’n astudio ar gyfer cymhwyster Aberystwyth mewn sefydliad partneriaethol ei dilyn. Fodd bynnag, dylai myfyrwyr Aberystwyth sy’n astudio mewn sefydliad partneriaethol hefyd gyfeirio at y llawlyfrau perthnasol i gael trefniadau mwy manwl a gweld sut mae’r broses yn y sefydliad partneriaethol yn bwydo i’r Weithdrefn Cwynion Myfyrwyr gyffredinol.

Diffiniad o gŵyn

2. At ddibenion y weithdrefn hon, diffinnir cwyn gan fyfyriwr fel ‘mynegiant o anfodlonrwydd gan un neu fwy o fyfyrwyr ynghylch gweithredu neu ddiffyg gweithredu gan y Brifysgol, neu am safon y gwasanaeth a ddarperir gan y Brifysgol neu ar ei rhan’.

3. Mae materion y gellir eu hystyried o dan y weithdrefn yn cynnwys:

(i) agweddau ar brofiad dysgu ac addysgu’r myfyriwr

(ii) gwasanaethau a chyfleusterau a gynigir gan y Brifysgol

(iii) gwasanaethau a chyfleusterau a gynigir gan drydydd parti ar ran y Brifysgol sy’n cyfrannu at brofiad y myfyrwyr

(iv) gweithredu diwydiannol gan y staff.

4. Mae materion na ellir eu hystyried o dan y weithdrefn yn cynnwys:

(i) apeliadau academaidd yn erbyn penderfyniad bwrdd arholi

(ii) materion yn ymwneud â derbyn myfyrwyr

(iii) cwynion yn erbyn Undeb y Myfyrwyr

(iv) cwynion sy’n amau barn academaidd

(v) ceisiadau i adael llety’r Brifysgol ac apeliadau cysylltiedig;

(vi) cwynion yn codi o benderfyniadau a wnaed o dan Bolisi Addasrwydd Cymorth i Astudio Brifysgol/Dychwelyd i Astudio, a Rheoliadau Disgyblu’r Brifysgol

(vii) cwynion yn ymwneud â llety preifat. Bydd angen i chi godi unrhyw faterion â’ch landlord. Gallwch ofyn am gyfarwyddyd gan Undeb y Myfyrwyr os hoffech.

Ystyried cwyn

5. Ystyrir cwynion ar y lefelau canlynol:

(i) Cam 1 (datrysiad cynnar)

(ii) Cam 2 (lefel ffurfiol)

(iii) Cam 3 (Adolygiad Terfynol)

6. Dylai myfyrwyr ddechrau’r broses ar Gam 1 trwy godi’r mater â’r unigolyn/unigolion dan sylw a cheisio cael datrysiad mor fuan â phosibl.

7. Os derbynnir unrhyw gwynion lle teimlir y dylid neu y gellid ymdrin â’r achos trwy weithdrefn arall o eiddo’r Brifysgol, bydd y myfyriwr yn derbyn hysbysiad ysgrifenedig. Cyfrifoldeb yr aelod o staff sy’n derbyn y gŵyn wreiddiol yw gofyn am gyngor gan y Gofrestrfa Academaidd drwy casework@aber.ac.uk i weld a yw’r myfyriwr wedi cyflwyno eu cwyn o dan y weithdrefn gywir ai peidio a rhoi gwybod i’r myfyriwr yn unol â hynny.

8. Os hoffai myfyriwr/myfyrwyr gyflwyno cwyn drwy e-bost, dylent sicrhau bod hyn yn gwbl eglur: rydym yn argymell eu bod yn rhoi ‘Cwyn Cam 1’ yn llinell destun yr e-bost, er mwyn i’r staff wybod bod cwyn yn cael ei chyflwyno, a bydd hyn yn sicrhau yr ymdrinnir â’r gŵyn yn unol â’r weithdrefn ac yn brydlon.

9. Os bydd angen cyflwyno’r gŵyn o dan broses arall, dylai’r aelod o staff sy’n derbyn y gŵyn roi gwybod i’r myfyriwr a phasio’r gŵyn ymlaen i’r unigolyn/adran briodol yn y Brifysgol. Ymdrinnir â’r achos o fewn yr amserlen berthnasol gan ddechrau o bryd y cafodd ei derbyn gan yr adran gywir.

10. Cyfrifoldeb yr aelod o staff sy’n derbyn y gŵyn yw sicrhau ei bod yn cael ei hystyried yn brydlon. Gweler 11.3 isod i gael rhagor o gyfarwyddyd.

11. Dylai adrannau nodi y gallai oedi neu ddiffyg cyfathrebu â’r myfyriwr ynghylch eu cwyn arwain at y myfyriwr yn dwysáu’r gŵyn i Gam 2: lefel ffurfiol.