Polisi Rheoli Absenoldeb Salwch

1.1. Polisi’r Brifysgol yw annog ei holl staff i fod yn bresennol yn y gwaith yn rheolaidd, ac i sicrhau bod hynny'n digwydd, yn ogystal â chyflwyno trefniadau teg, effeithiol a chyson i ymdrin ag absenoldebau, a hyrwyddo iechyd a lles ei staff.

1.2. Nid yw'r Polisi hwn a'r Weithdrefn hon yn diystyru nac yn disodli darpariaethau’r Siarter ac Ystatudau mewn unrhyw fodd.

1.3. Mae'r Brifysgol yn cydnabod pwysigrwydd ei chyfrifoldeb i reoli absenoldeb salwch a bydd yn gwneud hynny gan ddefnyddio gweithdrefnau sy'n cynnwys dulliau o fonitro lefelau presenoldeb unigolion a, lle bo'n briodol, lleihau lefelau uchel o absenoldeb salwch trwy gyfrwng strategaethau rheoli rhagweithiol.

1.4. Mae'r Brifysgol hefyd yn cydnabod mai ei staff yw ei hadnodd mwyaf gwerthfawr ac felly mae'n ceisio'i gorau i fod yn gyflogwr cefnogol, a bydd yn annog ac yn datblygu mentrau i hyrwyddo iechyd a lles ei staff.

1.5. Bydd y Brifysgol yn gweithio gyda gweithwyr iechyd proffesiynol addas a gweithwyr proffesiynol perthnasol eraill i hyrwyddo amgylchedd gwaith iach; i ofyn am gyngor ar achosion unigol; ac i fonitro'r modd y mae'r Polisi hwn a'r Weithdrefn hon yn gweithio.

1.6. Byddwn yn arddangos consýrn a dealltwriaeth i'r aelodau hynny o staff sydd wirioneddol angen bod yn absennol, ac yn cynnig cefnogaeth yn ystod cyfnodau o afiechyd. Fodd bynnag, cydnabyddir hefyd bod yn rhaid cydbwyso hyn â'r angen i sicrhau bod anghenion y Brifysgol yn cael eu diwallu hefyd. Gall unrhyw gamddefnydd bwriadol o'r polisi hwn arwain at gamau disgyblu, gan fod y Brifysgol yn cydnabod bod hyn yn cael effaith andwyol ar gyd-weithwyr a'n darpariaeth o wasanaethau.

1.7. Bydd y Brifysgol yn sicrhau cyfrinachedd bob amser, yn unol â'r ddeddfwriaeth a'r arfer gorau. Ystyrir unrhyw achos o dorri cyfrinachedd yn fater difrifol, ac ymdrinnir ag ef gan ddefnyddio'r weithdrefn ddisgyblu berthnasol.

1.8. Bydd gan bob aelod o staff yr hawl i ddod â chynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr gyda hwy ar bob cam o'r weithdrefn. Dim ond ar gais yr unigolyn y rhennir gwybodaeth am absenoldeb unigolyn gyda'r Undeb Llafur.

1.9. Bydd y Brifysgol yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r holl ddeddfwriaeth berthnasol megis Deddf Cydraddoldeb 2010 lle bo'n berthnasol, gan sicrhau bod yr holl addasiadau rhesymol yn cael eu hystyried er mwyn galluogi'r aelod o staff i ymgymryd â'i swydd ar sail gyson.

2. Nodau

2.1. Dyma nod y Brifysgol trwy roi'r polisi hwn a'r weithdrefn hon ar waith:-

  • Rhoi cefnogaeth i'r aelodau hynny o staff nad ydynt yn gallu gweithio yn sgil afiechyd;
  • Sicrhau dull teg a chyson o ymdrin ag absenoldeb, sy'n berthnasol i'r holl staff;
  • Sicrhau'r lefelau uchaf posibl o bresenoldeb trwy gadw pob absenoldeb cyn fyrred â phosibl, a chyrraedd a chynnal y lefelau targed a osodwyd;
  • Sicrhau y ceir cyn lleied â phosibl o darfu ar wasanaethau gweithredol, a lleddfu cymaint â phosibl ar y baich a roddir ar staff sy'n gorfod gwneud iawn am absenoldeb eu cyd-weithwyr;
  • Lleihau'r costau staffio amgen uniongyrchol a'r costau effeithlonrwydd sy'n gysylltiedig ag absenoldeb salwch;
  • Ymdrin ag absenoldeb tymor byr trwy ddefnyddio'r sbardunau a amlinellir yn Adran 8.5 y Weithdrefn;
  • Ymdrin ag absenoldeb hirdymor (h.y. cyfnod o 4 wythnos neu ragor o absenoldeb olynol) gan ddefnyddio Adran 9 y Weithdrefn.

2.2. Mae rhywfaint o absenoldeb yn anorfod, a dylid cydnabod hyn. Fodd bynnag, gellir gostwng lefelau absenoldeb salwch trwy gyfrwng mesurau cadarnhaol a dull rheoli cyffredinol.

2.3. Yn y mwyafrif o achosion, gyda'r ymyrraeth feddygol a'r gefnogaeth briodol, bydd iechyd yr aelod o staff yn gwella digon i'w galluogi i fod yn holliach eto ac i ddychwelyd at eu dyletswyddau. Bydd yn rhaid cyflawni'r nod o gydbwyso amser ar gyfer gwelliannau iechyd ag anghenion gwaith. Os bydd hi'n amhosibl sicrhau'r cydbwysedd hwnnw, cymerir camau yn unol â'r weithdrefn.

2.4. Rhaid barnu pob achos o absenoldeb salwch yn ôl ei rinweddau ei hun.

2.5. Er ein bod yn cydnabod bod yn rhaid ystyried amgylchiadau unigol pob achos, a hynny'n gydymdeimladol, rhaid rhoi ystyriaeth hefyd i bwysigrwydd effaith absenoldeb yr aelod o staff ar y gwaith.

2.6. Nod y polisi hwn a'r weithdrefn hon yw ymdrin â phroblemau gwirioneddol absenoldeb yn sgil lefelau annerbyniol o salwch. Os ceir, wedi ymchwilio, seiliau rhesymol i gredu nad yw'r absenoldeb yn digwydd yn sgil rhesymau salwch gwirioneddol, bydd y weithdrefn ddisgyblu arferol yn berthnasol.

2.7. Os bydd aelod o staff yn teimlo iddynt gael cam yn sgil y penderfyniad i roi rhybudd neu derfynu cyflogaeth dan y gweithdrefnau hyn, bydd ganddynt yr hawl i apelio. (Gweler Gweithdrefn Apelio Staff y Brifysgol)

3. Y Polisi a'r Gofynion cyfreithiol

3.1. Mae'r Brifysgol yn ymrwymo i ddilyn gweithdrefnau sy'n golygu y gellir rheoli absenoldeb salwch mewn modd sy'n rhoi tegwch i'r person dan sylw, i gydweithwyr ac i'r Gyfadran/Adran Wasanaeth berthnasol, heb wahaniaethu yn eu herbyn. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i fynd i'r afael â materion sy'n ymwneud ag absenoldeb salwch mewn modd teg, cyfrinachol, cyfreithlon, prydlon a sensitif, a'i nod yw ymddwyn yn rhesymol bob amser, gan roi ystyriaeth i holl amgylchiadau'r achos.

3.2. Mae gan gyflogwr gyfrifoldeb cyfreithiol dan Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 i sicrhau iechyd, diogelwch a lles ei staff, cyn belled ag y bo hynny'n rhesymol ymarferol. Ystyrir absenoldeb salwch yn fater sy'n ymwneud â galluogrwydd, a gall diswyddo ar sail galluogrwydd fod yn rheswm teg dros ddiswyddo dan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996.

3.3. Mae gan aelodau o staff hawl statudol dan Ddeddf Cysylltiadau Cyflogaeth 1999 i ddod â chyd-weithiwr neu swyddog undeb llafur yn gwmni iddynt pan fydd gofyn iddynt fynd i wrandawiadau disgyblu ffurfiol. (Gweler Adran 21 "Dogfennau a Gweithdrefnau Perthnasol Eraill" - y Polisi a'r Weithdrefn Ddisgyblu). Rhaid i gyflogwyr beidio â gwahaniaethu'n annheg ar sail unrhyw nodweddion gwarchodedig dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

3.4. Dan Ddeddf Mynediad at Adroddiadau Meddygol 1988 rhaid i gyflogwr gael caniatâd ysgrifenedig aelod o staff cyn gwneud cais am adroddiad meddygol gan feddyg sydd wedi bod yn gyfrifol am ofal iechyd corfforol neu feddyliol yr aelod o staff. Mae gan yr aelod o staff yr hawl i weld yr adroddiad cyn iddo gael ei anfon at Gynghorydd Iechyd Galwedigaethol y Brifysgol. Rhaid tynnu sylw aelodau o
staff at yr hawliau hyn. Nid yw'r Ddeddf, fodd bynnag, yn berthnasol i sgrinio
mewnol cyn cyflogi.

3.5. Dan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996, mae'n anghyfreithlon gwneud didyniadau cyflog wrth y ffynhonnell, oni bai bod y gyfraith neu'r contract yn darparu ar gyfer hynny, neu bod yr aelod o staff wedi awdurdodi hynny'n benodol. Un eithriad i hyn, sy'n berthnasol i'r weithdrefn hon, yw gordaliad cyflog a fyddai'n cynnwys tâl salwch.

Atodiadau