13.3 Ymchwiliad Addasrwydd i Ymarfer

1. Bydd adrannau'n cyflwyno adroddiad Addasrwydd i Ymarfer, ynghyd â'r holl ddogfennau tystiolaeth perthnasol, i’r Gofrestrfa Academaidd dscstaff@aber.ac.uk ar gyfer cynnal archwiliad ffurfiol:

(i) os nad yw myfyrwyr yn cyrraedd safonau proffesiynol er gwaethaf cefnogaeth a monitro cynharach gan yr adran

NEU

(ii) os yw(i) difrifoldeb yr achosion yn creu lefel uchel o risg i ddarparydd y lleoliadau neu i eraill.

2. Bydd y Brifysgol yn ceisio cwblhau pob archwiliad ffurfiol Addasrwydd i Ymarfer o fewn 60 diwrnod calendr ar ôl anfon yr hysbysiad cyntaf i'r myfyrwyr dan sylw. Mewn achosion lle na ellir cwblhau’r archwiliadau o fewn yr amserlen honno, anfonir diweddariadau rheolaidd at y myfyrwyr dan sylw (gan gynnwys eu hysbysu am unrhyw oedi oherwydd cyfnodau cau'r Brifysgol).

3. Ar y Brifysgol y bydd baich y profi, a phwysau'r tebygolrwydd fydd safon y profi hwnnw.

4. Ni chaniateir cynrychiolaeth gyfreithiol ac eithrio mewn achosion a archwilir gan y Panel Addasrwydd i Ymarfer lle y gallai'r canlyniadau fod yn ddifrifol iawn i'r myfyriwr.

Camau Gweithredu Cychwynnol

5. Pan fydd adroddiad ysgrifenedig yn dod i law ynglŷn ag Addasrwydd i Ymarfer, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn ystyried y dystiolaeth a chynnal asesiad rhagarweiniol. Bydd hyn yn cynnwys asesiad risg o dan ddyletswydd gofal y Brifysgol i benderfynu ar unrhyw amodau a osodir ar y myfyriwr yng nghyswllt parhad ei statws cofrestredig wrth aros am ganlyniadau archwiliad, ac yng nghyswllt unrhyw ohiriad posib i’r archwiliad wrth aros am gwblhau trafodion eraill. Bydd y Cofrestrydd Academaidd yn ystyried hefyd a ddylid cyfeirio'r achos at y Panel Addasrwydd i Ymarfer, neu weithredu un o'r canlynol, gan gydgysylltu â'r adran academaidd a'r Tîm Arolygu Ymddygiad. Gall y rhain gynnwys:

(i) Cymorth i Astudio Brifysgol

(ii) Archwiliad Disgyblu Myfyrwyr

(iii) Ymddygiad Academaidd Annerbyniol

Panel Addasrwydd i Ymarfer

6. Bydd y Panel Addasrwydd i Ymarfer yn cynnwys y canlynol:

(i) Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran (neu enwebai, nad yw o adran y myfyriwr ei hun) (Cadeirydd)

(ii) Pennaeth yr Adran neu un a enwebwyd gan y Pennaeth, nad oes ganddo/ganddi unrhyw gysylltiad blaenorol â'r achos

(iii) Arbenigwr proffesiynol allanol (dewisol)

(iv) Cynrychiolydd Myfyrwyr

(v) Cofrestrydd y Gyfadran (Ysgrifennydd)

7. Bydd yr adran academaidd yn enwebu'r arbenigwr allanol, o blith aelodaeth bwrdd ymgynghorol allanol neu gyfatebol.

8. Hysbysir myfyrwyr o ddyddiad, lleoliad ac amser y panel ac fe'u gwahoddir i fod yn bresennol.

9. Bydd y dystiolaeth ddogfennol yn cael ei rhoi i'r myfyrwyr o leiaf 5 diwrnod cyn dyddiad y cyfarfod, a bydd hefyd yn cael ei dosbarthu i aelodau'r Panel. Os oes tystiolaeth bellach i'w chael ar ddyddiad y cyfarfod, fe ellir ei chyflwyno i'r Panel, ond dim ond gyda chaniatâd penodol y Cadeirydd.

10. Gall myfyrwyr gael eu cynrychioli gan gynghorydd o Undeb y Myfyrwyr neu Undeb Llafur. Y Cadeirydd fydd yn penderfynu a ddylid caniatáu cynrychiolaeth gan unigolion eraill, ac fe ddylai unrhyw geisiadau am gynrychiolaeth o'r fath gael eu gwneud yn ysgrifenedig i'r Cadeirydd cyn i'r panel gyfarfod. Fel arfer ni chaniateir cynrychiolaeth gyfreithiol yn y cyfarfod.

11. Gall cyfarfodydd y Panel fynd yn eu blaen yn absenoldeb myfyrwyr os na chafwyd rheswm da am iddynt fethu â bod yn bresennol.

Swyddogaethau'r Panel Addasrwydd i Ymarfer

12. Bydd y Panel Addasrwydd i Ymarfer yn:

(i) Ystyried y dystiolaeth

(ii) Pennu a yw'r myfyriwr yn addas i ymarfer, yn ôl pwysau'r tebygolrwydd

(iii) Penderfynu a ddylid gosod cosb.

Cyfarfodydd y Panel Addasrwydd i Ymarfer

13.Bydd y Cadeirydd yn cyflwyno crynodeb o'r achos, gan gyfeirio at y dystiolaeth a gyflwynwyd. Caiff aelodau'r pwyllgor holi'r myfyriwr.

14. Bydd hawl gan y myfyriwr i glywed yr holl dystiolaeth sy'n ymwneud â'r achos cyn ymateb, ac i roi'r ymateb yn bersonol. Ni cheir cyflwyno tystiolaeth ddogfennol ychwanegol i'r panel ar ddiwrnod y cyfarfod, gan gynnwys tystiolaeth o amgylchiadau arbennig, heb gael caniatâd penodol y Cadeirydd.

15. Pan fydd y dystiolaeth wedi'i chyflwyno ac ymateb y myfyriwr wedi'i gwblhau, bydd pawb, ac eithrio aelodau'r Pwyllgor, yn gadael y cyfarfod.

Canlyniad

16. Gall y Panel Addasrwydd i Ymarfer gadarnhau un o'r canlyniadau canlynol:

(i) Bod y myfyriwr yn addas i ymarfer, ac nad oes angen camau pellach

(ii) Nad yw'r myfyriwr yn addas i ymarfer

(iii) Nad yw'r achos wedi'i brofi ond y dylid cyfeirio'r myfyriwr i sylw'r adran i gael cefnogaeth a monitro pellach.

Camau Gweithredu

17. Os yw'r Panel wedi pennu nad yw'r myfyriwr yn addas i ymarfer, gall gadarnhau un o'r canlynol:

(i) cyfeirio'r myfyriwr at yr adran academaidd i gael cefnogaeth a monitro yn unol â chod ymddygiad proffesiynol yr adran

(ii) Diarddel y myfyriwr o'r Brifysgol yn barhaol

(iii) Diarddel y myfyriwr o'r Brifysgol dros dro

(iv) Rhoi rhybudd ffurfiol gydag amodau penodol, ar gyfer monitro gan yr adran academaidd.

Llythyr y canlyniad a'r adolygiad terfynol

18. Rhoddir rhesymau clir am bob penderfyniad, gan gynnwys y camau a gymerwyd.

Amgylchiadau Lliniarol

19. Ni roddir ystyriaeth i Amgylchiadau Lliniarol wrth benderfynu a yw myfyrwyr yn addas i ymarfer ai peidio. Fe fyddant serch hynny'n cael eu hystyried wrth bennu camau gweithredu. Gallai amgylchiadau lliniarol gynnwys amgylchiadau personol a effeithiodd ar ddoethineb y myfyrwyr, ond gallent hefyd gynnwys edifeirwch a fynegwyd neu gyfaddefiad a wnaed yn gynnar yn y broses am weithredoedd penodol a gyflawnwyd.

Iawndaliadau

20. Mae’r Brifysgol yn cadw’r hawl i adennill unrhyw gostau a godwyd yn dilyn gweithrediadau'r myfyriwr ar unrhyw gam yn y weithdrefn Addasrwydd i Ymarfer.

Annibyniaeth

21. Ni fydd gan yr aelodau o staff a fydd yn chwarae rhan yn yr archwiliadau a'r penderfyniadau unrhyw gyswllt blaenorol â’r achos. Bydd y myfyrwyr dan archwiliad yn cael gwybod pwy fydd aelodau'r panel, a chânt gyflwyno gwrthwynebiad i'r Gofrestrfa Academaidd caostaff@aber.ac.uk ar sail gwrthdaro buddiannau. Bydd y gwrthwynebiad yn cael ei ystyried gan y Cofrestrydd Academaidd ac fe gaiff y myfyrwyr y cyfle i apelio yn erbyn y canlyniad trwy'r Weithdrefn Cwynion Myfyrwyr.

Camau dros dro

22. Gall y Brifysgol gymryd camau dros dro pan fo’n ystyried bod hynny'n angenrheidiol er mwyn diogelu myfyrwyr, staff neu’r gymuned ehangach. Gweler 12.2 Camau dros dro i gael rhagor o fanylion (https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/student-discipline/)

Cynrychiolaeth a Chefnogaeth i Fyfyrwyr

23. Bydd y Brifysgol yn sicrhau bod y myfyrwyr yn ymwybodol o'r gwasanaethau cymorth sydd ar gael yn fewnol ac yn allanol i fyfyrwyr yn ystod archwiliad Addasrwydd i Ymarfer.

Adolygiad Terfynol

24. Os yw'r myfyrwyr yn anfodlon â chanlyniad yr archwiliad Addasrwydd i Ymarfer, gallant wneud cais am adolygiad, a fydd yn cael ei archwilio gan un o'r Dirprwy Is-Gangellorion. Mae'r drefn Adolygiadau Terfynol i'w gweld https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/fr/

Cofnodion a Chyfrinachedd

25. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cadw cofnodion ar ffurf ddienw o'r archwiliadau Addasrwydd i Ymarfer er mwyn gallu ystyried ac adolygu'r drefn. Bydd y rhain yn cynnwys manylion y mathau o achosion, y camau a gymerwyd, a'r ffactorau lliniaru.

26. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cadw cofnodion am y myfyrwyr sydd wedi'u ddiarddel o'r Brifysgol o dan y drefn Addasrwydd i Ymarfer, a bydd yn adolygu'r achosion hyn os ceir cais pellach i astudio yn y Brifysgol.

27. Er mwyn i fyfyrwyr allu eu hamddiffyn eu hunain yn erbyn cyhuddiadau, fel rheol nid yw'n briodol cadw enwau'r tystion yn gyfrinachol yn ystod archwiliadau Addasrwydd i Ymarfer. Efallai na fydd yn briodol dibynnu ar dystiolaeth tystion nad ydynt yn dymuno i'w henwau gael eu rhoi i fyfyrwyr sydd dan archwiliad.

Ailystyried yr un cyhuddiad

28. O dan rai amgylchiadau, efallai y bydd y Brifysgol yn ailystyried yr un achos, gan roi ystyriaeth i un o'r materion isod:

(i) A oes tystiolaeth newydd ar gael na fu modd ei datgelu yn gynt, a hynny am reswm da

(ii) Faint o amser a aeth heibio a sut mae hynny'n effeithio ar ddibynadwyedd y dystiolaeth

(iii) Sut y byddai mynd trwy ail archwiliad yn effeithio ar y myfyriwr

(iv) Pe byddai'r mater yn cael ei adael heb ymdrin ag ef, sut fyddai hynny'n effeithio ar rwymedigaethau'r Brifysgol o dan ei Rheolau a'i Rheoliadau ei hun, neu ar ofynion allanol cyrff proffesiynol neu reoleiddio.