Gwybodaeth am Ddiogelu Data ar gyfer YBA

Daw'r data a broseswyd gan YBA o'r ffynonellau canlynol: 

• Yn uniongyrchol gan academyddion drwy e-bost, e.e. bydd manylion y grant y gwneir cais amdano yn cynnwys manylion yr ymgeisydd megis enw'r Prif a'r Cyd-Ymchwilwyr, manylion cyswllt, ymrwymiad amser, graddfa gyflog a pwynt spinol a CV
• Archebu ar ddigwyddiadau a drefnir gan YBA (ee cyrsiau hyfforddi) trwy gyfrwng e-bost at drbi@aber.ac.uk
• Gwybodaeth drwy'r rhestr wirio moeseg ar-lein
• Data a ymgymerwyd â PURE gan staff academaidd unigol sy'n ymwneud â chyhoeddiadau a gweithgareddau ymchwil, a thimau rheoli uwch mewn perthynas ag asesu allbwn.
• Data a gofnodwyd mewn adroddiadau a gynhyrchir gan PURE, neu a gynhyrchwyd ar wahân gan dimau rheoli uwch mewn adrannau, mewn perthynas ag asesu allbwn.
• Adroddiad data AD wedi'i gynhyrchu gan ABW i nodi aelodau staff ymchwil gweithredol newydd yn y Brifysgol
• Ffurflenni cais i gael mynediad at ffrydiau ariannu mewnol a reolir gan YBA, (e.e. Gwobr Syr David Hughes Parry, Cronfa Ymchwil y Brifysgol, Cronfa Gynadledda, Cronfa Gooding, Cymynrodd RD Roberts, sy'n cael ei e-bostio at aelod priodol y staff YBA neu drbi@aber.ac. uk.
• Ffurflenni Mynegi Diddordeb Mewnol a grëwyd i gasglu gwybodaeth am alwad grant penodol neu Ddyfais a'i e-bostio at aelod priodol o staff YBA neu drbi@aber.ac.uk
• Cafwyd cysylltiadau trydydd parti gan: ddigwyddiadau rhwydweithio, sioeau masnach, arddangosfeydd, cynadleddau, sefydliadau allanol e.e. Cynghorwyr Arloesi LlC ac Uned Horizon 2020, KTN, Konfer, IN-PART, cydweithwyr academaidd ac ati.
• Ffurflenni cais myfyrwyr ar gyfer astudiaethau Ôl-radd (PhDs a MPhils / MRes), sy'n cynnwys ffurflenni cyfleoedd cyfartal
• Mae ffurflenni cynnig Prosiect KESS yn cynnwys manylion prifysgolion a chyd-oruchwyliwr academaidd ynghyd â manylion y cwmni a ffurflenni cyfle cyfartal cwmnïau
• Slipiau cyflog a chontractau cyflogaeth gan Adnoddau Dynol ar gyfer academyddion a ariennir yn gyfatebol os bydd archwiliadau

Fel arfer bydd yr wybodaeth a gasglwn a'r broses ar gyfer dibenion cais am grant (cronfeydd mewnol ac allanol), contractau a phrosesau adolygu moesegol fel arfer yn cynnwys:

• Enw'r ymchwilydd
• Manylion cyswllt gan gynnwys yr Adran, rhif ffôn gwaith a chyfeiriad e-bost
• Cofnod o Reolwr Llinell / Cyfarwyddwr Ymchwil
• Disgrifiad o brofiad ymchwil
• Cymwysterau
• Nifer o flynyddoedd ers dyfarniad PhD
• Nifer yr oriau i'w gweithio ar grant
• Graddfa gyflog a phwynt sbinol
• Gweithgaredd ymchwil arfaethedig, gan gynnwys cynlluniau teithio
• Yn ychwanegol ar gyfer digwyddiadau: gofynion Dietegol a DGA.

Yn ychwanegol at y data uchod, bydd gwybodaeth a gasglwyd ar gyfer cofnodi Eiddo Deallusol ac ymgynghoriaeth hefyd yn cynnwys:

• Staff PA / enw'r dyfeisiwr, cyfeiriad cartref a chod post, sy'n ofynnol ar gyfer aseiniad patent a phwrpasau cofrestru ED.
• Disgrifiad o'r ddyfais, y cais technolegol a'r llwybr masnacheiddio.

Mae'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i brosesu gan Drydydd Parti at ddibenion datblygu busnes yn cynnwys:

• Enw a chyfeiriad sefydliad trydydd parti, Sector y Diwydiant, Math o Ddiwydiant (e.e. SME, Sefydliad Ymchwil, Cyrff Anllywodraethol, AU, Elusen, Cyhoeddus, Preifat ac ati)
• Enw cyswllt, e-bost, ffôn a rôl Person (au) yn y sefydliad.
• Mae dogfennau eiddo deallusol yn cynnwys enw Dyfeisiwr Trydydd Parti, cyfeiriad cartref a chod post, sy'n ofynnol ar gyfer aseiniad patent a phwrpasau cofrestru ED.

Mae'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i phrosesu mewn perthynas â monitro a pharatoi ymchwil ar gyfer cyflwyno FfRhY yn cynnwys:

• Enw
• ID Staff
• Enw defnyddiwr PA
• Adran
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Gwybodaeth am gontract, gan gynnwys gradd
• Amcangyfrifon asesu ansawdd ar gyfer allbynnau ymchwil
• Manylion cyswllt ar gyfer pleidiau allanol (enw, e-bost, ffôn a rôl) ar gyfer cadarnhau hawliadau effaith.

Mae'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i phrosesu mewn perthynas â gweithrediad KESS2 yn cynnwys:

Manylion y myfyriwr:

• Enw
• Cyfeiriad
• Manylion banc
• Rhif yswiriant cenedlaethol
• Dyddiad Geni
• Cyfeiriad e-bost a rhifau ffôn
• Statws cyflogaeth wrth gofrestru, manylion addysg a phrofiad gyrfa,
• Gwybodaeth am gyfleoedd cyfartal e.e. rhyw, anableddau, cyflyrau iechyd sy'n cyfyngu gwaith, gallu yn yr iaith Gymraeg, ethnigrwydd, manylion mudol

Manylion y cwmni:

• Enw goruchwyliwr y cwmni
• Cyfeiriad y cwmni
• Manylion trosiant cwmnïau
• Gwybodaeth am gyfleoedd cyfartal i oruchwyliwr y cwmni (gweler uchod am fanylion)

Manylion academaidd:

• Enw
• Manylion cyflogau
• Manylion cytundebol cyflogaeth

• Bydd data a casglwyd ar gyfer ceisiadau grant(mewnol ac allanol) yn cael ei adolygu a’i arsylwi gan aelodau o staff YBA; (Swyddogion Datblygu Ymchwil/Ewropeaidd ac fel bo’n briodol Swyddog Moeseg ac Uniondeb, Swyddogion Effaith, Mynediad Agored a Data Ymchwil. Bydd y gwybodaeth yn cael ei rannu gyda Swyddogion Cyllid Ymchwil (Adran Gyllid) a’i adborthi i’r Prif Ymchwilydd ac efallai Cyfarwyddwr Ymchwil ac/neu Bennaeth Adran/Athrofa
• Cynhelir data ceisiadau am grant ar system e-bost y Brifysgol a hefyd ei storio ar gyriant a rennir YBA sydd yn gyfyngedig i staff YBA.
• Bydd data a gesglir ar gyfer cystadlaethau mewnol yn cael ei rannu gyda phanel adolygu a fydd naill ai'n Weithrediaeth y Pwyllgor Ymchwil neu yn banel o academyddion uwch (fel arfer wedi'i gadeirio gan DIG-Y) a luniwyd yn benodol at y diben (e.e. Panel Rheoli Galw NERC).
• Bydd data sy'n cael ei gasglu ar gyfer adolygiad moesegol yn cael ei adolygu gan y Panel Moeseg Ymchwil PA priodol neu fe'i cyflwynir i banel allanol, megis Moeseg Ymchwil y GIG
• Defnyddir data o Adnoddau Dynol ar aelodau staff ymchwil gweithredol newydd fel bod y Swyddog Datblygu Ymchwil priodol yn gallu cysylltu a gofyn am gyfarfod i amlinellu natur y gwasanaethau sydd ar gael gan YBA
• Bydd data o Drydydd Partïon yn cael ei storio ar gronfeydd data Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid AU (CRM) Aberconnections ac INTEUM (mae’r mewngofnodi / cyfrinair wedi'u diogelu ac ar gael gan staff YBA)
• Mae data gan Drydydd Parti sydd wedi tanysgrifio i dderbyn yr E-Fwletin chwarterol yn cael eu storio ar y gyriant a rennir YBA sy’n gyfyngedig i staff YBA.
• Bydd data a gesglir ar gyfer dogfennau Eiddo Deallusol (yn fewnol ac yn allanol) yn cael ei adolygu gan aelodau o staff yn YBA (tîm Datblygu Busnes). Bydd y wybodaeth hefyd yn cael ei rannu gyda thrydydd partïon allanol megis Atwrneiod Patentau PA, Cynghorwyr ac Ymgynghorwyr Cyfreithiol PA e.e.. Ymchwil Marchnad. Mae'r holl bartïon allanol hyn wedi eu contractio i ddarparu gwasanaethau i PA.
• Bydd manylion dyfeiswyr ar batentau a chaniatâd yn cael eu cofnodi a'u cyhoeddi gan Swyddfeydd Patent DU a Rhyngwladol.
• Mae'r holl ddata personol a gasglwyd fel rhan o waith monitro ymchwil / paratoi REF, gwybodaeth am raddfa bar, yn cael ei storio o fewn system wybodaeth ymchwil gyfredol PA, PURE. Mae'r system hon yn cael ei storio ar weinyddion mewnol ac ar gael i staff PA yn unig. Mae cofnodion personol ar gael yn unig i’r unigolyn, gweinyddwyr y gronfa ddata a rheolwyr uwch sydd gyda’r caniatâd angenrheidiol
• Cyflwynir enw, adran a enwau defnyddwyr PA ynghyd â data asesu allbwn o fewn adroddiadau monitro ymchwil ac fe’i hanfonir drwy e-bost gan dimau rheoli uwch mewn adrannau, at flwch bost cyfyngedig YBA. Yna caiff hyn ei storio yriant a rennir YBA sy’n gyfyngedig i staff YBA. Mae'r adroddiadau hyn yn sail i'r drafodaeth ar barodrwydd FfRhY gyda thimau rheoli uwch mewn adrannau o fewn cyfarfodydd monitro ymchwil dan gadeiryddiaeth y Cyfarwyddwr Rhagoriaeth ac Effaith Ymchwil, gydag aelodau o'r Tîm FfRhY a Monitro Ymchwil yn bresennol.
• Cynhelir manylion cyswllt ar gyfer partïon allanol ar gyfer cadarnhau hawliadau effaith yn PURE ac ar gael yn unig i’r unigolyn a greodd y cofnod, gweinyddwyr y gronfa ddata, a rheolwyr uwch sydd gyda’r caniatâd angenrheidiol.
• Mae holl wybodaeth bapur KESS2 yn cael ei storio mewn ffeiliau o fewn cypyrddau cloi yn swyddfa YBA sydd ar gael i aelodau staff KESS2 yn unig
• Mae holl ddata electronig KESS2 yn cael ei fewnbynnu i lyfrau gwaith a chronfeydd data sy'n cael eu storio ar y gyriant a rennir YBA, sydd ar gael i aelodau staff YBA yn unig.

• Cofnodir data ar weithgaredd ymgeisio am grantiau a chyfarfodydd gydag aelodau staff ymchwil gweithredol newydd ar gronfa ddata fewnol ar y gyriant a rennir YBA PA er mwyn monitro’r gefnogaeth a roddwyd gan Swyddogion Datblygu Ymchwil / Ewrop i academyddion. Mae hyn yn helpu i benderfynu ar lefel a natur y gefnogaeth sy'n ofynnol gan yr Adran ac mae'n caniatáu adrodd yn flynyddol ar weithgaredd SDY/E.
• Derbynnir enwau, mewngofnodi AU a data gradd trwy HR, gyda chyfrinair diogel, ac fe'i storir ar y gyriant a rennir YBA, sydd ar gael i aelodau staff YBA yn unig am amser cyfyngedig. Mae'r wybodaeth hon wedi'i chyfuno â gwybodaeth eraill am gontract, a rhyw, er mwyn galluogi asesiadau effaith cydraddoldeb ar debygolrwydd o gyflwyno i’r FfRhY. Mae'r adroddiadau canlyniadol, sy'n darparu ystadegau lefel uchel yn unig, yn cael eu storio eto ar y gyriant a rennir, YBA.
• Crëir adroddiadau gweithgarwch ymchwil ar gyfer staff Gweithredol ar gais, gan ddefnyddio manylion gweithgarwch ymchwil gan PURE gan gynnwys gweithgaredd grant. Rhennir yr adroddiadau hyn trwy e-bost gyda'r DIG Ymchwil fe'i storir ar y gyriant a rennir YBA, sydd ar gael i aelodau staff YBA yn unig.

• Cedwir data cais am grant am gyfnod amhenodol.
• Patentau a chaniatad - am oes y patent (20 mlynedd) gan fod hwn yn ofyniad cyfreithiol.
• Mae holl ddata KESS2 yn cael ei storio yn unol â chyfnod cadw cofnodion y Rheoliadau Cyllido
• Data paratoi Monitro Ymchwil / REF
• Storir manylion personol staff yn PURE am gyfnod amhenodol. O fis Mai 2018, nid yw'n glir pa wybodaeth y bydd angen cyflwyno i’r FfRhY, hyd yn oed ar gyfer staff y gorffennol.
• Mae manylion cyswllt ar gyfer partïon allanol sy'n cadarnhau hawliadau effaith yn cael eu storio yn PURE am gyfnod amhenodol. O fis Mai 2018, nid yw'n glir pa wybodaeth y bydd angen cyflwyno i’r FfRhY a phryd.
• Mae adroddiadau asesu ansawdd allbwn yn cael eu storio nes bydd y canlyniadau ymarfer corff FfRhY yn cael eu rhyddhau (Rhagfyr 2021 ar hyn o bryd).

• Rhennir manylion am aelod ymchwil gweithredol o staff PA (enw, manylion cyswllt, cyflog, oriau i ymrwymo i grant, CV) gyda phartneriaid allanol (ee Prifysgol arall neu bartner cydweithredol) fel y bo'n briodol er mwyn iddynt fod yn wedi'i gynnwys fel Cyd-Ymchwilydd ar brosiect a arweinir gan Sefydliad arall. Yn gyffredinol, caiff yr wybodaeth hon ei rhannu trwy e-bost.
• Cyflwynir ceisiadau grant ymchwil i gyllidwyr allanol, naill ai'n uniongyrchol gan y Prif Ymchwilydd neu drwy un o'r porthladdoedd allanol (yn yr achos hwnnw gwneir y cyflwyniad terfynol gan Swyddog Cyllid Ymchwil, Adran Gyllid).
• O bryd i'w gilydd mae'n bosibl y bydd gofyn i YBA wneud cais ar ran Prif Ymchwilydd neu'r Brifysgol a gall hyn fod trwy e-bost neu ffurflen ar-lein.
• Bydd data a gesglir ar gyfer dogfennau Eiddo Deallusol hefyd yn cael eu rhannu gyda phartïon trydydd allanol megis Atwrneiod Patentau PA, Cynghorwyr Cyfreithiol PA ac Ymgynghorwyr eraill e.e. Ymchwil Marchnad. Ym mhob achos, mae'r holl bartïon allanol hyn o dan contract i ddarparu gwasanaethau i PA.
• Bydd manylion dyfeiswyr ar batentau a chaniatâd yn cael eu cofnodi a'u cyhoeddi gan y DU a Swyddfeydd Patent Rhyngwladol.
• Mae'r data a gesglir at ddibenion cyflwyno REF yn cael ei rannu'n electronig trwy PURE i'r system gyflwyno REF.
• Rhennir Asesiadau Effaith Cydraddoldeb cyn cyflwyno'r FfRhY gyda'r Tîm FfRhY fel y gofynnir amdano.
• Rhennir enwau awduron a mewngofnodion PA trwy PURE trwy amrywiol API i gronfeydd data ymholiadau i nodi ymchwil staff sydd ar gael yn gyhoeddus. Sefydlir chwiliadau o'r fath gan aelodau staff unigol yn bersonol.
• Os bydd cais gan gorff cymeradwyo rheoliadol (e.e. Awdurdod Ymchwil Iechyd) neu lle mae toriad moesegol wedi digwydd, efallai y bydd gofyn i'r YBA rannu manylion a ffeiliau astudio i'r corff cymeradwyo.
• Rhennir data KESS2 gyda'r corff cyllido os gofynnir amdano ar gyfer archwiliadau, mae hyn yn cynnwys WEFO (Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru) ac weithiau EFAT (Tîm Archwilio Cyllid Ewropeaidd) i ddangos cymhwyster ee Myfyrwyr sy'n gymwys i dderbyn y Cyllid.
• Gellir rhannu manylion cyswllt myfyrwyr KESS2 gyda gwerthuswyr allanol er mwyn iddynt gysylltu â'r myfyrwyr i'w cynorthwyo gyda gwerthusiadau canol tymor a therfynol o’r gweithrediad KESS2.

• Ar gyfer ceisiadau am grant (mewnol ac allanol) a phrosesau moeseg ymchwil, y diben cyfreithiol yw buddiannau dilys y rheolwr data a pherfformiad contract.
• Mae angen data a gesglir ar gyfer dogfennau Eiddo Deallusol: ar gyfer perfformio contract; cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol; a phrosesu ar gyfer cyflawni tasg gyhoeddus.
• Ar gyfer paratoi a chyflwyno FfRhY, y diben cyfreithiol yw buddiannau dilys y rheolwr data a pherfformiad contract.
• Mae angen data ar gyfer KESS2 fel rhan o delerau'r rheoliadau Ariannu (perfformiad contract).

Am ragor o wybodaeth am Hawliau a Dewisiadau, ewch at: https://www.aber.ac.uk/cy/about-us/corporate-information/information-governance/data-protection/data-subject-rights/

E-Fwletin - bydd gan deiliad y data opsiwn i ddad-danysgrifio ar unrhyw adeg o’r e-byst.

Manylion cyswllt

Gallwch e-bostio ni drwy drbi@aber.ac.uk  neu cysylltwch â Swyddog Diogelu Data y Brifysgol drwy infocompliance@aber.ac.uk