Trefn Cadw Cofnodion i Diwtoriaid Personol

Mae’r drefn cadw cofnodion yn amlinellu’r drefn gywir y dylid cadw ati wrth gynnal cyfarfodydd Tiwtor Personol â myfyrwyr.  Mae’r drefn yn ymdrin â’r wybodaeth y dylid ei chofnodi, a’r wybodaeth na ddylid ei chofnodi ar gronfa ddata Aladdin yn unol â Pholisïau Diogelu Data Prifysgol Aberystwyth.  Dylai’r canllawiau gael eu hadolygu’n flynyddol, a’u trafod â grŵp Cynllun Llwyddiant Myfyrwyr Tiwtoriaid Personol.

Mae’r canllawiau’n sicrhau bod pawb sy’n rhan o’r broses yn cadw at y rheolau moesegol a chyfrinachedd a nodwyd gan y Brifysgol.

Trefn Gywir i’w dilyn yn ystod Cyfarfodydd Tiwtor Personol:

• Gwnewch nodiadau o bob cyfarfod a drefnwyd (gan gynnwys cyfarfodydd na wnaeth y myfyriwr eu mynychu) ar ddangosfwrdd Aladdin o dan enw’r myfyriwr priodol.
• Pan fo’n bosibl, gwnewch y nodiadau ym mhresenoldeb y myfyriwr (naill ai nodiadau drafft ar bapur neu’n syth ar y system). Gwnewch yn siŵr eich bod yn trosglwyddo’r nodiadau i ddangosfwrdd Aladdin cyn gynted â phosibl.
• Cadwch y nodiadau’n ffeithiol a gwrthrychol bob amser.
• Mae gan fyfyriwr hawl i wneud cais a gweld unrhyw ddata sydd wedi’i gofnodi amdanynt. 
• Bydd gan yr holl fyfyrwyr fynediad ar-lein i’r nodiadau a’r data sydd wedi’i gofnodi amdanynt ar ddangosfwrdd Aladdin.
• Cofnodwch fanylion am unrhyw gyngor cyfeirio a roddwyd i’r myfyriwr (e.e. cyfeirio at Cymorth i Fyfyrwyr, Meddyg, ac ati).

Cynnwys na ddylid ei gofnodi yn y nodiadau a wneir yn ystod Cyfarfod Tiwtor Personol:

• Peidiwch ag ysgrifennu a gwneud argymhellion y tu hwnt i’ch disgrifiad swydd (e.e. gwneud datganiadau clinigol am iechyd meddwl, ac ati)
• Pan fo’n bosibl, peidiwch â chynnwys data personol am drydydd parti (e.e. manylion am fyfyrwyr eraill neu unigolion adnabyddadwy).
• Peidiwch â chynnwys manylion diangen, yn arbennig wrth ymdrin â data personol sensitif (fel y’i diffinnir gan y Ddeddf Diogelu Data). 
• Cadwch gopïau o nodiadau (naill ai’n electronig neu ar gopi papur) hyd yn oed ar ôl i’r wybodaeth gael ei chofnodi ar Aladdin

Chwefror 2017 (Adolygwyd 28/07/2017)