Gwybodaeth am Ddiogelu Data System Hyfforddiant a Digwyddiadau PA, a reolir gan y Gwasanaethau Gwybodaeth

Mae'r datganiad hwn yn berthnasol i system Hyfforddiant a Digwyddiadau Prifysgol Aberystwyth.

Y Cefndir

  • Mae'r system hon yn casglu data personol er mwyn rheoli gwybodaeth archebu pobl, i gasglu gofynion ychwanegol a chynhyrchu data ystadegol dienw am ddigwyddiadau a sesiynau hyfforddi'r Brifysgol. 
  • Mae angen data personol er mwyn cysylltu â chyfranogwyr, i gasglu gwybodaeth am ofynion ychwanegol, i ddarparu tystiolaeth am bresenoldeb ac i greu cofnod personol i'r cyfranogwyr a hyfforddwr y bobl sydd wedi mynychu sesiynau.  

Sail gyfreithiol

  • Bydd data personol yn cael ei gadw yn unol â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Diogelu Data 2018.
  • Mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn darparu hyfforddiant i staff yn rhan o'u contract cyflogaeth.
  • Mae data personol myfyrwyr yn cael ei brosesu gan fod gan y Brifysgol ddiddordeb dilys mewn darparu, gweinyddu a monitro hyfforddiant a fydd o fudd iddynt yn y pen draw.
  • Wrth ddarparu unrhyw ddata categori arbennig, megis data sy'n ymwneud â chyflyrau meddygol, rydych yn rhoi caniatâd i brosesu'r data hwnnw at ddibenion hwyluso'r hyfforddiant.

Cadw Deunydd a Mynediad

  • Bydd modd i gyfranogwyr a hyfforddwyr/trefnwyr gyrchu data personol cyhyd â bod y cyfranogwr neu'r hyfforddwr yn aelod o'r Brifysgol. Gall hyfforddwyr/trefnwyr ond gweld data personol ar gyfer y digwyddiadau neu'r sesiynau hyfforddi a gyflwynwyd ganddynt. Bydd unrhyw ddata categori arbennig yn cael ei ddileu o fewn 1 mis ar ôl y digwyddiad neu'r digwyddiad olaf mewn cyfres.
  • Gellir cadw data ystadegol cwbl ddienw am gyfnod amhenodol. 
  • Bydd yr holl ddata am gyfranogwyr yn cael ei ddileu ar ôl iddynt roi'r gorau i fod yn aelod o'r Brifysgol.

Hawliau

  • Fel cyfranogwr yn unrhyw un o'n digwyddiadau neu sesiynau hyfforddi, gallwch gael mynediad at eich data personol ar unrhyw adeg. Gallwch hefyd ofyn am ddileu data personol.  Cysylltwch â Llywodraethu Gwybodaeth [infogovernance@aber.ac.uk] er mwyn arfer unrhyw un o'ch hawliau diogelu data mewn perthynas â System Hyfforddiant a Digwyddiadau PA.
  • Os nad ydych yn fodlon â'n defnydd neu’r modd yr ydym yn storio eich data, mae gennych yr hawl i gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) am hyn. Gweler gwefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am fwy o fanylion ynghylch sut i gwyno.