Bas-Data Trwyddedau Parcio - Datganiad Preifatrwydd

Mae’r Datganiad Preifatrwydd hwn yn disgrifio’r ffyrdd y mae system bas-data Trwyddedau Parcio Prifysgol Aberystwyth yn casglu ac yn defnyddio eich data personol.

 

Eich cyfrifoldeb chi yw adolygu a deall y Datganiad Preifatrwydd hwn cyn rhoi eich data personol i ni. Rhaid ichi hefyd adolygu ein Telerau ac Amodau. Os nad ydych yn derbyn ac yn cytuno â’r Datganiad Preifatrwydd a/neu’r Telerau ac Amodau, ni ddylech roi eich data personol i ni ac ni chewch ddefnyddio ein nwyddau/gwasanaethau.


Gall Telerau ac Amodau ein Datganiad Preifatrwydd hefyd newid o dro i dro. Pan fyddwn yn eu newid, bydd y polisïau a addaswyd yn cael eu postio ar ein gwefan ac yn effeithiol bryd hynny. Bob tro y newidir y wybodaeth, bydd rhif y fersiwn a ddangosir ar waelod y tudalen hefyd yn newid. Felly, bob tro y byddwch yn troi at ein gwasanaethau, neu’n eu defnyddio, neu fel arall yn ymgysylltu â ni, byddwch yn derbyn ac yn cytuno â’r Datganiad Preifatrwydd a’r Telerau ac Amodau diweddaraf. Eich cyfrifoldeb chi yw bod yn ymwybodol o’r newidiadau hyn.

Casglu Data Personol

Er mwyn darparu ein nwyddau a’n gwasanaethau, rydym yn casglu ac yn prosesu data personol gan ein cwsmeriaid. Efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth (“Data Personol”) oddi wrthych fel, ond heb fod wedi’i chyfyngu i, eich enw llawn, cyfeiriad e-bost, eich rhif adnabod personol ar gyfer y Brifysgol (rhif staff neu rif myfyriwr) ar gyfer ein bas-data trwyddedau parcio. Nid oes raid ichi ddarparu’r holl Ddata Personol a restrir uchod, ond oni wnewch hynny, efallai na fyddwn yn gallu darparu ein nwyddau, gwasanaethau a gwybodaeth yn effeithiol ar eich cyfer. Dan rai amgylchiadau, gofynnir ichi gyflwyno categorïau penodol o Ddata Personol (yn cynnwys enw, cyfeiriad e-bost a gwybodaeth ynglŷn â thalu) er mwyn llunio contract gyda ni ac er mwyn i ni gyflawni amodau’r contract. Fel arfer, byddem yn derbyn eich data personol drwy ein systemau mewnol fel Agresso (system Adnoddau Dynol/cyllid), Astra (system cofnodion myfyrwyr) neu drwy siop ar-lein Aber.

Mae’r Brifysgol yn cydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998 ac, ar ôl Mai 2018, â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Gweler yr adran “Defnyddio Gwybodaeth” isod ar gyfer rhagor o fanylion ynghylch y ffyrdd yr ydym yn defnyddio ac yn prosesu eich data personol.

Ar ran Prifysgol Aberystwyth, mae Excel Parking (darparwyr 3ydd parti), yn rheoli ac yn adennill Hysbysiadau Taliadau Parcio sy’n cael eu dosbarthu ar dir y Brifysgol. Mae Excel Parking yn defnyddio bas-data’r DVLA ar gyfer adnabod a chysylltu â pherchnogion cerbydau ar gyfer dosbarthu Hysbysiadau. Os bydd Excel Parking yn derbyn apeliadau gan unigolion ynglŷn â hysbysiadau taliadau parcio ar dir Prifysgol Aberystwyth, byddant yn anfon manylion at Brifysgol Aberystwyth, er mwyn ceisio datrys y sefyllfa. Mae Hysbysiad Preifatrwydd llawn ar gael drwy wefan Excel: www.excelparking.co.uk/policies/privacy-notice-manual.

Defnyddio Gwybodaeth

Gellir defnyddio eich Data Personol yn y ffyrdd canlynol:

• I ddarparu ein nwyddau a’n gwasanaethau i chi
• I brosesu taliadau gennych chi
• I brosesu taliadau i chi (yn cynnwys, ond heb fod wedi’u cyfyngu i, ad-daliadau)
• Dibenion mewnol, megis gweinyddu gwefannau a systemau neu archwiliadau ac adolygiadau mewnol
• I gyfathrebu â chi ynglŷn â nwyddau/gwasanaethau allai fod o ddiddordeb i chi
• I ymateb i’ch ceisiadau a’ch ymholiadau
• I ofyn i chi gymryd rhan mewn arolygon dewisol, grwpiau ffocws, neu fentrau eraill sy’n ein helpu i gasglu gwybodaeth a ddefnyddir i ddatblygu a gwella ein nwyddau a’n gwasanaeth.

Byddwn yn prosesu eich data personol ar gyfer y dibenion a nodir uchod ar sail y canlynol:

1. Lle bydd prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni ein contract i ddarparu ein nwyddau, gwasanaethau a gwybodaeth i chi, neu i gymryd camau cyn llunio contract (GDPR, Erthygl 6 (1) (b)).
2. Lle bydd prosesu yn angenrheidiol ar gyfer buddiannau cyfreithlon y Brifysgol o ran darparu a gwella ein nwyddau, gwasanaethau a gwybodaeth (GDPR, Erthygl 6 (1)(f)) ac
3. Yn ôl yr angen er mwyn cydymffurfio â’r ymrwymiadau cyfreithiol y mae’r Brifysgol yn ddarostyngedig iddynt, i ddatrys anghydfodau a gorfodi cytundebau contractiol (GDPR, Erthygl 6 (1)(c)).

Dylid nodi y gall fod achlysuron lle bydd eich data yn cael ei ddefnyddio gan brosesau gwneud penderfyniadau awtomatig. Fodd bynnag, ni throsglwyddir gwybodaeth y tu allan i’r UE ar gyfer prosesu nac ar gyfer dibenion eraill.
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth am y cyfnod y bydd gennych drwydded barcio, ac am gyfnod ychwanegol byr wedi hynny (3 mis) er mwyn gallu ymdrin ag unrhyw broblemau neu ymholiadau all godi ynglŷn â’ch cyfrif. Gallwn adolygu a newid y cyfnod cadw hwn.

Rhannu a Datgelu i Drydydd Partïon

Efallai y byddwn yn datgelu eich Data Personol i drydydd partïon dan yr amgylchiadau canlynol:

1. Rydych yn gwneud cais neu’n awdurdodi datgelu eich manylion personol i drydydd parti.
2. Caiff y wybodaeth ei datgelu yn unol â’r hyn a ganiateir drwy gyfraith/cyfreithiau perthnasol a/neu er mwyn cydymffurfio â chyfraith/cyfreithiau (er enghraifft, i gydymffurfio â gwarant chwilio, gwŷs tystiolaeth neu orchymyn llys).

Dewisiadau Cyfathrebu

Gwnawn bob ymdrech i ddarparu gwybodaeth berthnasol a defnyddiol i chi ynglŷn â’n nwyddau a’n gwasanaethau a gallwch gysylltu â ni drwy ddefnyddio’r wybodaeth a nodir ar waelod y datganiad hwn i wneud unrhyw newidiadau i’ch dewisiadau cyfathrebu. Dim ond os yw’n ymwneud yn uniongyrchol â gwasanaethau neu nwyddau yr ydym yn eu cyflenwi neu’n bwriadu cyflenwi i chi, y byddwn yn cyfathrebu â chi’n electronig.

Hawliau Gwrthrych Gwybodaeth / Defnyddwyr

Fel defnyddiwr, o dan y GDPR, rhoddir yr hawliau canlynol i chi:

• Yr hawl i gael gwybod am y defnydd o’ch Data Personol
• Yr hawl i gael mynediad at eich Data Personol
• Yr hawl i gael eich Data Personol wedi ei gywiro
• Yr hawl i gael eich Data Personol wedi ei ddileu
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu eich Data Personol
• Yr hawl i gludadwyedd data
• Yr hawl i wrthwynebu prosesu
• Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau a phroffiliau yn awtomatig

Ceir rhagor o fanylion yma: https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/dp/data-subject-rights/

Yn amodol ar yr amgylchiadau, gallwch arfer unrhyw un o’r hawliau hyn drwy ddiweddaru eich gwybodaeth, neu drwy anfon cais ysgrifenedig at Reolwr Diogelu Data’r Brifysgol gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a nodir isod:

Dr Jonathan Davies

Rheolwr Diogelu Data
Llyfrgell Hugh Owen
Prifysgol Aberystwyth
Penglais
Aberystwyth
Ceredigion
SY23 3DZ
infocompliance@aber.ac.uk

Gwybodaeth ar gyfer Cysylltu

Fe’ch anogir i roi gwybod i ni am unrhyw welliannau, awgrymiadau, neu amheuon o dorri amodau preifatrwydd neu ddiogelwch trwy ddefnyddio’r wybodaeth ar gyfer cysylltu uchod neu fel arall drwy gysylltu â:

Thomas Bates

Pennaeth Bywyd Campws
Gwasanaethau’r Campws a Gwasanaethau Masnachol
Y Sgubor
Fferm Penglais
Prifysgol Aberystwyth
Penglais
Aberystwyth
Ceredigion
SY23 3BY

efastaff@aber.ac.uk