Polisi Preifatrwydd Myfyrwyr - Derbyn Myfyrwyr

O ble y mae'r Brifysgol yn cael eich data personol? 

Rydym yn cael data personol amdanoch chi drwy'r ffynonellau hyn: 

  • O'ch ffurflen gais ac o unrhyw wybodaeth ychwanegol yr ydych yn ei rhoi wrth wneud ymholiad cyn ichi wneud cais, i egluro rhywbeth yn eich cais neu i ychwanegu ato. 
  • Drwy ffynonellau trydydd parti (e.e. UCAS neu sefydliadau eraill sy'n ymwneud â rhaglenni cydweithredol). Pan fyddwn yn cael data personol amdanoch chi oddi wrth ffynonellau trydydd parti, byddwn yn ceisio sicrhau bod gan y trydydd parti dan sylw awdurdod cyfreithlon i roi eich data personol inni.  

Diben y prosesu 

Bydd y Brifysgol yn defnyddio'r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi er mwyn rhoi'r cyngor cywir ichi cyn ichi ymgeisio, ac i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn digwyddiadau ar y campws neu ar-lein.   

Yn nhabl 1 yr hysbysiad hwn (isod), rydym yn esbonio'n fanwl at ba ddibenion y byddwn yn prosesu eich data personol. 

Pam rydym yn prosesu eich data personol? 

Mae seiliau cyfreithiol amrywiol dros ddefnyddio gwybodaeth amdanoch. Fe ddewch o hyd i'r sail gyfreithiol briodol wrth ymyl pob un o'r dibenion y prosesir eich data atynt yn nhabl 1.  

Dyma esboniad cryno o bob un o'r seiliau cyfreithiol:  

Cydsynio  

Mae rhai mathau penodol o ddata na fydd y Brifysgol yn eu prosesu oni bai eich bod wedi cydsynio i hynny. Ar eich ffurflen gais, er enghraifft, does dim angen rhoi rhai ‘categorïau arbennig’ o ddata heblaw’ch bod yn cytuno i wneud hynny.  

Mae'n angenrheidiol er mwyn mynd i gontract â'r myfyrwyr 

Bydd y Brifysgol yn aml yn prosesu eich data er mwyn iddi gyflawni'i hymrwymiadau ichi, e.e. asesu eich cais am le yn y Brifysgol.  

Mae'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd  

Mae'r Brifysgol yn sefydliad addysgol ac, yn benodol, mae'n ymgymryd â'i gweithgareddau addysgol er budd y cyhoedd (gan gynnwys er eich budd chi ac er budd eraill).  

Mae'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni buddiant dilys y Brifysgol neu drydydd parti, ar yr amod nad yw buddiant o’r fath yn cael ei drechu gan fuddiannau testun y data.  

Mae gan y Brifysgol (a thrydydd partïon ar adegau) fuddiant dilys eang mewn gweithgareddau sy'n gysylltiedig â gweithgareddau ac addysg myfyrwyr. Bydd y Brifysgol yn gweithredu’n unol â’r buddiannau hynny, oni bai eu bod yn cael eu trechu gan fuddiannau hawliau a rhyddid sylfaenol y myfyrwyr. Enghraifft dda o'r buddiant cyfreithlon hwn fyddai cynnal arolygon er mwyn deall yn well resymau pobl dros wrthod cynnig i astudio yn y Brifysgol. Lle defnyddir Erthygl 6(1)(f), yn gyffredinol ystyr “buddiant dilys” yw buddiant y Brifysgol (neu drydydd parti) i ddarparu addysg uwch i'w myfyrwyr, neu i gefnogi'r gwaith hwnnw.  

Ystyr data categori arbennig yw data personol mwy sensitif, felly mae angen gwneud rhagor i'w ddiogelu. Gall y data hwn fod yn unrhyw beth sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig er mwyn adnabod unigolion penodol, data sy'n ymwneud ag iechyd neu ddata sy'n ymwneud â bywyd rhywiol neu dueddfryd rhywiol unigolion. Er mwyn prosesu'r mathau hyn o ddata, rhaid wrth seiliau cyfreithiol ychwanegol:  

  • Prosesu "categorïau arbennig" o ddata os ydych wedi cydsynio i hynny ddigwydd - bydd y Brifysgol yn prosesu rhai mathau o wybodaeth sensitif amdanoch os cafwyd eich cydsyniad chi, er enghraifft, er mwyn cysylltu â chi i drafod unrhyw addasiadau y gallai fod eu hangen arnoch oherwydd anabledd, neu i fynd i'r afael â thwyll.  
  • Prosesu "categorïau arbennig" o ddata lle bo angen am resymau sy'n ymwneud â buddiant sylweddol y cyhoedd.  

Systemau technoleg gwybodaeth 

Mae gan y Brifysgol lawer o wasanaethau ac adrannau sy'n casglu, yn prosesu ac yn storio eich data mewn is-systemau amrywiol er mwyn iddynt ddarparu'u gwasanaethau. Mae'r systemau lleol hyn yn perthyn i adeiladwaith technoleg gwybodaeth a gynhelir yn gorfforaethol sy'n darparu gwasanaeth byw yn ogystal â chopïau o'r systemau byw a ddefnyddir i ddatblygu a phrofi meddalwedd.  

Bydd y systemau datblygu a phrofi hyn hefyd yn cynnwys eich data a byddant yn parchu’r cyfnodau cadw data a bennir gan y Brifysgol. Mae gan y Brifysgol fuddiant dilys mewn defnyddio eich data yn y modd hwn er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau yr ydych yn eu defnyddio yn ddiogel a'u bod yn sicrhau'r profiad gorau posib i'r myfyrwyr.  

Arolygon 

Gellir defnyddio eich gwybodaeth i'n galluogi ni i gynnal arolygon. Yn eu plith y mae'r arolwg a anfonir at ymgeiswyr sydd wedi gwrthod lle ym Mhrifysgol Aberystwyth. Cynhelir arolygon hefyd o ymgeiswyr sydd wedi cymryd rhan mewn digwyddiadau i'r rhai sydd wedi cael cynnig lle yn y Brifysgol; mae’r arolygon yn ein helpu ni i wella ein gwasanaethau a'r profiad i ymgeiswyr. 

Gwybodaeth reoli, ymchwil a dadansoddi dysgu  

Efallai y byddwn yn dadansoddi data sy'n ymwneud â cheisiadau, cynigion a derbyniadau er mwyn: 

  • deall y berthynas rhwng cymwysterau cyn prifysgol a chyflawniad myfyrwyr.  
  • asesu diffyg cynrychiolaeth mewn grwpiau gwahanol o fyfyrwyr  
  • asesu effaith: 
    • derbyniadau drwy gynigion cyd-destunol 
    • polisïau derbyn  
    • newidiadau mewn systemau addysg ac arholiadau  
    • mentrau'r llywodraeth  
    • gweithgareddau denu myfyrwyr.

Er y byddwn yn defnyddio data dienw at y dibenion hyn lle gallwn ni, byddwn yn defnyddio data personol mewn rhai achosion os oes buddiant dilys ynghlwm wrth hynny. Os ydym yn defnyddio data personol at y dibenion hyn, byddwn yn sicrhau nad oes neb yn cael ei enwi yn yr wybodaeth a gyhoeddir. 

Tabl 1: sut y defnyddir eich data  

Ystyr "Cyfnod Cadw" yw’r nifer o flynyddoedd academaidd y bydd eich data yn cael ei gadw amdanynt ar ôl ichi gwblhau eich astudiaethau. 

Sut y defnyddiwn eich data 

Categori data  

Disgrifiad byr 

Diben penodol 

Y sail gyfreithiol  

Cyfnod Cadw  

Ymholiadau cyn ymgeisio.  

Mae darpar ymgeiswyr yn darparu data personol, a hwnnw'n ddata sensitif ar brydiau, er mwyn cael cyngor a gwybodaeth oddi wrth y staff derbyn sydd wedi'u teilwra i'w hamgylchiadau personol nhw.  

Bydd y Brifysgol yn defnyddio'r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi er mwyn rhoi'r cyngor cywir ichi cyn ichi ymgeisio, ac i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn digwyddiadau ar y campws neu ar-lein.  

Buddiant dilys. 

1 flwyddyn ar ôl diwedd y cylch derbyn cyfredol.  

  

  

 

 

 

Ceisiadau 

Yn rhan o'r broses dderbyn, mae gwybodaeth a ddarparwyd gan ymgeiswyr yn cael ei chasglu er mwyn asesu addasrwydd yr ymgeiswyr hynny i ennill lle ar y rhaglen astudio y maent wedi'i dewis.  

Mae'r broses dderbyn yn gofyn am gyfathrebu a rhyngweithio rhwng yr ymgeisydd a'r Brifysgol. Os bernir ei bod yn bwysig i'r cais, bydd gwybodaeth ychwanegol a ddarperir gan yr ymgeisydd yn cael ei hychwanegu at gofnod y cais.  

Gellir defnyddio'r wybodaeth sydd wedi'i darparu yn eich cais i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn gweithgareddau a digwyddiadau a gynhelir ar y campws ac ar-lein. Efallai y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch a allai fod o ddefnydd i chi, e.e. ynglŷn â'r brifysgol a'n gwasanaethau.  

Os byddwch yn derbyn cynnig, byddwn yn anfon gwybodaeth am drefniadau'r Wythnos Groeso, yn ogystal â chanllawiau ar y pethau y bydd yn rhaid ichi'u gwneud ar ôl ichi gyrraedd y Brifysgol.  

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich data i olrhain effaith y wybodaeth a ddarparwn a'n digwyddiadau, ond cofiwch na fydd hyn yn dylanwadu dim ar benderfyniad y Brifysgol i'ch derbyn ai peidio.  

Buddiant dilys. 

Hyd at ddiwedd y cylch derbyn cyfredol.  

  

  

 

 

 

Ehangu Cyfranogiad 

Nod Strategaeth Ehangu Cyfranogiad y Brifysgol yw mynd i'r afael â'r gwahaniaethau rhwng gwahanol grwpiau cymdeithasol o ran y nifer o bobl sy'n achub ar gyfleoedd i gael addysg uwch.  

Mae'r Brifysgol yn gweithio i gynyddu uchelgais a chyrhaeddiad ymhlith darpar fyfyrwyr o grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol.  Defnyddir gwybodaeth am yr ardal yr ydych y byw ynddi, yr ysgol yr ydych yn ei mynychu, a ydych chi wedi treulio amser dan ofal awdurdod lleol ac a ydych chi wedi cymryd rhan mewn cynllun ehangu cyfranogiad cydnabyddedig i asesu a ydych yn gymwys i gael cynnig cyd-destunol, a hynny'n unol ag amodau'r polisi derbyniadau cyd-destunol.  

Cyflawni Contract 

  

Ymgeiswyr llwyddiannus: 5 mlynedd ar ôl cwblhau’r astudiaethau  

 

Ymgeiswyr aflwyddiannus: Hyd at ddiwedd y cylch derbyn cyfredol ac 1 flwyddyn ar ôl y cylch derbyn cyfredol. 

  

  

Defnyddir y data hwn hefyd i olrhain cynnydd a llwyddiant ymgeiswyr a myfyrwyr o'r adeg y dônt i gyswllt â'r Brifysgol gyntaf, drwy’r broses ddenu i'r adeg pan fyddant yn cwblhau'u gradd, a hynny er mwyn helpu'r Brifysgol i ddeall sut orau i gefnogi pob myfyriwr.  

Buddiant dilys.